混合工作计划：如何使其发挥作用

您的团队如何看待现场工作？ 完全远程的工作环境怎么样？

如果您注意到您的员工有两种想法或无法确定任何一种选择，那么他们很可能属于越来越多的员工，他们会立即采用混合工作时间表。

但是，混合工作计划实际上是如何工作的？ 您是否应该立即改变团队的工作环境？

请坐下来继续阅读，因为我们将介绍您需要了解的有关此类工作计划的所有内容 - 从其优点和缺点到精心策划的提示，以帮助您成功实施混合工作计划。

什么是混合工作时间表？

混合工作计划是一种工作模式，允许员工远程和现场完成工作任务，通常在这两个选项之间交替。

通过结合两全其美，混合工作时间表为您的团队成员提供了在传统办公室环境中进行合作的选择，同时又不会放弃远程工作模式的灵活性。

四种类型的混合工作时间表

远程工作进入现场的那一刻，我们对工作地点和时间的看法都发生了变化。 我们将小隔间换成了家庭办公桌和咖啡馆，同时打破朝九晚五的工作模式，以实现更灵活的日程安排。

这种转变产生了不同的工作模式，这些模式既包括重新设计的工作场所的复杂性，也包括重新设计的工作时间表。

自然地，几种不同类型的混合工作时间表已经浮出水面，因此公司现在可以挑选出最适合其团队工作流程的模型。

类型#1：队列混合工作计划

如果您想避免将办公室变成过度拥挤的干扰源，那么群组混合工作计划可能是您和您的团队的解决方案。

队列工作时间表是一种精心构建的混合工作模式，专为希望根据预先安排的时间表安排办公时间的公司而设计。

这样，您可以：

• 安排不同部门在一周中的不同日子在办公室工作，或
• 每周制定一个新的办公室工作计划。

重要的是提前安排好计划，以便您的团队成员准确地知道他们预计何时进入办公室。

最适合：拥有一百多名员工的大公司

潜在缺点：缺乏员工灵活性

类型#2：灵活的混合工作时间表

灵活的混合工作计划与队列混合工作计划完全相反。 鼓励员工每隔一段时间在现场完成任务，但允许他们安排办公室工作时间表并选择何时在办公室工作。

最适合：员工人数少于 100 人的小型企业

潜在缺点：缺乏结构； 办公空间用完的风险

类型#3：远程优先混合工作计划

尽管这种混合工作计划模型有利于远程工作，但它也不能完全消除现场工作。

通常允许员工选择自己的工作环境。 对于希望不时改变工作环境或在没有预先安排的日程安排压力的情况下与团队会面的团队成员来说，这可能是一个很好的选择。

最适合：在全球运营的企业或希望保留本地选项的公司

潜在的缺点：缺乏面对面的参与

类型#4：办公室优先的混合工作时间表

如果您的团队通常需要亲自到场或亲自协作，但您仍想让他们不时在家工作，那么办公室优先的混合工作时间表可能是您的最佳选择。

尽管他们的工作时间可能很灵活，但员工通常每月只有有限的天数可以远程工作。

最适合：主要在现场经营的企业

潜在缺点：员工灵活性有限

混合工作计划的优势

通过将远程工作的灵活性与亲自协作的选项相结合，混合工作结合了两种工作模式的公平份额。

无论您选择实施何种混合工作计划模型，我们都选出了您应该立即发现的 3 个优势。

优势一：改善工作与生活的平衡

随着对工作的全新看法也改变了对工作之外的生活的看法。 因此，高达 61% 的美国员工似乎准备换工作以更好地平衡工作与生活，这不足为奇。

然而，混合工作时间表通过促进灵活性和选择来适应这种转变的工作视角的需求。

通过允许员工偶尔在任何地方工作，混合工作时间表可以帮助他们减轻压力，并在办公时间轻松安排下班活动。 对于在切换到远程环境后告别日常通勤的员工来说，这种情况尤其常见。

