企业内容管理：通过 5 个简单步骤控制混乱！

知识内容管理可以组织和管理您的内容，多年来已变得越来越流行。 想象一下，您公司的文件杂乱无章，散落各处。 不用担心; 企业内容管理可以解决这一问题，并将混乱的环境转变为井然有序的工作空间。 由于其卓越的功能，企业内容管理市场自 2017 年以来翻了一番，从 316.6 亿美元增至671.4 亿美元。

如果您的组织定期创建内容与客户、员工、合作伙伴、团队领导者等共享，您需要确保一切就位，这样您就不必面对“我把它放在哪里了？”的尴尬时刻。 那么，就在本文中与我们一起探索 ECM 的秘密吧！

什么是企业内容管理 (ECM)？

企业内容管理（ECM）是一个神奇的世界，您的所有信息以数字资产的形式汇集在一起​​并找到其应有的位置。 这是许多大型组织用来满足每一个与内容相关的愿望的策略，从捕获、记录和存储到检索重要内容。

现在，我知道您的下一个问题是什么：“为什么要关心企业内容管理？” 好吧，朋友，让我用一些统计数据来澄清这个困惑。 您是否知道，即使在这个数字化世界中，企业也会因内容管理不善而损失21%的生产力？ 这不是等于把宝贵的时间扔到窗外吗？ 不仅如此，组织还平均每周花费 15 个小时来搜索放错地方或丢失的文档。

ECM 包括确保您的组织跟上整个企业的信息流所需的各种工具和流程，并且不会丢失任何重要信息，尤其是生产力。

使用 ECM 的最佳部分是它可以有效地管理结构化和非结构化信息。 结构化文档是指标准化格式的数据，例如电子表格、联系人、表单和 SQL 数据库。 而非结构化数据有各种形式、形状和大小，并且是非标准化的，例如图像、多媒体、会议记录和 PowerPoint 演示文稿。

如果没有 ECM，您的组织将面临文件丢失、错过最后期限、文档杂乱和员工沮丧的循环。 下一节将列出 ECM 的功能，帮助您的组织摆脱这种混乱。 所以不要等待； 请继续阅读。

为什么企业内容管理很重要？

如今，数据为王，是增长和成功的秘诀。 数据和内容的重要性怎么强调都不为过，因为它提供了指导决策和推动创新的见解。

而随着数据的兴起，数据泄露的案例也激增。 因此有必要避免这些数据变得混乱，导致企业失去竞争优势。 您不能依赖电子邮件和不安全的数据存储来保存宝贵的合同和文件。

相反，请考虑投资 ECM 软件，将您的文件管理到灵活的文件夹中，以便您可以轻松、安全地访问它们。 因此，请准备好踏上一段旅程，向您介绍 ECM 的强大功能和关键要素背后的秘密。

企业内容管理的关键要素

企业内容管理系统可以分为五个基本组件。 在准备 ECM 策略时，您应该将每个组件准备到位，以确保不遗漏任何内容并且一切顺利运行。 将您的企业想象成宝贵信息的宝藏。 但是，如果你不能捕获、管理它并最终将其利益惠及最需要它的人，那么它就毫无用处。 那么，让我们开始这个激动人心的旅程并探索 ECM 的关键要素！

1. 捕捉

组织文件和文档的第一步是捕获并将它们引入新的企业内容管理系统。 是将纸质文档（如 pdf、word 文档）转换为电子格式或导入需要存储在 ECM 中的现有电子文件的过程。

这可能包括合同、提案、发票、采购订单、报告和员工档案等文件。

将所有这些重要文件数字化并存储在一个集中位置可以简化组织流程并使业务内容更易于访问。

2. 管理

捕获内容后的下一个组件是对其进行管理。 ECM 是一个内容管理器，以易于访问的格式对信息进行分类。 您需要检查将使用的 ECM 工具的界面，了解其协作性、易于访问性和搜索功能。 企业内容管理系统充当个人助理，将所有结构化和非结构化数据排列成逻辑格式。

