不同类型的时间跟踪软件如何工作

根据您的专业和个人需求，也许您使用时间表软件来跟踪您的工作时间和用于非工作任务的简单时钟工具。 或者，您会发现更适合所有活动的自动时间跟踪器。 无论哪种方式，您能分辨出不同类型的时间跟踪软件之间的区别吗？ 而且，每个工具的目的是什么？ 本文将为您带来这些问题的答案，这将帮助您选择最适合您的时间跟踪软件。

我们将引导您了解有关以下方面的所有详细信息：

• 计时软件
• 时间表软件
• 时间记录软件
• 时钟软件，和
• 自动时间跟踪器。

计时软件

什么是计时软件？

计时软件可帮助您记录工作时间。 您可以选择两种使用计时软件的方法：

1. 您可以手动输入您的营业时间，
2. 通过填写时间表（时间表软件）输入您的工作时间，或
3. 您可以使用计时器——一种称为时间记录的方法。

在某种程度上，计时软件是手动记录时间的总称，对于时间表和时间记录软件，我们将在后面解释这些方法。

谁可以使用计时软件，在什么情况下？

• 处理项目分配的企业。 在考虑项目分配时，项目经理需要确保有足够的资源在设定的时间内完成项目。 因此，时间跟踪可以帮助管理层和团队确定分配是否正确以及员工是否在特定项目上花费了所需的时间。     
• 同时为多个客户工作的任何人。 假设您是代表五个客户的律师。 您需要与您的客户会面或经常与他们通话，为每个客户处理法律和案例研究，并处理更多任务。 到周末，你可能不会记得周二做了什么。 因此，您应该开始使用计时软件来输入每个活动及其持续时间。 这些详细信息对于计费和开票将是无价的。 相同的规则适用于会计师、任何类型的自由职业者以及从事每小时项目的任何人。
• 远程团队。 远程办公时，您需要提供已完成作业的证明以及完成作业所需的时间。 在某些公司中，这是一项强制性要求。 即使不是这样，跟踪您的工作时间也将帮助您更多地了解您的生产力，这将我们带到下一点。
• 任何愿意提高生产力的人。 除非您找出导致问题的原因，否则您将无法提高工作效率。 因此，开始记下你所有的日常任务，很快你就会发现你是否在某项活动上花费了太多时间。 如果是这样，你应该重新考虑你的工作习惯。

人们发现计时软件有什么用处？

“它已成为我业务中如此重要的工具。 我必须为几个客户跟踪特定任务，我不仅可以轻松跟踪这些时间条目，还可以回顾一下，看看我是否在这些任务上变得更有时间效率。” 伊丽莎白·K。

“Clockify 使用简单且准确。 在使用 Clockify 之前，我会低估完成一个项目所需的时间并为其计费。 使用 Clockify，我能够准确地跟踪我的时间并相应地计费。 Clockify 为我和我们的业务节省了时间和金钱！”

詹妮弗·T。

“正如我的老板建议的那样，我们使用计时工具 1-2 周来帮助我们了解我们是如何利用时间的，我觉得我获得了很多好处。 增加注意力，在处理不同任务时感觉更有条理，以及能够更有效地计划我的一天只是其中的一小部分，但我相信我使用这个工具的次数越多，它就会变得越有用/越有帮助。 我的同事使用带有宏设置的 Excel 电子表格来跟踪他们的时间，但我认为 Clockify 的 UI 更美观且使用起来更有趣。”

一位 Clockify 用户的报价

时间表软件

什么是时间表软件？

时间表软件是纸质时间表的替代品，它允许您通过填写时间条目（时间表）来跟踪在各种任务上花费的时间。 与传统的纸质时间表相比，使用软件管理您的时间条目更准确且耗时更少。

员工有责任提交他们的时间表。 然后，由经理来批准或拒绝时间表。

谁可以使用时间表软件，在什么情况下？

• 自由职业者。 如果您是一名自由职业者，您可能会为多个客户和各种项目工作。 在这种情况下，您需要准确了解每周/每月在每个任务和项目上花费了多少小时，以便向客户收费。 与其在一张纸上写下你的日常作业，不如选择一个时间表软件。 这样，您就可以记下所有任务和可计费的工作时间。 然后，您可以简单地按特定客户过滤您的任务，将您的每周时间表导出为 PDF，然后将其发送给您的客户。

• 政府承包商。 如果您在为政府提供服务的公司工作，则必须监控您的工作时间。 这是时间表派上用场的另一种情况。
• 管理人员。 如果您是团队负责人或经理，收集员工时间表数据将对项目估算很有价值。 通过查看团队时间表，您将清楚地了解项目的进度以及是否会按时完成。
• 人力资源人员。 时间表是一种跟踪员工出勤率和计算加班时间的实用方法，以便每个人都应按工作时间获得报酬。

人们发现时间表软件有什么用处？

“我们的报纸在使用 Clockify 来管理我们的项目和时间表方面取得了巨大的成功。 我们的员工在每个项目上的工作都得到公平的报酬，我们可以个性化他们的薪水，这对员工来说更公平。”

