在家或办公室设置 VoIP 电话系统的 7 个简单步骤

越来越多的企业正在考虑转向 VoIP。
更便宜的月度账单和更高级的功能很有吸引力，但一些企业仍然犹豫不决。
他们认为硬件成本太高，或者设置一切将是一个耗时且具有挑战性的过程。
但是，如果您准备好并选择合适的提供商，您可以无缝过渡到云电话系统。
我们将准确地向您展示如何为您的企业设置 VoIP、降低前期成本并充分利用您的新 VoIP 电话系统。
逐步了解如何设置 VoIP 电话系统。

1. 测试您的网络和 Internet 连接
2. 投资正确的 VoIP 硬件
3. 查找具有正确功能的 VoIP 提供商
4. 如何获取商务电话号码
5. 设置您的 VoIP 电话系统
6. 测试您的新 VoIP 线路
7. 培训您的员工以充分利用 VoIP 功能

VoIP 电话系统有何不同？

在我们进入细节之前，我们需要确定是什么将互联网协议语音 ( VoIP ) 电话与模拟电话区分开来。
模拟电话通过专用固定电话直接与公共交换电话网络 (PSTN) 连接。 电话由当地电话公司提供便利，实际上需要直接连接到电话插孔。

IP 电话通过互联网通过 VoIP 提供商连接到电话网络。 它将音频转换为数据包并使用 Internet 协议 (IP) 传输它们。 然后，提供商的数据中心将信号转换为模拟信号并将它们传输到 PSTN。
由于SIP 电话不需要专用固定电话，因此使用 VoIP 更容易扩展办公室。 使用传统电话系统，要与多名员工共享电话服务，需要本地专用交换机 ( PBX )。

现在您知道什么是 VoIP，让我们讨论如何开始设置您的 VoIP 电话系统。 如果你学得更好。

1) 测试您的网络和 Internet 连接

您可能会担心VoIP 使用了多少带宽，但经验法则是每行大约 100 kbps 的上传和下载。
大多数互联网服务提供商现在在他们的商业计划中提供千兆速度。 因此，您当前的连接对于 VoIP 电话系统来说很可能足够快。 需要注意的是，某些家庭连接的上传速度要慢得多，例如某些 DSL 连接。
除了速度之外，影响 VoIP 通话质量的问题通常与连接的不稳定性有关。 抖动和丢包是要检查的两个指标。 首选有线互联网连接，如光纤或电缆。 微波和其他选项太不稳定。
而且您的网络硬件也可能成为瓶颈。 如果路由器或网络无法处理高峰流量，您可能会遇到断断续续的音频或其他问题，例如掉线。 Wi-Fi在大多数情况下都能正常工作，但有线连接总是更好。
进行VoIP 速度测试以对您的网络进行压力测试并识别潜在问题。 结果将使您很好地了解您的连接是否可以处理 VoIP 安装。
您还可以探索配置服务质量 (QoS) 以优先考虑 VoIP 数据包和数据。 这样，语音流量就被置于 YouTube 或 Netflix 等流量之上，从而确保减少延迟和丢包。

2) 投资正确的 VoIP 硬件

如果您已经拥有 VoIP 提供商，那么 VoIP 设置的下一步就是投资 VoIP 硬件。 由于 VoIP 在过去几年中已成为企业的标准，因此有很多尖端的选择。 观看下面的视频，快速了解启动和运行 VoIP 系统所需的设备类型。

如果您希望您的电话听起来很棒，您应该购买像 Polycom VVX601 这样的高端VoIP 桌面电话。 如果您只需要拨打和接听电话，那么这两款桌面电话也有更便宜的选择。
VoIP 耳机非常适合补充您的商务电话，因此您可以在通话时四处走动。 座席可以随时查看客户信息、与团队聊天或向 CRM 添加注释。

想要保留您的旧桌面电话吗？ 使用 VoIP 适配器

如果您想使用现有的办公电话设备，您仍然可以将其与 VoIP 一起使用。 使用模拟电话适配器 (ATA)，您可以切换到 VoIP 并保留所有模拟电话。 VoIP 适配器在电话和您的网络之间发挥作用，将模拟信号数字化。
由于您不更换任何设备，因此所有工作人员都已经知道如何使用电话。 你不需要培训你的员工。

使用软电话最大限度地降低硬件成本

另一种降低成本的方法是考虑使用商务电话应用程序而不是桌面电话。 这些应用程序也称为软电话。 您可以将软件电话下载到您的计算机或智能手机上。
因为 VoIP 使用互联网，所以您不需要专用硬件。 这样，您可以跳过办公室电话安装的一些步骤。
软件电话是一种软件或移动应用程序，可让您接听和拨打电话。 它像普通电话一样处理电话。 使用VoIP 服务，您可以拨打任何电话或移动网络上的号码。
使用桌面版 Nextiva 应用程序，您只需一个优质的 USB 或蓝牙耳机即可高效处理通话。 如果您使用的是笔记本电脑，则您已经准备好麦克风和扬声器，可以进行即时通话。 Nextiva 应用程序也适用于任何 Android 或 iOS 设备，因此您的团队可以通过手机处理商务电话。

