如何通过 7 个步骤选择最佳时间跟踪软件

数字革命对公司提出了挑战，要求他们弄清楚如何适应一种新的组织运营方式。

无论您的公司是否决定采用完全远程、混合或回到办公室的工作设置，您都有可能使用虚拟工具来管理它。 这意味着实施某些数字或基于云的系统，而不是依赖旧的手动流程。

一个可以特别受益于数字化的过程是工作中的时间跟踪。

自大流行开始以来，员工监控软件的使用量增加了 59%。 通过数字软件进行时间跟踪使管理人员可以更轻松地跟踪团队的工作，而无需对其进行微观管理。

在这篇博文中，我们将介绍使用时间跟踪器的所有好处，并向您展示如何为您和您的团队选择合适的时间跟踪工具。

时间跟踪软件的好处

大约 95% 的美国员工乐于跟踪他们的时间。 为什么？ 他们同意准确跟踪时间很重要。

这个数字如此重要的原因是因为这些人已经看到了跟踪软件可以为公司及其员工带来的其他好处。

那么，公司为什么要开始使用时间跟踪软件呢？

这里有一些原因。

好处 #1：时间跟踪软件提高了生产力

如果您的工作目标是最大限度地利用时间和精力，那么时间跟踪是一种非常有益的做法。

它允许人们监控他们的时间去哪里并相应地重新安排他们的日程安排。

当员工跟踪他们的时间时，他们能够看到哪些任务可能不会带来预期的结果，并在未来重新安排甚至消除它们。

除了更好地了解哪些任务有价值（哪些不有价值）之外，员工还可以更好地了解他们在特定任务上花费了多少时间。

访问时间跟踪软件还使管理人员能够查看他们团队的工作量，看看他们是否需要增加更多的人——或者引入可以帮助员工节省时间、精力和资源的工具。

好处 #2：时间跟踪软件提高了透明度

一些工作场所会发生打斗，导致企业每年损失 3.73 亿美元。 事实上，有 16% 的美国员工和 34% 的加拿大员工承认打过好友。

因此，时间盗窃对许多公司来说是一个大问题。 会计师说，他们 92% 的客户处理时间盗窃问题。

由于时间跟踪，管理人员可以随时关注员工的工作。 同时，团队成员可以更好地了解他们的同事正在做什么以及他们当前正在执行的任务。

因此，使用时间跟踪软件可确保团队内更好的透明度。

好处 3：时间跟踪软件提高了盈利能力

当组织的生产力提高时，业务增长自然而然。

想要节省时间、最大化收入和降低员工流失率的公司可能会发现时间跟踪软件可以在提高公司生产力方面发挥作用，进而提高盈利能力。

也就是说，时间跟踪软件可以帮助团队更好地组织任务并确定优先级——更多地关注有利可图的活动。

此外，时间跟踪允许团队跟踪项目成本并确定上述项目是否有利可图——与投入的时间有关。

如何选择时间跟踪软件

所以，既然我们知道为什么时间跟踪软件如此有益，那么问题是——公司如何使用适合他们的时间跟踪工具？

在为您的公司寻找最佳员工时间跟踪软件时，请遵循以下步骤，以及一些有用的时间跟踪技巧。

第 1 步：咨询团队

就像企业管理中的任何事情一样，员工时间跟踪没有万能的解决方案。

首先，您需要考虑员工的独特挑战和优势。

因此，最好向您的至少一个团队\部门咨询他们想要使用的时间跟踪功能。

也许上述团队\部门想要更多的自主权——因此，使用监控屏幕活动的时间跟踪工具可能会适得其反。

或者，也许他们需要一个带有地理标记的工具，允许人们从不同的位置登录——例如，这对于现场工作人员来说是一个很好的解决方案。

这一切都取决于您的员工最需要什么——这就是为什么您应该在选择他们将使用的时间跟踪应用程序的过程中咨询他们的原因。

一旦您开始使用选择的工具，这种方法还将确保更多的支持。