谢尔比 S。

“我喜欢现在所有的时间表都已数字化，不再需要纸质时间表。 更容易收集时间表，并且可以锁定它们。”

卡莉·B。

“我必须记录我的计费时间，当你按 1/4 小时计费时，一天内可能会有很多条目。 在 Clockify 之前，我在一个笔记本上手写所有的条目，这既费时又经常被遗忘，让我疯狂地试图回忆几周前我做了什么。 确实，Clockify 一直是我的救命稻草。”

妮可·S。

“作为一名开发人员，我讨厌时间表。 但是，登录您的时间的易用性令人难以置信，并且您拥有可以调整的真实数字来完成丢失的分钟数。”

帕尔韦斯·S。

时间记录软件

什么是时间记录软件？

时间记录软件允许您使用计时器来跟踪您在各种活动上花费的时间。 规则很简单，您需要在开始处理任务时启动计时器，并在完成时停止它。

谁可以使用时间记录软件，在什么情况下？

• 团队正在寻找一种方法来跟踪他们的项目。 记录您和您的团队的工作时间可确保每个人都在做他们的项目。 此外，它可以让您更好地了解您的整体工作时间以及是否有人被工作压得喘不过气来。
• 通常在旅途中的团队和个人。 在屏幕上看到时间记录软件将帮助您记住在开始时启动计时器并在一天结束时停止它，无论您有多忙。
• 任何想要记录他们的非工作活动的人。 除了您的工作任务，您还可以记录您的个人日常活动，例如跑步、学习和其他休闲活动。 例如，如果您正在准备考试，您可以记录您的学习时间。 另外，您可以将您的大学名称添加为客户的名称，并将课程名称添加为您的项目名称。 此例程将激励您更好地为考试做准备。

人们发现时间记录软件有什么用处？

“这是一个很好的软件，可以控制你的行为。 您可以记录您工作了多少时间。 很多时候，我在办公室呆的时间更长，只是因为我不记得我在那里呆了多久。 但现在我在正确的时间离开办公室，这样我就有了一些“我的时间”。 总的来说，到现在为止都很棒。 我提出了一些肯定对我有用的观点。 使用 Clockify 提高了我的时间质量。”

维沙尔·S。

“位于我的任务栏中的桌面应用程序让记录时间并将 PDF 报告附加到发票上变得非常容易。 这为我节省了很多时间。 我现在可以专注于完成工作并发送发票，而不必手动逐项列出和记录我的时间。”

大卫·J。

“Clockify 完全符合您对软件的期望，可以轻松捕获活动的时间记录。 它还具有很高的新功能整合率。 我们正在使用 Clockify 来记录大型支持团队的时间，尽管目前它需要手动流程来整合任务，但了解活动的演变非常有用。”

贡萨洛·M。

打卡软件

什么是打卡软件？

打卡时间卡的日子已经一去不复返了。 如今，员工使用打卡软件打卡打卡。 因此，时钟工具也可以帮助您记录工作时间和出勤率。

一般来说，不同的时钟工具提供不同类型的打卡和打卡：

1. 员工可以使用打卡打卡系统。 在这种情况下，经理/雇主应该为每个员工创建一个项目，将平板电脑/手机放置在入口/出口处，以便工人可以轻松登录考勤和工作时间。
2. 生物特征指纹打孔。 这是一种需要在办公室笔记本电脑、台式电脑或平板电脑上安装指纹读取器的方法。 然后，员工应该简单地使用他们的指纹打卡。
3. GPS时间跟踪系统。 一旦所有员工都登录了他们的时钟帐户，他们需要打开 GPS 位置跟踪，开始监控他们的时间。

在生物特征时间跟踪方面，一些员工认为这会影响他们的隐私。 事实上，伊利诺伊州、德克萨斯州和华盛顿州等州已决定对此事进行监管。 因此，他们制定了生物特征信息隐私法案 (BIPA) 来控制如何使用生物特征时钟。 说到隐私和安全，这就是一些公司只选择自托管时间跟踪软件的原因，因为这种类型的软件可以托管在他们自己的服务器上，从而确保了新的安全级别。

除了上述选项外，一些打卡应用程序还包括时间规则作为其功能之一，该选项不允许在设定时间之前打卡。 此外，一些时钟工具涵盖了安排轮班和请求休假。

谁可以使用打卡软件，在什么情况下？

• 施工时间跟踪。 在建筑行业工作时，跟踪时间可确保准确支付员工工资。 原因如下：在这个行业中，每个工人都在做特定的工作部分，但所有员工的工作时间是一起计算的。 这些被称为工时或工时。 获得准确的工时数至关重要，因为这些工时显示了在一个项目上花费了多少时间。 所以，为了避免误判，工人应该打卡打卡。 然后，建筑承包商将更好地了解项目以及完成项目需要多长时间。 这样，就不会有少付或多付工人的风险，因此员工将获得完成工作的正确金额。
• 轮班工作的员工。 许多时钟工具可让您轻松管理员工轮班。 因此，如果员工明天早上因为要带儿子去看医生而无法工作，她可以接下午班。 这对于通过将轮班分配给其他人来防止工人加班也很有用。
• 人力资源人员和经理。 由于有各种时钟应用程序提供请求带薪休假 (PTO)，因此此功能对于请求假期的员工和负责批准休假请求的 HR 员工/经理都很方便。