优势 2：访问全球人才库

与远程日程表类似，混合工作日程表允许企业扩大招聘范围并从世界各地招聘人才。

有了一个经过深思熟虑的混合工作计划，允许足够的灵活性，公司可以很容易地接触和雇用最合格的人。

对于希望在人才短缺严重的领域（如 IT 行业）招聘的公司来说，在全球范围内寻找员工的选项也被证明是有益的。

优势#3：高效协作的空间

从传统办公环境过渡到混合工作模式为公司留下了充分利用这两种工作环境的空间。

在特定日期在办公室工作的员工可以利用这些时间进行富有成效的协作，而不是花费他们的办公时间来避免分心。

这样，每月会议、头脑风暴和团队签到等会议都可以在现场时间举行——将远程时间专门留给需要无干扰环境的个人工作和任务。

混合工作计划的缺点

与其优势类似，混合工作时间表的缺点源于它与传统的朝九晚五的时间表和远程工作模式的联系。

但是，如果您即将开始领导混合团队，通过调查您可能面临的 3 个最常见的不利因素，您会增加避开这些不利因素的机会。

缺点#1：倦怠风险较高

尽管混合工作时间表可以帮助实现完美的工作与生活平衡，但只要桌面上有灵活性，也总是存在过度工作的风险。

如果没有明确的界限和脱离工作的规则，员工通常会工作更长的时间，最终会不知所措和筋疲力尽。

同样，如果您决定切换到混合工作模式而不相应地调整您的业务工作流程，您的团队最终可能会日复一日地燃烧午夜蜡烛。

为避免混合团队的压力水平过高，请引入明确的混合工作政策并设定明确的期望和关键绩效指标，而不是增加过度工作的压力。

缺点#2：工作场所的不平等加剧

管理混合团队存在根据员工偏好的工作地点偏爱某些员工的风险。

这种现象称为邻近偏差。 尽管几个世纪以来它已经帮助人类挑选出最安全、最熟悉的选择，但它可能会导致无意识的偏袒和工作场所晋升机会的不平等。

因此，经理们并没有为员工提供平等的晋升机会，而是倾向于为在办公室工作的员工提供晋升机会，因为他们经常见到他们。

为了避免特权在场所工作的员工而排斥在家工作的员工，您需要找到一种方法来弥合距离差距并让每个人都有平等的机会取得成功。

如果您管理一个混合团队，请首先选择正确的工具，使您能够与每个人保持联系。 此外，请确保每个团队成员都可以访问所有相关信息，无论他们的工作地点在哪里。

劣势#3：网络安全风险增加

一旦组织转向混合，他们就会面临潜在的数据安全漏洞，因为他们的团队需要在办公室外工作时处理公司数据。

尽管如此，还是有一些方法可以防止您的公司发生数据事件。 它们涉及：

• 制定处理和访问公司场所以外信息的详细程序，以及
• 实施确保数据安全的软件解决方案。

如果您和您的团队最近才决定改用混合工作时间表，请确保您已：

• 确保每个人都有安全的互联网连接，
• 引入防火墙和/或 VPN，以及
• 对机密信息的访问受限。

实施混合工作计划的 6 个技巧

尽管切换到混合工作计划是一个需要详细和长期计划和准备的过程，但有一些方法可以跳过几个步骤。

我们列出了 6 个提示，为您成功实施混合工作计划铺平道路。

提示 #1：设置混合工作基本规则

如果您想确保您的工作流程保持与办公日相同的透明度和效率，您需要事先建立明确的流程和程序。

尽管混合工作程序可能会因公司的规模和日常运营而有所不同，但您应该立即尝试制定一些通用的基本规则：

• 首先确定在办公室外工作需要满足的确切条件。 由于工作性质，您的一些员工可能需要留在现场，因此请明确切换到远程环境的标准。
• 制定详细的混合工作时间表，说明预计员工何时到达现场。 无论是入职、一对一会议还是团队建设活动，员工都需要明确管理层对其工作环境的期望。
• 传达有关员工工作时间的规则。 如果您决定引入灵活的工作时间表，请确保您已经指定了所有员工在远程工作时都应该在线的核心时间。