步骤#2：想想你想通过时间跟踪实现什么

在选择时间跟踪工具之前，请考虑使用它想要实现的目标。

并且，确保您的时间跟踪目标与团队的时间跟踪目标一致。

请记住——您的员工不习惯使用特定工具与工具实施无关，更多与设置正确的界限有关。

您使用时间跟踪软件的目标可以包括：

• 更好的时间管理，
• 缺勤率低，
• 优化工作场所的互动，以及
• 尽量减少分心的影响。

现在，当涉及到您的员工时，您将不得不考虑一些额外的目标，以将它们与您的时间跟踪工作联系起来。

要考虑的最重要目标是确保人们的隐私。

因此，将仅跟踪需要跟踪的内容并将其余部分留给员工成为一种做法。

此外，仅跟踪公司拥有的设备或用于工作目的的个人设备。

第 3 步：获取一些选项并进行比较

一旦你有了参数、目标和团队支持，你就可以开始四处寻找最好的时间跟踪软件。

列出时间跟踪应用程序，这些应用程序是：

• 在您的预算范围内，并且
• 拥有员工实现时间跟踪目标所需的功能。

然后，对这些参数进行比较，并根据应用程序执行所需活动的能力来评估它们。

查看此 2022 年最佳时间跟踪工具列表，以便在选择最佳选项时抢占先机。

步骤#4：选择软件

一旦您整理了最适合您的打卡和打卡应用程序列表，就该使用您将使用的一个工具。

最好只为整个公司选择一个软件，这样您就不必为多项服务付费。

这也将帮助您避免在不同的团队和部门中建立孤岛和造成混乱。

步骤#5：慢慢推出

正如我们已经确定的那样，选择时间跟踪软件是一项重大决策，可能会影响多年的运营。

因此，一旦您做出选择，请慢慢介绍该软件。

首先，有一个试用期来评估时间跟踪器的功能，并确保它是您真正想要在日常操作中使用的工具。

但是，请避免过于频繁地切换工具——以避免让您的员工每隔几个月就学习如何使用新工具。

第 6 步：获取反馈

同样如前所述，最佳时间跟踪应用程序是您的员工会觉得最舒服的应用程序。

毕竟，最终，您是否做出了正确选择的决定最终取决于将使用时间跟踪工具的人。

因此，请尝试从您的员工那里获得有关该工具在使用一段时间后的实用性的反馈。

获得反馈的一种有效方法是在工具试用期结束后展开调查，并让员工分享他们的使用经验。

您可以查看以下因素：

• 使用方便，
• 对工具感到舒适，并且
• 达到预期的目标。

第 7 步：在全公司范围内实施

在您找到合适的工具，并在试用期后让测试团队\部门认可它的实用性后，是时候在公司范围内正式使用时间跟踪工具了。

因此，开始将该工具介绍给其他团队和部门，并提供尽可能多的培训。

在严格遵守法规之前，确保每个人都已学会如何使用该工具。

请记住——在这个过渡阶段，稍有耐心会大有帮助。

如果您已经在使用时间跟踪工具（无论是数字工具还是传统工具），请指定一个时间段，在此期间员工将有机会从旧解决方案顺利迁移到新解决方案。

此外，在进行过程中始终如一地获得反馈。

因此，在实施该工具时花点时间——但也要设置一个完整的推出日期，这样员工就不会对学习和习惯新的时间跟踪工具过于松懈。

总结：员工时间跟踪与微观管理

员工时间跟踪有时会让人感觉像是微观管理——但只有当经理和利益相关者在没有考虑员工需求的情况下过于仓促地实施时。

花时间交流这些工具将如何使您和您的员工受益，并确保您始终追求双赢。

请记住，您的团队应该站在您这边。 您实施工具的方式将在实现该目标方面发挥重要作用。

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