HubSpot：符合 HIPAA 的 CRM 软件

已发表: 2024-06-08

HubSpot 本周发布了一项开创性的公告！

HubSpot 的企业客户现在可以在 HubSpot 中安全地存储受保护的个人健康信息 (PHI)，并根据 HIPAA 法规管理其门户。

在此之前，我们先介绍一些有关什么是 HIPAA 及其重要性的信息。

了解 HIPAA 合规性

什么是 HIPAA 合规性？

健康保险流通与责任法案 (HIPAA) 于 1996 年颁布，旨在提高医疗保健系统的效率和有效性。 HIPAA 的主要目的是保护敏感的患者信息在未经患者同意或不知情的情况下不被泄露。 本联邦法律适用于处理受保护健康信息 (PHI) 的任何组织。

HIPAA 法规的关键组成部分

HIPAA 由几条规则组成，这些规则设定了保护 PHI 的标准。 以下是关键组件：

  1. 隐私规则：
    隐私规则制定了保护人们的医疗记录和个人健康信息的规则。 它会影响健康计划、医疗保健票据交换所和进行某些电子交易的医疗保健提供者。 组织需要采取措施来确保这些信息的安全和健全，同时患者可以对其健康信息有发言权，例如获取其记录的副本并要求进行任何更正。

  2. 安全规则：
    安全规则制定了确保电子受保护健康信息 (ePHI) 安全的规则。 这涵盖了由所涵盖的实体制作、接收、使用或保存的 ePHI，与隐私规则的做法类似，但重点是保护电子信息。 组织需要采取适当的管理、物理和技术保护措施来保护 ePHI。 这包括设置访问控制、加密数据和定期进行安全检查。

  3. 违规通知规则：
    违规通知规则规定，如果发生不安全的受保护健康信息 (PHI) 泄露，相关团体必须通知受影响的人、卫生部长，有时甚至通知媒体。 主要组织及其合作伙伴都必须遵循这些警报的特定步骤和时间安排，确保在数据泄露时每个人都能快速了解情况。

HIPAA 合规性的重要性

HIPAA 合规性至关重要，原因如下：

  1. 保护患者隐私：确保遵守 HIPAA 有助于保护患者的敏感健康信息免遭未经授权的访问和泄露。 这在患者和医疗保健提供者之间建立了信任，营造了一个更加安全和保密的环境。

  2. 法律义务：不遵守 HIPAA 可能会导致重大法律后果，包括巨额罚款和处罚。 每次违规罚款金额从 100 美元到 50,000 美元不等，重复违规的每年最高罚款额为 150 万美元。

  3. 声誉管理：数据泄露可能会严重损害医疗机构的声誉。 通过遵守 HIPAA 法规，组织可以展示其对保护患者信息的承诺，这可以提高其可信度和声誉。

  4. 运营效率：实施 HIPAA 所需的保护措施通常会改进数据管理实践。 这可以提高运营效率并降低数据泄露的风险，最终改善患者护理和服务交付。

  5. 患者信任和参与：当患者知道他们的信息受到严格法规的保护时，他们更有可能与医疗保健提供者充分互动。 这可以带来更好的患者治疗效果和满意度。


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为什么您需要符合 HIPAA 的 CRM 软件？

虽然 HIPAA 合规性通常与医疗保健相关，但它对于其他行业（例如金融、保险和任何处理敏感信息的部门）也至关重要。 符合 HIPAA 的 CRM 解决了这些行业的组织面临的几个关键问题：

1. 复杂的合规流程

组织面临的最大挑战之一是经历复杂的合规流程，无论是 HIPAA、GDPR 还是其他数据保护法。 符合 HIPAA 的 CRM 通过将必要的安全功能和协议直接集成到系统中来简化此流程。 这减轻了组织手动实施和监控合规性措施的负担，使他们能够更加专注于核心运营。

2. 弥合分散的团队

组织通常与多个部门和团队合作，导致沟通差距和数据孤岛。 CRM 合规性通过提供一个集中平台来确保更好的协作，所有团队成员都可以安全地访问和共享敏感信息。 这可以确保每个人都在同一页面上，并且可以更有效地合作。

