如何向您的团队解释时间跟踪的必要性

时间跟踪已成为任何公司的宝贵资产，无论其规模大小。 如果使用得当，它会导致增长、财务稳定性以及工作流程和工作满意度的提高。 但是，大多数团队都不确定跟踪时间，因为它的声誉并不差。

许多提供劳动力管理软件和服务的公司都将时间跟踪作为其严格的员工监控方法的一小部分。 最近的CNBC专题报道，雇主如何在家工作时监视你，这让许多人（有理由）对任何跟踪他们工作表现的软件保持警惕。

这就是我们进来的地方，以帮助您消除一些恐惧，并表明引入简单的时间跟踪软件不会影响他们的隐私。 事实上，它可以保护他们作为员工的权利，并使他们整体形成更好的习惯。

关于工作时间跟踪的最常见问题

时间跟踪会被用来侵犯我的隐私吗？

让我们谈谈房间里的大象——员工监控和隐私。

人们担心时间跟踪是通向持续监控和更严格审查的途径。

在 2018 年 BBC 的一篇文章中，一些员工挺身而出，讲述了员工监控如何让他们感到焦虑、恐惧和压力的故事。 许多人强调了跟踪工具是如何实施的，声称它们将有助于整体性能，但除此之外什么都做了。

在同一篇文章中，一位卡车司机提到安装的摄像头和麦克风如何让他过于专注于自己的表现（限速、驾驶分数等）。 事实上，他在实际驾驶时不太专注于当下。 如此高的压力水平会导致性能下降，并且几乎肯定会导致倦怠。

旨在出于正确的原因跟踪时间。 不要只是将其用作全面员工监控的测试运行，因为毫无疑问，您将失去比您获得的更多的东西。

是否会期望我在所有 8 小时内都保持高效？

即使我们处于 21 世纪，我们仍然期待 19 世纪的工作流程。

自工业革命以来，预计工人每周工作 6 天，每天工作 16 小时以上。 1938 年的《公平劳动标准法》通过将工作时间限制为每周 40 小时来纠正这一问题，这仅仅是因为劳动的性质发生了变化。

那么为什么我们仍然以同样的方式对待工作呢？

Collective Campus首席执行官 Steve Glaveski 指出，现代化、技术进步和互联网如何彻底改变了我们的工作方式，从 1938 年开始。现代工作场所大不相同，我们不能指望全神贯注和整个 8 小时内的生产力。

德国初创公司Rheingans Digital Enabler是其首席执行官 Lasse Rheingans 进行的一项实验中的试验品。 他想看看他的员工是否可以从 8 小时工作制转变为 5 小时工作制，相信这会提高他们的生产力和工作质量。 毋庸置疑，实验是成功的，员工自己也感受到了进步，因为他们没有感受到在整个工作日内尝试保持生产力的压力。

他们不太可能屈服于分心和加班。

Rheingans 的例子证明了无数的科学主张，即没有人可以一天工作 8 小时，而 CEO 和经理们不应该期望这一点。 同样，向团队解释他们不会一直高度专注。 时间跟踪是一种找到他们的高峰时间的方法，并学会更好地确定他们的任务优先级。

谁知道，有了足够的数据和改进，您的公司也许可以改用每周 5 或 6 小时的工作时间，而不会造成任何经济损失。

时间跟踪是对表现不佳的一种惩罚吗？

有些员工会将时间跟踪视为惩罚表现不佳的一种手段。 设身处地为一个刚刚被告知全体员工必须跟踪他们的时间并提交报告的人设身处地。 他们可以马上想到几件事：

• 我的工作做错了吗？
• 我们表现​​不佳吗？
• 经理们不信任我们吗？
• 时间跟踪是评估我工作的唯一方法吗？

预计他们的第一个想法几乎总是消极的。 因为当经理想看看你在每项活动上花费了多少时间时，你会觉得有必要付出超过 100% 的时间，否则你会得到“一记耳光”。 我们回到压力 - 压力 - 倦怠模式。

从一开始就强调时间跟踪不会被用作处罚的工具或终止的理由。 相反，要立即解决真正的原因——加快某些流程，看看团队可以集体加快步伐或放松一点，或者更了解哪些团队成员可以承担更多任务，而不是那些已经不堪重负的人。

时间跟踪是否会用于对员工进行微观管理？

经理和 CEO 将时间跟踪视为监督员工工作时间各个方面的借口，这种情况并不少见。

Vonage的高级副总裁 Reggie Scales 在 CNBC 的一份报告中提出了现在臭名昭著的声明：“[员工] 知道我们在关注，这总是好的。” 它完美地代表了许多员工在实施时间跟踪时所获得的形象。

他们的每一步都将受到监控、审查，他们将收到成堆的反馈和/或纠正。 虽然有些人会将此视为展示自己价值的机会，但大多数人即使在完成他们擅长的任务时也会感到不安。 就是害怕：

• “同一个任务怎么比昨天少了15分钟？”
• “你的队友在截止日期前完成了一切，我看到你的报告迟到了”
• “当您拥有所需的一切时，为什么这项任务比平时花费您更长的时间？”
• “我看到你的日程安排有空档，你要不要处理那些邮件？”

