如何建立高效的费用管理

优化您的费用管理将有助于节省您的时间和金钱。 如果您计划扩展业务或扩展到多个地点，良好的费用结构将为您提供坚实的基础。

我们采访了 Juni 的高级财务规划和增长助理 Patricia MacCarthy，她分享了为您的数字商务业务创建高效费用管理的分步指南。

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建立坚实的政策结构

在企业内部建立众所周知的费用政策是良好管理的关键。 采用现成格式的标准化流程（例如文档、内部网页或 Notion 等软件）将使您的员工能够轻松遵守。

在您的政策结构中，您可以列出推荐的供应商和支出限额，例如商务旅行的每日津贴。 澄清什么是可接受的和不可接受的也很重要，例如头等舱或商务舱旅行。 您还应该包括有关员工应如何支付费用以及如何在必要时获得报销的信息。 无论您的保单内容是什么，请确保您的保单易于查找、众所周知且易于理解。

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分发公司信用卡

向员工发放公司卡可以减少管理财务团队在费用管理上的支出。 当员工只需使用该卡并上传自己的收据时，就无需在报销、追踪收据或填写表格方面进行额外的管理。

公司卡通常能够设置支出限额并轻松激活或停用卡，从而使自动控制更加顺畅。

借助 Juni，您可以根据需要创建任意数量的瑞典克朗、英镑、欧元或美元虚拟卡，并设置控件以在卡级别监控、限制或阻止媒体支出。 经理和您的财务团队将受益于支出可见性和控制的增强。 如果您需要增加现金流，您可以通过 Juni Capital 获得快速、灵活的融资。 阅读有关 Juni Capital 的更多信息并查看您所在国家/地区的可用性。

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选择具有自动化功能的费用管理系统

选择费用管理系统时，请确保它包含自动化功能，以帮助您节省时间、减少错误并改进工作流程。 您使用哪种软件取决于您的业务需求。 但是，就媒体支出而言，Juni 是一个可以通过自动化节省您时间的财务平台。

Juni 可以自动收集和扫描您的 Google Ads 和 Facebook Ads 发票，并通过我们的集成预先填写所有付款详细信息。 我们还会将您的已付款发票与正确的交易进行匹配，因此您无需这样做。 您还可以在一个智能仪表板中受益于有关广告支出的自动洞察和实时数据。 Juni 的广泛集成可以帮助您简化费用管理。

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与您的会计软件集成

您的费用管理工具应与您的会计软件集成。 这将省去手动上传交易、收据和其他信息来创建日记帐分录的任务，从而节省您大量时间。

Juni 与 Xero 集成以自动同步您的银行信息。 您还可以无缝导出到 Netsuite 或 Fortnox 等软件。 很快，我们将推出 SIE 文件导出和其他工具来简化您的会计流程，以便您可以节省更多宝贵的时间。

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确保您正在跟踪和报告

在会计软件、ERP 或 Juni 等财务平台中进行定期跟踪和报告对于有效的费用管理至关重要。 跟踪费用可以让您发现趋势并根据趋势尽快做出决策。

定期跟踪实际上可以为您省钱——如果您发现旅行等特定领域的支出过高，您可以迅速采取行动减少支出。 或者，如果您发现费用低于预期，也许您还有剩余资金可以投资于业务的其他方面。

定期跟踪的另一个好处是发现欺诈或非法费用索赔，如果您经营一家拥有许多员工的大型企业，这可能更难发现。 当您拥有集中式自动化系统时，识别异常交易会更容易。

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与您的利益相关者合作

在制定费用政策并随着时间的推移对其进行优化时，与整个企业的利益相关者互动非常重要。 与您交谈的对象因企业而异，但以下是一些示例：

商业或销售

商务或销售主管可以为可能需要与客户会面和经常出差的销售代表提供合理预算的指导。 他们还可以从业务发展和财务方面提供宝贵的意见：他们将充分了解其部门的历史支出。 他们应该能够对不同费用的粗略成本有一个明智的了解。

人员或人力资源

人员或人力资源团队将能够就异地和团队建设成本提供建议，并对其他公司为吸引人才和保持员工敬业度所做的工作进行基准测试。

高层领导和其他预算持有者

高层领导将对其部门内哪些费用是必要的提出意见。 例如，高级营销领导可以就需要什么样的支出来吸引客户提供建议。

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如果您要扩展到多个国家/地区，需要考虑什么

当你建立了完善的费用管理体系后，你的大部分工作将可以转移到其他国家。 因此，如果您在全球范围内发展业务并扩大规模，您将能够有效地管理费用。 但是，您需要了解您的税务影响。

了解您的税务影响

业务费用可以从您的纳税义务中扣除。 但是，不同地区的运作方式会有所不同。 例如，花在娱乐上的合理金额是多少，什么可以归类为工作费用，以及这些费用如何在您的会计中编码。

您需要确保您为企业员工提供的指导在不同国家及其监管机构中保持一致。 税务合规性是扩展到其他国家/地区的一个重要方面，因此请确保您进行尽职调查并清楚了解什么是可以接受的，什么是不可以接受的。

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定期审查您的政策

创建策略后，您需要定期对其进行审查，尤其是在扩展业务时。 好消息是，即使您扩展到多个国家/地区，您的大部分费用管理也可能不需要改变 - 您只需要确保合规即可。