如何给客户写道歉邮件

不要害怕犯错误，害怕不承认错误。 人不是完美的，错误总是会发生的。 即使在完美的营销团队中。 对于企业来说，使用道歉电子邮件样本并知道如何撰写正式的道歉信以改善客户在项目中的体验至关重要。 凯瑞商学院的数据显示， 37%的失望客户对错误的回报感到满意。 此外，如果品牌在信用的基础上道歉，满意度会提高到 74%。 那么，道歉信怎么写呢？ 但问题是如何抓住这一刻并向客户表示抱歉，以使用道歉电子邮件和道歉电子邮件模板恢复他们的忠诚度。 阅读该系列中有关电子邮件活动类型的另一篇文章以找到答案。

什么是道歉邮件

糟糕的电子邮件是为搞砸而道歉的信件。 如果一个品牌犯了错误，它应该向客户发送一封道歉电子邮件。

例如，网站坏了，有一段时间不能工作。 您的客户无法购买。 解决问题后，公司应发送这样一封道歉电子邮件： 给客户的搞笑道歉邮件

如何写一封道歉邮件的主题行

主题行是时事通讯的面孔，它应该是完美的。 在 oops 电子邮件中，你会给予一朵小玫瑰来获得宽恕。 我们收集了关于如何为您的客户写一封正式道歉信的主题的前 5 个变体。

道歉电子邮件主题行示例

1. “糟糕 ─ 链接不正确”一个品牌说出了真正的错误，客户看到了发送电子邮件的原因。 收件人将阅读带有此类道歉电子邮件主题行的道歉电子邮件，因为他们想知道正确的链接。
2. “更正版”这样的表述让收件人知道，在道歉通讯中他们会得到正确的信息。
3. “我们真的很抱歉”这个主题行让我们知道公司道歉。 该公式是如此甜蜜和友好，并且很可能大多数客户都希望打开并阅读 oops 电子邮件。
4. “我们公司非常抱歉，因为提供了错误的信息” Brand 请求原谅，并说它犯了什么错误。
5. “由于网站的技术问题，衷心道歉”含义相同，但表述不同。 无论如何，这两种变体听起来都真诚而愉快。

如何给您的客户写一封正式的道歉电子邮件通讯

麻烦可能会发生，您的客户可能会卷入这种情况。 如果客户对您的产品有不好的体验，您的任务是通过电子邮件道歉并将他们的信任归还给品牌。 在这里，您会找到一些神奇的词语、想法和糟糕的电子邮件示例，用于为错误创建道歉信样本，这将打破僵局。 与我们一起掌握品牌道歉的艺术。

移情

很明显，哎呀时事通讯不应该没有感情。 如果有人请求你原谅，你希望他们理解你。 这很重要，因为在电子邮件道歉中说“我很抱歉”是可以理解的，但如果没有同情，你的话就没有任何意义。 第一步是站在客户的角度去理解：

• 因为你的错误，他们有什么问题？
• 它持续了多久？
• 他们是否失去了对品牌的金钱或信任？

如果你说一个具体的问题，客户会看到你理解他/她的痛苦电子邮件应该有的关键字：

• 我明白这对您的工作过程有多么重要。
• 我想你对这个错误有多么失望。
• 如果我是你，我会像你一样感到沮丧。

向客户致歉的电子邮件中有一些同情的注释。 它有真诚的话语和补偿。

主动

在给客户的道歉信中尽快回复。 与客户投诉回复电子邮件相反，道歉应该是您的主动。 想象一下，客户收到了有缺陷的产品，或者您的软件崩溃了。 然而，客户并没有发出正式的投诉——他们可能只是决定不再向您购买或明年不更新合同等。然后，由您向他们发送一封道歉信给客户会引起共鸣并将情况改变到最好的状态。

说“对不起！”

没想到吧？ 但是有一个重要的细节：您应该通过公司道歉信为痛苦道歉，而不是为错误道歉。 说你很抱歉，因为你的客户会遇到问题。 不要试图为自己辩解。 这意味着您不会感到内疚，并希望使用电子邮件向客户道歉以证明自己是无辜的。 你的客户不会欣赏它。 他们认为你对他们不真诚。 电子邮件中最诚挚的道歉是表达对客户的关心和提高品牌信任度的最佳方式。

