如何通过公司财务引导领导者
已发表: 2022-05-07不确定如何在没有晦涩术语的情况下与业务领导者交流财务信息？ 我们列出了提供具有影响力的见解的关键步骤。
这是一年中您与业务领导者坐下来展示数字的时候。 您遇到肘部肿块并与他们进行一些闲聊，主要是关于天气。 现在，您必须开始做正事：“公司的表现如何？”
传达财务信息的挑战在于，对于大多数人来说，它是一门外语。 很少有人会讲或理解公认会计原则 (GAAP) 和财务报告的词汇：应计与现金、资产和负债，以及常用的（但令人难以置信的）借方与贷方。
无论您是首席财务官 (CFO)、独立会计师、整个财务部门还是外包金融公司，您都必须学习如何为非会计领导者翻译财务细节。 通过寻找有效地向利益相关者提供财务信息的方法，您可以提供只有财务才能提供的业务视角。
这是一个六步指南，可以更好地向您的领导者阐明财务见解，以及一些有助于您一路走来的工具和技巧。
确定与您相关的关键数据点
财务报告常用的三种报告是资产负债表、损益表和现金流量表。 它们提供了一个良好的起点和业务的鸟瞰图，但如果不简化以供领导层理解，它们就不足以在部门或整体业务层面做出决策。
对于被许多日常责任所困的商业领袖来说，在研究报告细节的同时试图发现主要趋势变得困难。 这导致许多业务线索有选择地使用提供给他们的财务见解。
Gartner 的一项研究表明，大约 90% 的业务经理没有考虑他们的决策对财务的影响，而这种疏忽影响了普通企业 3% 以上的净收入（Gartner 客户可以获得完整的研究报告）。
对于快速增长、资金紧张的中小型企业 (SMB) 而言，这绝不是一个小数字，并且可能等同于为新的营销活动、雇用更多资源或投资新技术而赔钱。
因此，第一步是让您的财务报告对领导者更有意义和有贡献。 过滤掉最重要的财务指标，为他们提供有关其业务部分的相关信息。
它是如何工作的？
如果销售部门想知道他们是否应该投资于数字化，您的财务洞察力应该能够帮助他们做出决定。
您可以放置比较图表，显示维持当前环境的成本与新投资的成本（包括对销售成本的影响以及变化带来的短期和长期回报）。
选择重要财务指标的专业提示：
- 财务报告通常在“事后”提交。 通过揭示整体业务或部门的哪些领域正在赚钱和增长，哪些正在萎缩，使它们更具前瞻性。
- 将您的报告分解为趋势，然后问“那又怎样？” 从您的数据中提取，直到您得出对业务领导者有帮助的推理。
- 与领导者讨论他们希望在未来一个季度或一年内做出的重要决定。 围绕这些关键优先事项准备您的报告，并突出它们面临的挑战。
- 使您的报告与您公司的目标保持一致。 例如，为了优化盈利能力，对竞争对手的产品价格点、员工人数和销量进行分析。
挖掘数字背后的故事
故事可以克服财务结果和业务理解之间的差距。 选择故事来传达财务报表上的数字。
以引人入胜的故事形式提供您的财务见解将促进讨论并促成决策。 您面临的挑战是识别个人故事，这可以激发公司层面的变革和理解。
它是如何工作的？
讲故事来解释重要的财务指标，例如说明您是否达不到或超出预算预期的差异。
假设您的收入比上一年下降了 10%。 你可以说，“比去年减少了10%，我们必须做得更好。” 或者，你可以讲一个故事。 “去年，我们为 30,000 名客户提供了最好的服务； 这是每五个来找我们的客户中的两个。 以下是一些客户评论，说明了为什么会发生这种情况。”
同样，您可以将来自部门或个人的破纪录数字转换为鼓舞人心的叙述。
搜索数字背后故事的专业提示：
- 与部门领导合作，以更好地了解他们的收入和成本的“如何”和“为什么”。 请他们让您与他们部门内的正确联系人取得联系。 保持好奇，提出好的问题，并倾听他们的意见。
- 使用数据可视化技术将异常值以及财务数据的平均值可视化，并调查其中是否有任何好故事。
- 选择故事后，请通过部门专家运行它们以避免确认偏差。
从报告中消除不必要的信息
减少财务报告中不必要的复杂性，使它们对领导者更有用。
按照“少即是多”的原则呈现数据，简洁，但如果进一步理解，则提供更多信息。
它是如何工作的？
假设您希望从您的现金流量表中提供两组学习结果。 一个，通过表示您的预算金额和实际金额之间的差异，另一个，通过将本年度的业务活动和投资与上一年的业务活动和投资进行比较。 那么最好创建两份现金流量表报告，而不是一份。
一个将预算金额与实际金额进行比较，另一个将实际费用与上一年或上一季度的结果进行比较。
