如何轻松管理时间

时间管理技巧越多，我们就越会认为这就是它的全部——快速、简单、可操作的技巧。 所需要的只是阅读一些指南、自助书籍和博客，直到我们找到一些与我们产生共鸣的内容，然后我们就准备好了！ 不幸的是，现实没有那么吸引人。 时间管理需要奉献、努力、一致性和牺牲。 这是一项艰巨的工作，要根除坏习惯。 但要培养良好的技能，除了学习如何制定待办事项和完善日程安排之外，您还需要深入挖掘方法。

今天，我们正在研究时间管理如何更多地关注您对时间的思考和感受，以及如何将这些想法用于改进的具体步骤。

关于时间管理的令人不安的真相

你永远无法真正管理你的时间。 我们不能创造更多的时间，节省它，或者从我们生活的其他方面偷走它。 它不是一种工具，也不是一种可以像野马一样被驯服的资源。 相反，我们改变我们的优先事项和时间表，并做出艰难的决定。

你唯一能做的就是改变你对它的看法，学习如何管理你自己和你的能量，让时间就是这样。 时间管理应该更像是通过了解你的船、正确的划船技术、如何适当地平衡自己以及为前方偶尔的急流做好心理准备来学习如何驾驭河流； 而不是思考如何让河流减速或改变其路线。

在我们所有人的时间有限的情况下，重要的是要学习如何专注于长期重要的任务（职业和生活），以及如何明智地投资你的精力。

为什么时间管理对你来说可能很困难

难以坚持您的待办事项清单？ 您是否到了一天结束时，觉得自己本可以做得更多？ 你有没有在阳光下尝试过每一个应用程序，但在你放弃之前，它们在手机上的使用时间都没有超过一周？

好消息是——你没有任何问题。 坏消息是——你需要一段时间才能在这方面做得更好。 我要告诉你为什么。

你的厨艺有多好？

我经常想知道为什么我的搭档被这本食谱吓到不敢做饭。 他所要做的就是按照食谱做：他把措施写下来，工具，配料……什么都没有。 但有一次，在他准备饭菜的时候，他问我肉在“恰到好处”的时候应该是什么样子，这样他就可以把剩下的配料扔进去了。

然后它就撞到了我。

当涉及到基本技能和知识时，配方或特定工具中的任何细节都无法给他信心。 对我来说，经过多年的经验，烹饪很容易：我知道我需要哪些工具而不加思考，我可以根据预感观察烹饪时间和测量值。 要烹制一顿成功的饭菜，你需要知道这道菜在这个过程中应该是什么样子，它应该闻起来如何，每种食材需要煮多长时间以及何时放入。

没有这些技能和先前的经验，我的搭档就陷入了困境。 尽管有食谱和工具（在我们的例子中，所有这些生产力文章和视频）。

同样的想法可以应用于任何事情：绘画、木工、编程、视频编辑，应有尽有。 这些活动中的每一项都需要一些基础技能。 没有它们，任何花哨的工具或方法都无法帮助您改进。

也许这就是为什么每个应用商店的番茄钟计时器、基于浏览器的待办事项列表或子弹日记都无法帮助您跟踪时间并保持高效的原因。

在寻找工具和时间管理指南来帮助您了解具体细节之前，让我们先看看您需要先培养哪些技能。

时间管理需要三个关键品质才能发挥作用

掌握管理技能需要转变理解时间。 为了实现这一目标，Erich C. Dierdorff 建议做三件事：

1. 时间意识——意识到时间是有限的，对时间保持现实的看法；
2. 安排——处理您的日程安排、计划和优先顺序，以充分利用时间；
3. 适应——观察和分析你对时间的使用以进一步改进，并学习如何适应你的日程安排的变化。

在一项研究中，Dierdorff 观察了 1200 名参与者，以及他们如何在 30 分钟的测试中掌握这三项技能。 他注意到，对他们来说，安排比意识和适应要容易得多——也就是说，人们在安排他们的日程安排方面得分更高，但管理轮班、取消、过度延长和任何截止日期中断的处理都更糟。

由此，迪尔多夫得出结论，意识和适应要掌握起来要困难得多。 它可以解释为什么我们总是与拖延和保持健康的习惯作斗争，即使我们的计划似乎万无一失。

就像他的参与者一样，你也可能只在其中三分之二的技能上做得更好。 让我们看看如何练习它们中的每一个，直到您在三者之间达到健康的平衡。

如何提高时间意识

你对时间的整体态度需要改变，因为即使是最好的组织，你也会因为想要提高效率或担心自己会滑倒而感到压力。

通过玩来练习意识

Dierdorff 的研究让参与者在持续半小时的微观模拟中进行表演。 以同样的方式，您可以在家中测试您的时间管理、组织和优先级，而无需任何花哨的工具。

视频游戏！

有很多依赖时间和资源管理的视频游戏，有多少故事和装饰，你想要多少都可以。 这些游戏提供了它们自己的微观模拟，您需要在其中处理资源、时间、任务、员工和弹出的随机事件。 目标通常是赚取足够的钱来维持您的商店/餐厅/业务的运转，或者每天获得最好的结果并取得成功。

