使用项目管理软件提高生产力的 4 个步骤
已发表: 2022-05-07通过更聪明地而不是更努力地工作来提高生产力。
事情的真相是这样的：你每天只有大约三个小时的工作效率，或者说你每周工作的 40%。
大多数工人整天都很忙，那么是什么占用了我们所有的时间，同时也降低了我们的生产力？
罪魁祸首是电子邮件和会议（仅阅读和回复电子邮件就占了你每周工作时间的 30% 左右），但也有赶上同事处理与工作无关的事情、查看社交媒体以及在休息时间吃零食和咖啡房间。
当然，我们不建议您放弃周一早上的工作 BFF 或拒绝参加团队的咖啡郊游——这些都是建立社会资本的重要方面，这对于高绩效团队至关重要。
但是，您可以采取一些具体措施来提高工作效率，并收回您通常因“忙碌”而失去的 60% 的工作时间。
在本文中，我们将重点介绍使用项目管理 (PM) 工具提高工作效率的四种方法。
提高工作绩效的4种方法
1. Timebox 你的工作（在 90 分钟的会议中）
时间盒一直在生产力技巧列表中名列前茅（有充分的理由），但我们中很少有人被教导以这种方式工作。 该技术涉及为任务分配固定的时间段，对其进行调度，然后在此期间不专注于其他任何事情（更多关于技巧三的内容）。 这意味着没有多任务处理！
这种方法可以帮助您有效地计划您在 8 小时工作日内的工作，这是待办事项列表无法完成的工作。 Timeboxing 提供了您在一周内可以合理完成的工作的可视化细分，这有助于确定任务的优先级以满足最后期限，同时还可以作为您一直在做的事情的记录。
您可以使用您的数字工作日历来安排您的一天，方法是阻止时间来处理特定任务。
SPICA 的时间拳击示例（来源）
PM 软件如何提供帮助
根据哈佛商业评论的说法，在您的 PM 工具中将您的工作按时间安排在共享日历上会在几个方面使您和您的团队/同事受益，包括：
- 提供您正在处理的内容的透明度，以及（更重要的是）何时. 这意味着您可以更有效地与您的团队协作，并围绕会议更好地规划您的工作。
- 在规划未来项目时提供更准确的时间估算，因为您将记录过去完成类似任务所花费的时间。
或者，如果您通过写下您的任务来更好地工作，您可以下载我们的时间拳击模板。
无论您选择在数字日历或我们的模板上进行时间限制，都可以在 90 分钟的会议中计划工作，然后安排短暂的休息时间。 强迫自己完成一项超过 90 分钟（生产力达到顶峰的持续时间）的任务会对您的超电节奏产生负面影响，实际上会阻碍表现。 当谈到生产力水平时，缓慢而稳定确实赢得了比赛！
2. 限制进行中的工作
根据美国压力研究所的研究，超过 80% 的员工在工作中感到压力，并将过度工作作为首要因素。 工作超负荷是指完成日常任务所需的时间超过一天中的可用时间。 这可能导致不健康的工作生活平衡、倦怠和员工士气低落。
是什么导致过载？ 通常，它是诸如打开的工作项的数量、工作项的可变性和高资源利用率等因素的组合。 队列中任务的等待时间相对于这三件事增加了。
但什么是高资源利用率？ 它是指员工被赋予完成的工作量。 诀窍是找到适当的平衡来维持生产力：期望过高的利用率并冒着让员工筋疲力尽的风险。 期望利用率太低，并且未充分利用您的员工团队（而且他们可能会感到无聊）。
根据 Gartner 分析师 Robert Handler 的说法，提高生产力的最佳点是 70% 到 80% 的利用率。 这意味着，为了优化生产力，雇主应该鼓励员工达到现实的目标，并以最大产出的 70% 到 80% 工作。 一旦超过 80%，等待时间就会开始呈指数增长。
以最大输出的 70% 工作，预计需要两个小时才能完成的任务将在队列中等待 0.9 小时，总共需要 2.9 小时才能完成（等待时间 + 预计完成时间）。 在 80% 时，它将在队列中等待 1.5 小时，总共需要 3.5 小时才能完成。 但是在 99% 的利用率下呢？ 同样的两小时任务将在队列中等待 37.1 小时，总共需要 39.1 小时才能完成。
