发票处理的工作原理

如果现金流是大多数企业的命脉，那么发票处理就是它跳动的心脏。

进一步扩展这个比喻：发票处理效率低下会导致一般的业务健康状况不佳，如果不加以解决，则很可能会出现更严重的问题。

越来越多的企业正在学习自动化发票处理工作流程是他们需要的治疗方法。

让我们仔细看看。

什么是发票处理？

发票处理是发票的管理。 它包括从收到它们到付款后进入总帐的每个步骤。

它通常由应付账款部门进行，并辅以自动化发票处理软件。

发票处理的7个步骤

以下是发票处理中采取的典型步骤。

每个公司或应付账款团队中的此流程可能略有不同。 例如，一些公司可能会根据发票是否链接到采购订单 (PO) 以不同方式处理发票。

1. 接收发票

对于那些直接参与该流程的人来说， “接收发票”似乎是一个容易误导人的简单名称。 “接受”意味着被动而直接的事情。

实际上，“狩猎”或“放牧”可能是更好的描述。

发票可以通过多种方式（多个电子邮件地址或发件人）以多种形式（物理、数字甚至传真）到达。 他们也可能早到、晚到或根本不到！

如果未在正确的时间或渠道收到发票，则它可能会在系统中丢失。

因此，总而言之，到达您收到发票的地步并不总是那么简单（见下文第 7 点）。

2.发票数据录入

收到发票后，需要对其进行分类和优先排序。 这是通过检查每个数据并将其输入其他会计系统来完成的。

发票有多种格式，可能包含错误。 对于纸质发票，通常需要对其进行扫描以创建数字表格。

数据输入过程的一个重要部分是为每张发票分配总帐代码（每个贷方或借方条目的唯一代码）。 这有助于使以下处理步骤和报告变得更加容易。

此数据输入过程可能非常耗时且容易出错，尤其是手动完成时（见下文“常见发票错误”）。

3、发票核对（与证明文件相符）

盲目地支付发票而不检查细节最终会导致错误。

需要根据支持证据检查发票，例如采购订单 (PO) 、贷项通知单或其他说明发票上所列成本的信息。

如果没有自动发票处理系统（见下文，“自动发票处理”），则需要从不同地点收集支持文件。

它们可能是从不同的个人发送或发送给不同的个人，整理它们的人可能不知道其他现有的通信或修改它们的支持文件。

他们也可能是欺诈性的。 巴克莱银行最近警告说，发票欺诈（冒充企业更新发票付款细节的欺诈者）正在上升，甚至可能占英国诈骗者损失的所有资金的 55%。

4. 发票审批

完成上述步骤后，需要有人在付款前批准每张发票。

审批工作流程各不相同，但一般来说，审批要求是通用的。 即，批准发票的人需要：

• 发票
• 所有证明文件
• 任何其他信息（注释、查询、截止日期提醒等）

5. 提交发票付款

当发票准备好付款时，负责发票审批的个人应该确信没有人为错误或其他未解决的问题。

发票是标记为立即付款还是稍后付款取决于每个应付账款团队和每张发票。

如果有任何情有可原的情况，例如逾期发票，则应在此阶段由发件人标记。

6. 在总账中保存发票

发票应在付款后立即保存在总帐中。

在这个阶段遗漏、延迟或犯错显然会导致内部报告和现金流出现大问题。

它甚至会破坏外部关系。 如果未记录发票，则可能会向客户发送不正确的逾期提醒。

7. 围绕发票处理的沟通

每个发票处理步骤都需要您的团队和客户之间的沟通。 这可能包括：

• 收货确认
• 修改
• 错误说明（或潜在错误）
• 一般的问题

其他应付账款功能也可能发挥作用，例如催款、信用票据发票的使用、提前付款折扣、发票贴现和发票融资。

这通常发生在同一位置发生的大量其他任务中：电子邮件收件箱。

Abode 的一项研究发现，美国工人平均每天花费 3.1 小时查看工作电子邮件。 这意味着在检查发票流程时，新信息将进一步隐藏它。

常见发票错误

无论是一些相对较大的错误还是许多较小错误的累积效应，发票错误都可能代价高昂。

根据我们的经验，最常见的两个是：

1. 销售税免税错误

每个州的销售和使用税规则各不相同。 免税证明由买方签发给卖方，卖方必须将其保存为审计证明。 确切地知道何时以及如何应用它们可能很困难，而这方面的错误通常会导致发票错误。

2. 增值税 (VAT) 错误

何时适用增值税的标准很复杂。 这方面的错误往往是由于对案件的误解或疏忽，而不是打字错误。

自动发票处理

发票处理的每个步骤都可能出现错误。 员工休假、应付账款部门人员流动等也可能导致审批延迟。

有一种方法可以为流程增加一定程度的稳定性和效率：发票处理自动化。

自动化可以加速和改进收集和处理工作流程。 它还可以自动通知内部员工。

发票处理软件

使用正确的发票处理软件可以改变您的业务。

虽然某些软件会自动执行上述流程，但其他解决方案可能包括提供贸易信贷作为发票流程的一部分的能力。

这意味着 B2B 服务提供商可以将整个发票和收款流程外包给承保债务的第三方。 这样，卖家在收到订单后的几天内就会收到付款，同时给客户更长的时间来结算发票。

结论

发票处理包括从接收发票到付款并记录在总帐中的每一个步骤。

尽管所有趋势都指向数字发票和发票处理的增长，但在某些情况下仍使用纸质发票，需要将其扫描成数字形式。

处理工作流程需要注意细节和沟通。 它很容易被其中存在的批准工作流程中的错误和延迟所阻碍。

发票处理自动化是显着改进发票处理的一种方法。 它减少了潜在错误的数量并集中了沟通和批准。

自动化软件快速提取和记录发票数据，包括个性化字段。 它不仅比手动完成更快，而且更准确。

B2B 服务提供商可能希望更进一步，因为他们会考虑最适合其业务需求的自动化软件类型。

B2B 卖家可以部署诸如 TreviPay 之类的解决方案，在结账时提供完全承保的贸易信用。 此选项有效地将整个发票和收款流程外包，同时鼓励更高的支出和客户忠诚度。

改进的处理工作流程的积极影响可以对您的业务的健康和效率产生巨大的影响。 根据所选择的选项，它还可以帮助 B2B 卖家建立更紧密、更有利可图的客户关系。