如何给团队成员分配任务

项目已分为里程碑、目标和目标，并分解为任务，现在是分配它们的时候了。 但是当您打开项目管理平台时，您将面临着任务措辞和选择分配给谁的不讨喜的过程。

好吧，在这篇文章中，我们就如何让混乱的第一刻变得更清晰一些提供建议。 有一些可操作的技巧，了解分配和委派任务之间的区别，以及如何为工作选择最佳人选的建议标准。

如需更准确的概述，请参阅以下目录：

你如何分配员工任务？

我们通常认为分配任务是一个耗时的过程，重点是清理任务列表以保持项目的进行。 然而，任务分配实际上应该是一个更加以员工为导向的过程，需要额外的奉献和努力，从而产生令人难以置信的结果。 但我们的意思是什么？

正确分配的任务会推动您的员工、项目和整个公司向前发展。 就是这样。

1. 它们加强了管理者和员工之间的责任感和信任；
2. 他们帮助教授新技能并完善旧技能；
3. 它们使员工能够熟悉其他团队和工作途径；
4. 更容易进行项目估算；
5. 为绩效评估等奠定了良好的基础。

清单可以继续，但我们现在就到此为止。

当然，这样的长期利益并非没有计划阶段的一些众所周知的血汗。 让我们看一下分配员工任务的一般思路，以及您可以采取的具体步骤。

动力来自于对大局的了解

当我们谈论项目管理的大局时，我们谈论的是每个团队成员的任务都会影响他们的同事。 由于所有任务通常都是拼图中的一小部分，因此有助于提醒员工他们的工作是如何贡献的。 例如：

• 高质量的草稿可以为最终版本打下良好的基础，并且可以更快地完成。
• 精心准备的演示文稿可以节省不必要的问题和额外的电子邮件查询时间。

当人们知道他们的工作会对公司层面产生影响时，他们工作得更好、效率更高也就不足为奇了。

因此，当您分配任务时，请尝试强调它们如何适应大局。 简单地说：“你做 X 将对 Y 和 Z 有所帮助”以及它如何反映整个项目将使员工知道分配给他们的任务很重要。

让您的员工兴奋地投入

告诉人们更大的图景并向他们展示什么是可能的，只能让他们到目前为止。 点燃最初的火花就足够了，但要让他们完全致力于任务，您需要定义该任务需要什么。

他们应该能够想象如何进行工作，使用什么技能，以及如何达到预期的结果。 指示越清晰，他们工作的动力就越大。

简而言之，就应该如何完成任务给出指示，并确保他们理解。 你无法读懂彼此的想法，所以重要的是每个人都在同一个页面上。

要求任务透明

公司可以采用的最佳实践之一是同事之间的透明度。

这是通过让每个人在时间表中输入他们当天的任务来实现的。 时间表的目的是准确了解每个人在任何特定时间都在做什么。

当人们知道谁在做什么任务时，他们就更容易知道一个人是否有空或忙，他们完成任务的进度等等。

所以，当你给员工分配任务时，给他们贴上截止日期。 或者，您可以要求员工评估工作需要多长时间，并使用这些时间框架。

资料来源：Clockify 团队时间表

时间表是密切关注任务和执行任务的人的好方法。 您可以：

• 看看谁在做什么（帮助评估人们的技能）；
• 完成工作量并可以完成其他任务的人；
• 您的时间估计是否需要更正；
• 找出任何浪费的时间。

保持清晰的时间表

当我们讨论时间表和截止日期透明度时，重要的是要提到您为任务完成设定的时间需要明确。

正如我们所提到的，分配截止日期的最安全方法是咨询员工。 由于任务的难度、总体期限、需要达到的标准以及完成任务所需的技能，他们更擅长评估需要多长时间。

当他们对应该完成任务多长时间有发言权时，人们往往会觉得对整个过程更有责任感。 他们将尽最大努力按时完成，因为他们积极参与设定截止日期。

设定非常明确的期望

分配任务应始终包括指出的您（主管）的期望。 例如：

• 一个标志宣传是否需要尽可能多的草稿，还是只需要几个成品？

如果您要求设计师为徽标间距制作一些草稿，您必须指定您正在寻找的质量类型。 说明您是否正在为头脑风暴会议寻找一些草图和草稿，或者您是否想要展示干净、漂亮的作品。

此外：

• 设计师应该做多少件？
• 他们需要遵循特定的调色板吗？
• 任务有多重要？ 这是他们最终决定徽标的那一天，还是仍处于头脑风暴阶段？ （决定作品本身的质量）

使用上述问题分配任务，您可以帮助设计师了解他们需要投入多少精力。 有了明确的指示，他们变得更有动力，因为他们知道对他们的期望。 不用担心他们的工作会因为一开始没有传达的东西而受到批评。 最后，它可以防止违反最后期限或低于标准的结果。