当谈到随着时间的推移可持续的工作场所生产力时，有时少即是多。 通过注意员工的工作量，您不仅会看到更高的生产力水平，还会提高员工的士气和敬业度。
PM 软件如何提供帮助
解决方案很简单。 如果您想完成更多工作，请限制正在进行的工作。 PM 软件可以通过多种方式帮助实现这一目标，包括：
- 跟踪各种任务所需的时间，从而提高您估算工作量水平的准确性。
- 使用看板进行任务管理可以让您设置实际的在制品 (WIP) 限制，以调节看板上打开的工作项目的数量。
- 资源容量规划允许您规划有效利用可用员工。
3.关闭通知
您是否知道在中断后平均需要 23 分钟才能重新开始任务？
有些工作中断是您无法控制的，例如当有人在您的办公桌前停下来快速聊天时（有时是关于与工作相关的任务，但更常见的是昨晚的“无论我们现在都在看什么”一集）。 但我们在工作日面临的大多数干扰都是自我强加的：来自电子邮件、社交媒体、我们的手机和我们使用的自动化工具的通知。
每次您停止正在执行的操作以阅读其中一个通知时，您的工作效率都会受到很大影响（响应通知所花费的时间 + 23 分钟重新开始任务）。
通过关闭通知（或至少打盹），您可以消除分心，并可以将部分时间重新投入到您的任务中。
PM 软件如何提供帮助
如果您对工作进行时间限制，请关闭 90 分钟会话的通知，并计划在一天中检查这些工具以实现最佳工作效率的具体时间。
- 大多数 PM 工具允许用户设置状态。 用它来表明你正在做什么以及工作了多长时间，这样任何试图联系你的人都会知道什么时候可以得到回复。 然后，将工具设置为“请勿打扰”。
- 担心电子邮件变黑？ 不要这样。 电子邮件会极大地消耗生产力（普通员工每小时检查电子邮件 36 次）。 实际上，很少有问题需要立即响应，不能等到您的下一个预定休息时间。 （如果您真的担心被视为 MIA，请考虑使用自动回复，让人们知道何时可以收到回复。）
4. 直观地展示作品
Planview 的一项研究发现，当员工需要的信息以可视方式显示时，他们的工作效率会提高 20%。
数据可视化可帮助您一目了然地吸收信息，并且可以传达比单独文字更多的含义（例如，使用黄色来报告项目状态报告中的关注区域，以提醒利益相关者需要注意的项目）。 数据可视化通常用于报告，但不足以用于日常工作流程管理。
PM 软件如何提供帮助
几乎所有的 PM 软件选项都提供了可以帮助直观地显示信息的功能（例如使用颜色来表示不同的状态或标记不同的项目）。
但是，有一个简单的任务管理工具可以帮助提高整个团队的生产力：任务板（也称为看板）。 任务板具有代表不同工作流阶段（例如，待办、进行中和已完成）的列。 任务显示为卡片，当任务在工作流程中移动时，您可以将这些卡片移动到不同的列。
团队可以一目了然地了解板上每个工作项的状态。 更高级的看板允许您设置 WIP 限制以调节打开的工作项目的数量，帮助团队保持最佳节奏。
SwiftKanban 上的看板示例（来源）
团队可以一目了然地了解板上每个工作项的状态。 更高级的看板允许您设置 WIP 限制以调节打开的工作项目的数量，帮助团队保持最佳节奏。
想要更多？
在撰写本文时，我们发现了大量关于生产力技巧的有趣研究，但并非所有研究都集中在使用软件提高效率上。 以下是一些生活方式提示，可在您努力提高工作效率的同时融入您的日常生活：
- 散步。 锻炼不仅可以提高 15% 的整体生产力，而且有大量证据表明步行可以帮助你减轻压力和对抗抑郁症。 这样做可以促进学习、记忆和认知。
- 足够的睡眠。 员工睡眠不足每年使雇主损失高达 650 亿美元。 你在不睡觉的情况下创造新记忆的能力下降了 40%，免疫细胞活性下降了 70%。 踢球者？ 睡眠不足与早期认知能力下降和阿尔茨海默病直接相关。
