艾森豪威尔矩阵如何改善您的时间管理

Eisenhower 是一种任务管理工具，可通过教您如何更好地确定优先级来帮助您提高工作效率。 此技巧可帮助您了解哪些活动值得您投入时间和精力，哪些不值得。

在一个我们都急于跟上日程安排的世界里——必须承认这是一项值得提高的技能。

留在原地，因为在本文中，您会发现：

• 什么是艾森豪威尔矩阵（详尽的解释和多个例子——工作和日常相关），
• 如何使用艾森豪威尔矩阵，以及
• 如何在象限中思考。

什么是艾森豪威尔矩阵？

艾森豪威尔矩阵，也称为紧急重要矩阵，是一种可帮助您提高任务优先级排序技能的工具。 通过将艾森豪威尔矩阵融入您的日常生活，您将学会识别您最重要的优先事项，并区分那些具有长期影响的和那些没有的。

在理解如何在象限中思考时，艾森豪威尔矩阵是一个完美的盟友，因为它“划分你的大脑”并帮助你区分：

• 重要的，
• 不重要，
• 紧急，和
• 非紧急任务。

该矩阵用作确定优先级的工具，而不是用于调度的工具。 因此，您不会在此处看到任何时间表或截止日期。

艾森豪威尔矩阵简史

最早开发和使用上述时间和任务管理方法的是德怀特·D·艾森豪威尔。 艾森豪威尔是美国第 34 任总统，他正在寻找一种方法来帮助他优先考虑并就他的众多任务做出艰难的决定——无论是作为美国陆军的将军、北约的最高指挥官，还是后来的美国总统。

直到后来，由于史蒂文·柯维 (Steven Covey) 在他的《高效能人士的七个习惯》一书中介绍了这种方法，这种方法才得以普及。

在书中，柯维讨论了四代时间管理的理念，我们将在本文稍后讨论。

艾森豪威尔矩阵的元素——解释

作为一种易于使用的任务管理工具，艾森豪威尔矩阵通过将任务放在正确的象限中来帮助您确定任务的优先级。

这可能是紧急/重要的事情（“现在就做”象限），琐碎但仍然紧急的事情（“委托给其他人”象限）等。

当您能够像这样对任务进行分类时，您就可以更轻松地安排和完成它们。

请查看以下部分，这将帮助您了解这些象限在实践中是如何工作的。

4个时间象限是什么？

使用艾森豪威尔矩阵时，您将待办事项列表中的任务分为 4 组。 这些组称为象限，因为它们排列在网格中：

1. 象限#1——重要/紧急任务，
2. 象限#2——重要/非紧急任务，
3. 象限#3——不重要/紧急的任务，以及
4. 象限#4——不重要/不紧急的任务。

对于某些人来说，排序任务似乎很容易，而且从一开始就很明显。 然而，很多时候，人们混淆了这 4 个象限，或者发现很难区分任务应该去哪里。 此外，优先级因人而异。 虽然职业发展对某些人来说可能至关重要，但对其他人来说，组建家庭可能更重要。要正确应用艾森豪威尔矩阵规则并尽量减少犯错的机会，我们强烈建议您查看以下部分。

紧急任务和重要任务之间的区别

“我有两种问题：紧急的和重要的。 紧急的不重要，重要的永远不紧急。” – 德怀特·D·艾森豪威尔

一旦你学会了区分紧急任务和重要任务——在实践中使用矩阵就会自然而然。

紧急任务

紧急任务需要尽快处理。 他们对时间很敏感，有时压力很大，因为他们需要我们立即关注。

想想为忘记的考试而复习，或者试图将受伤的朋友送往医院。

重要任务

另一方面，重要的任务让你退后一步，分析你的情况，并计划你的下一步行动。 他们对时间不敏感，所以完成这些任务时没有压力。

重要的任务是那些与您的生活目标、核心价值观等有关的任务。例如，开始一个家庭，计划一次旅行或进行例行锻炼以变得更健康。

您听说过多少次有人因为不断“扑灭小火”而无法完成工作？ 如果我们只专注于时间紧迫的任务，我们就不会比明天看得更远。

我怎么知道什么是紧急的，什么对我来说是重要的？

没有我们都可以遵循的通用公式。 要了解哪些任务对您来说很重要，哪些任务很紧急，我们建议您列一个清单。

您可以在我们的 Clockify 页面上找到许多待办事项列表模板，其中一个应该最适合您。 Clockify 待办事项列表模板可帮助您：

• 写下你的核心价值观、理想和人生目标，以及
• 通过仔细关注重要事项来思考您需要达到的里程碑。

待办事项清单可以作为一个完美的解决方案，让你认识并提醒自己你正在为什么而工作——金钱、安全、事业、养家糊口。 创建手头任务的详细列表（或多个列表）后，您将对这些任务有更深入的了解——它们的重要性和紧迫性。

