如何选择商务电话系统

每个企业都需要电话服务。 你有客户要打电话，供应商要讨价还价，还有团队要协调。 当然，您可以使用电子邮件、智能手机和消息应用程序。 但没有什么能比得上您自己可靠的商务电话系统，该系统旨在优化基于语音的通信并帮助您的企业与重要的人保持联系。 此外，拥有企业电话号码可以让您的企业看起来可信——人们希望在合法企业的网站或社交媒体页面上看到实际的电话号码。

但是，并非所有电话系统都是相同的。

要了解哪种电话系统最适合您的业务，您必须问自己几个关键问题：

1. 我应该使用传统的固定电话还是订阅互联网协议语音 ( VoIP ) 服务？
2. 我应该使用带有桌面硬件的完整电话系统还是只使用可以在任何设备上激活的虚拟电话？
3. 如果我使用 VoIP，我应该在本地使用还是基于云？
4. 就行业、预算、员工人数、办公地点和客户群而言，最好的商务电话服务是什么？

快速概览：

• 固定电话与 VoIP 商务电话系统有什么区别？
• 如何为您的企业确定合适的电话系统
• 常见的商务电话系统类型
• 选择商务电话服务时的最佳实践

下表比较了两种办公电话系统的主要特征。

固定电话与 VoIP 商务电话系统有什么区别？

如何为您的企业确定合适的电话系统

在决定安装、升级或更换商务电话系统时，您需要考虑几个关键因素。 首先，考虑您的业务活动、预期通话量、目标和预算。

以下是您在比较商务电话提供商时需要查看的主要因素：

• 成本
• 可靠性
• 安全
• 流动性
• 可扩展性
• 支持
• 包含的功能

成本

这可能是影响许多电话系统相关决策的主要因素。 可靠性应该是第一位的，但如果这是您议程上的首要项目，那么您可以为您的企业找到负担得起的固定电话或 VoIP 捆绑包。

如果您还没有系统，那么选择 VoIP 系统是更明智的选择。 这是因为 VoIP 电话系统的设置、长途和运行成本通常低于固定电话服务。 但是，如果您已经拥有传统系统，则可以根据您的业务需求进行升级或混合系统。

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可靠性

要经营一家良好的企业，您必须拥有可供团队、供应商、合作伙伴和客户使用的可靠且可访问的沟通渠道。 否则，业务连续性将受到影响，您将失去运行或依赖您的运营的人们的信心，以及停机期间可能产生的潜在收入。

在注册之前，请查看服务提供商的风险管理、故障安全政策和备份计划。

安全

商务电话系统还应完全保护，以防止敌对实体的欺诈、恶意软件和网络钓鱼尝试。 请注意，安全不仅涉及电话服务本身，还涉及您自己的内部资源。 仅与具有可靠加密、身份验证、冗余架构和其他安全系统的银行服务提供商合作。

流动性

聪明和成功的公司几乎总是比同行拥有更大的流动性。 VoIP 电话系统使您可以在任何地方拨打和接听电话，即使您不在现场也是如此。 相比之下，传统电话系统需要您在办公室才能使用电话。

寻求提供移动和桌面应用程序的服务，使您的员工能够随时随地与团队和客户建立联系。

合作

一些固定电话系统允许三向通话。 VoIP 服务提供更多。 其中包括无限参与者的视频会议以及与协作和生产力工具（包括 CRM 和电子邮件）的集成。

可扩展性

企业需要运营敏捷性，无论是扩大规模还是缩小规模。 在此期间，应重新配置资源以匹配使用它们的业务运营规模。

在考虑您的业务稳定性时，这就是您选择的商务电话系统类型很重要的原因：

• 您的业​​务是否严重依赖语音通话，或者在电话需求最少的情况下运行良好？
• 您的战略增长计划是什么？
• 您是否雇佣了一支充满活力的销售团队？
• 您需要集成电话系统吗？
• 如果您需要吸引更多客户进行扩展，那么可靠的电话系统是必不可少的。