提示＃2：仔细选择你的工具

无论您的员工更喜欢在办公室工作，还是您引入了远程优先的混合工作时间表，尽管有物理距离，每个人都应该能够有效地协作。

首先选择一个可靠的团队聊天应用程序，它可以让您和您的同事保持高效的工作流程，让您：

• 分享文件，
• 进行快速视频通话，然后
• 甚至存储数据。

为了提高工作流程的透明度，您可以引入一个时间跟踪应用程序，让您和您的团队可以可视化任务进度并随时掌握同事的工作效率。

不要忘记留出足够的时间来测试您打算引入团队混合工作流程的每个应用程序。 这样，在正式切换到混合工作计划之前，您将确保一切正常运行。

提示＃3：考虑生产力评估

当团队改变他们的工作环境时，管理人员往往难以评估每个员工在变化的条件下的生产力水平。 如果没有能力瞥一眼员工的办公桌，他们甚至可能成为微观管理的牺牲品。

为避免加剧团队成员的压力，请尝试从一开始就设定明确的期望和透明的生产力评估系统。

与其关注发送的电子邮件数量或花费在会议上的时间，不如尝试以下方法：

• 分析最终结果，
• 鼓励将较大的项目分解为较小的可衡量目标，并
• 定义明确的 KPI。

您还可以使用可以帮助您分配任务并跟踪其进度的项目调度软件。

不过，请记住，无论您如何谨慎地处理构建生产力评估系统的过程，您永远无法为每个部门使用相同的指标。

有时，您会查看一些已完成的交易，而其他时候，员工效率的指标将是他们的创新水平。

提示＃4：让办公室符合您的意图

无论员工在切换到混​​合工作时间表后在办公室工作了多少小时，都必须将这段时间计算在内。

在设置办公室日程之前，请考虑一下您希望团队何时以及为何进入办公室。 您想将这段时间用于社交和团队凝聚力，还是将办公时间保留用于完成任务？

无论您选择哪个选项，都要考虑一下工作环境如何与您充分利用办公时间的意图相匹配。

如果您想鼓励团队互动和协作，请考虑重新组织办公室以尽可能多地留出开放空间。 这样，您将为员工提供自然社交和相互合作的条件。

如果您想确保员工高效地度过他们的工作时间，请尽量减少分心，并为他们提供一个拥有充足自然光线的安静空间——以提高他们的情绪和生产力。

提示 #5：与您的团队保持联系

决定实施混合工作计划后，您需要优化组织的运营、工具和工作时间。 但是，您还需要调整自己的日程安排，并为与团队的实时沟通腾出空间。

由于涉及的物理距离，团队沟通需要更加深思熟虑 - 因此请务必说出您的工作时间和可用性。

为您的团队提供访问日历的选项，并鼓励他们不时与您安排会议。

通过这种方式，您不仅可以让每个团队成员全神贯注，而且您还将有机会：

• 接收有关您的新工作时间表的第一手反馈，
• 倾听员工的担忧，以及
• 在安排他们的任务时进行适当的调整。

提示＃6：一次服用一天

在正式制定混合工作计划之前，从小处着手，为适应期腾出空间，以确保一切按计划进行。

如果您的同事现在已经完全远程工作了一段时间，并且您想切换到办公室优先的混合时间表，请首先邀请他们每周进入办公室一次。

对于即将切换到远程优先混合时间表的现场工作人员来说也是如此——因为人类是有习惯的生物。

事实上，科学已经证明，人类的行为与他们的物理环境密切相关。 因此，如果您推动员工突然改变他们的工作环境，您可能会注意到生产力显着下降。

为避免这种情况对您组织的工作流程造成严重破坏，请逐步引入新的工作时间表 - 并尝试了解它是否一开始就不像发条一样运作。

总结：设置混合工作时间表是一项团队工作

您可能已经注意到，实施混合工作计划远非一个人的工作。

要使混合模型发挥作用，您需要考虑团队的习惯，并鼓励他们在此过程中表达自己的意见和顾虑。

您还需要：

• 选择一组适合您新制定的时间表的工具，
• 考虑您组织的混合工作指南，以及
• 准备好随时进行更改，无论您对过渡的计划有多好。

请记住，您在此过程中遇到的错误可以帮助您调整新的工作计划——您将快速建立您的混合团队以取得成功。

️ 您的团队是否已经切换到混合工作时间表？ 您在此过程中遇到了哪些挑战？ 请通过 [email protected] 告诉我们，我们可能会将您的经验包含在我们未来的一篇或一篇文章中。 而且，如果您喜欢这篇博文，请与您认为有兴趣阅读的人分享。