通过减少参与来避免产生依赖

员工向他们的主管询问他们对某项任务或他们的表现的意见并不罕见。

当主管过度参与流程时，就会出现问题。 当他们觉得如果他们没有时刻关注每一个活动部分，项目可能会分崩离析。 当你有 20 个人在等待那个人的批准、建议或咨询时，工作流程就会陷入僵局。

等待时间是浪费时间。

此外，人们会失去动力、耐心并变得沮丧，因为他们可能正在做其他事情。

所以，要学会不要在每次有人求助时都插手。 在您处理大局的同时，指派可以解决较小问题的可靠人员。 学习如何在更需要的地方消耗自己的能量。

例如，为潜在投资者做推介会一直被推迟，因为一个人需要你检查他们想要发送的客户电子邮件，另一个人想要你在表格上签名，第三个人想问一些关于即将到来的员工反馈的事情.

为了不被拉得很瘦，让你的时间浪费在琐碎的任务上，你可以从这里开始：

如何降低分配时过度参与的风险

• 请记住，您将任务与人员匹配

这意味着，通过将正确的人与正确的任务相匹配，您的参与将最小化。 花时间仔细选择谁来做什么。 如果没有你就无法完成任务，分配任务有什么意义？

• 有一个10分的量表来判断项目的重要性

你的领导角色的某些方面有多重要？ 您在每次会议或每次通话中都绝对必要吗？ 哪些任务需要你的批准，哪些可以得到你手下的批准？

根据它们对您和项目的重要性，按 0 到 10 的等级对这些项目进行排名。 最优先的任务应该得到你的全神贯注。 什么可以委托，应该是什么。

• 分析你的日程安排

在更广泛的范围内需要您的精力和时间。 发现您是否浪费时间过于投入的最佳方法是查看您的日程安排。 确定您在低优先级项目上花费了多少时间，并评估哪些问题可以在没有您的情况下解决。

• 考虑优先级和截止日期

仅在绝对必要时介入。 您负责由最有资格完成分配任务的人按时完成工作。 确定每个项目的优先事项，并只关注这些问题，除非存在违反最后期限的风险。

• 制定可靠人员名单

如果您足够了解您的员工（或团队成员），那么您应该能够挑选出那些更可靠并准备承担更多责任的人。
写下他们如何通过参与低优先级项目而不是您来提供帮助的原因。 时机成熟时，召集他们并向他们展示这个想法，记住这个解决方案有助于推动项目向前发展。 当权力被委派给几个人时，工作流程中出现停滞的机会就会减少。

这也属于任务委派的范畴，我们稍后会介绍。

您如何决定将哪些任务分配给哪些员工？

1.根据优先级分配

当然，有些任务会比其他任务更重要。 当您将项目分解为任务时，请花一些时间评估它们的优先级。

高优先级任务应该是您列表中第一个分配的任务。 无论是因为他们对时间敏感，还是需要更多的努力和奉献精神。

低优先级任务可以作为填充物分配给第一个可用的人。

2.根据员工可用性分配

分配任务时要考虑的另一个因素是目前谁有空。

随着项目的进行，将添加新的任务。 你将不得不分配新的工作，但很可能你并不总是能够选择你想要的人。 尤其是当最后期限临近时，工作量最小的人应该是你的首选。

仅仅因为他们更熟练或者你对他们最有信心而让一个已经很忙的人超负荷工作会给他们带来不必要的压力。 这会导致沮丧、较差的结果和生产力下降。

正如我们所提到的，如果您有一份时间表，其中包含所有任务和从事这些任务的员工的概览，那么找出谁有空，谁没有空就会容易得多。

3.根据员工技能水平分配

高优先级的任务应该交给在给定领域或技能方面具有更多经验的员工。 但是，您也应该偶尔将此类任务交给其他员工，以帮助他们成长并变得同样可靠。 为人们提供具有挑战性的任务以提升他们的经验对于生产力和士气至关重要。

更不用说您可以拥有多名高技能员工。

低优先级任务可以分配给任何人，无论他们的经验水平如何。 它们是练习、学习新技能或完成较小任务以为更重要的任务腾出空间的好机会。

4.根据喜好分配

最后但并非最不重要的一点是，偏好也可以在您分配任务的方式中发挥重要作用。

某些员工会比其他人更喜欢某些任务，这是理所当然的。 因此，最好在与团队的会议上分配任务。 当您讨论优先事项、截止日期和可用性时，请询问他们希望从事哪些任务。

如果有人对特定类型的工作表现出兴趣，他们应该（考虑到）被允许接受它。 毕竟，当人们被分配到他们认为新的或令人兴奋的事情时，他们的工作效率会更高。

注意：谨慎应用此规则。 让人们只做他们想做的事情会阻碍他们的职业发展。 走出我们的舒适区，偶尔做我们不喜欢的任务是我们发展和学习的方式。 因此，在分发作业时不要忘记记录作业，以便及早发现这些潜在问题。