如何将任务放入 4 个象限

现在我们已经解释了紧急和重要的区别，让我们看看它们如何应用于任务和活动。 我们将使用一些常见的日常示例。

象限 #1：“做”——重要且紧急的任务

这些任务有严格的、非常紧迫的时间限制，如果不立即解决可能会产生后果。 例如，数学考试对学生来说是一项紧迫的任务，大多数其他事情都是次要的。

重要和紧急任务的示例：

• 截止日期非常紧迫的任务——完成客户项目、扑灭小火、爆裂的水管、
• 最后一刻的义务——你一直在拖延的事情，现在你急于完成它（例如，在你的最后期限前完成），或者
• 不能推迟的任务——家庭或工作义务，不请自来的访客。

象限 #2：“决定”——重要但不紧急的任务

第二象限是那些没有严格时间限制的项目，但它们需要未来规划，因为它们会给你带来长期利益。 想一想想要减肥、多读书、报名参加课程等决定。它们对您的健康很重要，但并不重要，因此通常会为了紧急任务而将它们搁置一旁。

更多重要但不紧急的任务示例：

• 短期或长期业务目标——制定业务预算、制定销售预测、规划新的营销活动等。
• 职业目标——升职、转向新的职业道路、获得新技能、计划创业等。
• 个人目标——改善人际关系、组建家庭、娱乐、健康饮食等。

请记住，每当有紧急事情出现时就推迟重要的任务，可能会使这些事情变得紧急。

例如，如果一个人因为其他事情阻碍了健康饮食多年，那么肥胖或糖尿病等健康并发症就会突然成为当务之急。 或者，如果您不制定下一年的财务计划，您可能会遭受严重的后果，例如积累债务、超支、没有钱应对紧急情况等。

象限 #3：“委托”——紧急但不重要的任务

这些任务是有时间限制的，但考虑到它们与您无关——您可以将它们委托给其他人。 例如，因为您有一些紧急工作，要求同事创建 PowerPoint 演示文稿或在会议期间为您做笔记。

其他紧急和不重要任务的例子（也称为干扰或分心）：

• 与工作相关的问题——安排会议、回复电子邮件、安排某些约会，以及
• 家庭义务——买菜、做家务、支付账单等。

象限 #4：“消除”——不重要且不紧急的任务

最后一个象限包含不重要或不紧急的项目和活动。 它们对您的职业、生活或健康几乎没有长期益处。 一些示例可能是下午浏览频道、工作时闲聊、漫不经心地浏览互联网等。

一些不重要和不紧急的任务的例子：

• 浪费时间——查看（花时间）社交媒体、不重要的电子邮件或会议等。
• 仅进行愉快的活动——虽然休息很重要，但太多有趣的活动会产生反效果。 其中一些需要被淘汰，以便为重要活动留出空间。 这些活动包括从工作中长时间休息、玩游戏、浏览社交媒体等。

需要注意的重要一点——第四象限活动被认为是感觉紧急但无法为我们的日常生活或未来做出贡献的干扰。

如何权衡矩阵中的优先级

区分重要和不重要的任务或紧急和不紧急的任务似乎很难，但是，以下部分将帮助您确定手头任务的优先级和权衡。

看看下面的时间管理矩阵备忘单。 它可以帮助您确定哪些任务应该优先处理，哪些任务应该委派甚至从待办事项列表中删除。

请记住，只有您自己才能知道哪些任务对您很重要，哪些不重要。 问你自己：

“我需要马上做什么？ ”

“什么是浪费，需要淘汰？”

“哪些任务我需要做，哪些可以有人帮我做？”

