什么是发票号码？

每张发票都是唯一的，因此需要一个唯一的标识符号（发票号）。

拥有组织良好且高效的发票编号系统最终将帮助您的企业更快地获得付款。

实现这一目标的第一步是设计一个清晰有效的发票编号系统。

让我们仔细看看发票编号和生成它们的最佳实践。

什么是发票号码？

发票编号是分配给特定发票的唯一代码，以便记录和识别它。 它可以包括字母、数字和特殊字符，例如斜线和连字符。

发票编号是连续的或连续的（即，遵循逻辑顺序）。 它们也是所有发票的法律要求。

它们通常出现在发票顶部附近，并且（如果采用数字格式）作为其文件名。

发票号码的好处

发票编号可帮助人类和软件快速记录、组织和识别发票。

这适用于发票的发送方和接收方。 例如，在催款过程中，发票编号使客户能够更快地检索特定发票。

发票编号对于发票管理的两个方面特别有用。

1. 追踪

跟上已开具的发票可能很困难。

无论您是管理自己账户的小企业主，还是繁忙、专门的账户部门的一部分，这都很重要。

当涉及逾期发票时，未能准确跟踪发票尤为重要。

它会迅速导致现金流问题，进而对业务运营的其他方面产生连锁反应。

发票号码有助于跟踪付款和项目信息。 这是开票过程的重要组成部分，无论是开票还是发票处理。

2. 审查

发票编号通常使查看发票和帐户变得更加简单。

可以根据特定客户或客户类型以及时间框架甚至项目规模来设计顺序编号系统。 例如，您可以使用特定代码部分识别所有最低收费发票。

以正确的方式完成发票编号可以使审查不同的业务部门、时间段或业务关系变得更加简单和高效。

如何生成发票编号

如何生成发票编号部分取决于您开具的发票数量。 如果您有少量客户，一个简单的发票编号系统就足够了。

但应始终牢记未来的扩展潜力。 当您的客户群扩大时，为少数客户设计的编号系统将无法正常工作。

在我们介绍一些可能的方法来创建发票编号之前，我们必须首先强调，一般来说，除了不应该包含空白之外，您应该使用哪种编号系统并没有固定的规则。

在特定的司法管辖区可能会出现例外情况。 例如，在英国，包含增值税的发票必须是连续的。

否则，有最佳实践和一般业务规范，但最终取决于您的业务您选择哪种编号系统。

1. 只使用数字

生成发票编号的最简单方法之一是按日期，然后按其顺序的发票编号。 例如：

• 202301 2022

如果每个月有大量发票，添加更详细的日期很有用：

• 20230701 2022

此方法可用于跟踪发票的发送时间。 它们也可以每年（和每月）更新，这使得检索特定发票比简单地使用年份更容易。

上面的日期格式 (YYYY/MM) 有助于按时间顺序组织文件，但您可以使用您喜欢的任何日期格式，包括带有日期的日期格式。

上述序列的一个问题是发票的序列号 (01) 可能与月份或日期混淆。 它也无法确定与每家公司相关的公司。

您可以为每个发票编号分配一个客户编号，甚至一个项目编号。 例如：

• 202307010101 2022

2. 使用数字和字母

拥有唯一的发票编号很有用。 但是添加字母来代表收件人公司的名称，更便于将来参考。

例如，如果发送到“公司 A”和“公司 B”的发票可能如下所示：

• CA202301 [公司描述符（公司A），年份，发票的顺序位置]
• CB20230701 [公司描述符（公司B），年月，发票顺序位置]

在这里，每个都被简化为简写“CA”和“CB”。

字母不需要如此有限。 事实上，这些示例数字并不是特别明显。

其他客户公司的名称也可能以 C 开头。因此，建议使用更具描述性的简写，例如 CMYA 和 CMYB。

信函也可用于区分发票和其他文件，例如信用票据或报价单。

• INVCB20230701 [单据描述符（发票），公司描述符（B公司），年月，发票顺序位置]

3. 使用数字、字母和分隔符

连字符 (-)、正斜杠 (/) 或下划线 (_) 等分隔符对于使发票编号更易于人类阅读非常有用。

考虑以下之间的视觉差异：

• INVCMYA202301
• INV-CMYA-2023-01

分隔符还有助于避免由序列号和字母可能导致的错误类型引起的错误。

例如，如果客户编号与日期编号的一部分相同或相似，如果在没有分隔符的情况下并排列出，则两者可能会混淆。

发票编号如何处理不正确或更改的发票？

当您定期开具发票时，可能会发生错误。

您可能会不小心要求重复付款、指定错误的付款条件等。在这些情况下，有一个简单的解决方案：发出贷项通知单。

贷方票据是您可以针对错误或更改的发票开具的文件。 他们列出了欠客户的金额，客户可以在以后赎回。

通过使用贷项通知单，您可以保持清晰一致的发票编号记录。

还有哪些其他信息对发票至关重要？

除了为每张发票分配发票编号外，以下信息对于添加到每张发票都是必不可少的。

• 您的公司名称、地址和联系信息
• 您客户的公司名称、地址和联系信息
• 提供的产品和/或服务的详细信息，包括每个项目的描述、供应日期和成本
• 开具发票的日期
• 欠款总额（包括任何与税务相关的信息，如适用）

结论

发票编号是开票过程中不可或缺的一部分。

每张发票都必须有自己唯一的发票编号，即一种单独的发票 ID。 这不仅对会计有用，而且是法律要求。

如何分配发票编号很重要。 创建一个清晰且合乎逻辑的发票编号系统将帮助您更广泛地跟踪付款并查看您的发票和帐户。

有很多方法可以解决它。 数字、字母和分隔符的组合将帮助您实现可以有效扩展的编号系统。

发票编号中包含的信息可以包括发票的日期、客户名称、项目编号和时间序列号。

一旦您拥有一个良好的发票编号系统，您的企业和您的客户将受益于它带来的清晰和便利。