每个服务业务都必须拥有的用于雇用新团队成员的文件

这篇关于服务业务招聘和管理的文章由人力资源顾问 Sharon DeLay 撰写，他的公司服务业务遍及美国东部。

莎朗·迪莱

雇用和管理员工是服务企业所有者可以做的最具挑战性的事情之一。 对于一份完成以下所有工作的简单文档，您会给出什么？

• 就职位的角色和职责提供指导
• 允许您进行分析以确定职位的豁免状态
• 提出了建立补偿的框架
• 设置面试问题以填补职位
• 为担任该职位的个人建立职业道路
• 概述工作的主要期望，包括工作环境和报告结构
• 作为基本的绩效评估文件
• 概述住宿和休假决定所需的信息
• 充当何时将表现不佳的员工从公司中分离出来的晴雨表

职位描述

看职位描述。 这份饱受诟病、经常被忽视的文件在招聘、管理和分离团队成员方面发挥着关键作用。 在您第一次雇用之前，它应该是任何雇主与雇员关系的基石。

我们经常从被认为是“高流动率”的行业中听到，制定职位描述是浪费时间。 当您了解职位描述的多种用途时，您就会明白为什么它是招聘和提升团队成员的关键工具。

在您第一次雇用之前

对您需要为您的业务做什么的职位进行全面分析至关重要。 首先问自己为什么需要这个新职位。 您是否正在寻找像您这样的领导者？ 或者有人可以成为您在该领域的团队的一员？ 请记住，可能有一些服务可以通过承包而不是雇用来以更具成本效益和效率的方式完成某些工作（簿记、接听电话、人力资源等）。

完成职位描述时要问的问题

• 完成这项工作需要哪些工具和资源？ 工作主要是在电脑上完成的吗？ 此人是否会操作需要特定培训的其他工具？ 该职位是否需要能够接听电话并与客户交谈
• 从事这项工作需要什么水平的教育或认证？ 很少有职位实际上需要学位，所以要非常小心你的要求和愿望。
• 这个职位有什么监督职责，有多少个职位？ 该职位是否必须获得您的所有决定的批准，或者该职位是否具有重要的决策权？
• 物理和环境条件如何？ 这个职位需要整天坐着吗？ 仓库中的位置是否需要大量步行？ 有很多重复的动作吗？ 客观地评估工作的所有物理和环境因素。
• 该职位的报酬是多少？ 基于角色和职责以及可能的职位的薪酬研究将帮助您了解该职位的财务影响。
• 您将如何评估和衡量该职位的人是否按照您的期望完成工作？ 记录该信息。

即使你认为你对公司的职责有很好的把握，这仍然是一个很好的分析。 它确保您拥有全面、更新的职位描述，以帮助您应对 2019 年预计的加班豁免变化。

撰写职位描述

一旦你完成了这些问题并客观地回答了它们，你就有了一份工作描述的框架。 您还进行了有助于确定以下内容的分析：

• 该职位的豁免状态，或者您是否必须为任何工作周内超过 40 小时的工作时间支付加班费。
• 该职位在任何工作周期（每天、每周等）中的主要职责
• 您需要购买哪些额外工具并确保潜在候选人所需的能力水平。
• 该职位所需的身体和耐力能力。 例如，如果该职位在一天中的大部分时间在密闭空间工作，并且候选人透露他们有幽闭恐惧症，那么您可能无法容纳他们。
• 该职位有竞争力的薪水将帮助您确保吸引到所需的优质人才。
• 你将如何评估接受这份工作的人的表现。

招聘和面试

一个定义明确的职位描述，在总结后，成为一个有吸引力的职位发布，以及开发你的面试过程和问题的基础。

例如，如果职位要求候选人经常打电话，那么您现在知道初次面试应该通过电话进行，以评估候选人的电话出席情况。 如果该职位将化学品作为工作的正常组成部分，您可以制定一项评估，以便在面试过程中使用，在该评估中，您“测验”候选人关于用于某些工作的适当清洁产品以及如何安全地处理它们。 您还可以根据您在工作中经历的实际情况制定情景面试问题。

在面试期间有一份完整而详细的职位描述供您审查，这也可以让您和候选人讨论这份工作并证明他们有能力按照所提出的那样去做。

雇用新团队成员后

详尽的职位描述成为出色的培训指南和绩效评估工具。

从每日、每周、每月、每季度和每年的角度概述工作职责，意味着您确定了人员需要学习任务的顺序。 现在制定一个培训清单来加强这些培训任务和完成顺序。 这通常可以减少让员工为您的业务执行和创造收入所需的时间。

绩效评估

此外，在您预先确定的评估点，您可以轻松地在每个职责旁边用对勾或减号标记新员工是否已完成任务。 对于那些仍需要学习或改进的任务，制定并附上目标表，并将其作为任何后续绩效讨论的基础。 您刚刚通过一个简单的步骤完成了绩效评估和文档！

掌握职位描述中的所有职责，为何时该升职或扩大职责提供了线索。 这有助于您员工的职业发展。 职业发展机会可以增加参与度并减少人员流动。

当事情不顺利时

您可能会发现您的新员工只是没有完成他们的几个关键职责。 无论您设定了什么目标或提供了额外的培训（如上面的审查文件中所述），都可能是时候与员工分开了。

对职位描述以及任何绩效评估和目标设定文件的审查将帮助您确定是否该分道扬镳了。

您在前端的投资进行彻底的工作分析，起草书面文件，与新学员一起审查，然后将工作描述用作绩效评估工具，创建一个可以帮助您的书面记录如果有人对您提起诉讼，请与不当终止索赔进行抗争。

当促销活动有序进行时

雇用新人并将某人提拔到新职位背后的许多相同想法同样适用。 在培训、开发、文档和奖励方面，投入额外时间预先制定职位描述可以节省您在整个职位任期内的时间和精力。

如果团队成员达到并超过了原始职位描述中规定的标准，那么可能是时候考虑在公司内部提拔他们了。