提高员工工作效率的 10 种快速方法

您是否注意到员工生产力的变化，或者您只是在寻找最大限度提高公司生产力的方法？

公司最重要的元素是员工。 毕竟，富有成效的员工是公司成功的首要因素。

因此，请继续阅读以了解：

• 什么是员工生产力，
• 如何衡量生产力，以及
• 如何提高工作场所员工的工作效率。

什么是员工生产力？

员工生产力，也称为工作场所生产力或工作场所生产力，是衡量每个员工产出的指标。

佛罗里达州医疗保险总裁 Evan Tunis 将工作场所生产力定义为高效且有效地实现工作成功：

“这取决于您的团队完成任务的效率和效果，从而取得成功的结果。”

例如，一家生产艺术瓶的公司想知道一名员工在特定时间段内可以生产多少艺术瓶。 这个数字代表了单个员工的产出。

许多人将员工生产力与劳动力（劳动力）生产力混淆。 但是，这些术语并不相同。

根据美国劳工统计局的定义，劳动生产率是一个国家或企业每劳动小时的实际经济产出。

如何衡量员工生产力

要衡量员工的生产力，您需要做的第一件事是定义利润、目标或质量的标准，您将与该标准比较单个员工的结果。

您可以通过衡量不同的要素来确定员工的生产力，例如：

• 目标达成，
• 利润，
• 已完成的工作量，
• 已完成工作的质量，以及
• 所花费的时间。

您可以通过检查这些元素中的一个或多个元素来衡量生产力。 让我们更详细地探讨每种方法。

方法#1：衡量目标的实现情况

您具有高生产力的证据：实现大量目标。

你如何衡量它？ 您确定员工每月需要达到的目标数量，然后将他们的每月结果与您之前制定的目标数量进行比较。 您还可以每天或每周设定目标和目标。

例如，您决定销售团队中的每位员工每月应拨打 100 个电话、20 次联系人和 10 次销售。 如果一名员工拨打了 120 个电话，但只完成了 5 笔销售，那么他们就没有达到标准。 如果一名员工拨打了 80 个电话，但进行了 15 次销售，则他们超出了设定的销售标准。 尽管拨打的电话比预期少，但该员工还是达到了设定的销售目标。

时间管理、生产力和领导力教练 Alexis Haselberger 认为衡量目标是确定生产力水平的最佳方法：

“我认为衡量生产力的最佳方法是对照目标。 定义明确的目标和结果，并根据这些目标衡量绩效和生产力。”

方法#2：衡量利润

高生产力的证据：高利润。

你如何衡量它？ 您可以为您的公司定义理想的年利润。 一旦达到或超过它，您就证明了您的员工生产力。 如果你达不到要求，你的员工就无法达到他们预期的生产力百分比。

例如，您可以使用前几年产生的年利润和本年度的估计来定义您的企业的理想年利润。 您的理想利润不应该一成不变，因为为不确定性留出一些空间总是明智的。 然后，一年结束后，您可以将实际数字与理想​​数字进行比较。 请记住，利润取决于工人生产力以外的各种因素。

如果您发现衡量和跟踪员工产生的利润很困难，您始终可以依靠工具来使事情变得更加简单。

例如，Clockify 的劳动力成本和利润功能允许您跟踪利润和成本，并生成报告来展示您的进度。

借助 Clockify，您可以全面了解团队的工作。 该工具可以让您清晰、轻松地看到每个员工的进步和产生的利润。

方法#3：衡量已完成的工作量

您具有高生产力的证据：完成大量任务。

你如何衡量它？ 您确定员工每周需要完成的任务数量，然后将他们的每月结果与该数字进行比较。

帮助我们定义生产率的专家 Tunis 建议使用“每小时总产出”公式：

“有计算员工生产力的公式。 最常见的是“每小时总产出”公式，该公式考虑了在给定小时数内完成了多少工作项目。 这有助于雇主衡量团队的绩效并确定需要改进的领域。”