这样，您可以 根据难度或紧迫性对任务进行分组，并一劳永逸地消除干扰，从而轻松确定您的优先级。

在此过程中，您的重点应该放在“什么”而不是“什么时候”上。 一旦你知道你的优先事项，安排就会变得更容易。

既然我们知道时间管理矩阵实际上是一种可以更好地了解您的活动的工具，那么让我们继续讨论它的实际用途。

艾森豪威尔矩阵是如何工作的？ （+例子）

了解矩阵如何工作的最佳方法是查看日常示例。

例如，朱莉是一家中型公司的首席项目经理。 她每天要处理繁重的工作，有一个家庭，最重要的是努力生活和饮食健康。 这听起来很多，但通过应用矩阵，她知道她的优先事项在哪里以及如何应对计划的变化。

首先，假设 Julie 的日程安排如下所示：

就其本身而言，它看起来计划得相当周密。 然而，朱莉知道日程安排有可能会发生变化，因此每天早上她都会提醒自己这一点以避免压力过大。

不出所料，到一天结束时，朱莉的日程安排有点不同。 她必须通过将时间管理矩阵应用于她的任务来对她的任务进行多项调整：

• 橙色的被推迟了，
• 绿色的被委派了，并且
• 红色的那些被从时间表中淘汰了。

这是调整后的时间表现在的样子：

朱莉如何将艾森豪威尔矩阵应用于她的工作时间表？

以下是朱莉如何应用时间管理矩阵来确定她与工作相关的任务和活动的优先顺序：

• 上午 8 点 – 9 点 日程安排发生变化：由于站立会议揭示了 QA 部门的一些问题，她早上没能收到电子邮件。 头脑风暴解决方案比电子邮件更重要，因此她将它们标记为明天要赶上的事情。
• 12 pm – 2:05 pm 行程变更：原定中午会见的客户提前半小时来了。 因为她知道儿子的实地考察已经够远了，所以她在当天晚些时候给老师打了电话。 不想让她的客户等待，她把会议改到上午 11 点 30 分，把电话改到她晚些时候回家。
• 下午 2:20 – 下午 4 点 日程变更：下午 4 点左右，需要立即处理与项目相关的任务。 只是，儿子病了一段时间，她需要带他去检查一下。 她将主持会议的任务委派给了她最值得信赖的同事。 她可以在第二天要求一份纲要。

朱莉如何将艾森豪威尔矩阵应用到她的日常安排中？

除了必须应对工作时间表的变化外，她还必须进行一些个人规划和调整：

• 下午 5 点 – 5 点 20 分 时间表变更：由于朱莉和她的儿子必须等待更长的时间才能进行检查，所以她让她的丈夫去买菜，因为他们可能来不及。
• 下午 5:30 – 6:30 计划变更：朱莉决定重新安排她的锻炼时间，与一些下班后留下来的员工进行视频聊天。 帮助他们完成任务回家，这比她今天的锻炼更重要也更紧迫。
• 晚上 9:30 – 晚上 10:00 更改日程：到晚上 9:30，朱莉已经厌倦了她白天必须处理的所有活动和任务。 那一刻，她知道睡觉比看电视对她更有好处，所以她决定不看节目，立即上床睡觉。

正如我们从 Julie 的示例中看到的那样，时间管理矩阵可以教我们如何更轻松地调用有关我们的日程安排的信息。 她没有过多地考虑任务或她的行为的后果，因为她事先就充分意识到了这些。 艾森豪威尔矩阵让她能够以尽可能小的压力顺利地对自己的日程安排进行必要的调整。

艾森豪威尔矩阵与其他技术有何不同？

如上所述，这种方法与学习漂亮的新技能无关，而与改变你的心态变得更好有关。

艾森豪威尔矩阵将帮助您：

• 更好地了解您的目标，
• 识别浪费时间的活动，最重要的是
• 了解如何确定工作和日常任务的优先级。

这样，您就可以更好地安排和计划未来。

使用一段时间后，这种时间管理技巧会带来积极的转变。 您会注意到安排您的工作变得多么容易，以及您在处理小危机和不可避免的最后期限方面变得多么出色。

如何根据史蒂文柯维使用艾森豪威尔矩阵？

在本文的前面部分，我们提到了史蒂文·柯维 (Steven Covey) 如何通过在他的书中介绍艾森豪威尔矩阵来向观众介绍艾森豪威尔矩阵。 在这本书中，他讨论了四代时间管理的概念，如果我们看一下这四代，我们就会发现它们实际上是关于如何正确使用矩阵的说明。

