如何合并 Salesforce 和 HubSpot 中的重复项

已发表: 2023-11-25

合并 HubSpot 联系人会对 Salesforce 数据库产生任何影响吗？

简而言之，不。

在 HubSpot 中合并联系人不会对 HubSpot Salesforce Sync 中的 Salesforce 产生任何影响。 但是，合并两条记录后，只有 HubSpot 中选择的主记录才会继续与 Salesforce 同步。 使用 HubSpot Salesforce 集成时，管理重复项可能非常具有挑战性。 除非您能够完全防止重复数据（老实说，这并不总是那么容易），否则这里有一个有关如何在与 HubSpot 集成时合并 Salesforce 中重复潜在客户和联系人的指南。

为什么重复数据如此常见？

我遇到的每个 CRM 都在不断增加其记录数量。 如果不防止重复数据输入，任何清理工作都将变得毫无意义。

Salesforce 中重复和数据质量差的主要原因之一是在数据导入过程中出现的。 例如，导入过程中不一致的命名约定或数据格式错误可能会导致重复条目。 此外，当从不同来源（例如不同部门或外部来源）导入数据时，重复的可能性会增加。

如果您手动输入数据，您将不可避免地遇到更多重复数据。 当多个用户输入数据时，保持全面的一致性可能是一个挑战。 此外，如果一些用户不知道系统中的现有数据，特别是当有关数据输入的沟通和培训不清楚时，他们可能会无意中创建重复记录。

无论原因如何，重复数据对于任何试图理解其数据的人来说都是一件令人头疼的事情。 它不仅导致效率低下和不准确，而且还会妨碍获得有意义的见解并基于可靠数据做出明智决策的能力。

实施有效措施来防止和管理重复对于维护数据完整性和最大化 CRM 系统的价值至关重要。

识别要合并的重复项

在 Salesforce-HubSpot 集成中管理重复项时，用户通常会利用第三方重复数据删除工具，例如dedupe.ly或DataGroomr 。 然而，集成过程存在一定的局限性，特别是在唯一标识符和匹配标准方面。

在 Salesforce 和 HubSpot 中，某些字段用作记录匹配条件，通常称为唯一标识符。 对于 HubSpot，电子邮件地址被视为联系人记录的唯一标识符。

与 HubSpot 不同，Salesforce 使用多个属性作为唯一标识符。

当您将 Salesforce 与 HubSpot 同步时，会比较这些字段中的数据。 如果两个平台之间这些字段中的值匹配，系统会将记录识别为代表相同的联系人或潜在客户。 这就是通常识别和防止重复的方式。

但是，如果 Salesforce 已配置为使用其他字段（默认字段除外）来匹配和识别重复项（可能是由于您的组织设置的自定义匹配规则），HubSpot 不一定会识别这些字段。

例如，假设您的组织在 Salesforce 中使用名为“客户 ID”的自定义字段来匹配联系人。 您已在 Salesforce 中设置自定义匹配规则，该规则根据此“客户 ID”识别重复项。 但是，当您将 Salesforce 与 HubSpot 同步时，HubSpot 不会将“客户 ID”识别为匹配字段，除非您已将其专门映射到 HubSpot 中的相应字段。 因此，如果 Salesforce 中有两个联系人具有相同的“客户 ID”，但电子邮件地址不同，HubSpot 可能不会将这些联系人标记为重复项

合并前的注意事项

在 Salesforce 中合并已识别的重复项之前，必须考虑集成的细微差别。

确保您在 Salesforce 中用于匹配的任何字段也能被 HubSpot 识别和利用。 否则，由于两个平台之间的匹配规则存在差异，您最终可能会在 HubSpot 中看到未标记为重复项的重复项。

与 hubspot 实施机构合作意味着什么

了解 HubSpot - Salesforce Sync

在我们深入研究合并重复项的步骤之前，有必要了解 Salesforce 潜在客户和联系人如何与 HubSpot 联系人匹配。

在 HubSpot 中创建新联系人时，它会在 Salesforce 中启动扫描，以识别具有相同电子邮件地址的任何潜在客户或联系人。

有趣的地方在于：Salesforce 以随机顺序返回这些匹配的记录。 这意味着没有预先确定的规则或顺序（如字母顺序或时间顺序）来确定首先返回哪条记录。 由于这种随机性，与新 HubSpot 联系人匹配的第一个 Salesforce 记录可能是具有同一电子邮件的任何现有潜在客户或联系人。