时间管理游戏是了解您如何管理时间以及您优先考虑哪些工作方面的最简单但最有趣的方式。 只要确保真正注意您的游戏风格，否则您只会玩电子游戏，而不是将其视为学习机会。

用咒语改变你对时间的态度

在我的研究中寻找成功企业家对时间的看法时，我遇到了Inner Brilliance Coaching的 Rosie Guagliardo 的一位。 她说：

“了解你的优先事项并将活动与它们保持一致很重要，但你仍然会感到压力。 既然你无法改变你拥有的时间，那就改变你对它的感觉。 如果你认为你没有足够的时间，它会感到压力。 告诉自己“我拥有世界上所有的时间。” 你会感到更平静、更有临场感，并对新的和不同的解决方案持开放态度，让你完成更多工作。”

它的核心是改变你对时间是什么以及你应该如何看待它的认识。 关于时间的谚语有千千万万种，其中之一肯定能引起你的共鸣。 这是一个很小的行动，但却是一个意义重大的行动——您选择的报价将说明您最大的不安全感、担忧或对时间的希望。

牢记它或每天重复它，势必会将咒语烧入你的意识。

获取外部反馈

不用说，我们往往对自己的工作过于主观。 我们的自我评估总是会在某种程度上存在缺陷，无论我们对自己的判断过于严厉还是过于软弱。

根据您的工作，如果您是学生、自由职业者或经理，您的反馈来源会有所不同。 通常他们是：

• 同事（您重视其意见的同行）；
• 经理或团队负责人；
• 朋友和家人;

您需要与提供反馈的人分享您的想法和目标，并让他们知道您需要什么样的评论。 还可以选择创建可以提供给他们的各种模板。 您分享的信息越多，该人就越容易提供准确、可操作的观察结果。

花点时间反省

我做过并且个人认为最有益的一件事是创建一个我的时间意识的视觉表示。 这样，我就能够确定我的看法出了什么问题，以及是什么阻碍了我变得更有效率。 我是这样做的：

• 我首先确定了最大的问题

碍眼的是我的拖延症——我想完成工作，但无法亲自完成。

• 我写下了行为模式

通常，它是在寻找合适的音乐来集中注意力（然后分心），记住我需要打电话给朋友做一些重要的事情，具体的家务活等等。

• 我注意到了这种行为带来的感受

与所有拖延一样，这种感觉通常是内疚、害怕拖延和无能感。 即使我知道它们，我仍然在每个行为旁边记下它们。 这样我就看到了让我最痛苦的事情，并且能够想出一个可能的解决方案。

• 我一直在问“为什么”

除了感受，我还试图回答“为什么”这个问题。 为什么我选择浪费时间挑选音乐？ 为什么我现在觉得有必要给那个朋友打电话？ 为什么我做完任务后半个小时不能做家务？

• 我分析了网格

这个活动的工作方式类似于写日记——你把挣扎写在纸上，并以极其详细的方式探索它们，因为可视化让你从不同的角度看待这个问题。 最终，我意识到我所有的分心都是避免写一篇低于标准的文章，以及害怕不辜负期望。 因为，如果我不开始写一篇文章，它不会很糟糕，对吧？

我认为这是根本原因，但我一直不确定。 事实证明，这种关闭方式对我的心理健康也非常有益。 这项活动迫使我检查我所做的一切或感受，在某种程度上，我充当了自己的生产力教练。

如何改善安排

改进安排意味着学习如何更好地计划和优先考虑，以便您的时间管理的基础保持稳固和坚定不移。 毕竟，这是您可以重新控制时间的最具体的方式。

尝试重塑待办事项清单

Bregman Partners的 Peter Bregman 说：

“对于我们中的许多人来说，我们的待办事项清单已经变得更像是一个内疚清单：我们想做、计划做、真正应该做但永远做不到的所有事情的清单。 它更像是一个我永远不会去做的清单。”

他提出了一个很好的观点。 很多时候，我们会写一份需要完成的任务列表，而没有考虑它们将花费多少时间或精力。 到工作日结束时，我们很遗憾没有完成我们放在盘子上的所有内容。

在哈佛商业评论的同一篇文章中，布雷格曼建议我们采用更少的项目符号而不是模糊的待办事项列表，但工作时间更严格。 这最好通过使用时间盒来实现，您可以在其中确定每个任务的固定时间量，但有一个警告：您在设置的确切时间开始和结束任务。

Clockify 中的时间盒示例

当您的工作时间灵活时，您可能会陷入 12 小时工作日。 拥有一个严格的框架将有助于在一天中完成更多工作，并及时完成。

如何提高适应能力

如前所述，适应是一种微妙的艺术，它足够灵活，可以将你的日程安排从生活中可能发生的任何事情中拯救出来。 紧急情况、意外的会议、忘记的约会、违反最后期限……你能想到的。

然而，与其学习如何管理压力或学习更好地计划（我们确实这样做了），不如让我们展示一下提高适应性的真正含义？

认识到你会有糟糕的日子，但不要过度沉迷于它们

很多时候，我会看到各种 YouTube 视频和文章，这些视频和文章写的是让自己经历糟糕的日子，而时间管理根本不适合你。 虽然这是真的，但如果有两三天这样的日子排队，我常常会感到内疚。 更重要的是，这些资源在某种程度上似乎有点脚本化，我无法真正与作者联系起来。

