为什么外部和内部沟通需要协同工作
已发表: 2022-10-20有效的沟通对于工作场所的生产力和企业发展至关重要。 这些沟通渠道可以分为内部和外部：前者包括公司内部员工之间的沟通，而后者着眼于与组织外部利益相关者共享的信息。 这两种形式的沟通都在保持组织有效运作方面发挥着重要作用。
开放的内部沟通渠道对于办公室工作人员和远程开发团队都很重要，因为所有团队成员都需要在同一页面上。 当内部沟通中断时，这意味着员工感到困惑和生产力低下。 这也会阻碍整体增长，因为员工会感到彼此和组织疏远。
拥有强大的外部沟通渠道也很重要，这样您的企业才能在外界享有盛誉。 外部沟通的保护伞包括客户、合作伙伴、其他利益相关者和更大的人群。 外部通信渠道还决定了股票价格和资金等财政问题，使这些渠道成为共享信息的重要方法。
内部和外部的沟通应该共同创造一个顺畅的信息流通渠道。 虽然与通过小型企业 VoIP或电子邮件与客户进行交流相比，内部团队成员之间的交流确实不同，但对于公司而言，拥有一致的形象和信息仍然很重要。
资料来源： Ragan 2022 年薪酬调查和职场文化报告
但重要的是要记住，只有当这两种形式的人际沟通协调使用时，才会发生这种情况。 在本文中，我们将进一步探讨为什么内部和外部沟通协同工作很重要。
内部与外部沟通
在深入探讨这些通信方法如何以及为何更好地协同工作之前，让我们更深入地了解它们的含义：
内部沟通
内部沟通是在组织成员之间传递的信息流。 有各种工具——无论是通过云还是在本地——都可以用来增加这个流量并使其尽可能高效。 内部沟通涉及发送给员工的电子邮件、目标列表、标准操作程序 (SOP)、指南等。
内部沟通有四种：
垂直：不同层级的团队成员相互交谈
向下：处于较高领导职位的员工与处于较低层级的团队成员进行沟通
向上：员工与他们的经理或主管交谈
水平：同一层级的成员讨论工作
外部通讯
外部沟通是公司与外部人员共享的信息。 想象一个组织发布有关慈善活动的重要新闻稿，或为公众上传 PSA。 与公司以外的利益相关者沟通的任何内容都算作外部沟通，其中包括您的员工宣传工作。 这些可以是正式的也可以是非正式的。
正式地，外部通信渠道用于建立品牌知名度、品牌形象和声誉。 公司希望客户对他们有一定的印象。 这就是为什么他们制作广告、改进员工品牌宣传计划并发布报告突出他们的产品或服务的原因。 一些组织还设立了呼叫中心以联系利益相关者，而另一些组织则使用云 PBX 解决方案。 这是关于与外部合作伙伴建立透明的沟通流程。
为什么内部和外部沟通需要协同工作
据 SmallBizGenius 称，82% 的消费者在阅读定制内容后对品牌感到更积极。 这意味着人们更有可能信任一家以有意义的方式与他们交谈并且不会向他们发送无用信息的垃圾邮件的公司。 一致的外部沟通只能发生在拥有强大内部沟通渠道的公司中。
了解自己品牌的员工可以将这一核心信息传达给更广泛的受众。 他们应该不断地了解他们可以传达什么样的信息，他们应该使用什么样的语气以及企业试图建立什么样的品牌形象。 如果这两种沟通渠道不能协同工作，组织就会像松散的纸牌屋一样分崩离析。
让我们仔细看看当内部和外部通信一起工作时会发生什么：
1.提高投资回报率 (ROI)
虽然企业确实为各个部门设置了不同的关键绩效指标 (KPI)，但真正的目标是实现盈利。 没有人做生意只是为了发布审美社交媒体帖子并收工。 归根结底，这一切都取决于你卖了多少以及做得如何。