毕竟，目标是完成手头的所有任务。 如果员工不这样做，他们可能会难以达到理想的生产力水平。

方法#4：衡量已完成工作的质量

您具有高生产力的证据：所有项目，无论数量多少，都以高质量的方式完成。

你如何衡量它？ 您可以选择将已完成的项目定义为优质且成功的项目的参数。 然后，您确定有多少已完成的项目符合这些参数。

例如，当您的员工正在开发应用程序时，如果应用程序功能正常、满足所有客户要求并且客户感到满意，则该项目被认为是成功的。

方法#5：测量花费的时间

您具有高生产力的证据：花在项目上的时间更少。

你如何衡量它？ 您可以估算员工完成所有项目相关任务所需的时间，并根据这些估算向客户提供项目截止日期。

例如，您可以指示员工跟踪他们在任务上花费的时间。 如果他们在截止日期前完成，那么您的团队在时间（和日程安排）上是富有成效的。

影响员工生产力的关键因素有哪些？

如果您希望提高员工生产力，这 5 个关键因素应该是您的主要关注点，因为它们是影响工作场所生产力的主要因素。

因素一：沟通

雇主与雇员之间清晰且尊重的沟通是员工生产力的最重要因素之一。 不尊重是有毒工作场所的明显迹象之一，因此您应该始终注意与员工的沟通方式。

此外，学习如何清楚地解释任务和表达自己的想法可以让员工充分理解自己的职责，从而更轻松地完成工作。

Tunis 解释说，有效的沟通对于生产力至关重要，无论是面对面还是在线：

“团队成员和经理之间的清晰沟通对于实现生产力目标至关重要。 无论是通过电子邮件、视频会议还是面对面会议，有效的沟通都可以让每个人保持一致，并确保任务高效执行。”

因素#2：知识和培训

当员工知道如何完成工作时，他们的工作效率就会更高。

尼娜·罗斯商业咨询公司 (Nina Ross Business Consulting) 的业务运营顾问尼娜·罗斯 (Nina Ross) 建议雇主雇用经验丰富的人员，并创建一个经过深思熟虑的入职流程：

“审查并雇用在其所雇用的职位上有经验的员工。 创建新员工入职培训和入职流程，向公司介绍新员工及其工作职位。 除其他事项外，这还应包括对新员工进行培训，让他们了解如何在任职之初就实现最大生产力。”

突尼斯进一步强调了充分培训对提高效率和生产力的重要性：

“为员工提供充分的培训有助于他们更好地有效地完成工作。 通过投资培训，雇主可以确保他们的团队拥有自信、高效地完成工作所需的技能和知识。”

因素#3：动机

积极进取的员工才是高效的员工！

Tunis 指出，福利和认可对于激励员工至关重要：

“拥有一支积极主动的员工队伍是提高生产力的关键。 这可能意味着提供奖金或灵活的工作安排等激励措施，或者只是表彰员工的出色工作。”

因素#4：浓度

生产力低下通常是由于注意力不集中造成的。

Tribble and Associates 的所有者兼首席顾问 Larry Tribble 认为，创造一个无干扰的工作环境对于提高生产力至关重要：

“我们知道注意力的敌人是分心和干扰。 因此，当我为知识型员工的管理者提供建议时，我注意到我们目前能做的最好的事情就是创造一个限制干扰和干扰的环境。”

因素#5：幸福感

快乐和满意的员工工作效率更高。

在这一点上，突尼斯解释说，雇主应该关注员工的身心健康：

“照顾员工的身心健康对于确保他们的生产力至关重要。 这可能包括为他们提供定期休息以及提供健康福利或健康计划。”

如何提高员工工作效率？

通常可以通过关注我们之前提到的 5 个因素来提高员工生产力。 提高这些生产力因素的最简单方法是采用以下部分或全部技巧：

• 改善工作场所条件，
• 优化电子邮件，
• 优化会议，
• 允许灵活的时间表，
• 消除科技干扰，
• 拿出更好的激励措施，
• 提供更好的员工培训，
• 避免微观管理，
• 改善办公室沟通，以及
• 鼓励自我保健。

让我们将每个技巧分解为更多细节。

提示#1：改善工作条件

2020 年发表在《Cogent Business & Management》（开放获取期刊）上的一项研究探讨了工作条件与工作满意度之间的关系。 研究人员发现工作条件和工作绩效之间存在正相关关系。 也就是说，积极的工作条件会带来更高的工作满意度，从而提高员工的绩效。