然后，HubSpot 与从 Salesforce 返回的第一条记录同步。 这形成了特定 Salesforce 潜在客户/联系人与新 HubSpot 联系人之间的初始链接。

然而，这个初始链接并不是固定的。 第一次同步后，HubSpot 将与 Salesforce 中同一电子邮件的最新更新记录同步。 这意味着，如果 Salesforce 中具有相同电子邮件地址的另一个潜在客户或联系人得到更新，HubSpot 可能会破坏初始链接并与此最近更新的记录形成新链接。

此行为可确保 HubSpot 始终与 Salesforce 中的最新信息保持同步。 但这也意味着 HubSpot 联系人最终可能会与最初同步的不同 Salesforce 记录关联。

合并具有相同电子邮件地址的 Salesforce 潜在客户或联系人

在 Salesforce 中合并潜在客户和联系人涉及一系列系统步骤，以确保数据的一致性和准确性。

使用 HubSpot 合并 Salesforce 中的潜在客户或联系人：

  1. 确定要合并的重复潜在客户或联系人：首先，找出哪些潜在客户或联系人是重复的。

  2. 在 HubSpot 中打开潜在客户或联系人：确定重复项后，转到您的 HubSpot 帐户并打开该潜在客户或联系人的详细信息。

  3. 导航到 Salesforce 潜在客户 ID 或 Salesforce 联系人 ID 属性：在 HubSpot 中潜在客户或联系人的详细信息中，找到 Salesforce 潜在客户 ID 或 Salesforce 联系人 ID 属性。 此 ID 对于 Salesforce 中的每个潜在客户或联系人来说都是唯一的，并充当两个平台之间的链接。

在 Salesforce 中管理重复项

  1. 在 HubSpot 中查找与记录的 Salesforce ID 匹配的潜在客户或联系人：现在，返回 Salesforce 并使用此 ID 搜索相应的潜在客户或联系人。

  2. 使用该潜在客户或联系人作为主记录：在 Salesforce 中找到与 HubSpot 中的 Salesforce ID 匹配的潜在客户或联系人后，请将其视为要合并的主记录。 主记录是合并后其信息将保留在 HubSpot 中的记录。

  3. 合并记录：在 Salesforce 中，选择重复记录并启动合并过程，选择已识别的主记录。 Salesforce 允许您一次为每个对象合并最多三个重复记录，并且您可以从每个合并记录中选择要保留在主记录上的字段。 Salesforce 中的重复管理工具会向您显示包含不同值的所有字段的列表，您可以选择要在最终主记录中保留哪些值。 该信息随后将与 HubSpot 中的相应记录同步。

在 HubSpot 中管理合并的联系人

在 HubSpot Salesforce 集成的设置中，您可以配置当联系人和潜在客户从 Salesforce 中删除时 HubSpot 中将发生的操作。

我们建议在 Salesforce 中删除记录时，从您的 HubSpot 帐户中删除该记录。

通过导航到 HubSpot 设置 > 集成 > 连接的应用程序 > Salesforce > 同步设置 > Salesforce → HubSpot 检查此设置

在 Salesforce 中合并记录之前，请务必考虑 HubSpot 中每个联系人的活动历史记录。 如果要合并的联系人（随后在 HubSpot 中删除）具有有价值的历史记录，则最好也合并 HubSpot 中的联系人以保留此数据。

例如...