与不这样做的品牌相比，协调内部和外部沟通的品牌享有更高的投资回报率。 这要归功于组织内外所有接触点的一致沟通，从而实现标准化的服务和/或质量。 您的客户将能够依靠您的公司不断提供最好的服务，确保您获得忠诚度和新的潜在客户。
资料来源：了解和改善企业内部沟通的指南
2.促进业务增长
成功的企业迅速扩张。 Meta 收购了 Instagram 以促进增长，而谷歌则接管了 YouTube。 快速成长的品牌经常进行收购和兼并，但这些举措对于为他们工作的人来说应该不足为奇。
员工应该尽快被告知他们公司的变化，而不应该从外部消息中得知。 这不仅会损害员工的信任和生产力，还会延迟产品发布并减慢集成软件工具和其他内部计划的实施。 如果您的员工没有得到通知或培训，他们就无法将此信息传达给客户、合作伙伴或供应商，从而导致传达的定位混乱。
当员工被告知（内部沟通）时，他们可以以有意义的方式传播信息（外部沟通），从而为您提供更强的声誉和更好的品牌形象。 这也将有助于促进您的业务增长，因为新技术或软件工具的实施不会出现故障。
3.打造众多品牌大使
有效的内部沟通会导致员工宣传，然后为您的企业创造品牌大使。 让品牌内部真正相信组织核心信息的员工拥护者非常有用。 然后，他们可以提供有用的信息，进行更优质的对话，并为您提供更好的人才库供您聘用。
如果您也想要更多的口碑营销，员工品牌大使可以派上用场。 以从事技术工作的人为例，其中公司参与了大型机的现代化改造，以实现企业的在线交易。 这是一个非常具体的利基市场，但在企业员工的直接社交范围内，可能会有一些人进入技术领域。 针对这一人群可以激发对企业产品的兴趣，无论多么具体。 最终，这可能会导致更多人访问业务登录页面并尝试新功能。
热心的内部品牌大使也将渴望向更广泛的受众通报业务的任何改进。 他们将确保所共享的信息与品牌形象保持一致，并会撰写出色的文案，帮助您吸引更多客户。
4. 让员工学习新技能
当您需要雇用处理您的整体沟通渠道的人时会发生什么？ 您会选择内部通讯或外部信息共享方面的专家吗？ 正确答案是你不需要选择。 这个角色的理想招聘是了解如何做到这两点的人。
当您调整内部和外部沟通时，您可以为现有员工提供不同的帽子并提升他们的技能。 例如，担任 IT 角色的人可以了解微服务以进行开发，从而形成有用的混合工作角色。 他们可以使用与外部利益相关者相同的策略来保持内部团队成员的积极性。
这适用于远程和现场工作人员。 营销专业人士可能会研究“什么是云通信”并使用他们的内部通信软件来传递重要的内部信息。 他们不仅会在内部建立一致的品牌形象，而且还会让每个人都了解如何在外部展示它，从而避免企业在可以使用一个人的地方雇佣两个人的麻烦。
有风险吗？
与任何策略一样，当您将内部和外部通信联系起来时，会涉及一些风险：
沟通努力的蚕食
外部通讯有可能会覆盖内部渠道并蚕食您的努力。 这是因为外部沟通通常被优先考虑，因为它们直接帮助企业盈利。
内部通讯渠道具有间接影响，以销售为中心的企业主最终可能会排挤它们。 将两者结合起来可能会导致外部接管内部通信渠道，可能使员工感到被贬低或孤立。
安全风险
就像有太多厨师在搅拌众所周知的锅一样，太多的混合专业人员可能会导致一些安全风险。 当同一个人同时查看内部和外部沟通渠道时，人为错误不容忽视。 他们可能会不小心在公司的社交媒体页面上发布不适合外部利益相关者的内容。
他们也有可能错误地与员工或团队成员共享与供应商相关的敏感信息。 这可能会导致棘手的情况，例如数据泄露或团队内部失去信任。
企业主在结合内部和外部沟通时应该小心，因为有人同时扮演各种角色可能会感到困惑或失误。 因此，在整合外部和内部沟通工作时花点时间是非常值得的。