3. 商店

Spring，你的数据还不够。 安全地存储您的数据非常重要。 企业内容管理系统充当中央存储库，确保您的所有文件都是安全的，并防止未经授权的访问、丢失和损坏。 它还应该提供数据和经常更改的信息的备份。 应简化编辑，以便用户可以轻松地编辑文档和电子表格。

4. 保存

ECM 系统可长期保障您内容的真实性和完整性。 保留组件借助记录管理来管理频繁更改的内容。 它执行保留策略，为需要定期访问的文件节省空间，归档不需要的文档并管理版本历史记录以确保数据安全。

也可以利用保留的文件，但它是分离经常更改和较少访问的文档的好方法。

5. 交付

企业内容管理的最后一个要素是将内容和信息交付给最有需要的人。 它可以是从团队成员到客户的任何人，但此元素可确保信息落入正确的人手中。 它通过内部和外部交付文件来增强协作和生产力。

关于企业内容管理关键要素的讨论到此结束。 希望您现在清楚各种组件及其功能。 现在是深入了解 ECM 优势的时候了。 在下一节中，我们将详细讨论企业内容管理提供的各种好处。 所以加入我们吧。

企业内容管理的好处

如果您在想，“为什么在企业内容管理系统上投入时间和金钱很重要？” 那么本节将解决您的所有疑问。 企业内容管理 (ECM) 可以消除安全风险和混乱，让文档找到正确的位置。 因此，让我们更深入地了解它的好处并了解更多信息。

1. 整理文件

我们都曾面临过这样的尴尬境地：在最需要的时候却找不到一份重要的文件。 但通过企业内容管理，您不必担心这种情况，因为它可以轻松创建一个易于导航的结构来查找和存储文档。 这就像为所有文档分配一间房子，帮助所有珍贵的内容安全地存放在一个地方。 它确保文档不存在重复、错误或丢失。

2. 降低安全风险

ECM 通过仅允许授权访问和密码保护来确保文档的安全。 如果您因担心数据泄露而彻夜难眠，那么无需担心，因为企业内容管理可以为您提供帮助。 它将文件存储在安全的存储库中，并协助解决与安全性和合规性相关的问题，同时提供对授权文件的轻松访问。

3.让查找内容变得更容易

凭借企业内容管理的简单性和高效性，没有人可以阻止您提高工作效率。 它具有强大的搜索功能，使您可以通过输入关键字或短语来访问文件和文档。 这就像拥有一个聪明而敏捷的私人助理。 由于团队中的每个人都知道他们所需的内容已安全存储，因此他们可以更轻松地找到完成日常任务所需的文件、电子表格、报告和文档。

4. 提高效率

在这个快节奏的世界中，ECM 是您节省时间的伴侣。 它可以通过减少手动任务来实现工作和流程的自动化。 它还通过为他们提供完成任务所需的信息来确保无缝协作。 企业内容管理减少了重复任务（例如重新创建丢失的文件）的需要，从而提高了整体生产力和效率。

当我们进一步讨论企业内容管理这个令人惊奇的话题时，出现了一个问题：“如何在组织中实施这一系统？” 好吧，在我们结束讨论之前，有必要回答这个问题，所以做好准备，因为下一节将为您带来一些非常有趣的见解。 阅读下一部分后，您将轻松在您的组织中实施 ECM。 那么，事不宜迟，让我们开始吧。

如何实施企业内容管理系统？

如果您梦想一个只需几分钟即可找到文件的世界，那么请不要害怕； 只需遵循此分步指南，即可在您的组织中实现企业内容管理系统的魔力。 在这里，我们将逐步介绍实施 ECM 的六个关键步骤。

1.审核组织中现有的内容管理流程

在实施新的内容管理系统之前，审核现有的内容管理系统非常重要。 彻底检查当前系统并了解其工作原理以及文档如何存储、共享和派生。 然后分析当前流程中对生产力产生负面影响的缺点或功能缺失。

