如何建立您的会计部门结构

使用本指南来建立您的会计 A 团队。

当您刚开始创业时，您可能有点像车库乐队，实现您的梦想并随时解决问题。

但随着您的业务不断发展壮大，依靠兼任 CTO 和公司法律团队的联合创始人戴夫（Dave）继续向供应商付款，而您不断壮大的员工团队将不再削减它。

如果您希望您的业务继续增长，您需要建立一个可以处理一系列会计职责并随着您的业务扩展的会计部门结构。

让我们看一下五个基本的小型企业会计任务，您应该如何处理每个角色的人员配置，以及如何判断何时需要帮助。 而且由于您的业务不能仅靠人力来运行，我们还将分解会计软件如何支持您的团队。

小企业会计需要人员和技术

尽管会计软件是任何小型企业的必备品，但它不能无所不能。 您需要软件背后的人来仔细检查数字、分析输出、在非集成系统之间进行协调，并确保您的业务不会被狡猾的供应商或欺诈性员工所欺骗。

至少，您需要有人来管理工资单，有人来支付供应商并发送发票，以及每个月都需要有人来处理账簿，以便在报税时保持平衡。

联合创始人戴夫可能能够做所有这些事情，但这并不意味着他应该长期做所有这些事情。 但作为小企业主，有时您需要少花钱。

您的会计部门结构永远不会像您公司的垒球队名册。 这些不是您需要填写的阵容卡上的位置； 这些是需要通过角色和资源的组合来完成的任务。 作为组织领导者，您需要表现出谨慎的态度，以准确了解这种组合对您的业务和您拥有的资源的影响。

您可以将本文用作构建您自己的结构的蓝图，但不要忘记根据您的业务规模（员工和业务量）和团队的能力来期待流动性。

5 项基本会计任务以及如何解决它们

在下面的部分中，我们将介绍五项基本的商业会计任务、处理这些任务应该寻找的技能，以及需要增援的危险信号。 最后，我们将研究会计软件可以帮助完成每项任务的一些方法，并举例说明基本的小型企业会计部门结构。

1. 计费/发票

重要性：美国小企业管理局报告称，截至 2015 年（美国人口普查局去年收集此类数据），销售额/现金流低是小企业倒闭的第一大原因。 这与计费有什么关系？ 向您的客户收费的时间越长，您获得付款的时间就越长。 你需要得到报酬，这样你才能支付你的员工和供应商。 如果您没有按时准确地获得报酬，您的企业就会因现金流量低而面临失败的风险。

谁应该这样做：您不需要注册会计师来处理您的帐单； 任何擅长数字并注重细节的人都应该能够处理这项任务。 除了准确性之外，及时性对于计费至关重要，因此您需要准时并按时完成的人。

您需要帮助的迹象：

• 客户未及时收到发票
• 向客户收取的金额错误
• 客户没有按时支付正确的金额

2. 付款/应付账款

重要性：财务与管理协会报告称，在顶级组织中，一名全职应付账款专业人员每年可以处理近 23,000 张发票。 每个工作日大约有 85 张发票。 如果您一次只支付几笔账单，您可能跟不上。 如果您不优先考虑按时向供应商付款，您将支付滞纳金，或者更糟糕的是，您会失去供应商。 您不想在断电之前将其关闭。

谁应该这样做：与计费和发票一样，在应付账款方面，准确性和及时性至关重要。 如果您的组织规模较小，可以让一个人或一个小团队处理应付账款和应收账款（计费）。 虽然您的供应商应该被信任为您准确地开具账单——使这项任务比开票少一些——这个角色应该由可以仔细检查供应商编号的人来填补，以确保您不会被多收或收取未支付的商品或服务费用。 '实际上没有提供。

您需要帮助的迹象：

• 供应商抱怨他们没有得到报酬。
• 尽管他们尽了最大的努力，但您的应付账款团队仍无法跟上并延迟付款。
• 您的应付账款专业人员必须加班才能跟上。

3. 工资单

为什么它很重要：正如我们关于工资单处理最佳实践的文章中所讨论的，如果您不按时向员工支付工资并且没有向他们支付正确的金额，您将开始失去员工，然后您就不会不必再担心经营您的业务了。

谁应该这样做：当您的企业非常小（两到三个员工）时，您也许可以让您的应付账款和应收账款人员也处理工资单。 但是，一旦您的公司发展超出此范围，您将需要经验丰富的薪资专家或第三方薪资服务来为您完成。 怎样才能成为一名优秀的薪资专家？ 除了准时和细致之外，您的发薪人员还需要与他人良好合作以解决不可避免的问题。