假设您在 Salesforce 中有两个联系人：“Jane Francis”和“Jane F”。 这两个联系人也存在于 HubSpot 中，并且每个人都有活动历史记录。

简·弗朗西斯（Jane Francis）非常活跃 - 她打开了很多电子邮件，在您的网站上填写了一些表格，并多次访问了您的网站。 另一方面，Jane F 并没有太多的历史。 她打开了几封电子邮件，但除此之外就没有再做太多的事情。

现在，您决定在 Salesforce 中合并这两个联系人，选择 Jane Francis 作为主记录，因为她拥有更完整的信息。

如果您在 HubSpot 中的设置设置为删除在 Salesforce 中合并的联系人，则当您在 Salesforce 中合并 Jane Francis 和 Jane F 时，Jane F 在 HubSpot 中的记录将被删除。

如果 Jane F 在 HubSpot 没有太多历史，这可能没什么大不了的。 她的最少互动对于您了解受众行为或营销工作并不重要。

然而，如果 Jane F 确实像 Jane Francis 一样在 HubSpot 中拥有重要的历史，那么她的删除将意味着丢失所有这些有价值的信息。 如果 Jane Francis 和 Jane F 都有重要的活动历史记录，那么您最好在将他们的记录合并到 Salesforce 中的同时，将他们的记录合并到 HubSpot 中。 这样，您就可以在合并记录下保留两个联系人的活动历史记录。

在 HubSpot 中合并联系人

要在 Salesforce 中合并时保留 HubSpot 中两个联系人的活动历史记录，您可以关闭 HubSpot 中的自动删除设置，或者在 Salesforce 合并后立即合并 HubSpot 中的相应联系人。

  1. 关闭自动删除设置： HubSpot 有一个设置，如果在 Salesforce 中删除同一联系人，HubSpot 中的联系人将自动删除。 如果您要合并 Salesforce 中的联系人并且不想丢失 HubSpot 中的关联活动历史记录，您可以关闭此设置。 这样，即使在 Salesforce 中合并后，HubSpot 中的“非主”联系人（在前面的示例中为 Fred）也不会被自动删除。

  2. 在 HubSpot 中快速合并：如果您不能或不想关闭自动删除设置，另一个选择是在 Salesforce 中合并联系人后立即在 HubSpot 中快速合并联系人。 您必须在 HubSpot 和 Salesforce 之间进行下一次同步之前执行此操作。

Salesforce 合并后合并记录

在 Salesforce 中完成合并过程后，请转到 HubSpot 中的主记录。 选择Actions > Merge 。 现在，找到并选择 Jane F（您计划合并到主记录中的联系人）并完成联系人合并。

与 hubspot 实施机构合作意味着什么

处理 HubSpot 错误：联系人不再与 Salesforce 同步


如果您选择保留 Jane F 的记录而不是 HubSpot 中最近同步的记录，则您会在剩余的 HubSpot 联系人上遇到同步错误。 此错误消息表明 HubSpot 之前同步的 Salesforce 记录不再存在。 要解决此问题，请单击错误下方的Resync 。 虽然此解决方案很简单，但如果您要处理数百或数千个选择了不正确主记录的重复项，它可能会变得劳动密集型。

刷新不再与 salesforce 同步

合并具有不同电子邮件地址的 Salesforce 潜在客户或联系人


当与 Salesforce 同步时，HubSpot 不会将具有不同电子邮件地址的联系人识别为重复项。 在 Salesforce 或第三方工具中合并这些字段时，请在 HubSpot 中打开 Jane Francis 和 Jane F 的记录并合并它们，就像在 Salesforce 中一样。

或者，如果 Jane F 没有重要的历史记录，您可以直接在 Salesforce 中合并联系人或潜在客户，并允许 HubSpot 删除合并的联系人 (Jane F)。

管理 HubSpot 和 Salesforce 之间的重复项似乎是一项艰巨的任务，但 Six & Flow 可以满足您的要求。 作为 HubSpot Salesforce 集成方面的专家，我们对这一过程中涉及的复杂性和错综复杂性有着深入的了解。

我们随时帮助您应对棘手的数据管理领域，确保您的记录准确且维护良好。 我们将负责识别重复项、决定主记录以及在 Salesforce 和 HubSpot 中进行合并，同时保留重要的活动历史记录。 因此，您可以专注于您最擅长的事情 - 发展您的业务 - 而我们会负责其余的事情。

联系我们以充分利用您的 HubSpot Salesforce 集成。