什么是差距分析？ 如何为您的企业执行一项？

你离年初制定的计划还有多远？

你知道什么工作做得好或不好吗？

事实上，许多企业认为他们的运营如此顺利，并自豪地向股东宣布。 但是，请记住，说起来容易做起来难。

要达到这样一个精心安排的状态，你需要清楚地弄清楚你创造的期望和你得到的实际结果。 帮助您确定这一点的一种行之有效的方法是差距分析。

本指南将引导您了解差距分析的确切定义、常见的差距分析工具，以及为您的业务执行的特别必要的步骤。

让我们现在开始吧！

什么是差距分析？

当提到差距分析时，想想跷跷板。 你小时候对这个很熟悉吧？

跷跷板的一方面是你目前的表现，另一方面是你期望的未来目标。 他们之间是一道鸿沟。 您的任务是检查和评估当前绩效与期望的未来目标之间的差异或差距。

因此，一般而言，差距分析被定义为将实际状态与理想状态或目标进行比较的过程，它突出了缺点和改进机会。 其他名称包括需求评估、需求差距分析和需求分析。

可以归结为以下几个问题：

• 我们现在在哪？
• 我们要在哪里？
• 我们将如何弥合差距？

通过将当前状态与目标状态进行比较，业务部门、公司或团队可以：

• 检测他们面临的弱点或限制。
• 确定他们需要什么才能使他们的表现或结果更好。
• 支持管理者和投资者做出决策。
• 通过查看某些属性来评估个人或团队的绩效，例如绩效水平、生产力和任务能力。
• 在制造或生产的情况下，平衡资源的分配和整合，从当前的分配水平接近最佳水平。 资源可以是金钱、材料、时间或劳动力资源。

差距分析可应用于许多领域，例如：

• 销售量
• 人力资源管理
• 财务绩效
• 质量控制
• 员工满意度
• IT技能
• 成本控制
• 市场竞争力

差距分析的优点和缺点

差距分析是一种经常使用的工具，因为它为公司和组织带来了一系列好处。 这些好处包括：

• 确保按计划满足项目要求。
• 揭开感知与现实之间的差距。
• 深入了解需要进一步改进的领域，例如产品、效率、盈利能力、客户满意度、绩效和竞争优势。
• 确定需要解决的弱点和缺点。
• 为管理者和决策者提供必要的信息，这进一步有助于提高绩效。
• 有效地分配资源和能源。

虽然必要且有价值，但差距分析并非完全完美。 与差距分析过程相关的一些限制可能是：

• 进行差距分析需要时间甚至金钱。
• 差距分析的成功很大程度上取决于参与过程的人员的坚持和知识。
• 如果调查不够深入，问题的真正根本原因可能得不到解决，而背后的各种复杂性可能会被遗漏。
• 由于不断变化和变化，分析结果很可能不准确和过时，尤其是在快速发展的行业或大型组织中。

尽管在进行差距分析时存在一些缺点，但建议您的公司至少尝试一次，以查看和探索此过程的不同方面。

差距分析示例

如前所述，差距分析涉及许多业务领域。 下面是一些例子，可以帮助你理解这个过程的可用性和适用性

销售成绩

经理或制造商可以查看他的产品并评估哪些产品表现良好，哪些表现不佳。 通过这样做，他或她可以评估产品是否合适，以及为获得更多利润和满足未来需求所需的任何改进或销售策略。

产品或服务评估

在将产品或服务推向市场之前，公司可以实施差距分析，以了解所有功能和特性是否按预期运行良好。

新产品发布

在公司推出新产品或服务的特定时间后，他们可以进行差距分析以找出销售不符合预期的原因。

供应管理

例如，一家直销零售商发现他的商店经常缺货，然后他可以进行差距分析以找出背后的原因。 创建一个后，他可能会发现原因并为他的业务找到更好的直销供应商。

生产率

当您的团队无法达到目标生产力水平时，您的领导者需要知道为什么以及如何改进它。 这就是差距分析变得有用的地方！

个人评估

电子商务公司的团队负责人可以让每个成员对自己进行差距分析，并利用这些结果不仅可以找到提高每个人绩效的方法，还可以得出每个人都可以采用的最佳实践。

不同类型的差距分析

虽然“差距分析”一词在查看您所处的位置并将其与您想要的位置进行比较的过程中非常清晰明了，但应考虑几种不同的方法，具体取决于上下文和利基市场你的分析。

有 4 种不同类型的“差距”，所有这些都很容易理解：

性能差距

实际性能与预期性能之间的差异。 例如，您希望通过 Instagram 发展业务。 您目前有 1,000 名关注者，并希望在一个月内将此数字增加到 2,000 名。 但实际上，你的 Instagram 页面只吸引了 500 多个。 因此，您需要巩固这种性能差距背后的原因。

产品/市场差距

当前销售额与预期销售额之间的差距。 它与市场研究不同，因为它更主动。 这意味着保持领先市场一步，并避免突然和意外的变化影响您的策略。

利润差距

公司实际利润与预期利润之间的差异。 利润预测的问题可能涉及业务计划或执行，甚至可能两者兼而有之。 许多外部因素，例如市场趋势、激烈竞争或不可预见的政治影响，都会影响利润。