第 1 代：清单和注释

第一代代表您的时间和任务管理计划的开始步骤。 我们应该把所有的任务都写在纸上，以便能够实现它们，而且以后还要定期审查。 此外，我们必须根据此类任务所需的时间和精力来组织一切。

第 2 代：日历和日程表

在第二代中，之前列表中的所有活动都应写在日历中或以其他方式安排。 这是一种尝试尽我们最大能力规划未来的方式。

如果您不太喜欢通过书面形式安排任务，您可以选择一款可以存储所有即将进行的活动的应用程序。 例如，Clockify 让您可以使用时间块技术来安排您的任务和活动——这是一种简单而有效的确定工作量优先级的方法。 只需将您的日常任务分组到块中，只有当您完成一个块时，您才能进入下一个块。 这样，您就不会忘记或未能完成任务。

请记住，只有您自己知道您的任务或活动的重要性或紧迫性。 因此，您将按照我们在本文前面提到的原则和提示，根据手头任务的重要性/紧迫性创建块。

第 3 代：每周计划

第三代负责缩小活动的时间范围。 您需要计划您的一周、您希望实现的目标和目标，并开始更认真地考虑您在该周内的日常安排。

第 4 代：关系和结果

虽然前三代是关于管理活动和时间的，但第四代才是真正赋予整个过程意义的东西。

有了完整的日程表和活动清单，您就可以开始分析哪些任务重要或不重要，哪些是紧急的或不紧急的。 这将帮助您了解清单上的哪些项目绝对需要立即完成，哪些可以在出现更紧急的事情时推迟一天。

时间管理矩阵的优点和缺点是什么？

与所有时间管理技巧一样，艾森豪威尔矩阵既有优点也有缺点。 在决定是否使用它之前，最好将两者都考虑在内。 毕竟，您需要一种适合您的方法。

艾森豪威尔矩阵的优点

继续阅读以更好地了解艾森豪威尔优先排序方法可能为您提供的好处（如果您选择实施它）：

• 它让你考虑你的任务的重要性，
• 它有助于重新评估什么是紧急的，什么不是，
• 它教会你更好的自我意识，帮助你练习自我分析，以及
• 它可以帮助您更好地做出瞬间决定。

艾森豪威尔矩阵的缺点

另一方面，这种任务和时间管理方法可能并不适合所有人。 因此，以下是使用艾森豪威尔方法的一些缺点：

• 它仅根据紧迫性和重要性对任务进行排序，不考虑资源、复杂性或任务所需的工作量，
• 它留下了短而紧迫的任务（即使他们检查清单有助于提高生产力和获得动力），
• 对于某些人来说，这可能是复杂且耗时的，并且
• 当存在太多任务时，这似乎让人不知所措，因此将它们限制在 5 个以内效果最好。

给渴望尝试艾森豪威尔矩阵的人的额外提示

需要注意的重要一点——对于那些仍然不确定的人，有一种方法可以确定艾森豪威尔矩阵是否是您的正确选择，我们为您提供了一些指导：

• 试用一周，
• 列出本周的任务清单，
• 在四象限网格内对它们进行排序，
• 使用时间跟踪器来跟踪您整个星期的进度，以及
• 记下某些情况给您带来的感受。

随着试用接近尾声，请查看您积累的数据。

最后问自己几个问题：

你变得更有效率了吗？

做决定更容易吗？

你认为紧急的事情真的很紧急吗？ 或者他们只是在浪费你的时间？

总结：确定优先级意味着你可以拥有它，只是不是一次全部

在某种程度上，试图管理时间已经成为过去。 越来越多的教练和生产力专家建议学习如何管理您的优先事项和资源。 我们不能腾出更多的时间——但我们可以更聪明地使用它。 因此，与其试图在一天内完成尽可能多的任务，不如尝试优先处理那些重要的任务——那些有助于你自我提升和进步的任务。

艾森豪威尔时间管理矩阵在这方面是一位优秀的老师。 虽然它可能并不适用于所有人，但它是寻找更个性化、更适合的技术的重要垫脚石。

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