这与其说是减少您提交的报告数量，不如说是为了消除任何可能将注意力从您希望传达的点上移开的干扰。
减少财务报告中不必要信息的专业提示：
- 看看领导者过去要求什么类型的信息，并删除那些让你的信息混乱的无用信息。
- 在报告中提供最终计算，以便读者可以更专注于研究数据，而不是沉迷于心算。
- 使用比较数据点（来自前几年或实际与预算）和百分比差异，让领导者更容易评估这些数字的好坏。
- 进行“电梯测试”。 想象一下，如果你和你的领导在电梯里，当你的信息到达所需的楼层时，你必须清楚而简短地传达你的信息。 这样做将帮助您了解您的信息是否负担过重，或者它是否包含简洁的中心指针。
腾出时间进行技术分析
通过改进您传达财务信息的方式，您可以为决策者提供适当的工具来优化运营并保持竞争力。 通过投资正确的技术解决方案来加快分析速度和质量。
手动财务报告可能会因版本控制、在电子邮件之间切换以发送正确的文件，甚至只是简单地更新您的财务数据等问题而使您的运营陷入困境。
一款有效的软件将使您摆脱手工会计和簿记的任务，并帮助您准确跟踪趋势以产生更丰富的见解。 更好的是，当今的大多数软件产品都提供数据安全解决方案，这对财务和会计团队至关重要。
它是如何工作的？
一个好的会计和报告软件可以帮助您将一个数字（例如您的 1000 美元利润）与各种相关来源（您的电子表格、条形图和部门损益表）联系起来，从而为 360 度分析提供包罗万象的视图.
通过利用软件中的模板化界面，您可以保持符合 GAAP 或其他会计标准，并且只需按一下按钮即可轻松汇总汇总报告以进行分析。
自动化财务信息报告的专业提示：
- 投资会计软件，腾出时间进行分析，更轻松、更准确地获取报告。 软件将帮助您有效地管理日常任务并为业务增加更多价值。 如果您不熟悉财务自动化，您可以从免费的会计软件解决方案开始。 它们价格实惠，可以以最低或免费的成本为您提供全部功能。
- 如果您超出了免费软件提供的基本功能，您将获得具有集成会计和预算流程（例如工资单、预算等）的套件内财务报告解决方案。
- 通过选择基于云的软件解决方案来提高安全性和访问您的数据，从而更上一层楼。
组织演示文稿的信息
如果计划不周，即使是最好的分析也可能一文不值。 使用强大的仪表板演示来支持您的信息。 您可以通过财务报告软件灌输数据可视化和演示技能的组合，以实现有效沟通。
财务报告软件可以让您自定义格式字段以跟踪和展示最重要的见解，从而更好地了解不同部门的工作情况。
它是如何工作的？
通过为目标利益相关者（从 CEO 到部门负责人）创建定制的仪表板，总结与每个业务部门最相关的见解。 配置您的仪表板，使其具有视觉吸引力且易于理解。 您可以使用数据可视化、财务报告软件或演示文稿来做到这一点。
使用图形来描述企业的财务历史、部门生产力、投资回报率 (ROI) 等。
可视化财务报告信息的专业提示：
- 可视化您希望如何呈现您的分析。 从一张白纸开始，勾勒出您希望数据在呈现时的样子。
- 请明确点。 从数据列到您想要包含的示例，在可视化您的信息时将它们全部绘制出来。 最后，确保您的洞察力为领导者增加价值。
- 投资财务报告软件，该软件可以将您的财务信息整合到易于扫描的显示屏中，并通过交互式图形和图表显示洞察力。
与领导跟进你错过的事情
没有人比财务和会计团队更了解自我审计的价值。
征求领导者的反应，说明你在提供符合他们需求的财务见解方面做得如何。 如果这些见解对他们有所帮助，那么收集有关如何做的反馈是很好的。
这些后续行动将帮助您保留财务报告的良好方面，并纠正没有为决策增加价值的领域。 它还将帮助您为未来的报告选择更有效的财务指标。
它是如何工作的？
假设有一个新玩家进入了市场，您分析了它将如何影响公司的收入。 与领导者联系后，您可能会意识到他们会从反映新市场份额的整体市场分析中受益更多。
下次竞争对手崛起时，您将做好更好的准备来满足业务领导者的需求。
跟进领导者的专业提示：
- 与您的首席执行官和部门负责人进行一对一的会议，以征求他们对您的报告的看法。 进行诚实和开放的对话。
- 此时，不要澄清或将您的财务需求强加于他们。 倾听他们的需求。 您可以讨论可能阻碍您解决他们事后指出的问题的挑战。
根据合规准则执行日常会计任务是最基本的要求。 财务通过确保业务领导者了解他们的行为如何影响底线来增加价值是至关重要的。
通过上述步骤，使您的财务报告成为您和领导者所期待的。