如何确定移动办公桌是否适合您的业务
已发表: 2022-10-24
有些人喜欢它。
有些人讨厌它。
您办公室的办公桌轮用可以采用以下两种方式之一。 或者介于两者之间。
那么，成功推出移动办公的关键是什么？
准备。
在本指南中，我们介绍了您在决定在您的企业中实施移动办公环境之前需要了解的所有内容。
- 什么是办公桌轮用？
- 办公桌轮用和办公桌共享有什么区别？
- 办公桌轮用是个好主意吗？
- 办公桌轮用的优点和缺点
- 哪些公司使用共享办公桌？
- 如何让办公桌轮用？
让我们从头开始。
办公桌轮用是一种办公桌环境的设置，任何登录的人都可以在没有预先分配的座位的情况下到达和工作。
这与每个人都有一张指定的办公桌的典型办公环境不同。
工作人员可以在任何一天到达，通常无需预订办公桌，只要他们需要就可以在那里工作。
您可能会看到为特定部门分配的共享办公桌区域。 这意味着任何销售人员，例如，经常外出会见客户的人，都可以到办公室并坐在同事附近。
如果他们一周有 50% 的时间不在办公室，那么他们就不需要指定办公桌。
典型的办公桌轮用环境包括：
- 桌面电话。
- PC 或笔记本电脑扩展坞（可能有软电话而不是桌面电话）。
- 一个监视器。
- 用于连接其他设备的电源插座。
除了办公桌上的这些基本物品外，热办公桌办公室通常还包括可预订的会议室、公用打印机和其他共享办公设施。
为什么叫办公桌轮用？
热办公桌这个术语是基于“热座位”的说法。 这用于广播或电视节目的客人，他们在有限的时间内成为节目的焦点。
通常，他们会被提出不舒服或快速提出的问题，然后就离开了。 较短的时间跨度使座椅“热”。
想想快速约会或玩烫手山芋。 两种活动都不会持续很长时间，使它们都“热”。
虽然您不需要立即让出座位，但您必须在一天结束时将其清理干净，以便明天的热桌环境被重置，任何人都可以选择坐在哪里。
注意：一些组织使用办公桌预订或办公桌共享政策来管理半永久移动办公桌。
办公桌轮用和办公桌共享有什么区别？
重要的是要了解共用办公桌不是办公桌共享。
办公桌共享只是在特定人员之间分配特定办公桌的使用。
| 办公桌轮用 | 办公桌共享 |
| 办公桌免费供任何人使用 | 桌子分两三个人 |
| 每个人都在使用后清理桌面空间 | 可能会留下文书工作以进行移交 |
| 工作人员或成员的公共区域 | 部门专用区域 |
例如，Mohammed 可以在白天使用他需要的桌子，而 Julie 可以在她上夜班时使用同一张桌子。
实际上，穆罕默德和朱莉在各自轮班期间都有专门的工作空间； 但他们实际上是共用同一张桌子。
多用办公桌意味着伦敦的 123 办公桌对任何人都是免费的。
以下是实际使用的共享办公桌的基本示例：
- 星期一：Mohammed 上班并登录伦敦办公室的 123 号办公桌。
- 星期二：穆罕默德飞往旧金山办公室并使用 456 号办公桌。在伦敦，朱莉现在使用 123 号办公桌。
- 星期三：朱莉再次使用伦敦的 123 号办公桌。 穆罕默德要飞回伦敦，所以不需要办公桌。
- 星期四：Barry 早早到达工作并登录到伦敦的 123 号办公桌。 Mohammed 和 Julie 都找到了免费的替代办公桌。
- 周五：50% 的办公室工作在家办公。 巴里、穆罕默德和朱莉都不在办公室。 办公桌可供任何人免费使用。
办公桌共享非常适合同一企业内的分班轮班。 例如，提供 24/7 支持的呼叫中心。
所有座席都需要一张桌子，但不是同时。
办公桌轮用更适合三个主要用例：
- 为不同企业提供公共区域和工作空间的共享建筑。 想想 WeWork 或大学校园。
- 员工来来去去的不规则模式的大型企业。 经常在路上的销售团队或在家里和办公室之间分配时间的员工。
- 不需要大型房地产的小型企业。 如果您在任何时候只有 20 名员工，而办公室中只有 10 名员工，请减少办公桌空间并节省成本。
办公桌轮用是个好主意吗？
根据您的办公室布局，办公桌轮用可能是变革性的，也可能是困难的。
如果您经营的是共享建筑，例如 WeWork，那么办公桌轮用是个好主意。 任何人都可以到达并登录到办公桌，并获得开始工作所需的一切。