人力缺口

当所需的劳动力数量和质量与组织中的实际实力之间存在滞后时，可以理解为人力差距。 这种人力差距分析为人力资源经理提供了对劳动力能力和必要时人力资源调整的清晰概述。

5 种常见的差距分析工具

如果您仍然发现很难进行差距分析并且需要一个可靠的工具或框架来遵循，那么您来了！

事实上，在执行差距分析时，您可以使用一些工具和模型。 每个工具都可以用作发现原因和建议更改的组织原则。 而且，本节将帮助您了解最常见的差距分析工具。 所以，就跟着我们吧！

头脑风暴

头脑风暴是一种发散思维工具，用于在有限的时间内就给定主题产生想法。 它通常在会议或研讨会环境中进行，以激发批判性和创造性思维，并为问题产生有用和创新的解决方案。

它的目标不一定是质量，而是数量，并且基于“两个头往往胜于一个”的原则。

因此，可以为业务分析团队举行一系列会议或讨论，就业务流程中存在的问题以及如何解决这些问题集思广益。

基本上，头脑风暴并没有那么复杂。 简而言之，这是头脑风暴的工作原理：

1. 召集一群人一起解决问题、挑战或机遇。
2. 要求成员产生尽可能多的想法——即使他们可能“不合时宜”。
3. 回顾想法，选择最有趣的想法，然后引导讨论如何组合、改进和实施这些想法。

基准测试

基准测试是您使用行业或其他公司的最佳实践来衡量您公司的项目、产品或服务的绩效并使用此信息来推动可能的改进的过程。

为了帮助您理解这项技术，我们将以一个新成立的电子商务商店建设者为例。 该站点的经理希望使用基准测试作为对其业务执行差距分析的一种方式。 因此，他可以通过以下程序来实现这一点：

• 确认目标：根据标杆标准找出他在哪里以及他想去哪里。
• 确定标杆合作伙伴：他可以与近期最好的在线商店建设者进行比较，例如 Shopify、Wix、WooCommerce 等。
• 收集数据：分析所需的数据应包括有关基准合作伙伴的内部和外部资源。
• 分析数据
• 识别机会：寻找缩小当前措施与预期措施之间差距的方法。
• 实施为缩小差距而建议的活动。

请记住，如果基准测试的目标是设置适当的质量指标和可靠性，那么差距分析将基于基准测试结果来衡量您目前面临的差距。

SWOT分析

SWOT 分析侧重于内部环境中的优势和劣势以及外部环境中的机会和威胁。 用这些术语描述问题可以通过向您展示如何避免潜在威胁，同时利用优势来利用宝贵的机会，为解决方案指明方向。

让我们看看如何使用 SWOT 进行差距分析：

1. 说明为什么要执行 SWOT（通常是在您当前的状态遇到麻烦时），以及此活动的预期结果
2. 列出相关团队或部门的所有成员并邀请他们
3. 创建一个 2 x 2 矩阵并标记每个部分，如下所示

4. 向成员询问以下有关其目标（期望状态）的问题

• 列出有助于实现目标的积极和突出的内部特征（优势）
• 列出减少成功实现目标机会的过程/领域（弱点）
• 列出使目标更容易实现的外部情况或条件（机会）
• 列出可能对预期目标的成功构成风险的因素（威胁）

5. 分析上述因素并评估如何利用优势在避免威胁的同时利用机会。

这项技术还将帮助您了解您在行业中的竞争对手中脱颖而出的位置和方式。

杵分析

PESTLE 分析是营销人员和分析师用来监控和突出对组织产生影响的宏观环境（外部）因素的工具或框架，是 PEST 模型的扩展。

与 SWOT 类似，PESTLE 分析通过检查您的业务环境的以下 6 个外部因素来帮助您识别威胁和机会：

• 政治的
• 经济的
• 社会学
• 技术
• 合法的
• 环境的

该分析通过查明当前问题、突出即将到来的变革机会以及最大限度地降低市场风险来消除差距。

例如，供应商所在国家/地区不稳定的政治和经济条件使他们难以按照您的预期运输足够的材料。 这可能成为您无法实现目标销售额的原因。

麦肯锡7S框架

我们推荐的最后一个工具是麦肯锡 7S 框架，它通过查看 7 个关键内部要素来分析公司的组织设计：结构、系统、战略、员工、技能、风格和共同价值观。

当公司的特定部分没有达到您的期望时，您可以使用麦肯锡 7S 框架。 该分析从这些方面的每一个方面着眼于公司的特征，并检查了差距在哪里。

一旦明确了造成差距的原因是缺乏技能，例如缺乏适当的结构，您就可以集中精力解决问题。

麦肯锡 7S 框架可以帮助您实现以下任何目的：

• 确定业务中可能出现的差距
• 确定哪些领域需要优化以提升业务绩效
• 在合并或收购期间调整部门和流程
• 检查您的业务中未来可能发生的变化的结果。

这 7 个要素分为 2 组：硬要素（相对容易识别，管理层可以直接影响它们）和软要素（可能更难描述，不太具体，受公司文化影响更大）。

硬元素：

• 战略：您建立和保持对竞争对手的竞争优势的行动计划。
• 结构：贵公司的组织方式，以及团队和部门的结构。
• 系统：员工用来完成工作的正式和非正式的操作方法、程序和通信流程（例如，IT 系统）。