3) 寻找具有正确功能的 VoIP 提供商

切换到 VoIP 不仅意味着您可以更换固定电话。 这也是一个无需额外费用即可将您的业务通信带入 21 世纪的机会。
2019 年底，我们对 1,000 多名商务沟通专业人士进行了调查，并利用这些见解创建了2020 年商务沟通状况报告。 其中一项关键见解是，超过三分之一的公司由于内部沟通错误而失去了客户。
合适的 VoIP 提供商将帮助您克服这些问题。 您的公司将获得消除孤岛并创建高效的跨部门通信所需的功能。
您可以获得 CRM、呼叫分析和统一通信，而不仅仅是电话服务。 因此，在您做出选择之前，请确保提供商具有您的业务所需的正确功能。
下面列出了您使用 Nextiva 获得的一些VoIP 功能：

• 高级呼叫路由：使用灵活的策略将传入呼叫路由到您业务中的可用座席。
• 自动话务员：欢迎带有录音消息和选项的来电，以帮助将他们引导至正确的部门。
• 呼叫分析：访问显示单个座席和呼叫中心绩效的详细报告。
• 来电弹出：接听来电时自动显示来电者的相关信息。
• 内置 CRM ：支持您的客户并为您的销售团队提供客户的单一视图。
• IVR : Interactive Voice Response 使用语音识别来帮助客户找到正确的部门并解决简单的问题。
• 语音邮件到文本：通过短信接收语音邮件，提高回复语音邮件的效率。
• 低成本国际电话：Nextiva 的国际电话费率低至每分钟 0.01 美元。

对于企业，我们还提供统一通信和更高级的功能，例如通话加密。 特别是，Nextiva 的网络拥有众多冗余数据中心，可为您的组织提供扩展所需的高可靠性和性能。

4) 如何获取商务电话号码

根据您的 VoIP 提供商，本地电话号码可以包含在您选择的任何 VoIP 计划中。 Nextiva就是这种情况。
您有几种方法可以为您的企业获取电话号码。 如果你已经有一个，你会把它移植过来。 否则，您可以选择可用的本地号码或选择免费电话号码。

不同类型的电话号码：

• 本地电话号码：本地电话号码非常适合市场区域有限的小型企业和公司。 本地号码通常是免费的，但每月费用最高可达 10 美元。
• 免费电话号码：免费电话号码是与位置无关的 800 号码，对您的客户来说似乎更专业和值得信赖。 您的客户在致电您的支持热线时无需付费。 免费电话的费用通常约为每月 10 美元。
• 虚荣号码：虚荣号码通常是令人难忘的免费电话号码，可以拼出特定的单词，例如 1-800-FLOWERS。 这些数字通常每月花费 10-50 美元。 要获得可识别的号码，您可能还需要从第三方供应商处购买号码。

Nextiva 提供美国所有州的本地商业电话号码，还提供免费电话和虚拟电话号码。
相关：我如何获得商务电话号码？
如果您不想要新号码，Nextiva 提供免费移植，因此您可以保留现有电话号码而无需任何额外费用。

通过移植保留您现有的商业号码

号码移植是您将电话号码从现有服务提供商转移到新服务提供商的方式。 我们为所有 Nextiva 客户免费处理号码转移。
要将任何号码转移到 Nextiva，请按照以下三个简单步骤操作。

1. 选择您的商务电话计划。 选择适合您业务的具有强大功能的计划。
2. 请求临时号码。 让我们知道您需要临时号码，我们会在第一天准备好它们。 您可以通过旧提供商设置呼叫转移，并立即开始使用 Nextiva。
3. 填写一份委托书 (LOA)。 提供所有必要的详细信息，以便我们的工作人员可以与您的旧提供商一起处理移植过程。

完成此过程后，我们的团队会在 10-20 个工作日内处理移植。 我们会及时通知您其状态，以便轻松无缝地切换到 VoIP。

5) 设置您的 VoIP 电话系统

有了提供商和硬件后，就可以在办公室完成设置了。 具体步骤取决于硬件和员工人数。

我们只销售即插即用的手机和手机。 因此，下面，我们概述了让您的 VoIP 启动并与我们一起运行的简单过程。 如果您使用其他提供商或从第三方购买手机，则该过程可能需要额外的步骤。

如何设置 VoIP 桌面电话和听筒

必要的步骤取决于您购买的型号和您的网络设置。 使用标准网络交换机，设置过程很简单。 如果您有以太网供电 (PoE)，则电信号通过一根电线传输 — 使您无需使用交流适配器。