WorkSmart Systems 总裁 Matt Thomas 认为办公室应该激发员工的灵感：

“由于大多数员工每天在办公室待八个小时或更长的时间，因此企业必须了解办公室设置如何影响和激励员工，这一点非常重要。”

因此，如果您想提高员工的工作效率，您需要确保他们在最佳条件下工作。 这里有一些想法。

添加自然光

根据 Alan Hedge 博士的一项研究，在自然光线充足的办公室工作的员工的工作效率提高了 2%。 尽管乍一看似乎微不足道，但每年每 100 名工人的价值为 100,000 美元！

此外，同一项研究还显示，在自然光办公室工作的员工报告称：

• 头痛减少，
• 减少眼睛疲劳，并且
• 减少疲劳。

在办公室里加入植物

绿色办公室让员工更加舒适，从而提高工作效率。

荷兰花卉委员会发布的 2021 年调查显示，70% 的人认为植物可以改善工作场所氛围。

此外，63% 的调查参与者声称植物可以改善工作场所环境，而 58% 的人表示植物具有“镇静眼睛的作用”。 更重要的是，31% 的人相信植物可以提高注意力。

重新粉刷办公室墙壁

研究表明颜色也会影响我们的情绪。

一项名为“办公室墙壁颜色：空间和偏好评估”的著名研究探索了办公空间的最佳颜色选择。 结果表明，红色是办公室墙壁的最差选择，因为大多数研究参与者都觉得它不舒服。

另一方面，白色是最受欢迎的选择，53.2% 的参与者认为它适合办公室。 流行的白色替代品是米色（14.7% 的参与者选择）和灰色（7.3% 的受访者选择）。

如果您想为空间添加更多色彩，研究建议办公室墙壁也可以考虑使用蓝色或绿色。

降低噪音

最近一项关于工作场所声级与生理健康之间关联模式的研究发现，办公室噪音对员工的健康和福祉产生负面影响。 根据研究，嘈杂的工作环境会影响：

• 生产率，
• 心情，以及
• 心理状态。

作为雇主，您可以制定官方指南，概述工作场所噪音的规则。 您可以禁止在公共区域举行会议，或敦促员工避免在特定时间安排会议，以便其他员工在此期间安静地工作。

此外，您可以对办公室进行隔音，以确保其他员工不会被其他房间的声音分散注意力。 如果投资太大，白噪声机可能会解决问题。

更新装备

更新您的办公设备并确保您的员工有足够的用品肯定会帮助您的员工更有效地完成工作。

突尼斯认为，技术投资会影响生产力、协作和业务成功：

“技术在工作场所发挥着至关重要的作用，为员工提供了正确的工具和资源，使他们能够高效工作。 从先进的软件应用程序到最先进的设备，拥有适当的技术基础设施可以显着提高生产力、协作和整体业务成功。”

2015 年一项关于办公用品对效率和生产力影响的研究表明，效率和生产力与办公用品的质量之间存在相关性。

也就是说，在设施齐全的办公室里工作的员工具有更高水平的生产力和效率。 这种相关性在中小型企业中尤其明显。

此外，另一项类似主题的研究发现，在配备现代办公设备的空间中，生产力可以最大化。 它还指出，供应充足且优质的办公室员工的工作态度更加积极。

建立公共区域

在常规工作区域之外拥有一个空间可以为您的员工提供良好的环境变化。 他们可以利用这个空间在不太正式的环境中回顾并与同事建立联系。

托马斯建议雇主让这个公共区域变得温馨舒适：

“在办公室周围创建具有多种用途的指定空间可以帮助员工摆脱下午的低迷状态。 这些特定的空间还应该包括舒适的家具，例如沙发或坐椅，以帮助创造一个舒适而愉快的空间。”

提示#2：优化电子邮件发送

电子邮件浪费的时间比您想象的要多！ Atlassian 最近的一项调查显示，员工在处理完收到的电子邮件后需要 16 分钟才能重新集中注意力。

因此，优化电子邮件以避免时间浪费至关重要。 您可以执行以下操作。

保持电子邮件井井有条、简短且切题

指导您的员工整理电子邮件以避免分心。

撰写电子邮件时，应尽可能准确和直接。

正如您从上面的屏幕截图中看到的，此示例包含所有相关信息（编写电子邮件的原因、信息丰富的主题行和附件），同时简洁。

技巧#3：优化会议

根据我们提到的 Atlassian 调查，员工每月花费 31 个小时参加毫无成效的会议。

同一项调查发现，员工认为花在会议上的时间有一半被浪费了。

哈塞尔伯格建议取消“仅供参考”的会议：

“大多数时候，真正的工作不是在会议中完成的，而且会议效率低下。 首先删除所有“仅限信息”的会议，例如状态更新。 此类信息可以异步传播。”