问自己这样的问题：“我使用的是过时的系统吗？” 或“这个系统足够安全吗？” 通过访问当前流程，您将了解在此过程中需要克服的挑战。 此外，收集所有文档的列表，例如 PDF、报告、合同、电子表格以及有关它们当前存储位置的信息。这将帮助您保持领先并了解需要捕获的所有信息。

2. 将关键团队成员聚集在一起

良好的企业内容管理系统可以提供协作并促进团队合作。 提前计划您希望授予谁访问文件的权限。 您还可以从每个团队中分配一名团队领导或部门负责人，并在他们的协助下实施ECM系统。 每个成员都带来了一些独特的技能和思维过程。 它使多样性和创新蓬勃发展，以便您能够实现组织目标。

3. 定义你的目标

在踏上这段旅程之前，请先明确您的目的地。 借助企业内容管理，确保您清楚想要达到的期望和目标。 您想降低安全风险吗？ 减少纸张浪费？ 想要提高协作和员工效率吗？ 提出这些问题并决定您的目标。 您还可以写下您的目标，作为您整个旅程的指路明灯。

4. 研究并选择 ECM 平台

有多种 ECM 平台可用。 您需要定义您的目标并确定您的预算，然后选择完全满足您要求的平台。 为此，您必须进行彻底的研究、查看评论并比较各种平台。 考虑易于访问、定制和安全选项等因素。 您还可以听取团队的建议，让他们积极参与决定最适合您业务的 ECM 软件。

为了帮助您入门，以下是一些需要考虑的软件选项：

• 比特人工智能
• 露天
• 海兰
• M 文件
• 共享点
• 纽根
• 制定策略并实施

一旦您决定了最好的 ECM 工具，下一步就是为其成功实施制定策略。 创建路线图来分配资源、创建时间表和沟通计划。 该路线图将帮助您的团队连接不同的点并最终实现目标。 让所有利益相关者参与进来，并尽快建立新的系统和流程。 最后一步是注册、捕获、存储、记录和组织您的内容。

现在您已经有了成功的路线图，是时候开始这次冒险了。 请继续关注下一部分，我们将探讨为什么您应该使用 Bit.ai 作为企业内容管理系统。

Bit.ai 作为企业内容管理 (ECM) 系统

Bit.ai 是一款专为现代工作场所设计的一体化知识管理和文档协作平台。 Bit 的平台帮助团队在一个地方创建、协作、共享、跟踪和管理知识。 让我们深入了解 Bit.ai 的迷人功能，并了解为什么它是内容管理系统的赢家。

1. 令人惊叹的模板

Bit 使您可以快速、轻松且有趣地创建任何类型的文档。 如何？ 借助 Bit 丰富的模板库，您可以从 70 多个专业设计的模板中进行选择，以快速创建文档。 您所要做的就是填写您的自定义内容，您的整个文档就可以快速共享了！

您不必浪费时间尝试修复文档的格式，因为 Bit 会自动格式化您的整个文档。 从一系列布局和颜色主题中进行选择，只需单击一下即可改变整个文档的外观。

2. 智能工作空间

Bit 的主要功能之一是它允许您创建多个工作区、文档和文件夹来有效地存储和管理您拥有的所有内容并进行组织。 这意味着通过使用 Bit，您可以围绕您的工作、员工、客户、部门等创建多个工作区。

关于 Bit Workspaces 需要注意的一件事是您可以决定谁可以访问它。 您可以添加或邀请其他协作者，并为他们提供只读访问权限、仅限评论访问权限，甚至完全编辑权限。

3. 内容库

Bit 的每个工作区都有一个内容库，您可以在其中添加各种数字或媒体资产。 内容库连接到您的 Bit 文档，以便您可以快速协作、搜索、插入和构建交互式文档。

Bit 的内容库是您和您的团队共享任何类型数字内容资源的明智场所，例如图像、文件、PDF、Google 文档、Dropbox 文件、SlideShares、YouTube 视频、可视网络链接、演示文稿和其他类型的媒体， 和更多。