直到我遇到了 Matt D'Avella 的视频，他的 YouTube 频道拥有数百万观众。 他的视频侧重于生产力、自我提升和避免倦怠/喧嚣文化。 对于标题为“我如何全天保持高效”的视频，令人惊讶的是，他没有。 看到他一天中在一些任务上挣扎，在一些地方失败，在另一些地方取得成功，最终结束它推迟一些更大的任务的蒙太奇 - 令人耳目一新。

看到 D'Avella 面对没有完成一些重要任务的不快，只能和它和平相处，耸耸肩，在一天结束时去健身房，这让人感到奇怪的安慰。 它向我表明，我们需要同等程度的理解、放手和相信我们下次可以完成这些任务，才能真正适应。

因为你越是担心你的日程安排，你浪费的时间，或者什么不起作用，你变得越死板。

不要详细计划每一天

不久前，福布斯有一篇关于时间管理神话的文章，一位受访者的建议让我印象深刻：

“计划你的一天”曾经是时间管理的口头禅。 然而，如果你所做的只是计划你的一天，那么长期目标就永远不会接近。 你以额外的待办事项结束一天，这些待办事项被添加到明天的清单中，直到你最终放弃它们。 它们可能是不重要的任务，但更多时候它们是具有较长时间范围的任务。 在你的一周中包括时间来实现长期战略目标。”

Jim Vaselopulos, Rafti Advisors, Inc.

如果你过分关注每一天，你就有变得短视的风险。 无论你有什么长期目标，都落空了。 这开启了一个全新的问题，即除了“赶上最后期限”之外，无需任何其他理由即可完成日常任务。

每周留出一天时间来修改长期目标，并根据这些任务与它们的一致性来改变或调整你的日程安排。 你会发现更容易适应意想不到的变化。 了解您的长期目标将有助于您在如何适应方面做出更明智的选择。

一个好的支持系统有很长的路要走

您的时间管理受到影响的原因之一是缺乏支持。 有些人喜欢让周围的人朝着同一个目标努力。 有点像参加语言课程，每周在课堂上看到相同的人两次，努力达到相同的语言水平。

但是在时间管理方面它是如何工作的呢？

当您尝试培养更健康的心态和与时间的关系时，我们将看看您可以做些什么来使您的环境更加“对学习者友好”。

家人和朋友之间的支持

例如，下载日常时间管理应用程序。 应用商店中有一些可供选择，它们将每个家庭成员的日程安排与你们共同承担的更大的活动和义务整合在一起。

此外，对于那些有孩子的人，还有一些应用程序和练习可以教孩子时间管理。 它提供了一个独特的机会，让你自己回到基础，重新评估你所知道的。

同事之间的支持

如果您是团队或部门的一员，并且您与同事/队友的关系总体上很好，您可以随时向他们寻求支持。 简单地分享您的挑战、寻求技巧或仔细检查您想要实施的方法已经有很长的路要走。

为了更进一步，您可以组织一个具有共同目标的小组。 那些像你一样了解公司和工作的人的支持对于验证和理解很有帮助。

在线支持

习惯形成和跟踪应用Habitica可以作为一个例子，其中在线社区是一个很好的支持系统。 该应用程序本身有一个强大的论坛，用户可以在这里聚集共同的目标和经验，并寻找评论、意见和建议。

类似地，基于论坛的网站和Reddit等讨论板提供了大量的主题和主题供免费讨论。 这种类型的支持也可能是最好的类型，看看您如何拥有世界各地数百人（如果不是数千人）的知识库。 你一定会遇到一些新的技术、方法和思考。

reddit.com上的 r/productivity 留言板

依靠坚持，而不是动力

最后但并非最不重要的一点是，最好的也是最常被忽视的建议之一是不要依靠工作的动力，而要依靠纯粹的坚持。

这并不奇怪为什么我们经常摒弃“即使我们不喜欢也顽固地开始一项任务”的概念。 这很不愉快，我们宁愿做任何其他事情，而且我们不知道输出是否值得付出努力。 作为奖励，我们会一直感觉很糟糕，对吧？

好吧，尽管可能很尴尬，但有时我们需要养育自己，并加强纪律。 一方面，它可以在一段时间后成为稳定的驱动器。

另一方面，正如艺术家和生产力教练 Katy Arrington 与我们分享的那样，有时我们只需要正确的目标来管理我们的拖延。 不要因为缺乏纪律而自责，而是要找到真正的、切实的目标，在我们最需要的时候把我们拉出常规。

总结

掌握时间管理的窍门是一项艰巨而艰苦的工作。 但如果你把自己置于正确的心态，并开始以不同的方式看待时间，事情就会变得更容易。 它是一个常数，而不是你需要学习利用的资源。 学习如何对日程安排、花费的时间、浪费的时间以及生活中对你来说重要的事情形成一种健康的态度，这会大大增加你坚持良好时间管理习惯的几率。