分配与委派任务

虽然语义上相似的词，但就任务而言，委派和分配是两件不同的事情。

当您分配任务时，您是在分配任务时没有给予员工太多的权力、挑战或成长空间。 它包括您承担所有责任——写下任务、设定截止日期、提供资源、工具等。这些通常是重复性任务，可能会变得重复。

当您委派任务时，您允许一些责任从您的手指中消失。 您所考虑的只是目标，同时让员工弄清楚实现目标的细节和方法。

但是，这并不意味着委托是正确的，分配是错误的。

任务分配有它自己的位置。 这同样重要，因为许多任务归结为对项目进度仍然至关重要的重复过程。 任务委派只是员工学习、挑战自我、评估技能和绩效的好机会。

你应该什么时候分配任务？

管理和 BizDev 顾问 Artem Albul 分享了他关于任务分配的概念，他称之为“算法”。 他强调了这些标准仅在您希望员工根据您的指导方针和指示（即分配）执行任务时才有用。

以下是 Albul 如何分解算法：

资料来源：Artem Albul，TWA Consulting

正如我们所看到的，任务分配，虽然两者中更“控制”，但也给出了深入的指示，并要求确认任务的清晰度。 很多都归结为每个人都在同一页上，几乎没有误解的余地（但也有创作自由）。

你应该如何分配任务？

有了我们在上一节中提到的所有内容，以下是您的任务分配的外观，逐步进行。

• 分解你的项目

详细说明目标、目的和一些单独的任务（不是全部，注意不要开始微观管理）。 放置最重要的截止日期。

• 确定任务的优先级并对其进行排序

重要的是要知道哪些任务需要更快/更好地完成，以便从一开始就正确分配您的资源和人力。

• 列出团队和团队成员

指派团队负责人（如果你没有他们），或者，询问他们对个别员工技能的意见，以便更明智地决定谁得到什么。

• 安排会议

与团队负责人开会并完成上述要点。 根据每个团队成功推动项目所需的可用性、兴趣和技能分配任务。

• 作为团队领导 - 进一步分配任务
• 跟踪任务完成情况并在此过程中进行必要的更改

无论是推动最后期限、重新分配任务还是转移资源。 这是非常好的和预期的，只要它不会发生在您分配的每项任务上。 然后，它是不良预先计划的指标。

• 提供反馈和写作表演

不要忘记跟踪进度并记下可能有助于下一个任务分配/委派过程的重要细节。 对于员工来说，这也是他们需要改进的有用信息。

分配任务比我们希望的要复杂一些。 但是，这种深入的研究和准备，会让项目运行得更加顺利。 员工也会对他们的工作更加满意，并且随着截止日期的临近，障碍也会减少。

什么时候应该委派任务？

对于雇主/主管和雇员来说，委派是一种很好的信任实践。 雇主学习如何放弃他们对流程的一些控制，而员工学习如何对他们的工作承担更多责任。

这使您可以专注于工作的全局方面，因为您处理的任务对您来说是低优先级的。 您可以节省时间和精力，同时帮助他人提升职业生涯。

作为领导者，你如何有效地委派任务？

正如我们所提到的，委派包括更多的员工独立性。 还有一些额外的组成部分使这种类型的任务分配比分配更有吸引力，有很大的发展机会。

专注于委派目标而不是实际任务

当你委派时，你专注于需要完成的目标。 你不应该给员工如何完成任务的“数字颜色”指示。

清楚地传达最终结果应该是什么以及您（或上级）有什么期望。 将实现该最终目标的手段留给员工自己。 因为您解决任务的方式可能与他们的方式完全不同。 这很好，只要结果是您正在寻找的结果。

保持目标具有挑战性

当你委派的目标过于简单时，这个人很可能会拖延，或者觉得你对他们不够信任。 如果他们太难了，他们会感到沮丧、焦虑并开始恐慌。

了解员工的技能水平是个好主意，这样您就可以衡量他们可以承担多少挑战和责任。 为了让他们发挥最大的生产力并取得出色的成绩，他们需要进入“心流状态”。

资料来源：Optimal Experience，M. Csikszentmihalyi

鼓励讨论和反馈

让员工就该主题发表意见。

他们应该询问有关任务、目标或他们的工作将对后期阶段或其他人的工作流程产生的整体影响的任何信息。 这意味着他们对任务感兴趣并参与其中。

如果他们自己不问问题，你总是可以推动他们积极主动。

• 你有什么要我澄清的吗？
• 您是否已经对如何完成任务有任何想法？
• 我们约定的时间对你来说足够了吗？
• 您是否需要其他资源、工具或支持？
• 您看到任何问题或风险吗？