人们发现打卡软件有什么用处？

“我们的业务从在记事本上跟踪时间到这个令人难以置信的程序。 它带来了多么巨大的变化！ 它是免费的，它允许我们在特定的时间/天打卡和打卡，而不是传统的计时器。 ”

加布里埃尔·W。

“界面非常友好，我喜欢它具有打卡打卡等功能。 给时间戳命名也很有帮助，我可以停止和启动新的计时器，以指示每个部分何时完成。”

卢克·K。

“这很简单。 打卡，打卡 - 就是这样！ 没有我的工作流程不需要的无关功能，并且超级用户友好。”

一位 Clockify 用户的报价

“我的工作人员在每项工作中都打卡上下班，我可以轻松地跟踪每个人之间的工作时间，按周、按客户、按年。 在税收季节将非常有帮助。”

萨曼莎 W。

自动时间跟踪器

什么是自动时间跟踪器？

与其他时间跟踪选项相比，自动时间跟踪器的主要优点是您无需管理计时器或手动输入时间。 相反，您的工作时间会自动记录。

自动时间跟踪工具可以是：

1. 全自动。 这些时间跟踪器通常使用人工智能 (AI) 来识别任务并将其转换为时间条目。 然后，工人只需要批准这些时间条目。 此外，依赖人工智能的自动时间跟踪器可以了解用户如何度过他们的时间以及他们的日常任务是什么。 因此，自动时间跟踪器会随着时间的推移变得更加智能，并为用户提供更准确的时间条目。
2. 部分自动化。 例如，这些时间跟踪器仅在您使用特定操作系统（如 Mac OS）时提供自动计时。 在这种情况下，员工首先需要启用自动跟踪器。 然后，时间跟踪器会将任何活动的应用程序或浏览器选项卡记录为时间条目。

谁可以使用自动时间跟踪器，在什么情况下？

• 经常在客户和项目之间切换的团队和个人。 例如，顾问通常会在一天内与多个客户打交道。 他们的一些活动只持续 15 分钟（与客户的快速通话），但与那些长达一小时的任务一样重要。 因此，员工记录每项任务至关重要，尤其是在他们不断换档的日子里。 利用自动时间跟踪器意味着这些员工可以专注于最重要的事情——他们的工作。 同时，所有的任务都会被添加为时间条目。
• 任何愿意深入回顾这一天的人。 一些自动时间跟踪器，例如 Clockify，会向您显示生产力时间表——您一天的概览以及您在每个应用程序上花费的时间。 所以，这个时间线是你自己的生产力追踪器，也是了解更多关于你分心的好方法。 如果您注意到您已经浏览社交网络 20 分钟，这将是您的警钟。 意识到这种分心会阻止你明天重复这种行为。

• 任何不熟悉时间跟踪的人。 一些自动时间跟踪器提供浏览器扩展，这对于时间跟踪新手非常有用。 原因如下：计时器在您打开浏览器窗口时启动，在您关闭浏览器时停止。 因此，您不必担心记录您的工作时间，时间跟踪器会为您完成这项工作。

人们发现自动时间跟踪器有什么用处？

“我们的团队使用起来很容易，而且它可以在网络浏览器中使用，也可以作为 chrome 扩展程序使用，这样您就可以自动开始使用它了。”

一位 Clockify 用户的报价

“作为管理员，我只需要很少的时间就可以保持运行并培训新的团队成员，这太棒了。 最重要的是——团队成员可以轻松跟踪他们的时间，而 chrome 扩展意味着他们甚至不必打开新标签来开始/结束跟踪会话。”

安德鲁·K。

“该服务有一个 Mac 跟踪器，基本上你可以在其中做所有事情，从设置新项目、添加新客户、创建标签以实现更好的分类。 在网站上，我可以看到每个客户、项目等的时间报告。Mac 应用程序还会检测我是否不工作，并询问是否应该保留或删除该时间。 它对我来说非常适合自由职业者，即使是在免费层。”

罗德里戈·E。

结论

市场上有如此多的时间跟踪应用程序，您可能不确定每个软件的工作原理。 但是，可以肯定的是，每次跟踪工具都有自己独特的目的。 例如，如果您是寻找跟踪员工出勤率的雇主，请考虑使用打卡软件。 或者，如果您是代表多个客户的律师，则选择时间表软件来记录您的所有计费时间。 最后，无论您选择哪种类型，使用软件跟踪时间都很容易，并为您提供准确的数据。