每个员工在如何排序优先事项和完成工作方面的个人自由已经一去不复返了。

更不用说我们都会处理个人问题、低效的日子、队友的工作、干扰等。我们还专门为这个主题写了整篇文章，这对于许多希望了解他们的团队的团队负责人来说可能会大开眼界' 时间跟踪问题更好。

说了这么多，当你宣布在你的团队中实施时间跟踪时，你如何才能减轻最初的打击？ 此外，您如何解释快速缓解任何或所有疑虑的需求？

满足时间跟踪的期望

确保您跟踪时间的理由合乎道德且有意义。

在上一节中，我们强调了将时间跟踪视为阻碍而不是帮助进步的工具的做法。 在决定与您的团队交谈之前，需要考虑以下几点。 最终，这些反思可以帮助您更自信地接近团队，并为不可避免的问题做好准备。

时间跟踪可以极大地改善时间管理

而不是从某种意义上说：当人们看到他们浪费了多少时间时，他们会突然变得更加意识到自己的选择并且变得更好。

相反，试着从自我提升的角度来看这句话。 时间跟踪可以改善个人时间管理，并揭示很多关于我们优先考虑的事项和方式。 在与您的团队交谈时强调这些个人利益：

• 他们将变得更有条理；
• 他们的工作与生活平衡将得到改善；
• 他们会做出更快更好的选择；
• 他们将学习如何确定优先级等。

这些只是其中的一部分好处。 在“如何以及为什么要跟踪日常活动和习惯”一文中，我们概述了可以用作演示材料的更多好处。 它附带了提倡时间跟踪的实用建议和专家意见。

时间跟踪不是管理或沟通不善的创可贴

如果生产力是问题，可能是因为管理不善、沟通渠道没有正常工作（或没有被正确利用）、工作条件不令人满意等。

PPM Express的专家在向 CEO 询问公司财务损失的原因方面有着令人钦佩的记录。 最常见的是：

• 跟不上市场的步伐；
• 恶劣的工作条件；
• 没有应急计划；
• 冲突和沟通不畅。

但是，正如他们所见证的那样，许多相同的 CEO 将时间跟踪作为一种简单的解决方法，认为时间和金钱的损失可能是因为员工未能跟踪时间。

因此，在引入时间跟踪之前，您首先要确保办公室和团队中的所有内容都能顺利运行。 否则，那些外部因素将对数据产生重大影响。

在下一节中，我们将介绍如何准备、进行和跟进成功会议的具体步骤，您将在其中向您的团队解释时间跟踪的必要性。

如何向员工传达时间跟踪的需求

马上，您将需要克服时间跟踪带来的污名。

您想直接解决员工的担忧。 我们在第一部分列出的常见问题不一定与您的团队/员工可能遇到的问题相同。 因此，这里有一些方法可以将时间跟踪作为一种积极的变化引入，同时考虑团队的疑虑。

同意基本原则并制定规​​则

让团队领导或经理聚在一起开会讨论时间跟踪以及它将如何帮助他们总是一个好主意。 首先在其中设置一些基本规则将消除未来在阅读您收集的数据时的任何混乱。 这些可以包括但不限于：

• 为什么您的团队会跟踪时间；
• 您何时会查看具体花费的时间，何时仅关注结果；
• 是否需要每周或每月报告；
• 如何在项目管理和截止日期中实施时间跟踪；

目的是找到共同点，以便时间跟踪可以为您工作，而不是作为争论或冲突的点。 可能发生的最糟糕的事情是，一些团队开始落后，而另一些团队意识到这需要太多时间和精力，这可能会破坏你建立的整个“基础设施”。

发布“软公告”

就像软启动一样，“软公告”用于向员工介绍时间跟踪的概念，没有任何具体细节。 你让他们知道将会有一个会议，以及将讨论什么的总体思路。 最好在开始时间跟踪前几周执行此操作，最多一个月。

记住要强调时间跟踪将是一个很好的改变。 关注它对团队和项目的积极影响，并补充说它不会危及任何人的就业（因为这是通常会想到的第一个问题）。

这样一来，您就可以让办公室周围的一些嗡嗡声自然形成，而不是让泄露的（可能是错误的）信息四处飘荡。 向员工隐瞒信息会引起担忧，并使他们担心自己会受到密切监视并失去自由。

让员工感受到倾听

在引入该做法前大约两周发送一份匿名表格，员工可以在其中写下他们对时间跟踪的担忧。 由于许多员工在匿名的情况下很少会在表格中罗嗦，因此提供不同的信息填写方式以确保最佳响应。 例如，您可以尝试：

多项选择答案：

如果公司实施时间跟踪，您最担心的是什么？

• 我会显得毫无生产力。
• 恐怕我浪费了太多时间。
• 这是对我隐私的侵犯。
• 时间跟踪并不能准确反映我的工作流程。
• 有太多的干扰。
• 我会忘记追踪时间。
• 其他： _________________________________