3. 提升客户体验

脱节的客户体验会削弱信任和满意度。 符合 HIPAA 的 CRM 可确保交互一致、个性化且安全。 通过全面了解客户历史记录和偏好，组织可以提供无缝且量身定制的体验。

4. 抓住增长机会

未能利用 CRM 系统的组织可能会错失重要的增长机会。 CRM 合规性不仅有助于维持法规合规性，还提供洞察和分析来推动战略决策。 这可以改善服务产品、保留客户并促进整体增长。

增长动力包括：

  • 数据驱动的见解有助于做出更好的决策
  • 识别趋势和客户需求
  • 加强营销和外展工作

5. 降低数据泄露风险

数据泄露可能会造成严重后果，包括经济处罚和失去信任。 符合 HIPAA 要求的 CRM 通过整合旨在保护敏感信息的强大安全措施来最大限度地降低这种风险。

6. 简化运营

符合 HIPAA 的 CRM 简化了各种管理任务，减少了员工的工作量并提高了运营效率。 通过自动化日常流程并确保安全的数据处理，组织可以将更多时间投入到增值活动中。

效率提升包括：

  • 工作流程自动化
  • 集中数据管理
  • 与其他系统集成

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HubSpot 是否符合 HIPAA 要求？

随着各行业的企业越来越依赖客户关系管理 (CRM) 系统来管理敏感信息，这些系统长期以来一直需要遵守 HIPAA 等监管标准。 HubSpot 在确保其平台满足 HIPAA 的严格要求方面取得了重大进展，使其成为处理受保护健康信息 (PHI) 的组织的可行选择。

打开受 HIPAA 保护的敏感数据

HubSpot 现在提供专用设置来支持受 HIPAA 保护的数据的存储和管理。 要启用这些功能，用户必须在其 HubSpot 帐户中打开敏感数据设置：

  1. 导航设置：在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的设置图标。
  2. 隐私和同意：在左侧边栏菜单中，导航到隐私和同意，然后单击配置敏感数据设置。
  3. 选择 HIPAA 类别：在右侧面板中，选中复选框以指定敏感数据的类别，包括健康/医疗数据。 此外，请确认您是受 HIPAA 保护的实体或业务伙伴。
  4. 接受条款：阅读并接受敏感数据测试条款和业务伙伴协议 (BAA)。
  5. 创建属性：启用敏感数据设置后，创建专门标记用于存储 PHI 的属性。 这些属性提供了额外的安全层，并且只能由超级管理员修改。



存储受 HIPAA 保护的数据

启用 HIPAA 敏感数据设置后，您可以创建自定义属性来安全地存储和管理 PHI：

  1. 创建属性：导航到设置菜单中的“属性”，然后单击“创建属性”。
  2. 指定为敏感：在属性创建期间，将属性标记为敏感并指定它将存储 PHI。 仔细选择访问权限，要么允许所有人，要么仅限超级管理员。
  3. 安全附件：上传具有附加加密层的附件，确保包含 PHI 的文件在 HubSpot 的数据库中受到保护。



HubSpot 符合 HIPAA 的优势

HubSpot 对 HIPAA 合规性的承诺为处理敏感数据的组织提供了多种好处：

  1. 增强的安全性：HubSpot 强大的安全措施，包括数据加密和基于角色的访问控制，可确保 PHI 免受未经授权的访问和破坏。

  2. 全面合规性：通过启用 HIPAA 敏感数据设置并接受 BAA，组织可以放心地使用 HubSpot，同时履行其监管义务。

  3. 简化运营：通过将所有敏感数据集中在一个安全平台中，团队可以更有效地协作并简化运营，而不会影响安全性。

  4. 更好的数据管理：专为 PHI 设计的自定义属性有助于有效地组织和管理敏感数据，确保授权人员始终可以使用关键信息。



HubSpot 推出 HIPAA 敏感数据工具标志着需要严格数据保护措施的行业的重大进步。 通过启用 HIPAA 合规性的特定设置、创建安全属性并利用 HubSpot 的全面安全功能，组织可以放心地管理其敏感信息。 这一发展不仅确保了监管合规性，还提高了业务运营的整体安全性和效率。