4. 实时协作

借助 Bit，您和您的团队可以实时协作并同时处理同一文档。 您可以进行更改、实时编辑、突出显示部分、发表评论、@提及人员等等。

您甚至可以邀请您的同事或经理，并为他们提供编辑权限以接收评论或反馈。 根据您共享的材料，您可以授予对其所属工作区的只读、仅评论或编辑访问权限。

5. 富媒体集成/交互式文档

借助 Bit，您可以创建交互式工作场所文档，并使用 100 多种富媒体集成将它们变为现实。 Bit 可让您将图像、PDF、云文件、地图、演示文稿、图表、视频、GIF（基本上任何类型的富媒体）添加到您的文档中，并自动将它们转换为交互式可视卡和丰富的嵌入内容！ 这将使您所有与工作相关的文档和知识共享更加全面和有吸引力！

6. 智能搜索功能

组织可能有大量信息和数据需要管理，有时很难在所有文档中找到一条信息。 但 Bit 强大的智能搜索功能允许您使用富文本搜索、标题和描述跨工作区搜索文件夹、文档和内容，并且它会很快出现在您面前。

Bit 的另一个很酷的功能是，它可以让您将需要经常访问的重要文档固定在工作空间内。 这使得每个人都可以轻松快速地访问它。

7. 文件追踪

借助 Bit，您可以通过可跟踪的链接与外界的其他人共享您的文档。 通过此文档跟踪功能，您可以获取共享文档的实时分析和详细见解，例如谁查看了这些文档、他们花费了多少时间、他们访问这些文档的频率等。这是了解人们如何参与或互动的好方法。你的文件。 从潜在客户捕获、密码保护、链接过期等选项中进行选择。

8. 管理权限和信息访问

Bit 允许您管理权限和信息访问，以满足您独特组织的需求。 每个工作区都允许您为协作者和访客设置权限和访问级别。 您可以为您的用户分配完全访问权限、编辑权限、评论权限或只读权限，并且可以向来宾授予评论权限或只读权限。 只有已添加到工作区的协作者和来宾才能访问该工作区中的文档。

您还可以为添加到组织的每个人设置总体角色，例如所有者、经理、成员或访客。 每个角色都有不同的访问级别来邀请用户、更改订阅设置等。

与外界共享您的 Bit 文档时，您可以随时添加自定义密码、启用链接过期或禁用可共享链接。

9. 简单简约的美学

Bit 的有趣之处在于，尽管它具有令人兴奋且有用的功能，但它具有简单且用户友好的界面。 这意味着即使您是技术新手并且对编码一无所知，您也可以轻松开始使用 Bit 平台。

Bit 的简约设计美学和出色的用户体验使文档到数字工作空间之间的流程干净、快捷！ 它只是为整个过程提供了系统且专业的方法！

总而言之，Bit 是整个公司的梦想工具，因为它使内容管理和简化工作流程变得更加容易且更具互动性！ 你还在等什么？ 帮自己一个忙，立即获取 Bit！

现在，准备总结，您将受到启发采取行动并发现消除业务混乱的真正力量。 敬请关注！

包起来

恭喜内容英雄！ 我们已经讲述了关于企业内容管理的漫长而有趣的旅程，揭示了它的秘密、重要性、好处、组件和实施步骤。 现在，掌握了所有收集的知识，是时候测试文档的组织能力和效率了。

现在，使用内容管理的超级英雄 – Bit.ai！ 让它成为您对抗混乱的值得信赖的合作伙伴，确保您的文档安全，并实现无缝协作。 请记住，使用 Bit.ai； 您不仅仅是管理内容； 你正在带来生产力的浪潮！ 所以，不要等待，今天就采取行动吧。

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