或者选择开放式问题：

你有时间跟踪的经验吗？ 它对你有用吗？

要进行此类调查，您应该与您的人力资源代表密切合作。 尽可能多地覆盖以预先解决多个问题。 一旦时机成熟，您收集的数据应作为会议的第一顺序呈现。

允许面对面讨论

如果可能的话，你的 HR 应该让每个人都知道他们也可以亲自来找他们，表达他们的意见。 一些员工可以更好地口头表达他们的想法。 有时，在纸上回答问题可能被视为一种空洞的姿态，他们的担忧将被忽略。

召开会议介绍时间跟踪

在会议开始前一周，发送一封群发电子邮件，概述将要解决的所有问题。 员工关注点、您的目标和目标以及时间跟踪本身、您将使用什么工具、将提供什么帮助等。

保持这些要点简短明了。 这封电子邮件将为员工提供足够的时间来准备他们可能忘记在调查中提及的问题和评论。 此外，知道讨论点的顺序，人们更有可能知道什么时候该跳入正确的问题，而不是提出一些断章取义的问题并引起题外话。

将时间跟踪引入团队的 9 个步骤

当您真正引入时间跟踪时，以下步骤将确保您清晰准确地传达所有内容。

1. 保持简短的介绍

没有人喜欢长时间的会议，尤其是当他们有更好的事情要做的时候，或者当“他们本来可以是一封电子邮件”的时候。 谢谢大家的光临，再次介绍一下你们之前建立的业务顺序。 还要宣布你将在最后回答他们所有的问题。

2. 从关注点开始，首先解决它们

使用从调查中收集的数据，指出员工在时间跟踪方面总体存在的最大问题。 这让他们知道他们已经被听到了，并强化了他们在公司事务中有发言权的事实。

然后，揭示您在流程开始时与团队负责人协商的细节，以及它将如何影响每个部门/团队。

3. 向你的团队解释以下5个关键点

在 Clockify，我们提倡使用时间跟踪来改善一个人的整体生活。 我不想用详细的信息让你不知所措，所以列表将保持简短。 如果您想进一步探索它们，每个点都会有一个指向这些主题的链接。

1. 跟踪时间有助于他们沟通加班时间并协商福利
2. 它可以帮助他们轻松识别分心和浪费的时间
3. 他们变得更加意识到自己的加班，并且可以及时防止倦怠
4. 他们知道什么时候有资格获得补偿时间
5. 它可以防止文书错误和时间盗窃——这是保护他们权利的有力证据

4. 提供大量数据

事先准备一些数据（最好使用信息图表来保持会议动态）。 查找使时间跟踪对他们有利的公司的案例研究。 由于时间跟踪带来的不确定性，有些人可能会冲向谷歌并找到时间跟踪失败的例子。 这将使他们具有防御性并让他们提供对位，您也应该对此做好准备。

5. 有 HR 在场

作为旁注，请确保在整个会议和调整过程中都有人力资源代表在场。 让他们坐在员工中间，并尽可能参与讨论。 他们的存在将在这项艰巨的任务中为您提供支持。 同时，他们可以平息团队之间可能出现的任何疑虑、困惑或好斗。

6. 开放问答

最后，但最重要的是，允许人们分享他们的意见。 保持它是一个开放的论坛，除非它主要是蟋蟀和风滚草。 然后，您可以选择提出具体问题，看看它们是否会引发讨论。

7. 介绍会后发一封跟进邮件

这是总结会议的好方法，您可以根据需要保持详细或简洁。 如果这听起来工作量太大，我们有一份 2020 年最佳时间管理应用程序列表，其中包括Otter，一个记录会议的应用程序，然后转录并加上时间戳以生成报告。

8. 提供资源

会议结束几天后，一旦信息确定，发送一封包含资源概要的群发电子邮件。 从如何更好地管理自己的时间，到如何使用时间跟踪器，以及如何将其变成一种习惯，所以它几乎变成了自动化。

如果您不确定从哪里开始寻找，这里有一些文章可以帮助您走上正轨：

• 4 种简单的方法来跟踪您在计算机上工作时的时间
• 建立和改进团队时间管理的 12 个技巧
• 如何养成跟踪时间的习惯

9. 向团队保证他们会在软件方面获得帮助

一个我们没有广泛讨论但值得一提的问题是，很多人担心如果他们不学习如何使用时间跟踪器，他们会显得很傻。 最好的做法是不要直接询问谁有学习问题（因为很少有人会承认），而是提供速成课程和来自运营、更精通技术的员工或软件自己的开发人员的 1:1 帮助。 那些提供现场帮助的人，就是这样。

总结

当孩子们害怕壁橱里的怪物时，我们知道这实际上是对未知的恐惧。 他们的房间很黑，到处都是剪影，形成了怪异的形状，他们的个人空间内外都有噪音。 留给他们自己的想象，难怪他们会解释最可怕的场景。

当我们变老时，这个过程并没有太大变化。 同样地，当我们的大脑没有足够的事实信息时，像时间跟踪这样简单的事情会显得更加可怕。 通过使用我们制定的方法，您可以打开那个黑暗房间的灯，并打开幽灵壁橱的门，以表明没有什么好害怕的。 用信息、同情、理解和充分的保证来解决他们的担忧。