伦敦团队的链接请求宽恕并解释发生这种情况的原因。

认清错误

不要害怕接受你或团队在道歉邮件中搞砸了。 想想客户和错误对品牌的影响。 对这个问题负责是很重要的，不管它是否严重。 说“我错了！” 首先向自己展示并承认它，然后将其展示给客户。 更重要的一件事是不要把责任推给员工。 “这个错误的发生是因为我们的经理约翰忘记给你发邮件了。 对不起。 放心，我们已经惩罚了他！” 这样的道歉信样本很糟糕，可以作为您避免错误的样本。 想象一下当你拜访朋友并且他们开始打架时的情况。 你会感到尴尬。 客户也是如此，而且充其量也是如此。 看起来你不是一个有责任心的人，不尊重别人。 接受现状并开始按照我们的建议行事。 客户会看到一个活生生的人，而不是一个坚强的人，甚至穿着燕尾服睡觉，忽略了别人的感受。 你的客户会欣赏你真诚的话语并原谅你所犯的错误。

代表

如果您收到他们对错误致客户的道歉信的反馈，请务必通知用户/客户，并在需要时将其重定向到正确的部门。 如果您无法立即解决问题，请让您的客户知道您收到了一封电子邮件，并且客户的问题将由负责所发生事件的主管人员处理。 一旦电子邮件被重定向到相应的部门，也欢迎您尽快以正式通知正式道歉的方式通知客户。

此外，如果您还没有经历过此类案例并且需要为您的主题行想法提供视觉支持，请随时在您的实践中使用客户道歉信样本。

解释问题

如果发生错误，客户需要一个明确的解释。 他们处于压力之下，为了让他们平静下来，你应该说出原因。 如果是技术问题，就说出来，如果是因为你的错，也说出来。 一个糟糕的电子邮件示例： “我们很抱歉在凌晨 3 点发送电子邮件我们昨天收到了很多时事通讯，因为我们准备了新活动，应该通知客户。 我们只是混淆了字母。 原谅我们这个错误！” 花点时间写一封电子邮件。 它显示了客户对您的重要性。 一些营销人员犯了一个错误：他们不会给出解释，而是给出一个借口清单。 如何正确写一封道歉邮件？ 想象一下，您无法回答客户。 他们很失望，想离开你。 你的任务是解释恢复客户信任的情况。 你的问题清单应该是这样的：

• 我们没有回答客户，为什么？
• 因为我们很忙，为什么？
• 因为我们缺乏自由人，为什么？
• 因为我们像往常一样有更多的工作，为什么？
• 因为我们正在为一个新的特别活动做准备！

不要浪费客户的时间并准确而简短地解释它。

该公司简要解释了这个问题，并要求提供建议，他们可以如何改进向客户发送的道歉电子邮件。

解决这个问题

如果不只是言语，道歉是值得的。 客户不仅需要真诚的言语，还需要行动和消除问题。 在说你很抱歉、认识到错误、解释问题之后，给出你的团队为解决问题而采取的行动计划。 错误的最佳时间是删除它。

从这封道歉电子邮件中，可以清楚地看出问题已经消除，但公司没有说明他们为此做了什么。

承认客户的损失

我们都是人类，都会犯错误：电子邮件无法发送，服务可能会下降，雇主可能会度过糟糕的日子。 当您的错误带来严重问题时，客户的理解就会停止。 如果发生这种情况，您应该注意情况的范围。 在 oops 电子邮件中说明错误如何影响客户的业务。 通过这样做，您的道歉会更加真诚，因为您表达了对客户将遭受的巨大伤害的理解。

FilterEasy 表达了对客户所遭受损害的理解，并在电子邮件中为此道歉。

分享你的行动计划

提供您将采取的后续步骤，以防止将来出现错误。 您想让客户独自处理您的问题吗？ 如果不是，请说明公司将采取哪些措施来修复它。 客户应该需要看到您关心他们并准备好纠正这种情况。 创建步骤并向客户解释可以改善关系并提高对品牌的忠诚度。 用户会看到您担心问题并准备更改它。