您可以执行以下一些简单的操作来优化组织中的会议。

尽可能切换到电子邮件

电子邮件是一种更快、更精确的通信方式。

因此，与其召开无数次会议，不如在专门处理电子邮件的时间段内群发电子邮件。

减少会议次数和花费的时间

只召开必要的会议。

此外，请确保您的会议有效且足够长，足以涵盖最重要的要点。

减少会议参加人数

有些员工可能对您的会议至关重要，但其他员工则不必每次都参加。

相反，最有效的解决方案是让他们继续从事日常工作。

提示#4：允许灵活的时间表

不同的人一天中的生产力黄金时段是不同的。

因此，严格遵守朝九晚五的作息时间，或者从一大早开始努力工作，可能并不适合每个人。

麦肯锡最近的一项美国机会调查显示，65% 的美国员工希望全职远程工作。 此外，58% 的员工在办公室外工作时感觉工作效率更高。

如果您怀疑这种灵活性太难管理，您可以随时使用时间跟踪工具，例如 Clockify，它可以让您轻松跟踪员工的工作时间。

除了跟踪工作时间之外，Clockify 还允许您：

• 设置工作计时器，
• 组织项目，以及
• 生成并导出记录的时间报告。

既然您知道在业务中引入更多灵活性是多么容易，那么让我们看一下您可以为员工提供的一些选项。

让工作时间变得灵活

让您的员工分两个较小的时间段工作，而不是每天连续工作 8 小时。

例如，让他们从早上 7 点到下午 1 点打卡，去健身房/长时间午餐，然后从下午 3 点到 5 点完成一天的工作

他们会感觉更有生产力和效率，因为在漫长而充实的 2 小时休息后，他们会获得新的能量，并避免员工在“下班”时间之前感到可怕的下午低迷感。

SpareMyTime 的创始人 Melissa Gauge 发现灵活性可以提高忠诚度并减少员工流动率：

“我们的员工重视平衡工作和个人生活承诺的灵活性。 我们发现它有助于培养忠诚度并减少员工流动率。”

允许远程工作

根据我们提到的麦肯锡调查，尽管远程工作面临一些挑战，但 87% 的美国工人会利用灵活工作的机会。 您可以为员工提供全职远程工作的机会，也可以提供替代的混合工作安排。

例如，同一项调查发现，到 2022 年，23% 的美国员工可以选择部分或完全远程工作。

提示#5：消除技术干扰

CareerBuilder 在 2016 年进行了一项较旧但相关的研究，强调手机的使用是第一大生产力杀手。

根据这项研究，55% 的员工因手机而分心。 花时间上网会分散 41% 员工的注意力，而社交媒体会分散 37% 员工的注意力。

以下提示将帮助您轻松应对工作场所中的科技干扰。

让您的员工了解技术干扰

您的员工甚至可能没有意识到他们的手机有多分散注意力。

您可以分享一些有洞察力的工作场所分心统计数据，以便您的员工了解社交媒体和互联网的使用有多分散注意力，而不是完全禁止使用手机。 您还可以鼓励员工在工作日设定特定时间检查手机。