实施这种重新配置的难易程度会影响其他绩效指标中的生产力。

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支持

您总是希望为您的业务提供一流的客户服务支持。 寻找具有出色客户支持记录的服务提供商。

包含的功能

座机电话实际上已经停止发展，并且很可能会过时。 如果您需要让您的通信系统具备所有未来势在必行的新兴功能，那么选择一个强大的 VoIP 系统是正确的选择。

通过虚拟商务电话系统，您可以将电话与您的商务技术平台集成，例如电子邮件、视频会议、虚拟传真、生产力、员工培训、ERP 和 CRM 软件。

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常见的商务电话系统类型

如前所述，有两种基于连接的主要电话系统类型：固定电话和 VoIP。 但是，您还应该了解一些亚型和混合变体：

1) 虚拟电话系统

基于软件的解决方案打包为基于浏览器、桌面或移动应用程序，允许您通过 Internet 拨打和接听电话。 也称为软电话。

• 优点：经济实惠且非常易于安装、部署和使用
• 缺点：不是功能齐全的电话系统
• 最适合：预算紧张的小型企业以及员工或承包商部署在多个地点的企业。

2) 固定电话系统

使用铜线传输语音通信。 它也被称为模拟电话。

• 优点：非常稳定可靠
• 缺点：设置、维护和扩展的成本相对较高； 可能会过时
• 最适合：已经拥有固定电话且不需要电话升级的小型企业； 喜欢复古科技的人

3) VoIP电话系统

通过 Internet 将语音作为数据传输。

• 优点：广泛的功能、特性和软件集成对当今大多数企业至关重要； 可以轻松缩放； 负担得起的
• 缺点：在停电的情况下可能会被禁用，除非您有紧急电源或供应商具有故障安全功能
• 最适合：所有类型、规模和行业的前瞻性企业

4) 云和本地系统

VoIP 系统的唯一区别是托管电话交换机 (PBX) 的位置。 也称为IP PBX的本地系统包括一个连接 LAN 的主服务器（位于客户所在地），通过传统的固定电话和 Internet 接收和传输呼叫。 另一方面，云或托管 PBX 系统是指其PBX 由提供商托管的 VoIP 系统。

• 优点：基于云的 PBX 通常设置和维护成本较低
• 缺点：在本地系统中，维护 PBX 是服务订户的责任。 最适合：本地系统非常适合寻求更好地控制其通信工具的团队； 基于云的系统非常适合不想承担管理自己的 PBX 的额外责任的企业。

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选择商务电话服务时的最佳实践

以下是一些提示，可帮助您确定最适合贵公司的电话系统：

1. 了解为什么需要升级、安装或更换商务电话服务。
   • 你的目标是什么？
   • 您目前使用哪个系统（如果有）？
   • 您在电话服务中需要哪些特定特性和功能？
2. 根据员工人数、办公地点以及与客户、供应商、合作伙伴、团队和其他利益相关者的基于语音的互动，评估您的企业当前和潜在的呼叫量。
3. 当涉及到未来的增长时，请考虑您的可扩展性选项。 寻求适合您策略的服务。
4. 对要与电话服务集成的资源、平台和技术堆栈进行审核。 确定本地互联网服务的质量和速度是否适合 VoIP 解决方案。
5. 为电话系统分配合理的预算。
6. 搜索电话系统市场，寻找符合您的预算和运营需求的服务或提供商。
7. 研究服务提供商的跟踪记录，特别是他们在可靠性和客户支持方面的声誉。
8. 窥探并发现行业领导者正在使用哪些系统/服务提供商。
9. 列出您的选择。
10. 在注册之前请求演示并尝试/压力测试入围的服务。

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还有问题吗？

企业需要升级其电话系统的原因有很多。 也许您想要更多功能或更大程度的移动性。 也许您想削减成本或更换在您的行业中很快就会过时的遗留系统。

无论您的情况是什么原因，关键是要明确您的目标，了解您的选择，并与正确的互联网电话服务合作。