客户从道歉电子邮件中知道他们应该采取的行动，但没有解释公司做了什么。

送一颗糖

对于许多人来说，道歉而不给予回报毫无意义。 您可能会注意到，在上面的每封电子邮件示例中都是这个“甜蜜的抱歉糖果”。 带有折扣或促销代码的特别优惠。 它有几个积极的方面：用户将获得补偿，进行购买，并长期保持您的忠实客户。 很多品牌都有这样的做法：

一些好的 oops 电子邮件示例。

之后联系

等待一周发送道歉电子邮件并再次与用户联系。 假设您已尽一切努力避免重蹈覆辙。 问问你还能为他们做些什么。 将客户的反馈添加到品牌发展战略中。 他们感谢您对他们的意见感兴趣。

该品牌提出了一个直截了当的问题，并通过致客户的道歉信激发用户的反馈。

以您的品牌风格书写

这是一封道歉邮件，而不是中世纪的文凭。 如果品牌的声音是友好的，那么也将其保存在 oops 电子邮件中。 客户必须识别您公司的时事通讯，因为他们在没有看到他/她的情况下识别出最喜欢的歌手的声音。

道歉邮件和以前一样是猫式的。

在正确的时间在正确的地方

例如，根据 Statista 的研究，电子商务中的平均客户满意度约为 82%。 嗯，这看起来是一个不错的结果，但实际上，这意味着 100 个客户中约有 18 个对您的服务不满意。 首先要考虑的是一封客户的道歉信。 在大多数情况下，一封真诚的道歉电子邮件，在正确的时间发送，会有所作为。 想想道歉邮件的时间。 这完全取决于您吸引订阅者的原因。 再次，寻找一封致客户的道歉信样本，以尝试支持您的客户。

解释自己

例如，您的客户已经对问题不满意，所以不要让他们等待您给客户的商业道歉信。 总是，当你道歉时要提醒问题。 您的客户应该知道原因。 但要保持谨慎：不要因为任何事情责怪任何人或公司。 首先，客户对此不感兴趣。 其次，他们只想知道您已收到问题通知并正在努力解决问题。 一般来说，不要在给客户的专业道歉信中轻率行事，这会立即破坏您在客户眼中的声誉。 此外，如果您提供及时的响应，您甚至可以触发客户帮助高效及时地解决问题。 或者——以慷慨的借口自费购买任何东西。 一个很好的哎呀电子邮件：

解释原因

如果出现您无法控制的问题，请务必向您的用户道歉：系统崩溃或技术问题，无论这可能对客户造成了多么严重的影响。 人们信任您，而您无法提供适当水平的服务——他们就是这么想的。 他们不知道或不在乎原因是什么。 事实就是事实。 这就是在这种情况下向客户道歉的方法：

• 数据泄露

问题通知最好通过您的商业道歉电子邮件发送。 最好立即发送电子邮件。 网站用户应该知道问题不在他们这边。 如果您可以让他们知道如果数据损坏或泄漏或站点何时可以重新上线等时该怎么办，那将是很棒的。并承诺之后让用户知道修复。 不要在这里为字母设计而烦恼。 纯文本就可以了：

• 网站崩溃

最好在您的下一封道歉信中发送一切正常的通知。 问题解决后，您也应该迅速通知您的用户。 跟进它们，就好像你用手拿着它们并走过你的整个生命周期。 但这一次，需要一些时间来设计一些特别的东西。 它消遣和娱乐，提供乐趣和解脱。 在这里，您应该再次表达您的遗憾，并为用户提供折扣以感谢他们的理解和耐心。 在这种情况下，这是一个很好的客户服务道歉信样本：

• 给客户的技术工作道歉信

通常，这或多或少是有计划的或出乎意料的，但仍然是可控的。 因此，有关确切日期和时间的信息可能会添加到为此类错误道歉的信件中。 如果您打算进行技术工作，您的网站可能只是被禁用。 当然，最好在晚上你的绝大多数用户不使用它但仍然使用它时执行此操作。 情况不同。 在第 X 天前几天发送您的错误道歉信，并将相关文本添加到您的网站，设置重定向或错误 404 页面。 以下是一些在这种情况下带有良好文本示例的客户道歉信示例： 给客户的道歉信的另一个例子是： 如您所见，有成千上万的 oops 电子邮件示例和文本变体，您可以在富有成效的客户支持工作中使用。 天空是极限！

