托管电话系统：功能、优点、优点和缺点

什么是托管电话系统？

托管电话系统或云电话系统是一种商务电话设置，通过互联网连接工作，由第三方供应商托管在云中。 与需要您在现场拥有自己的服务器和设备的老式传统电话系统相比，托管电话系统可以为您的企业节省维护成本和设备成本。

托管电话系统有两种主要类型，它们是：

1)云托管电话系统：所有电话都连接到外部 VoIP 数据中心。 电话配置了个人登录，并预先编程为注册到 SIP 服务器。
云 PBX 具有您现代员工所需的所有基本功能。 语音信箱到电子邮件、自动助理、视频会议——应有尽有。 从管理的角度来看，这是最容易管理的 PBX 平台。
2) PBX SIP Trunking ：保留现有的 PBX，但回程通过基于 VoIP 的中继完成，用于您需要的所有外线。 如果出现 PBX 问题，您可以将电话路由到任何实体办公室或虚拟办公室。

托管电话系统或虚拟专用交换机 (PBX) 为您提供传统办公电话系统的所有优势，而无需昂贵的硬件成本。
除了兼容手机、调制解调器、路由器和交换机的初始设置成本外，无需为您的托管电话系统分配额外资金。
哦，会好起来的。 托管电话系统可以包括传统的 PBX 和VoIP 电话系统。 如果您已有 IP PBX，SIP 中继将您现有的 PBX 设置转换为互联网供电的电话网络。
让我们深入挖掘并分解一些更核心的概念：

• 什么是托管电话系统？
• 托管系统如何工作？
• 托管电话系统的好处
• 基于云的系统的缺点
• 需要寻找的 7 个重要功能

托管 VoIP 解决方案如何工作？

您可以通过带有云 PBX的托管电话系统接听电话。 此在线服务器使用 VoIP 连接通过 SIP 中继管理传入和传出呼叫。
以下是它的工作原理：

1. 您的企业找到了提供云 PBX 的托管电话提供商。 然后，您将连接到他们的异地数据中心。
2. 您收到一个传入您托管的 PBX 系统的呼叫。
3. 托管的 PBX 系统将呼叫数据转换为数字数据包，可以通过互联网连接传输。 这是托管电话系统的 VoIP 部分。
4. PBX 将传入呼叫路由到您办公室的桌面电话。
5. 您的座机响起，您接听。 数字数据包被转换回语音消息并建立连接。 您可以使用托管 PBX 作为中间人与您的呼叫者通话。

借助完整的云电话系统，任何具有互联网连接的设备都可以拨打和接听电话。 您的手机、笔记本电脑、台式机和座机兼作您的商务电话。
相关文章：PBX 与 VoIP：购买前要了解的 26 个主要差异

6 托管电话系统的优势

以下是拥有传统设置无法提供的基于云的电话系统的一些主要好处：

1.安装方便

传统电话系统的设置过程可能漫长、复杂且昂贵。 但是托管电话系统不存在任何这些问题。
基于云的系统的安装和设置是在线的，因此您不需要任何人来到您的办公室即可开始使用。 这也使它更便宜——这对于小型企业或拥有远程团队的企业来说非常有用。

2.节省成本

托管电话系统比传统的替代品便宜，原因有二。 第一个：您不需要购买新的设备。 通过云电话系统，您可以使用已有的设备。 那包含着：

• 软电话
• 桌面电话
• 移动设备和手机（包括 iOS 或 Android 智能手机）
• VoIP 手机

基于云的商务电话系统在维护方面也可以节省成本。 您无需召集工程师来办公室解决问题。 您的 IT 人员无需联系您的服务提供商即可解决最常见的VoIP 问题。

3.统一通信平台

统一通信平台让您可以使用单一工具进行内部和外部通信。
有了一个，各种团队——例如销售或客户支持——可以将他们的整个战略建立在他们托管的 VoIP 解决方案上。 合适的供应商提供多种功能以及拨打电话的能力。 您可以通过同一个托管电话系统向团队成员发送即时消息、主持视频会议和呼叫客户。
（同样，这对节省成本有影响：你不需要花钱买一个只做一项工作的工具。）

4.远程团队的灵活性

你有一个远程团队吗？ 无论您是在海外出差还是在家工作，您都可以使用托管电话系统接听电话。 您无需到办公室即可拿起有线桌面电话。
这是因为大多数托管电话系统提供商都为其用户提供软件。 您的远程团队可以将他们的商务电话软件下载到他们的设备上。 PBX 提供商只是建立连接，并将传入或传出呼叫转移到您的设备。 您的呼叫者不会注意到任何差异——尤其是当您的提供商提供屏蔽呼叫者 ID时。

5.更好的可扩展性

拥有一个随着您的业务增长而增长的电话系统非常重要。 每当您添加新的团队成员时，从您的传统电话系统中呼叫不仅令人沮丧。 它也很贵。
这就是为什么拥有托管电话系统的最大优势之一是可扩展性。 添加新的团队成员？ 只需登录您的提供商的云平台并让他们进入。