即使一家企业租用了整个办公室，您也可以在该空间内提供一个办公桌轮用环境。 如果每个员工每天都在办公室上班，那家公司很可能会租用自己的办公室，而不是 WeWork。
这使得办公桌轮用非常适合。
如果您经营一栋只有一项业务的建筑物，则热办公桌仍然可以使用。 事实上，办公桌轮用变得越来越普遍，因为并不是每个人都需要来办公室了。
无论您是每周来一次的一线工作者，还是除非有重要会议，否则在家工作的知识工作者，您需要一张办公桌，但并非一直都需要。
这就是办公桌轮用的地方。
在考虑共用办公桌时，请记住以下关键事项：
- 人们是否定期在家工作？
- 如果您创建一个专用的办公桌轮用区，空间会得到利用吗？
- 您是否需要空间让所有员工在同一天共用办公桌？
- 与为每个员工保留未使用的空间相比，实施共用办公桌可以节省多少钱？
办公桌轮用的优点和缺点
虽然办公桌轮用的优点很明显，但也应该强调一些被认为是缺点的地方。
| 办公桌轮用的优点 | 办公桌轮用的缺点 |
| 启用混合工作 | 如果管理不善，可能会导致容量规划问题 |
| 提高生产力 | 人类抗拒改变 |
| 鼓励整洁的办公桌政策 | 缺乏个人接触 |
| 如果需要，每个人都有座位 | 霸占办公桌 |
| 降低成本 | 定期清洁 |
| 与新员工会面和社交 | 不能坐在工作闺蜜旁边 |
虽然缺乏个人风格往往让人觉得是一种劣势，但研究表明，简约的办公桌设置更有效率。
例如，5S 精益六西格码原则建议您应该创造并保持一个整洁的工作环境才能茁壮成长。
5S'是：
- 排序：删除杂乱和非必要的项目。
- 拉直：存放在正确位置的基本物品。
- 擦洗：保持办公桌上的所有物品干净整洁。
- 标准化：记录和分享工作场所任何变化的计划。
- 维持：使前四个 S' 成为习惯。
将这些应用到任何工作环境都是富有成效的。 办公桌轮用强化了这种心态，因此没有人会日复一日地把办公桌弄得乱七八糟。
哪些公司使用共享办公桌？
无论是拥有 10-20 名员工的小公司还是大型企业集团，各种公司都使用了办公桌轮用。
马士基是世界上最大的航运公司，拥有 80,000 多名员工，在全球拥有 100 多个地点。 在其位于英国梅登黑德的办公室中，共有六层楼，均具有办公桌轮用功能。 每个团队或团队块都被指定一个楼层，以便部门在需要时彼此靠近。
虽然内部 IT 团队有一组静态的办公桌，但其余的楼层每天都开放供任何人使用。 会议室和私人办公室在每层楼的周边使用。
在规模的另一端，拥有约 20 名员工的技术咨询公司 StableLogic 在雷格斯大楼内共享办公空间。
虽然大多数顾问会在客户现场花费时间，但当他们返回雷格斯大楼时，他们可以选择在私人办公室使用共享办公桌或坐在公共区域并使用免费电话登录。
其他使用共享办公桌的知名公司包括：
- 德勤
- 微软
- 瑞士信贷
- 花旗集团
- 乐高
- 澳大利亚国民银行
我们还在 WeWork、Regus 和 Green Desk 等联合办公组织中看到了常用办公桌。
如何让办公桌轮用？
办公桌轮用在某种程度上是一种个人体验。 但是您可以应用一些基本逻辑来使办公桌轮用在您的业务中取得成功：
- 选择正确的技术包。
- 明确哪些区域已经预订。
- 告知员工共享办公桌将带来的好处。
- 记录登录/注销说明并公开。
- 当您转移到共享办公桌时进行沟通。
- 请记住，并非所有地方都需要有办公桌。
- 为需要坐在一起的团队使用预订系统。
- 使用公共区域和小型会议室进行小组协作。
- 创建一套家规，让每个人都知道会发生什么。
- 在安排大型会议时计划增加容量。
- 拥抱远程工作，这样办公桌就不会成为永久办公桌。
- 允许临时个性化（在一天结束时或预订后清理）。
如果支持它的技术不是一流的，那么最好的办公桌轮用政策就毫无价值。
确保 PC 或扩展坞是最新的，并且可以处理来自不同工作类型的工作负载。
确保他们安装了软件电话或您提供了实体听筒。
随着我们进入云优先通信时代，您将需要一个云电话系统 (VoIP) 为您的办公桌提供动力。
花时间在文化和政策上，然后选择合适的技术提供商。
如果移动办公桌适合您的业务，请确保它得到 2022 年最佳 VoIP 电话系统的支持。