如何计划活动：简单的 8 步指南

计划您的第一个活动？ 我们支持你。

现在是恐慌时间。 你的老板让你策划一个活动。 您的公司没有活动团队，所以一切都在您身上。

不用担心。 你完全可以做到这一点。 我们是来帮忙的。 这个关于如何计划活动的八步指南包含您开始所需的一切。

跟随它——并在活动管理软件上投入巨资——你应该通过一个让你的与会者已经为你的下一个活动回复的活动来摆脱这种局面。

以下是计划活动的 8 个步骤

1. 确定活动的目标和时间表

策划一场活动是一项艰巨的任务。 在您深入了解它之前，请考虑一下您为什么要托管它。 您是否希望扩大您的客户群？ 推动销售收入？ 教育客户？ 招聘新员工？

您甚至可能意识到，某个事件并不是您实现目标的最有力选择。 毕竟，只有 49% 的企业将事件营销作为其多渠道营销活动的一个渠道。*

但是，如果您准备好开展活动，请扩展您的目标以指定目标参与者。 例如，具有参与目标的事件将针对漏斗顶部的潜在客户。

这些决定将决定你以后的许多决定。

现在也是为您的活动设置时间表的好时机。 这将帮助您确定以下每个步骤的时间。

您不想选择在您的目标行业有很多其他会议的日期，原因如下：

• 租金价格上涨
• 投票率下降
• 更难脱颖而出

进行一些挖掘以找出您所在行业的大多数事件何时发生，并选择该领域之外的日期。

您还应该确保将日期设置得足够远，以便完成所有事情而不会精疲力尽。

2. 确定你的预算

这是整个 shebang 中最不光彩的部分，但你必须弄清楚你是如何为所有有趣的东西（食物、扬声器、赃物、五彩纸屑大炮）买单的。 毕竟，事件可能会变得非常昂贵。

Bizzabo 报告称，对于举办活动的公司来说，他们 21% 的营销预算用于这些活动。 正确分配资源很重要。

在规划活动预算时，您应该考虑以下几点：

• 活动后勤（规模、长度、场地、工作人员、运输）
• 软件需求（从数字标牌的利基工具到必要的活动管理软件）
• 体验必需品（餐饮、影音设备、装饰品）
• 便利设施（例如，健康产品、狗收养、赃物袋等）
• 额外支出（您总是需要一些回旋余地）

一旦你弄清楚了所有东西的确切成本，你就可以为所有这些钱的去向制定一个商业案例。

3. 找到你的场地

如果您要举办大型活动，则必须选择您计划举办的城市。如果您要举办较小的本地活动，那就不用担心了。 无论如何，计划一个让您的大多数消费者、潜在客户和目标受众都可以轻松访问的活动。

一旦确定了大致位置，就该选择特定的场地了。

根据该地区的热门活动场所、其他企业的推荐和当地贸易出版物，建立一个您想要探索的地点的候选名单。 尽可能多地自行审查场地和/或其控股公司，然后安排参观您名单上的场地。

这里有几个问题要问自己和在这些旅行中遇到的供应商：

• 您需要多少个房间（大的和小的）？
• 离机场有多近？
• 离多家酒店有多近？
• 场地是否已经与餐饮公司达成交易？
• 租赁中包含哪些 A/V 设备？
• 他们的安全政策是什么？
• 他们提供什么便利设施？

4. 选择你的技术

那里有很多软件。 其中一些对您的活动有所帮助，其中一些可能对未来的活动有所帮助。

在最基本的层面上，阅读 Capterra 的活动管理软件买家指南并找出适合您的工具。

活动管理软件可以帮助您进行注册、促销、组织以及——在这个阶段最重要的——计划。

您还应该考虑以下工具：

1. 门票、促销和付款：活动预订软件
2. 现场标牌：数字标牌软件
3. 直播会议：网络会议软件
4. 营销和推广：电子邮件营销和社交媒体管理软件
5. 与会者体验：移动活动应用程序
6. 对于活动本身：会议软件

如果您要投资多种工具，请在花钱之前确保它们都相互集成。 这将确保无缝的用户体验，并且不会漏掉任何东西。

您还需要确保您的与会者在注册时也有同样流畅的体验。 让您的观众尽可能轻松地找到点击购买按钮的方式。

一种方法是确保您的各种营销软件工具（营销自动化、电子邮件营销和社交媒体营销等）可以与您的注册软件集成。

5. 寻找您的合作伙伴和供应商

根据您选择的场地，他们可能会提供特价或拥有自己的内部餐饮服务商和 A/V 产品。 如果您不能引入外部供应商，您应该检查他们是否提供您可以利用的任何特定交易（例如，如果您达到特定的参与者门槛，他们可能会为非营利组织提供交易或折扣）。

