向客户开具发票以获得代理付款的 10 种最佳方式

为客户开具发票可能是一种拖累。 他们可能会把账单放错地方、忘记寄支票，或者出现许多可能的情况。 在您不知不觉中，截止日期已过，您所在机构的收入来源正在减少。 你能做什么？

首先，重要的是要记住，未付发票可能不仅会让您感到烦恼，也会让您的客户感到烦恼。 也许他们没有付款是因为没有向他们充分解释这个过程或者它笨拙且过时。 您的开票方式可能会影响您的客户关系，并最终影响您留住客户的程度。

以下是改进发票流程的十个技巧。 这些策略，例如要求押金或使用定期计费方法，实际上可以确保满足客户的需求，同时还可以确保更快地向您的代理机构付款。 这是最终的双赢。

向客户开具发票并按您的条件获得报酬的 10 种方法

1. 在合同中建立明确的期望

也许确保您的代理机构得到及时付款的最好方法是在客户签订合同之前澄清付款条款。 让这成为一个积极的对话，而不是仅仅在细则中包含期望。 这可以防止客户对何时支付、如何支付以及滞纳金的政策感到困惑。

留出时间讨论付款流程还可以让您了解客户是否有任何特殊要求。 例如，客户更喜欢通过邮件还是电子方式接收发票？ 他们更喜欢用信用卡还是支票支付？

在您的客户入职流程中讨论期望，不仅可以减少以后因未付发票而追究他们的可能性，而且表明您愿意满足他们的付款偏好。 简而言之，这是一种提供额外客户服务和提高客户忠诚度的简单易行的方法。

2.要押金

购买大件商品时支付定金并不罕见。 与营销或广告代理机构签订合同时也没有什么不同。 除了为代理机构提供前期收入外，让客户支付定金还可以完成两件事：

• 它清除了任何“红旗”客户。
  如果您注意到新客户过于关注成本或拒绝支付定金，那么他们很可能不会按时支付未来的发票。 现在提出支付定金的问题可以让你以后避免很多挫折。
• 它确保发票流程的机制正常工作。
  无论客户要求通过邮寄方式接收发票还是希望通过 PayPal 付款，以存款开始建立关系有助于确保流程按预期进行。 这样，当下一张发票出现时，双方都可以对如何进行充满信心。

3. 在发票上包含联系信息和项目细节

发票通常被传递给组织的财务团队或有权做出采购决定的人。 将贵机构的联系信息标记在发票上可以让其他潜在利益相关者在有任何疑问时轻松取得联系。

另一件事是确保将发票开给正确的人。 如果您的主要联系人不是最终支付账单的人，请弄清楚是谁。 通过直接向该人收费，您可以为自己和您的客户节省大量时间。

看看 QuickBooks 如何使用他们的发票软件来做到这一点：

除了为联系信息保留的空间外，此 FreshBooks 发票模板还包括用于描述不同项目组件的空间：

虽然这看起来像是常识，但添加额外的细节有助于在您和客户之间建立信任。 具体说明项目的各个组成部分，例如“为 Facebook 重新定位广告活动创建点击后登录页面”，提醒客户与使一个活动栩栩如生相关的所有不同任务。

4. 在发票上包含延迟付款条款

很有可能，客户在结算账单之前不会查看他们的付款条款合同副本。 通过在每张发票的底部包含延迟付款条款，您可以让每个人的工作更轻松。 这可以鼓励客户按时付款并防止他们声称他们不知道截止日期和滞纳金。

5.及时交付发票

许多数字营销人员就何时发送发票争论不休。 有些人建议等到交付项目一周后，或者等到客户有时间享受产品或服务并可以看到结果，例如潜在客户或转化率的增加。

要快速获得付款，请尽快提交发票。 这使您的代理机构始终处于客户的脑海中。 它还表明您可靠且注重细节，这再次证明您的代理机构是开始这份工作的最佳选择。

6. 将客户转移到定期计费的固定合同

不要等到一个长期项目结束才发送发票——或者在此基础上再等几周或几个月才能收到付款——请你的客户切换到固定合同。

从那里，设置一个定期计费选项，每月自动从客户的银行账户或信用卡中提款。 这不仅可以为你们节省大量时间和麻烦，还可以为您的机构创造更可预测和更稳定的现金流。

对于比平时需要更多时间才能完成的项目，单独的固定/定期付款计划可能并不总是有意义。 例如，客户可能对 A/B 测试的结果不满意，并要求构建更多实验性的点击后登录页面。 在这种情况下，请考虑使用按小时计费的预付费用方法，您可以按月或按季度发送超出预付费用预期的时间发票。

7.在线开发票客户

如果您在入职流程中了解到可以在线为客户开具发票，那么恭喜您。 这样做有几个好处，例如节省邮寄纸质发票的时间和金钱，以及为您的客户提供即时付款选项。

使用 PayPal 为客户开具发票是一种流行的在线支付方式。 该平台可以很容易地包含一个“立即付款”按钮，以便客户可以立即结账：

这一一步流程可以防止延迟付款并使您的收入保持可预测和一致。

8.使用发票软件

使用基于云的软件可以使开票流程自动化，并减少您发送和跟进账单所花费的时间。

最受欢迎的基于云的工具之一是 FreshBooks：

该软件的许多功能可自动执行此处讨论的最佳实践，包括：

• 押金开具发票
• 清算显示联系信息、项目详细信息和滞纳金信息
• 允许客户即时在线支付
• 转换为不同的货币

此外，FreshBooks 自己的研究表明，他们的软件每年为普通小企业主节省 192 小时。 他们的中间层计划定价为每月 25 美元，这是向客户开具发票的一个非常合理的选择。

如果您想避免为云会计软件付费，请考虑通过 PayPal 发送发票：

流行的在线支付门户提供免费发票模板和大量定制选项，包括为国际客户提供的轻松货币转换。 缺点？ PayPal 仍然从​​最终付款中收取他们通常的小额费用（$0.30 + 总额的 2.9%）。

9. 向国际客户开具发票时考虑费用和汇率

在为国际客户开具发票时，汇率、税收和其他费用可能都会发挥作用。 通过在客户入职过程中澄清付款期望的同时讨论该主题，避免出现任何意外。

它有助于研究特定国家/地区的协议，或者您可以使用软件编写发票。 许多云会计工具使货币转换变得轻而易举。 例如，Zoho 为您提供了使用另一种语言创建发票模板的能力：

10.与客户建立牢固的关系

感觉自己的价值超出了他们为贵公司提供的收入的客户可能会更倾向于按时付款。 有几种方法可以做到这一点，例如为他们提供折扣、帮助他们解决问题，甚至送他们意想不到的礼物。

但是，如果您遵循了此处分享的提示，那么您就已经在与客户建立良好关系的道路上成功了一半。 一致的发票流程为清晰的沟通、建立信任和通过卓越的客户服务简化客户的生活提供了多种机会。

开始快速轻松地获得报酬

为客户开具发票可能很困难。 创建和发送账单需要时间，跟进并确保在截止日期前支付发票需要更多时间。 拥有一致且清晰的发票流程可以避免双方的很多挫败感。

通过设定明确的期望，何时以及如何向代理机构付款，然后提供简单、即时的付款方式，让客户的生活更轻松，可以让您更快地获得付款并加强您的关系。 追讨未付发票的客户可能成为过去。

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