什么是发票？ 发票定义及功能

在学习商业时，您可能会看到“发票”一词出现的频率很高。 收到送货箱时，您还会看到一张名为“发票”的纸，上面有您从供应商处订购的产品清单。 开票的过程可能很耗时，但无论如何都不能跳过或忽略它。

在本文中，我们将通过发票的概念来深入了解发票在一般交易中的重要性、功能和适用性。

什么是发票？

发票是记录企业向其客户提供的产品和服务并确定客户必须为这些产品和服务支付的义务的文件。 换句话说，发票证明了供应商与客户之间就购买商品和服务达成的协议，并将为供应商创建应收账款。

发票类型

根据您的业务规模或您提供的产品和服务，有几种类型的发票。

• 标准发票- 这是几乎适用于每个行业的最常见的发票形式，它通常由小企业创建，以减少发票准备成本。 标准发票包括发票的基本要素，例如姓名和联系地址、发票编号和应付款项。
• 借记发票- 当客户欠企业的金额增加时使用借记发票。 换句话说，这种类型的发票可以更容易地调整现有的账单。 例如，您是一名自由职业者。 您向您的客户发送了一张发票，其中估算了您在某个项目上的工作时间，但最终您实际上加班了。 在这种情况下，您可以向您的客户发送一张额外工作时间的借记发票。 借记发票将始终包含一个正数。
• 信用发票- 信用发票，也称为贷项通知单，由企业在客户要求折扣、退款或要求修复以前发票中的错误时开具。 信用发票将始终包含一个负数。 例如，当您的客户要求对某个产品进行 100 美元的退款时，信用发票上显示的数字将为 -100 美元。
• 商业发票- 与通常在线下零售店或餐厅收到的任何发票或账单不同，商业发票是由企业专门为外贸开具的。 基本商业发票包含验证典型国际销售所需的详细信息，包括发货数量、体积、包装格式、产品描述、付款方式和机器零件。 至于自定义的，可能还有一些额外的元素，例如国家/地区、运营商 ID 号和真实性验证说明/签名。
• 时间表发票- 这种类型的发票经常用于就业行业。 当员工在一段时间内（通常是每小时）由雇主进行评估时，使用时间表发票。 发票类型在技术专业以外的知识专业中更受欢迎，并且主要提供给心理学家、商业顾问、创意机构或律师。 时间表发票也常用于租赁服务，例如汽车、服装或炊具租金。
• 逾期发票- 当付款日期（在初始发票中注明）到期且客户仍未提供付款时，企业将开具逾期发票作为续订付款的方式。 逾期发票应在客户错过付款到期日后立即发送。 除了购买的服务和总成本外，还包括利息费用或延迟/滞纳金。
• 经常性发票- 经常性发票由企业开具，以定期向客户收取相同的应付金额。 乍一看，它可能听起来类似于临时发票，但有一些关键的区别要区分。 虽然临时允许您将总付款分成几个小段，用于一个有明确结束的大型项目，但经常性发票的开具是无限期的。 这种类型的发票是提供包月服务的企业的首选，例如 IT 软件或社交媒体营销解决方案。
• 形式发票- 形式发票将在提供服务之前发送给您的客户。 这不是付款请求，而更像是付款提醒或对已完成工作的最终成本的估计。 然而，估计是相当准确的，通常在最终交易中几乎没有任何变化。
• 临时发票- 临时发票通常用于具有多个里程碑的大型且耗时的项目。 完成关键里程碑后，自由职业者或企业将向客户发送发票。 这些发票会将付款金额分成较小的部分，这将有利于管理您的业务现金流入。
• 最终发票- 顾名思义，最终发票是在某个项目完成后发送给您的客户要求付款的最后一张发票。 此发票将比形式发票或临时发票更详细，因为您必须包括您提供给客户的所有内容以及应付的总余额。

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发票与账单

发票和票据的区别在于供应商和客户的立场。 如上一节所述，发票是记录产品和服务的生产和发送给客户的文件。 它可以在收到产品之前或之后交付。 通常，运输公司会将发票包含在交货箱中，以便客户可以仔细检查他们订购的物品。