如果您被允许引入第三方/外部供应商，请货比三家以确保您获得最优惠的价格。

除了食物、景点和声音，您还应该研究以下内容：

• 交通（入住酒店的客人往返会场）
• 健康产品（包括健身课程、狗收养、手工艺课程等）
• 临时代理（以确保您的活动配备齐全）
• 安全性（确保您的活动完全安全）
• 娱乐（因为活动不应该只是关于商业）

您还希望寻找任何可以帮助资助和组织此活动的潜在合作伙伴。 通过整合资源，您可以在金钱和资源方面为自己降低成本，同时还可能通过打入您的合作伙伴可以进入的未开发市场来提高出勤率。

但是，出于与我们讨论场地选择相同的原因，正确审查您的合作伙伴和供应商非常重要。

6.找出你的主要吸引力

是什么让人们参加你的活动？
也许是主题，也许是演讲者。 这取决于活动，不仅如此，还取决于您的与会者。
想想你的听众。 什么会让他们兴奋？ 什么会激励他们？
例如，如果您要为公司举办颁奖晚宴，食物可能是当晚的一部分，但颁奖是每个人都会关注的。 如果您正在组织公司活动，请考虑您正在进入的市场及其痛点。 他们需要知道什么？ 寻找可以与之交谈的演讲者。

尝试专注于具有广泛吸引力的景点。 如果您的吸引力是一个人/一群人，请找一个拥有大量热情追随者的人，他们现在更有可能参加您的活动。

7. 建立你的营销活动

你想让人们坐在那些座位上吗？ 这是执行此操作的步骤。

您需要为您的活动主题制定一个独特的愿景，并围绕它开展营销活动。 您的主题应该与您在开始时设定的目标以及您所追求的受众相关联。

从那里开始，您需要参与营销团队拥有的尽可能多的渠道。 除了电子邮件营销、内容营销、广告购买和社交媒体营销之外，您还应该联系那些提前回复的人，看看他们是否会在社交媒体上宣传活动。

确保您的所有营销活动都是围绕该核心主题设计的（包括图形和副本）。 向吸引更多观众的与会者提供推荐率（例如，如果有人说服另一个人参加，则免费升级他们的门票）。 monday.com 是最受评论的活动管理软件工具之一。 如果您对具有类似功能的产品感兴趣，这些 monday.com 替代品是一个很好的起点。

8. 制定计划以建立与与会者的新关系

该事件甚至还没有发生，但您应该已经将其作为规划过程的一部分进行思考。

您需要制定计划来发展事件产生的关系。

在活动中，通过提供大量附有贵公司信息的免费赠品（例如，钢笔、磁铁、活页夹、手提袋等），为未来的合作关系奠定基础。

这样，在活动结束后，人们每次去打开冰箱或收拾杂货时，仍然会把你的公司放在他们的脑海中。

活动结束后，向与会者发送调查，以便您既能衡量成功，又能获得具体的见解（例如，哪些人群在活动中拥有最好/最差的体验或最大/最小的存在）。

是时候开始计划您的活动了

现在是开始的时候了，请观看此视频，了解 4 种可以成功开始计划活动的方法。

想想你最近参加的一个活动。 你认为他们的目标是什么？ 结果是否符合这些目标？

现在开始考虑自己的目标。 你实现它们的最佳方式是什么？ 欢迎来到第一步。 你可以这样做。

在下方评论一个特别成功的活动以及您认为它令人难忘的原因。 如果您包括如何调整它以使其适用于您自己的活动，则可以获得奖励积分！

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*Gartner 的多渠道营销调查探讨了公司如何使用洞察驱动的方法来提供相关的个性化对话，以及他们如何利用技术、技术和时间来使客户数据在更广泛的业务目标的背景下具有可操作性、可归因性和隐私合规性. 该调查由外部合作伙伴在线进行，于 2018 年 11 月至 2019 年 1 月期间在 381 名受访者中进行，其中包括美国（n=218, 58%）、加拿大（n=66, 17%）和英国（n=97, 26 %); 要求受访者参与有关其公司多渠道管理战略和执行的决策。 还要求受访者对至少 3 个数字渠道直接负责。 79% 的受访者来自年收入在 10 亿美元或以上的组织。 受访者来自多个行业：金融服务（82 名受访者）、高科技（88 名受访者）、制造业（44 名受访者）、消费品（32 名受访者）、媒体（13 名受访者）、零售（61 名受访者）、医疗保健提供商（31 名受访者）和旅游和款待（30 名受访者）。 该调查由关注市场营销的 Gartner 分析师团队合作开发，并由 Gartner 的研究数据分析团队进行审查、测试和管理。 免责声明：本研究结果不代表全球调查结果或整个市场，而是本调查涵盖的目标国家、行业和公司规模细分市场的简单平均结果。