前 5 名财务文件管理软件

使用财务文档管理软件让您的财务数据井井有条。

想象一下：您是一名会计师，每天花费数小时管理财务报表、资产负债表和其他财务记录。 由于这些文档通常包含敏感数据，因此您必须安全地存储和组织它们。 如果您找不到最好的方法来做到这一点，您可以使用文档管理解决方案。

文档管理软件允许您以易于组织和检索的方式存储财务文档。 该工具还允许您使用密码保护您的数据并授权选定的用户访问它。

本文按字母顺序重点介绍了基于用户评论的五款最佳财务文档管理软件。 对于每件产品，我们都包含总体用户评分以及评分最高的参数、行业专业人士的评论摘录以及产品定价。 阅读更多。

1.盒子

以下是使用 Box 进行文档管理的金融服务专业人士的一些评论摘录：

“我们不再使用内部生成的文档和信息存储，灵活性和集成是一种美妙的体验。我发现 Box 提供了足够的存储空间，而且自定义视图使浏览和收藏最常用的位置变得更加容易。 “

“Box 易于使用，计算机和手机的应用程序运行流畅。此外，如果您在没有预装软件的 PC 上工作，在线界面是一个很好的选择。Box 的定价适合 10 GB 的免费存储空间供私人使用，每年预付款可享受折扣。”

“Box Software 是一款可靠且加密的云存储和内容管理软件，它使用户能够共享和存储大文件，将所有文件集中在一个中央位置，以便于访问和同步文件。”

“我最喜欢 Box 的一点是它的易用性。它专为所有用户而设计。将我的所有文件集中在一个地方，可以轻松访问我要查找的内容。”

“我最喜欢这个软件非常容易使用。我用过另一个类似于 box.com 的产品，它基本上做同样的事情并且具有所有相同的功能，但是 Box.com 更直观，更容易理解没有任何方向。”

在此处阅读所有 Box 评论。

2. Dropbox 业务

以下是使用 Dropbox Business 进行文档管理的金融服务专业人士的一些评论摘录：

“关于 Dropbox 的最好的事情是可以轻松集成到我们现有的设备中。当安装在 Windows 10 中时，Dropbox 文件夹在文件资源管理器中显示为另一个文件夹，就像它是硬盘驱动器的一部分一样易于使用。它直接集成在我们的 Epson 打印机/扫描仪上，我们可以将文档直接扫描到 Dropbox 并立即处理文档。与第 3 方共享文件就像通过电子邮件发送链接一样简单。”

“Dropbox 是最好的云存储之一，非常适合业务需求，因为它们还具有电子签名、Dropbox 纸张和用于传输数据和文档的大文件的功能。与 Slack 的集成也让我们能够发送文件使应用程序更容易。”

“Dropbox Business 是我最喜欢的互联网工具之一，因为它使召开在线会议变得轻而易举。这个程序的媒介简化了文件存储、复杂的文档共享和查看。根据我的经验，这个工具促进团队协作，同时保持安全的环境。Dropbox Business用于为用户文件提供多级安全保护，应用程序的安全程序设置为高标准，以确保用户数据安全。”

“Dropbox Business 为我提供了管理文件的最佳体验，它提供了一个单一的平台，我可以在这个平台上轻松上传、组织、协作、共享和存储所有文件。存储文件的访问在任何需要的地方都很容易。”

“我最喜欢 Dropbox 的一点是，它易于使用，可以保护您的文件，还能妥善整理您的文件。”

真实的所有 Dropbox Business 评论都在这里。

3. 谷歌云端硬盘

以下是使用 Google Drive 进行文档管理的金融服务专业人士的一些评论摘录：

“易于使用，能够免费存储高达 15GB 的空间。付费计划价格低廉，并允许使用各种附加功能。非常适合通过链接或电子邮件与他人共享文件。还提供与 Google Cloud 的无缝集成用于数据处理和分析的平台服务。”

“我最喜欢的功能是：免费存储；离线和在线可访问性；文件隐私选项。是的，即使对于非技术用户，该产品/软件确实易于使用且用户友好。是的，涉及到我的工作或其他用途（例如访问电子书或免费文档）的集成过程非常顺畅且易于掌握。”

“我真的很喜欢 Google Drive 与我拥有的所有设备兼容，而且我可以在每次需要时非常轻松地收集云存储上的所有数据，而且处理速度非常快。它有两种选择共享链接，一个用于私人访问，另一个用于公共访问，这使得共享过程更加灵活。”

“Google 云端硬盘提供巨大的云存储空间，能够保存所有组织文件和文档。加密和文件保护功能（如病毒扫描）有助于确保所有文件和文档的安全，免受任何安全漏洞的侵害，包括未经授权的访问、恶意软件、垃圾邮件、勒索软件或网络钓鱼。它还具有非常有用的数据备份功能，使数据恢复变得非常简单。除了让您的文件和文档井井有条之外，它还可以轻松共享它们。”