6.更安全

企业担心电话系统的安全性也就不足为奇了。 数据泄露的平均成本为 392 万美元。
社会工程是最常见的数据泄露类型之一。 当黑客模仿您的电话提供商并要求他们交出信息时，就会发生这种情况。 他们可以使用这些数据来接管您的系统。
但是，托管电话系统具有针对社会工程的额外保护层。 大多数著名的 VoIP 提供商都拥有强大的身份管理工具。 您永远不会被骗交出黑客的信息。
并且，强大的加密功能可确保黑客永远无法窃听商务电话。

托管电话系统的缺点

我们知道托管电话系统有很多优点。 但是当谈到不利因素时，事实是：并不多。
您需要考虑的一件事是您是否有足够强大的互联网连接来接听 VoIP 电话。 如果你在办公室，这相对容易。
但是，如果您有一个远程团队，则需要确保每个团队成员都可以访问强大的互联网连接来拨打和接听电话。
VoIP 呼叫每条线路需要至少 100 kbps 的上传和下载带宽。 此外，您需要至少 1 兆字节的可用专用带宽才能同时进行 10 次高质量的 VoIP 呼叫。
主要运营商为商业用户提供千兆速度 (1000 Mbps)。 对于小型企业，单个 DSL 或光纤连接就足够了。

然而，托管 VoIP 的最大缺点是它不具备传统电话的永远在线特性。 托管电话系统需要同时为电话和网络基础设施供电以提供互联网访问。
这就是为什么传统的 PBX 电话系统通常被认为更可靠的原因：因为它们不依赖于两个外部电源。

寻找 7 个托管电话系统功能

有大量托管电话系统提供商可供选择。 并非所有这些都提供您的业务所需的功能。
以下是您在选择 VoIP 服务提供商时要寻找的几个高级功能：

1) 语音邮件到电子邮件转录

听到语音邮件是您的电话系统应具备的一项关键功能，这一点也就不足为奇了。 没有它，您可能会冒着人们在您错过电话后永远不会回电的风险 - 并且可能会失去客户。
但是，抽出时间来处理这些语音邮件可能会很棘手。 使用此功能，您可以将语音邮件消息转录并直接发送到您的收件箱。 您无需聆听消息即可回复。 只需收听语音邮件转录并永久记录来电的内容。

2) 视频会议功能

工作场所现在比以往任何时候都更接受远程工作。 这意味着公司会寻找提供视频会议作为其套餐一部分的托管电话系统提供商。
您的虚拟 PBX 可以兼作团队的会议工具。 不再有 Google Meet、Skype 或 Zoom 等视频会议插件！ 只需确保仔细检查您选择的软件包中是否包含此功能。

3) 安全可靠

托管电话系统的可靠性是许多云技术新手关注的原因。 但是，不要害怕：VoIP 连接与传统的有线设置一样（如果不是，更）安全。
关键是选择安全的 VoIP 提供商，例如 Nextiva。 我们的网络有 99.999% 的正常运行时间，并且通过运营商级数据中心建立连接。 换句话说：几乎不可能有人破解连接并窃听您的电话。
相关文章：VoIP 安全吗？ 深入了解 VoIP 安全和加密

4) 通话录音

无论是一对一的进度审查还是培训，通话录音都可以帮助您监控客户互动。 例如，您可能会看到一位销售代表的成交率低于其他代表。
使用他们的通话录音找出可能发生这种情况的原因。 您可能会发现他们未能解释您的一个 USP，这导致他们的关闭率很低。

5) 实时通话分析

询问大多数企业他们的团队的效率如何，他们会很难找到答案。 传统电话系统只是接听来电并将它们与桌面电话匹配——就是这样。 没有额外的统计数据可用。
但是，一些托管电话系统提供实时呼叫分析。 这意味着您可以报告您的团队使用实际数据的效率，例如：

• 呼入电话
• 总来电
• 接听电话
• 未接来电
• 免费电话
• 内部/外部呼叫
• 谈话时间
• 国际电话
• 语音信箱电话
• 排队的来电

6) 自动乘务员

如果您的托管电话提供商提供自动助理，您不需要接待员来筛选和转移来电。 此自动消息询问呼叫者需要什么帮助，并将其传递给最相关的人。
该呼叫路由系统也称为交互式语音响应(IVR)，可为每个人节省时间。 您可以在线为系统设置规则。 因此，如果有人拨打您的业务电话号码并按#2 寻求客户支持代理，您已经有了关于哪个代理的线路将响铃的规则。
（如果您有呼叫中心，您甚至可以选择一组座席的线路来振铃。托管电话系统将它们发送给下一个可用的座席。）

7) 卓越的通话质量

企业切换到基于 VoIP 的电话系统的一个共同问题是通话质量。 他们假设由于连接不是有线的（并且互联网连接可能不稳定），质量会受到影响。
那不是真的。 事实上，托管的 VoIP 呼叫比传统电话线路更清晰。 您将需要至少 100 Kbps 的良好互联网连接，但大多数 ISP 提供的速度至少是该速度的一百倍（10 Mb）。 这意味着您可能已经准备好通过虚拟电话系统拨打和接听高质量的电话，即使您正在拨打长途电话。

准备好切换到托管电话系统了吗？

毫无疑问，托管电话系统是前进的方向。 铜线在办公室周围制造迷宫的日子已经一去不复返了，而陈旧的技术需要每隔几个月更换一次。
但请记住检查您的新电话服务提供商是否提供您需要的高级功能。 这样一来，您的整个企业就无需处理接管整个办公室的过时、昂贵的电话系统。
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