如何撰写完美的商务电子邮件？ （流程和提示）
已发表: 2022-09-19电子邮件已成为您日常个人和职业生活中不可避免的一部分。
如果您考虑一下，每天都会收到一封电子邮件。 研究甚至表明，普通人每天会收到超过 100 封电子邮件！
每天有超过 40 亿人使用电子邮件，可以肯定地说，电子邮件是沟通的重要组成部分。 是的，即使涉及到业务！ 世界上几乎每家企业都需要发送电子邮件与团队成员、客户、潜在客户、合作伙伴、供应商等进行沟通。
给朋友或家人写一封电子邮件对你来说可能很容易。 但是，根据具体情况，给客户或老板写一封商务电子邮件可能会让人感到有点害怕。 一个错误的单词或句子可能会导致误解。
因此，如果您正在寻找编写完美的商务电子邮件，那么这里就是您的最佳选择！ 在这篇博文中，我们将引导您逐步完成编写有效商务电子邮件的过程，并帮助您改善整体商务沟通！
你准备好开始了吗？ 然后直接跳进去！
什么是企业电子邮件？
商务电子邮件只是特定组织或公司使用的电子邮件。 它是员工、客户、利益相关者、订阅者和其他外部组织的重要沟通工具。
通常，商务电子邮件清晰、简洁且目的明确。 他们的目标是告知、参与和激励读者。 商务电子邮件主要用于营销产品、支持客户、管理投诉、共享更新和信息等。 简而言之，它是一个组织的沟通命脉。
典型的商务电子邮件包括五个核心部分：
- 主题行
- 正式问候
- 电子邮件正文
- 结束语/签字
- 签名
遵循上述电子邮件写作格式将帮助您在几分钟内快速有效地构建和编写商务电子邮件。
既然您知道什么是商务电子邮件，那么让我们来看看如何制作一个！
如何撰写专业的商务电子邮件？ （脚步）
1.了解你的听众
在开始编写商务电子邮件之前，您需要做的第一件事就是了解您的受众。 你如何写你的电子邮件完全取决于你为谁写信。 所以你需要问问自己——我的听众是谁？
你的听众将决定你的电子邮件的一切，从它的语气到它的内容。 因此，请务必对您的电子邮件的读者、他们的背景、知识以及任何能让您了解他们是谁的东西进行适当的研究。 这样做也将帮助您向他们写一封更具吸引力的电子邮件。
2.包括一个主题行
不可否认，一个主题行说了很多。 毕竟，这几乎是您的读者在打开您的企业电子邮件之前会看到的第一件事。 因此，他们是否决定打开您的电子邮件完全取决于您的主题行是什么以及它是如何编写的。
确保您的商务电子邮件的主题行简单、具体、清晰且引人注目。 它必须包含关键字，这些关键字将简要总结和传达您的信息内容。
3.从问候开始
每封电子邮件都必须以问候语开头。 它应该清晰、简洁和正式。 根据您发送的消息的上下文，您可以选择专门用他们的名字来称呼某人。 但是，如果您将姓名发送给未指定的人，有时您不会提及姓名。
您可以在商务电子邮件中包含的一些最常见的问候示例是问候、早上好、下午好、晚上好，或者只是亲爱的博士/先生/小姐/夫人等。
4.包括一个短暂的愉快
接下来你应该做的是用简短的寒暄来开始你的商务电子邮件。 包括一条连接您和电子邮件收件人的开场白。
这可以包括一行谈论您如何与读者建立联系，以便提醒他们您的互动并了解您的电子邮件上下文。
例如——很高兴在最后一天的社交活动中见到你。
如果您从收件人那里收到了一些东西，那么您可以通过感谢他们提供建议或帮助或发送信息或内容来开始您的愉快。
例如：感谢您分享有关商业策略的文章。 它们非常有用，我感谢您为帮助我完成项目所花费的时间和精力。
如果您希望保持您的商务电子邮件通用，那么您可以简单地通过说类似的话来祝福他们——我希望你一切都好。
5.写邮件正文
现在是时候开始真正的交易了——电子邮件的正文。