软元素：

• 员工：员工及其能力。
• 技能：组织和员工的技能。
• 风格：领导和管理风格。
• 共同价值观：组织的核心价值观，体现在其企业文化和一般职业道德上。

那么，如何将这个框架应用到差距分析中呢？ 这是答案：

1. 围绕一个相关和有能力的团队聚集
2. 检查所有元素是否正确对齐（找出元素之间关系的差距和不足）
3. 定义这些元素将最佳对齐的状态
4. 提出具体和现实的行动计划来重新调整要素
5. 实施变更并定期审查 7S，继续前进。

简而言之，以上是帮助进行全面差距分析的 5 个最常用的工具。 您可以使用五种工具中的一种或多种来获得最佳结果。

4步差距分析过程

在大型组织中，差距分析过程通常由业务分析师、项目经理或过程改进团队负责。 但是通过精心设计的指南和少量培训，任何人都可以完成整个过程。

因此，执行差距分析过程的 4 个基本步骤如下所述：

分析当前状态

首先，您需要选择您想要关注的业务领域并从您当前的状态开始。

无论是产品质量、财务还是营销活动，选择一个您需要深入研究的特定问题领域。 例如，如果是营销，那么特定领域就是电子邮件营销。

或者，您的公司希望在您的行业中拥有最出色的客户服务，但您的团队报告说，许多客户在结束通话时感到沮丧。 您应该问自己：您的产品或服务有问题吗？ 您的支持团队是否需要更多关于处理难缠和愤怒的客户的培训课程？

在深入挖掘之前，您不会确切知道，这意味着与相关人员交谈、收集数据并找出改进之处。 您可能会收集定量信息，例如每周收到的负面电话数量，或定性信息，例如客户评论或您的支持代表对当前电话的反馈。

在此步骤中最关键的是了解问题的根源，一旦您列出了所有可能的贡献事实，就更容易识别问题的根源。 事实上，您的差距分析过程应该评估您最近所做的一切，以帮助您了解“大局”。

形式化理想的未来状态

一旦你弄清楚了大局并了解了你的团队或公司目前的运作方式，你就需要保持理想主义。 想想你想去哪里！

不要担心你将如何到达那里。 这是下一步的任务。 现在，您只需要有远大的梦想，因为天空是无限的！ 但请记住在 SMART 目标中绘制理想的未来状态，该目标是具体的、可衡量的、可实现的、相关的和有时间限制的。

以之前的客服案例为例。 在这种情况下，您当前的表现显然不足或需要改变。 但是，与其无视，或者对这种情况采取创可贴，想象出理想的画面会对你有很大帮助。

正如我们在上一节中所述，一个好的差距分析工具将成为您的盟友。 它可能是一个头脑风暴板，或者只是一个激发团队创造力的思维导图。 然后，您可以为您的客户支持团队设定一个 SMART 目标，例如正面评价或电话应该在下个月增加 30%。

识别并记录现有差距

只完成前两个步骤不会给你带来很好的结果。 把它们放在一起可以暴露你的实际表现和你的潜力之间所缺少的东西。

差距分析可能会提出以下问题：是什么限制了我们达到理想的未来状态？

在我们的示例中，影响客户支持团队生产力的因素可能包括员工水平平庸、没有激励表现出色的员工或缺乏团队活力。

一旦你确定了你现有的差距（这是我们上面推荐的有用工具再次起作用的地方！），你可以确切地知道是什么阻止你实现目标！

制定并实施计划以弥合差距

在您绘制出可能存在的差距之后，是时候实施一项计划来弥合差距，并说服团队中的其他人进行合作。 您所做的更改也可能会影响其他部门和团队，因此制定计划至关重要。

制定明确的战略和可实现的目标，以帮助您实现目标并让每个人都参与进来。

例如，在向您的经理或高管进行演示时，请为该计划制定详细的时间表或时间表。 您还可以创建更全面的行动来促进您的团队绩效，例如提供培训课程，为表现出色的人员提供足够的激励，以及组织户外活动以鼓励团队精神。

毕竟，您如何弥合差距在很大程度上取决于您的组织和团队的优先事项。 所以，一起努力寻找最有效的方法！

结论

通过执行差距分析，您可以强迫自己诚实地看待您今天的业务状况，并确定限制您实现业务目标的具体因素。

本指南已帮助您涵盖有关差距分析的所有内容，包括定义、好处、限制、4 种常见类型、5 种常用工具，最后是4 步差距分析过程。 所以，希望在阅读之后，您可以更好地发展您的业务并使其在市场上更具竞争力！