“Google Drive 类似于任何其他文件存储平台，但您还可以获得直接集成 Google 生产力工具的额外好处。您可以将所有文件类型保存到 Google Drive，并且可以下载 FileStream，它允许您与通过操作系统的文件浏览器访问 Google 云端硬盘。”

在此处阅读所有 Google Drive 评论。

4. 微软 365

以下是使用 Microsoft 365 进行文档管理的金融服务专业人士的一些评论摘录：

“真正方便的生产力程序，拥有您在学校、企业或个人使用中可能需要的一切。它为您的文档提供了相当大的存储空间，以确保您可以在任何地方访问它。具有许多功能，即使是最基本的用户也可以能够达到最佳效果，并且还为那些想要更多东西的人提供了许多高级功能。”

“它使我们整个公司的工作效率更高，协作更轻松，并为我们节省了大量软件成本。”

“Office 365 提供了从电子邮件到云存储的一系列产品。他们不断改进产品以方便使用。用户可以从任何地方访问文档和电子邮件定价非常合理它适用于小型到大型公司产品是通用的，你可以协作与来自世界任何地方的任何人。您可以将数以千计的应用程序整合到不同的产品中——它是用户友好的”

“Office 365 对我来说是一种生活方式，让我可以做好工作并取得出色的成果。易用性让我可以随心所欲地发挥创造力，而且大多数产品都提供模板和设计理念，这是一个很好的帮助。如果你想要易于使用的产品，而无需花费大量时间尝试学习，那么 Microsoft 365 非常适合你。”

“使用键盘快捷键简单直观。搜索功能很有帮助，集中的帐户位置使下载软件变得容易。”

真实的所有 Microsoft 365 评论都在这里。

5.概念

*截至 2022 年 12 月的分析准确

最高评价参数：性价比 - 4.87

常用于：小型企业

定价：每位用户每月 8 美元（按年计费）

以下是使用 Notion 进行文档管理的金融服务专业人士的一些评论摘录：

“GUI 看起来很简单，但非常优雅和现代。所有元素都流畅且易于组织。编辑体验很棒。”

“与我过去组织工作的方式相比，Notion 是一个巨大的进步......（在 slack 上给自己发消息，或使用桌面便签）。我喜欢它的可定制性，同时非常易于使用。我在 5 年内学会了它几分钟后，我的工作就更有条理了。我什至还没有探索过 Notion 的全部功能，但到目前为止，我喜欢创建新页面并将其链接到原始页面的功能。”

“就任务和项目管理而言，它的使用、充实和实施非常简单。我主要在工作中使用它，但也喜欢它用于个人目标设定和跟踪。”

“首先，用户界面不仅对导航本身非常友好，而且对眼睛也非常友好，因为它是极简主义的，不会分散我使用过的其他工具的注意力。我真的很喜欢它使用起来不会感觉过于复杂如果您想制作简单的文档，并最终需要更复杂的功能，那么很容易找到教程。而且总有一个有用的模板可以提供帮助。”

“我的团队利用 Notion 一起工作并容纳我们所有的集体工作。这是我们存储培训材料以及帮助规划新项目的地方。它有大量的内置功能，我非常喜欢它的简单性它是导航。”

真实的所有概念评论在这里。

文档管理工具提供哪些功能？

文档管理工具提供核心功能，例如：

• 文档捕获：扫描纸质文档并将其转换为数字文件并将其移动到软件中。

• 文档存储：将文档存储在一个集中的位置，以便于访问。

• 全文搜索：在整个文档中查找特定文本，而不仅仅是部分。

本文中列出的所有产品都包含上述功能。

除了这些核心功能外，文档管理工具通常还倾向于提供：

• 访问控制和权限

• 存档和保留

• 协作工具

• 合规跟踪

• 文件分类

• 文件转换

• 文件共享

• 光学字符识别

• 版本控制

如何为您的金融业务选择合适的文档管理软件

如果您不知道要寻找什么，那么投资新工具可能是一项挑战。 为了帮助您做出更好的选择，以下是您在为财务业务选择文档管理软件时应考虑的一些因素：

• 检查文档检索选项：有时您可能需要检索旧文档来验证交易。 当出现这种情况时，您将需要一个选项来搜索已删除或存档的文件。 询问您的供应商，他们的软件是否提供您可以在需要时用来检索文件的选项。

• 分析文档组织特征：您的金融机构必须存储大量文档。 如果您希望能够查找特定文档，则需要一个工具，该工具允许您借助索引或编号或以文件夹的形式组织文档。 询问您的供应商他们的文档管理工具是否具有这些功能。

• 寻找带有移动应用程序的工具：带有移动应用程序的文档管理软件可让您随时随地访问文档。 该移动应用程序还将使您能够通过移动设备扫描纸质文档并创建数字副本。 如果您认为您可以从这些功能中获益，那么请寻找带有移动应用程序的财务文档管理解决方案。

购买前询问软件供应商的常见问题