然而，账单更像是付款请求。 通常，在客户付款之前打印账单并交付给客户以要求立即付款。 在餐馆或线下零售店中，这种形式的文件大多没有发票。

发票与收据

发票用于要求买家付款、跟踪销售情况、帮助控制库存并促进商品和服务的交付。 在某些特殊情况下，企业会开具发票以估算其收入，并为客户建议付款方式，例如现金付款、“早鸟”折扣、分期付款或延期付款。

收据是已付款以完成销售的文件。 有时，保留收据可能会证明您是某种产品的所有者。 它列出了商品或服务、价格、信用、折扣、税收、支付的总金额和支付方式。 买家或客户使用收据来证明他们为某件商品付款，尤其是在他们要求为有缺陷或有缺陷的产品退款的情况下。

发票和收据的接收人通常是客户，但会计师、簿记员或第三方会特别收到收据作为客户付款的证明，以用于未来的财务和会计目的。

发票与采购订单

人们在区分发票和采购订单 (PO) 时通常会感到困惑，但实际上差异很大。 最有辨识度的是，采购订单是在交易之前发出的，而发票是在交易之后发出的。 制作采购订单以验证来自客户的订单，然后发送给供应商。 企业还使用采购订单来批准供应所需的特定数量的产品和服务。

另一方面，发票将记录产品和服务的收据，以及它们的价格和付款条件。 换句话说，发票是对采购订单的最终“回应”； 虽然采购订单详细说明了销售合同，但发票确认了它。

什么是发票号码？

发票编号，也称为发票 ID，是分配给每张发票的唯一代码。 发票编号是开具发票的最关键因素之一，因为它被记录在案以澄清企业与其客户之间的个人交易，并使其更容易跟踪付款和执行会计任务。

没有发票号码，发票将没有法律效力。 发票编号可以包括数字和字符。 请记住，即使发票编号不一定按顺序生成，也要确保编号不会一个接一个地重复。

发票包括什么？ - 发票样本

不同类型的发票包含不同的元素。 但是，有一些强制性组件可以合法地激活发票：

日期

在发票中填写三种日期：供应日期、发票日期和付款到期日。 虽然供应日期和发票日期仅具有通知产品和服务何时发布以及何时创建发票的功能，但付款到期日具有更大的意义。 如果没有到期日，就无法保证您会按时收到付款并收到应收账款。

姓名和地址

您必须同时添加您的业务和客户的姓名和地址。 如果您使用会计软件生成发票，则只需要客户电子邮件地址，但如果您的客户要求向他们发送离线文档，仍然需要收集实际地址。

联系人姓名

确保包括您的企业和个人的联系人姓名并正确拼写。 不正确的拼写会导致不必要的挫败感并恶化客户体验。

发票号码

发票编号对于采购记录跟踪和数据库归档非常重要，因此请确保包含一个唯一编号的编号，以优化您的发票管理流程。 为了获得更高的确定性，请考虑使用后续编号系统。

购买商品详情

购买的物品包括产品和服务。 对产品名称和数量的具体详细描述将有助于避免供应商和客户之间产生不必要的混淆。 如果没有这些信息，客户可能不知道他们收到的发票的用途，也可能不会付款。

应付金额

这似乎很明显，但该元素在避免付款延迟方面具有决定性作用。 指定购买物品的价格、单位和总成本，不要忘记将它们放在总和中。

付款条件

这些条款通常标记在发票的底部，以通知客户付款的时间长度。 例如，您可以指定“净 30 天”，表示必须在 30 天内付款。

您可以查看这个标准化发票样本，以获得更具体的外观。

发票是做什么用的？

企业需要提供发票才能要求付款。 发票是具有法律约束力的文件，表明双方同意设定价格和付款条款和条件。 此外，使用发票可以帮助更多。

维护记录

发票在保存销售记录方面具有决定性作用。 这样就可以了解所售商品以及参与交易的人员。

支付控制

发票对于会计目的也起着不可或缺的作用。 它可以帮助买卖双方跟踪他们的付款和欠款。

法律保护

适当的发票是买卖双方就价格参与达成协议的证明。 因此，保护​​商家免受欺诈诉讼具有法律效力。

报税

记录和维护所有销售发票有助于公司报告其收入并确保其支付了适当的税款。

商业分析

发票分析可以帮助企业从客户的购买行为中收集数据，并识别消费趋势、流行产品、购买时机等。 这将帮助您的企业日后制定最终的营销策略。

如何为您的客户开具发票？

企业可以使用在线发票生成器或预打印发票供以后使用。 只有在将产品或服务交付给客户或完成项目后，您才会创建发票。 那时您将工作的细节牢记在心，您可以获得更高的及时获得报酬的机会。 为了顺利地为您的客户开具发票，您可以遵循以下指南：