尝试网站拦截器

网站拦截器使您能够创建不同网站的黑名单，这些网站可能会分散您员工的注意力并扰乱他们的工作效率。

您可以选择完全阻止员工访问特定网站，或设置他们在一天中的特定时间无法访问这些网站。

提示#6：提出更好的激励措施

激励措施可以让您的员工保持积极性并渴望高效地完成工作。 它们也是吸引和留住顶尖人才的好方法。

激励措施可以是任何形式，从奖金到假期和礼物。

在激励研究基金会的一项研究中，员工对他们最喜欢的有形奖励进行了排名。 该列表如下所示：

1. 现金，
2. 礼品卡、
3. 礼物，
4. 个人旅游，
5. 非旅行费用，以及
6. 团体旅游。

如果您不确定可以提供什么样的激励措施，您可以随时询问您的员工！

2019 年薪酬最佳实践报告显示，表现最佳的组织经常组织市场研究，以确保员工满意。 事实上，58% 的顶尖企业在过去一年完成了市场研究。

如果您愿意引入更多福利，您有很多选择可供选择。 以下是研究对它们的描述。

提供基于绩效的奖金

同一份关于薪酬和最佳实践的报告显示，表现出色的组织比表现一般的组织更频繁地发放奖金。 其中多达 34% 的组织每 3 个月提供一次奖励或奖金。

此外，64% 的顶尖员工选择大幅加薪，作为对最优秀员工的奖励。

提高福利

除了金钱激励之外，您还可以为员工提供丰厚的福利以提高他们的满意度。

受欢迎的工作福利可能包括：

• 额外休息日，
• 公司商品、
• 个性化奖励，
• 家庭办公设备，或
• 健康和保健报销。

认可员工的成就

研究表明，员工希望知道他们的辛勤工作得到赞赏。

事实上，Bonusly 的一项调查发现，46% 的美国员工辞职是因为他们在工作中感觉不被重视。 此外，65% 的受访者表示，如果他们的工作得到管理层的赞赏，他们就会更加努力地工作。

此外，Workhuman 和盖洛普 (Gallup) 发布的一份关于员工福祉的报告强调，这是改善员工福祉的最佳方法之一。 根据这份报告，认可：

• 减少倦怠程度，
• 提高参与度，并且
• 提高公司忠诚度。

因此，认可员工的辛勤工作并感谢他们的投入对于提高生产力至关重要。

提示#7：提供更好的员工培训

培训和发展有助于提高员工的知识和工作绩效。

《诺贝尔国际商业与管理研究杂志》发表的研究发现，员工认为职业培训：

• 提高技能，
• 增加知识和能力，并且
• 带来工作满意度。

你应该特别注意培养你的领导力。 NCHC 的联合创始人兼首席营销官 Logan Nguyen 认为，为经理提供培训会影响所有员工的生产力，其中包括：

“良好的领导力会影响员工的生产力。 管理者与员工的互动方式会影响员工的绩效。 双方之间良好的工作关系可以提高绩效、提高敬业度并提高工作满意度。 公司可以通过为领导者提供成功所需的工具和培训来帮助他们成为更好的管理者。”

提供实践培训

这种类型的培训让员工有机会在了解某些培训任务时尝试这些任务，从而测试其有效性。

虽然没有太多研究证明实践工作培训的重要性，但事实证明实践学习非常有效。

例如，一项关于主动学习的研究表明，不参与实践学习的学生课程不及格的几率是那些参与实践学习的学生的 1.5 倍。

让员工按照自己的节奏学习

自定进度的学习已被证明可以显着提高记忆力。 匆匆忙忙地讨论复杂的话题不会让新知识被记住，也不会让员工测试他们新发现的技能。

因此，您应该给员工一些时间来处理他们学到的所有内容并在实践中进行测试。

提示#8：停止微观管理

许多管理者无法放弃他们交给他人的任务。 因此，他们对每个细节进行微观管理，使任务委派变得毫无意义。

根据 2023 年美国工作调查，42% 的员工感到工作场所受到微观管理。 接受微观管理的员工在一天中感到压力或紧张的可能性要高出 28%。

以下是如何防止公司中的微观管理。

管理期望和要求

如果您正在寻找特定的结果，您必须为您的员工提供指导。 您还需要让您的员工知道您对他们的期望。

如果您的员工更关注他们的目标而不是实现目标的手段，那么您将无需担心和微观管理。

授权后，离开房间

沙特城市学校人力资源总监莫娜·阿纳齐 (Mona Al-Anazi) 进行的研究发现，微观管理对企业极为不利，因为它会降低员工士气和效率。

当主管不再一直笼罩在员工头上时，你的员工会感到更加独立、更加放松，并且对自己的技能更有信心。

Gauge 同意这一点，因为她相信员工在获得自主权时工作效果最好：

“大多数员工通过更大的自主权而成长。 当员工感到有权以适合自己喜好和需求的方式工作时，他们就更有可能受到激励并发挥出最佳表现。”