像这样的问题有助于他们感到被重视，他们的努力得到承认，并让他们知道你关心任务以及他们的表现如何。 小心不要过度，否则你会开始看起来像个事无巨细的经理。

让员工自由发挥，但提供支持

说到微观管理，授权意味着你让人们自己解决问题。 除非绝对必要，否则经理没有理由介入并控制或监督流程的任何步骤。

但是，您应该做的是让他们知道，如果他们觉得卡住了，您可以提供任何建议。 仅仅因为员工在某项任务上获得了授权，并被留给他们自己的设备，并不意味着该项目必须在他们振作起来之前受到影响。

不时询问他们是否需要您提供任何东西，并确保他们知道您在那里寻求任何形式的支持、咨询或调解。 另一个好的做法是也给他们额外的学习机会——比如培训、会议、课程等。

委派推动人们前进的目标

选择能够提高技能并利用他们所有经验的任务，而不是仅仅需要完成的任务。 例如：

• 需要他们提高团队沟通技巧的任务；
• 学习如何分配较小的任务；
• 监督他人的工作并进行质量控制；
• 学习使用新工具；
• 召开会议（或更多）等

找出您的员工可能想要或需要发展哪些技能，然后相应地计划您的委派。 您希望他们在完成任务的同时学习新知识。

如何选择委托给谁

Beyond Theory的高级总监兼顾问 Paul Beesley 提出了一份漂亮的清单，供您选择委派员工时使用。 它旨在简化和加快流程。

要成功完成委派任务，您选择的员工需要：

S——执行和完成任务的技能

T——完成任务的时间，如果需要，学习所需的技能

A - 处理与任务有关的所有事情的权力

R——必要的责任级别

R——对成功完成任务的认可

此列表是一组重要标准，当您考虑将谁分配给特定任务时应涵盖这些标准。 但是，根据您的利基市场、服务类型、公司规模和手头的项目，标准可能会发生变化。 它应该满足您的需求，而不是相反。

要避免的常见任务委派错误

总而言之，经理和雇主都会犯一些常见的错误，有时甚至没有意识到。

1. 对截止日期过于模糊（使用：尽快，当你到达时，我昨天需要它）。 它会产生不必要的压力。
2. 无法回答问题和疑虑。 虽然您不应该进行微观管理，但如果员工感到被困，您仍然应该在场寻求支持。 忽略它们或将它们交给其他人可能会导致不信任。 但是，如果您通常忙于工作，请每天或每周设置咨询时间。
3. 方向不明。 指定任务完成的分配时间和期望应该是委派任务时的最低限度。
4. 不提供反馈。 没有反馈比糟糕的反馈更糟糕。 员工在做好工作时也需要意识到这一点。 在我工作的一家公司里，口头禅是：“如果没有人抱怨你的工作，那就意味着你做得很好”。 虽然这听起来像是合理的逻辑，但它实际上引起了很多挫败感。 我们没有方向，只是在任务之间“浮动”，永远不知道其中任何一个是否对我们的绩效产生了积极影响。
5. 不听员工的。 考虑他们对任务或目标的感受。 让他们从一开始就给您反馈以及是否存在潜在问题。
6. 将其他人分配给相同的任务。 如果你注意到一个人在挣扎，第一反应应该是问他们过得怎么样，以及他们是否需要帮助。 一些经理倾向于在没有协商的情况下指派其他员工来帮助他们，这会让人感到厌烦。 员工会感到更加无能，并且将来不太可能承担类似的任务。
7. 假设人们会明白你的意思。 这是最大的问题之一。 在制定任务时，请尽可能明确目标和期望。 经理们经常认为这些事情是隐含的，但事实是——没有人是读心术的。 为避免信息被误解或误解，请进行清晰直接的沟通。

可能会有更多错误，尤其是对于每个不同的领域和行业。 如果可能的话，找出最常见的，由您或您的同龄人制作。 记下某些任务未达到标准的所有实例，并查看您可以在分配过程中进行哪些更改以修复它。 也许没有足够的时间或资源，你不清楚，或者员工还没有准备好承担这样的责任。 在所有未来的任务委派中使用相同的过程。 这是学习并使过程更快的唯一方法。

总结

任务分配应该是一个非常仔细、深思熟虑的过程。 这不仅仅是及时达到里程碑。 这是关于帮助员工学习新技能，对他们在公司的职位感到更满意，加强你和他们之间的信任，并最终帮助你重新关注大局。

通过遵循我们收集的建议，您将走上正确的轨道，为您的公司做出一些有效、健康的长期变革。