您的电子邮件正文必须遵循称为“一件事规则”的电子邮件实践，并且只关注一项操作而不是多项操作。 当电子邮件中提到多个操作时，会造成混淆。 您应该始终只包含一件事，以便读者快速理解。
从一开始就定义电子邮件的目的。 对电子邮件的内容要具体和直接。
例如——这封电子邮件是指我们上周三举行的预算会议。 我根据预期费用和额外费用创建了一个粗略的预算大纲。 请提供您对预算的反馈。
您必须了解没有人喜欢长电子邮件。 您的电子邮件越长，您的读者阅读它们的机会就越低。 因此，请确保您用几句话写出简短的段落。 简单地说，保持简短甜美，简单。 您甚至可以添加编号列表或项目符号点，以便您的读者更容易理解。
6. 包括附加信息
有时，读者可能需要有关某些内容的附加信息，例如资源链接、任务和活动说明、示例等。因此，您必须在企业电子邮件中包含所有这些相关内容或详细信息。
7.写一个行动号召（CTA）
通常，发送商务电子邮件的主要目的是完成一项任务或行动。 所以在邮件的最后，你需要清楚地说明读者应该做什么。
确保您编写了特定的号召性用语或 CTA，以免造成混淆或误解，并且您的读者完全了解他们应该做什么。 这将使他们能够更有效地做出反应，并且您也将获得所需的结果。
8. 总结电子邮件
现在您几乎完成了商务电子邮件，剩下要做的就是用一个结构良好的结束行将其包裹起来。 您可以首先感谢您的读者以积极的态度结束电子邮件。
例如——感谢您的宝贵时间或感谢您的考虑，我期待您的回复/我希望很快收到您的来信。
最后，您可以使用结束语或短语来总结整个事情。 一些最常见和最合适的结束语包括“最好的问候/亲切的问候”、“真诚的问候”、“最好的祝愿”、“温暖”等。
9. 命名并提供联系信息
最后，在电子邮件末尾签署您的姓名，并在其下方提供您的联系信息。 如果是正式电子邮件，您可以提供您的全名，如果是非正式电子邮件，您可以只提供您的名字。 此外，包括您的联系信息，例如您的电话号码、地址或网站。
现在您已经了解了撰写商务电子邮件所涉及的步骤，以下是您在此过程中需要牢记的一些提示和技巧。 让我们来看看！
阅读更多：2022 年 9 种最佳电子邮件签名生成器工具
撰写专业商务电子邮件的提示
1. 使用正式的语气
您的商务电子邮件必须始终具有专业和正式的语气。 它应该是有礼貌的、直率的和自信的。 因此，请尽量避免使用任何形式的非正式语言、情感措辞、缩写或缩略语。 更不用说，使用完整的短语或句子显得更正式。
2.关注格式
电子邮件的问题在于，并非每个人都有时间仔细或彻底地阅读它们。 所以大多数人都会略过它。 因此，您必须确保您的电子邮件遵循无干扰且无缝的格式。
确保周围有足够的空白，使段落更短，包括项目符号和列表，并用标题和标题分解概念。 这将使您的读者可以轻松浏览电子邮件。
3.校对。 校对。 校对。
最后，没有一轮校对，任何一篇文章都是不完整的。 毕竟，犯错误和错误是人类的天性。 因此，请确保您的电子邮件没有语法错误、拼写错误、拼写错误、笨拙的句子结构、标点错误等等。 使用语法检查器或写作检查器软件来确保您的电子邮件是一流的！
……瞧——你们都准备好写一封商务电子邮件了！ 而且我们确信您渴望开始并以惊人的内容让您的观众惊叹不已。
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结论
商务电子邮件是实现业务目标的关键组成部分。 以正确的方式使用它们，您会看到它们为您的业务创造奇迹！
撰写商业电子邮件可能不是您的专业领域，但我们希望这篇博文为您改变了这一点！
现在，您剩下要做的就是去 elink，制作您的商务电子邮件，然后开始发送它们！ 快乐的电子邮件，伙计们！ 再见！
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