第一步：在合同中明确客户的期望

为确保您及时获得付款，请在您的客户签订合同之前明确您的付款条款。 “澄清”过程应作为彻底的对话进行，而不仅仅是印前讨论。 通过了解他们的期望，您还可以发现他们是否有任何特殊要求，这将有助于降低未付发票率并证明您愿意满足客户的付款偏好。

第 2 步：确定要交付的项目

您必须包括产品和服务的名称及其数量或费率。 如果您使用的是在线软件，则会计算每个项目的总数。 每个项目都有自己的行，并添加所有行的总数。

第 3 步：要求押金

对于大宗采购，有必要支付押金以确保您的客户按时支付发票。 通常，新客户往往对价格犹豫不决，这很可能会延迟付款到期日。 此时要求定金是最适合避免日后受挫的。

一旦您的客户支付了押金，请在发票中包含相关信息。 也可以随意添加任何折扣信息。

第 4 步：明确付款条件并提供不同的付款方式

如果您想确保按时获得付款，您应该在发票底部严格阐明付款条款。 客户在索取账单之前往往会忽略或忽略付款条款合同的部分，因此您应该包括延迟付款条款，以确保您的客户按时付款并避免客户声称他们不知道付款到期日或额外的滞纳金。

客户付款时，发票号码要记在销售收据上，并与您的会计软件中的销售收据相匹配，这样就可以清楚地看到发票已经支付了。 付款会从您的应收账款账户中扣除未结金额。

第 5 步：及时发送发票

发票可以邮寄、电子邮件或传真给客户。 要快速获得付款，请尽快交付发票。 这使您的业务始终处于客户心目中。 它还表明您对细节的关注，这再次保证您的业务是所选服务的最佳选择。

在线发票优于纸质发票

在技​​术的帮助下，用纸和笔开票的方法逐渐被在线开票所取代。 据估计，纸质发票从准备、打印和处理到交付和售后客户服务的成本高达 30 美元。

然而，企业及其客户所经历的并不等同于高昂的成本——发票交付延迟、发票管理困难以及不必要的错误。 由于这种不便，许多企业最终使用基于云的发票方法来降低成本并加快发票流程。 如今，大多数发票都是在数字平台上创建和发送的。

如何创建发票？

第 1 步：选择发票创建方法

如上一节所述，传统和技术发票创建方法如今仍在并行使用。 但显然，与基于纸质的系统跟踪发票相比，基于数字的发票方法具有更大的优势。 如果您打算使用计算机开具发票，请使用数据库程序或发票生成软件。

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第 2 步：为您的发票创建模板。

您应该在发票的第一部分留下一些空白，以包括您客户的联系地址和他们的公司名称。 标准化发票应包含一些基本信息，例如客户的购买日期、购买物品清单及其数量和总价，以及可选的物品描述。

第 3 步：添加您的公司名称和地址

使用自动发票生成软件时，请在发票表的顶部留一个空间来放置您公司的徽标。 该规则同样适用于纸质发票——将名片粘贴在发票副本的顶部。 发票的信头可帮助您的客户识别您的公司并使您的归档流程受益。

第 4 步：在发票底部创建签名空间

签名是验证的证明，可帮助您的企业避免将来出现法律问题。 例如，如果您的客户在服务交付后对价格有任何投诉，您可以在发票上向他们出示他们在参考初始协议时的签名。

第 5 步：在顶部插入发票编号

每张发票都需要一个唯一的发票编号，以便更好地跟踪和归档。 如果您对客户有疑问，您可以通过扫描发票副本顶部的发票编号从数据库文件中查找他们的发票副本。

最后的话

一旦您熟悉了发票的定义和功能，您会发现该过程非常简单，可以帮助您代表您的企业显得更专业、更快地获得报酬、更明智地处理错误或问题并更有效地管理您的产品和服务。

除了了解发票的核心概念外，将流程付诸实践同样重要。 最好的方法是利用现代技术，通过使用在线发票生成器或电子发票，最大限度地减少不必要的工作并获得优化的最终结果。

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