秘诀#9：改善办公室沟通

良好的协作源于良好的团队连通性、沟通和反馈（包括绩效评估）。 在团队合作中，良好的协作可以带来最佳的生产力和效率。

福布斯顾问最近的一项调查发现，沟通不畅对员工影响很大。 事实上，49% 的员工认为这会影响他们的生产力，而 42% 的员工则声称这会影响他们的压力水平。

您可以使用多种方法改善办公室沟通。 这是最简单的。

有目的地建立团队合作

富有生产力的团队合作并非偶然发生。 您和您的团队必须努力成为一支高效的团队。

您可以从不时举办休闲聚会开始——举办办公室聚会、发起员工郊游或组织团队建设彩弹比赛。

当新员工到来时，确保他们在工作场所感到受欢迎，并与新同事平等。

找到理想的沟通方式

您的公司可能会使用各种沟通方式。 你的工作是了解每个员工如何做出最好的回应。

有些人可能会快速回复消息，有些人可能会快速回复电子邮件，有些人可能会迅速接听电话。

提示＃10：鼓励自我保健

鼓励员工照顾自己对于鼓励员工关心他们的任务和项目大有帮助。

2022 年发表在《工作与组织心理学杂志》上的一项研究表明，自我保健与工作满意度之间存在正相关关系。 结果表明，享受自我保健活动的员工总体上压力较小，对工作和生活更加满意。

突尼斯在这个问题上也有一些话要分享，并强调了员工福祉对生产力的重要性：

“鼓励员工定期休息、准时下班并保持健康的工作与生活平衡，对于提高整体士气和生产力大有帮助。”

让我们看一下促进员工自我保健的最简单方法。

鼓励使用健康保险福利

上述“美国工作”调查发现，92% 的员工认为在关心他们的福祉和心理健康的组织中工作很重要。 此外，72% 的美国员工认为他们的雇主帮助他们发展和保持健康的生活方式。

充分利用公司的福利对于防止倦怠大有帮助。 作为雇主，您的工作是确保您的工人不会被阻止使用他们可用的福利。

因此，您应该确保员工了解公司提供的所有健康福利。 此外，经常鼓励您的员工使用可用的全面体检、疫苗接种和其他福利。

鼓励利用休息时间

根据 PTO 的最新统计，多达 46% 的美国员工没有利用自己赚取的休假时间。

休假可以让您的员工得到适当的休息，并更好地平衡工作与生活，从而使他们更加满意和高效。 因此，定期记录员工的休假时间，并鼓励他们在一段时间没有休假的情况下多休息几天。

提供有益的自我护理课程

《工作与组织心理学杂志》的同一项研究表明，参加正念计划的员工的幸福感、绩效和工作投入度显着提高。

因此，请为您的员工报名参加不同的自我护理课程。 这有助于他们学习如何减轻日常压力，更好地管理时间，或学习任何其他有用的自我护理技巧。

为什么提高员工生产力很重要？

任何公司的目标都是成功——我们已经确定，员工的生产力可以决定公司的成功或失败。

有两个因素决定员工的工作是否成功：

1. 生产力——完成的工作量，以及
2. 有效性——投入到这项工作中的努力量。

有些人可能会花费大量时间来完成少量工作。 这些人的效率高于生产力。

其他人可能会在很短的时间内完成大量的工作。 这些人的生产力高于效率。

在理想的情况下，员工可以充分利用您的生产力和效率。 这意味着要尽最大努力投入工作，并在尽可能短的时间内完成尽可能多的工作。

高员工生产力有几个好处，证明了它在公司中的重要性。 如果员工富有成效，企业：

• 变得更有利可图，
• 成长，
• 满足消费者的需求，并且
• 保持竞争力。

简而言之，高员工生产力可确保您的公司保持成功。

结论：高员工生产力对于任何企业的成功都至关重要

员工生产力对于公司的成功至关重要。

为了实现高水平的员工生产力，您需要同样关注什么对您的公司有利，什么对您的员工有利。 因此，请确保实施正确的步骤来衡量、计算，最重要的是，增加这一宝贵的业务资源。

幸运的是，我们的大多数技巧都很容易实施，并且将有助于确保您实现高效、健康的工作场所。

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