• 为重新发送相同的触发电子邮件道歉

这里没有关于如何发送道歉电子邮件的严格时间指南。 但最好等一两个小时让用户喘口气。 当人们在短时间内收到多封相同的电子邮件或一封致客户的道歉电子邮件时，他们可能会生气，并且可能会在没有阅读的情况下错误地将您的电子邮件道歉发送到垃圾箱。 另一个重要的一点：停止脚本，修复错误，然后在向客户致歉信中恢复脚本，以解决错误、站点错误、故障或任何原因：

道歉图片：如何说“对不起”而不可悲

我们为客户分析了 100 封 oops 电子邮件，并收集了关于什么样的道歉图片可以接受的提示。 让我们从这样一个事实开始，即有这么多品牌发送没有图片的遗憾时事通讯。

一封没有图片的糟糕电子邮件。

在我们看来，它既不有效也不乏味。 此外，图像会影响情绪感知。 精心设计的这些电子邮件模型可以增强客户原谅您的愿望。 抓住我们的图像图表进行道歉。

1. 我们的第一个提示─不要使用谷歌图片。 首先，您可以遇到某人的作者身份图像并获得传票。 此外，每个人都使用这些照片。 您的 oops 时事通讯应该有以前没有人见过的独特图片。
   

   
   在这个道歉时事通讯品牌不使用谷歌图片，它使用专门为公司拍摄的照片。

2. 不要使用这么多的猫、狗和其他可爱的动物。 你请求宽恕，而不是施舍。 如果你卖动物的东西或者当它被用来不引起怜悯时，它可能是恰当的。

   这封电子邮件中的猫很可爱，但没有任何意义。 如果不阅读文本，客户将无法理解时事通讯的目的。 在这种情况下，狗的形象看起来不错，因为商店出售宠物营养品。

3. 不要忘记品牌图标。 客户的收件箱中有数千封糟糕的电子邮件。 他们应该识别您的品牌图标，而品牌图标充其量只能做到这一点。

   

4. 使用代表公司工作范围的图像。 例如，您有一家咖啡店，您的订阅者每周会收到一次关于咖啡的有趣事实。 在其中一封电子邮件中，您的信息有误。 在道歉通讯中，您可以使用一杯咖啡的照片或类似的东西。 记住第一个提示。

   这是美容产品商店的糟糕电子邮件。 该公司使用模特的照片，头发和妆容都很好。 此外，它不会忘记徽标。

5. 最后一条一般规则──不要使用太亮和不同的颜色。 在道歉时事通讯中，这个问题更大，因为公司想通过颜色或生动的图片来关注并做到这一点，这会引起失明的愿望。

   

由于文本和背景颜色不兼容，电子邮件难以阅读。

如何给客户写道歉信各种场景

对于您在处理各种客户/系统问题时可能遇到的每种情况，我们都为客户模板提供了一封道歉信。 使用它们为错误道歉电子邮件会更容易和更有效，因为它可以节省您的时间和其他资源。 所以，我们开始：

1. 致客户严重错误的道歉信，发送给个别客户；
2. 为个别客户的小错误道歉；
3. 因严重错误向客户多次道歉；
4. 场景示例为向客户或多个客户致小错误致歉信。

这就是当一些问题发生时如何在电子邮件中为各种最常见的情况道歉的方法。 请记住，写一封道歉电子邮件应该有道歉的语气，适当的主题行。 在针对小错误的道歉电子邮件中，这可能是厚颜无耻和有趣的，但可能不适合您的品牌。 请务必修改语气以匹配您公司的声音，并掌握客户对电子邮件道歉的心情。 不要感到激烈，因为您需要与客户保持密切联系。 在您的道歉电子邮件中提供最好的支持。 即使事情出现最严重的问题，也不要绝望并尝试抓住机会通过多个渠道与您的客户互动，即使是通过使用原子电子邮件营销工具向客户致歉的电子邮件，也可以很好地集成到您的客户参与平台中。 向客户应用道歉信样本，以加快和优化您的工作。

关于如何写道歉邮件的结论

错误发生。 这是每个公司的典型情况。 客户对品牌的信任取决于您的“对不起”听起来如何。 记住我们的提示：

• 不要试图为自己辩解并责怪他人；
• 解释问题并解决；
• 稍后寻求反馈。

如果您将客户的舒适度和积极体验放在首位，请确保他们原谅您的小错误。