您需要帮助的迹象：

• 员工经常被迟到。
• 由于文书错误，员工被少补或多付。
• 负责工资单的员工不堪重负，加班加点以按时领取薪水。

4. 簿记

为什么重要：平衡的书籍是您业务的真正北端，应该可以帮助您作为小企业主在晚上安然入睡。 良好的簿记基本上意味着您的所有账单都已支付，您的所有客户都已向您支付了他们所欠的款项，并且您保持了干净的记录。 虽然这听起来可能不是很令人兴奋，但它对您的企业的财务状况绝对至关重要，就像您的体温应该始终保持在一个不错的、无聊的 98 度左右一样。 如果您的书已关闭，则意味着出现问题。

谁应该做：在某种程度上，此列表中的所有其他任务都与簿记相关，因此您需要一个全面，数字精确并且与他人合作良好的人。 虽然计费负责发送发票，应付账款负责支付账单，但您的簿记员最终负责记录和跟踪所有这些交易和余额。 您的簿记员还将几乎一直使用会计软件，因此他们需要精通您的企业使用的任何会计程序。

您需要帮助的迹象：

• 你的账本不平衡（你无法解释赚到的钱或花的钱）。
• 当纳税时间临近时，您会丢失必要的报告和收据。
• 在年底，您必须筛选个人费用以找到业务费用。

5. 税务准备

为什么它很重要：您需要向政府支付您所欠的款项，但您还需要为您有资格获得的所有扣除额获得信贷，这样您就不会支付更多的费用。 您还需要向所有员工发放 W2，以便他们能够按时报税。 如果您不认为这很重要，请等到 IRS 提出一长串您没有答案的问题。

谁应该这样做：专业人士。 理想情况下，要么是员工注册会计师，要么是外部公司的注册会计师，如有必要，他们可以向 IRS 代表您的业务。 虽然纳税时间每年只有一次，但认为您只需要在截止日期前几天或几周担心它是愚蠢的。 全年掌握支出和收入，并根据税收影响正确记录它们，在纳税时间到来时会产生巨大的差异。 您的簿记员应与负责税务准备的人员并肩工作，以确保他们拥有彻底准确地准备您的纳税申报表所需的一切。

您需要帮助的迹象：

• 您正试图在年底自行缴纳营业税，并努力寻找合适的报告和表格。
• 您最终会在年底获得比前一年更高的退款或欠款，并且无法解释原因。
• 报税后，您会收到 IRS 的审计通知，但您不准备回答他们的问题。

会计软件如何提供帮助

自动发票：假设您有一个客户每月订购 10 磅咖啡。 他们第一次下订单时，您需要用他们的所有信息填写发票模板，然后您将其设置为每个月的同一天发送。 如果他们想增加或减少订单、跳过一个月或取消，您的结算专家所要做的就是进入并更改设置。 但其余时间，这张发票就像发条一样消失。

自动付款：任何优秀的会计软件都会在您第一次付款后记住帐单，让您的付款专家在下次收到来自同一供应商的类似帐单时设置自动付款。 高级功能包括付款跟踪（因此您可以查看何时收到您的付款）和自动批准，因此您不必每次办公室经理为休息室订购更多苏打水时都以数字方式签署表格。

工资单：工资单软件非常复杂，它是一个内置功能，仅适用于会计软件领域中的佼佼者，例如 QuickBooks Online（在我们的“最受欢迎的 20 大会计软件”列表中运行五年的顶级工具）。 因此，与其寻找同时处理工资单的会计工具，我们建议您尝试其中一种与流行的工资单应用程序集成的工具，通过自动化直接存款和预扣税等事情，让您的工资单专家的生活更轻松。

自动记账：会计软件簿记已融入所有会计软件，清晰记录进出您业务的所有资金，并标记任何差异。 这使您的簿记员更像是一个看门人，将数据输入软件并仔细检查数字，而不是一小时一小时地花费在繁琐的数据输入和简单、重复的数学上。

报税：会计软件不能为您报税，但它可以记录和整理所有必要的数据并提供必要的报税表，以便在报税时间到来时，您可以点击几个按钮为您的会计师生成报告而不是在他们的办公桌上倾倒一盒收据。

基本的小企业会计部门结构

现在我们已经概述了要点，让我们看一下您的业务可以从一个基本的会计部门结构开始：

像这样的设置几乎可以满足所有小型企业的会计需求，但也有灵活性的空间。 如果您的业务足够小，您可以让您的簿记员自己处理应付/应收账款，或者您可能会发现如果它变得不堪重负，让外部公司处理工资单更有意义。

作为小企业的领导者，重要的是监控增长并根据需要进行调整（不要等到薪水连续三个周期迟到才寻求帮助）。

同样，在获得专业帮助时，请始终谨慎行事。 你不知道你不知道什么，而在不让自己筋疲力尽的情况下正确地进行会计处理比节省一点钱更重要。

您的小型企业会计阵容是什么？

虽然本文着眼于核心会计部门职位，但随着公司的发展，您需要扩大这些团队并增加新的职位，如首席财务官和财务分析师，以将重点从维持生计转向增长。

您也不必成为业务各个领域的专家，您只需要倾听比您了解更多的人的意见。 如果您的首席会计师告诉您是时候开始外包您的工资单，请倾听他们的意见。