没有 PoE 的 VoIP 桌面电话或听筒：

• 将交流适配器插入插座，然后将其插入电话或听筒底座。
• 使用 CAT5e 或 CAT6 电缆将 IP 电话连接到交换机或路由器。
• 等待电话初始化，然后检查拨号音。

如果您的路由器支持以太网供电 (PoE)，则该过程略有不同，但速度更快。

VoIP 桌面电话到支持 PoE 的路由器：

• 使用以太网电缆将电话与支持 PoE 的交换机或路由器连接起来。 对于 328 英尺的双绞线电缆，请保持在建议的最大长度内。
• 连接后，手机应该会打开。 它应该会自动与您的 VoIP 提供商建立连接。

如何设置 VoIP 耳机

并非所有耳机都提供一键接听功能。 要使用它，您需要一个启用一触式的现代耳机，并使用电子挂钩开关 (EHS) 电缆连接它。

支持 EHS 电缆的无线 VoIP 耳机和电话：

1. 将交流适配器插入最近的插座和耳机的基座。
2. 将 EHS 电缆连接到耳机的底座单元。
3. 将桌面电话的另一端插入耳机网络端口和 EHS 端口。 有关更详细的说明，请遵循 EHS 说明手册。
4. 戴上耳机，然后按通话控制按钮检查连接。

对于使用普通电话插孔的有线耳机，该过程更加简单。

带耳机插孔/端口的耳机和桌面电话：

1. 使用直连线将耳机线插孔插入标记的耳机端口。 许多型号在左侧用一个小图标标记耳机端口。
2. 戴上耳机，然后按通话控制按钮以检查拨号音。
3. 拨打测试电话以确认音量和通话质量。 如果耳机音量低，您可能需要放大器。

6) 测试您的新 VoIP 线路

如果您做对了所有事情，并且连接速度很快，那么您将不会遇到任何问题。 安全总比后悔好。
拨打电话时应注意的事项：

• 音频质量：通话是否清晰一致？ 是否有任何低质量音频的静态或其他迹象？
• 延迟：当你说某事和接收者听到它之间是否有明显的延迟？
• 连接稳定性：是否有任何通话暂时掉线？ 某些防火墙设置可能会导致呼叫在 11 分钟后完全挂断，因此值得测试至少 15-30 分钟。

当有很多其他网络活动时，您还应该尝试测试您的线路。 网络拥塞会导致各种线路问题，从掉线到断断续续的音频等等。
专业提示：有线直接连接总是比使用 Wi-Fi 更可取。 为了最小化延迟和其他 VoIP 问题，请选择以太网而不是 Wi-Fi 连接。
您也可以拨打 (800) 444-4444 拨打诊断服务号码以确认您的来电显示。
相关： 10 个常见的 VoIP 问题（+简单修复）

7) 培训您的员工以充分利用 VoIP 功能

对于许多小型企业来说，切换到 VoIP 代表他们第一次拥有有意义的商务电话功能。
这些通话功能通常不包含在传统电话计划中。 使用 Nextiva，您可以将电话直接与CRM集成、创建自定义路由策略、将语音邮件转发到电子邮件、呼叫转移、在云中记录呼叫等等。
为确保您的员工使用这些功能，您应该留出时间来培训您的团队。
你可能认为没有必要。 但它是。 63% 的经理回应说他们办公室采用新技术的速度太慢了。 员工希望使用商务通信设备，以便他们可以专注于为客户服务和完成销售。
使用 Nextiva，您不必制作自己的培训材料或演示文稿。 您可以使用我们丰富的培训视频库、用户手册和在线指南。 它们使理解新的 CRM 界面及其所有功能变得容易。
同样，如果您需要一对一的指导和任何问题的帮助，也可以联系我们的客户支持团队。

使用 Nextiva 轻松设置 VoIP

我们的客户喜欢我们的原因之一是因为 Nextiva 非常容易上手。 我们已经对所有内容进行了测试，并精心挑选了一份高品质手机和硬件目录。 我们提供所有电话，因此您只需将它们插入即可。
您无需通过 IP 地址访问电话或弄乱固件即可将它们分配给您的 VoIP 帐户。 相反，您只需从方便的在线界面将电话分配给您的员工。
我们基本的小型企业 VoIP 计划起价仅为 20 美元/用户每月。 它具有不断增长的业务运营所需的所有功能。 我们所有的计划都包括在美国、加拿大和波多黎各的无限通话。 这是远程团队的完美电话系统。 它适用于办公室和家里。
我们的出色服务赢得了许多奖项。 我们将在每一步为您提供帮助。 他们将帮助您进行安装、解决任何问题并突出显示对您的公司最有用的功能。