交易批准工作流程的重要性（以及如何创建一个）

已发表: 2022-05-06

什么是审批工作流程？

批准工作流是一个正式的过程，详细说明了组织批准文档或数据的方法。 在销售环境中，这是您的团队在整个销售周期中处理各种文档的签核方式。 它确保适当的人员能够有效地查看和批准必要的销售文件，以便代表可以更多地专注于建立关系，而不是追逐内部批准。 如果做得好，运行良好的审批工作流程将更快地完成交易，并帮助您建立销售势头。

审批工作流的类型

在整个销售过程中都需要审批，但一揽子文件审批效率很低。 使用正确的销售文件审批软件，您可以委派角色和权限，以便审阅者只看到需要他们签字的文件，这样他们就可以避免在小细节上浪费时间。

  • 线索管理。 潜在客户管理批准工作流程允许团队领导验证和签署潜在客户，以便销售代表花费更少的时间和精力来追逐不合格的潜在客户。

  • 引述。 为潜在客户获得准确的报价应该不难。 通过报价审批工作流程，销售代表可以将审批权限委派给团队负责人、产品团队或运营部门，以确保定价准确并符合业务需求。

  • 文件价值。 有时，低于一定规模的交易甚至不需要批准。 文档价值审批流程让审阅者可以根据价值选择他们想要审阅的文档，这样团队就可以在审批上花费更少的时间。

  • 折扣。 定价折扣可以帮助达成交易，但每一次折扣都会给您的业务带来成本。 折扣审批工作流程允许销售代表根据价值请求折扣审批，这样您就可以避免影响利润的折扣错误。

  • 条款和条件。 交易条款为您的项目和合同奠定了基础，因此它们需要坚如磐石。 通过条款和条件批准工作流程，团队负责人可以确保在将其发送给客户之前没有最后一分钟的调整或错误。

常见的审批工作流程障碍

如果没有正式的流程，销售团队将面临许多可能使交易面临风险的审批工作流程障碍：

瓶颈

设计不佳的审批工作流程会在销售代表等待文件审批时造成巨大的瓶颈。 有很多文件可以在未经批准的情况下发布，但如果没有正式的批准流程，代表们会被困在等待所有文件签字之后才能继续前进。 这会减慢他们的交易停止并给审阅者带来额外的负担，如果他们离开计算机，他们甚至可能无法访问文档。

错误和遗漏

尽管文档审批工作流程可能很耗时，但它们是必要的。 没有它们，材料可能会在定价、折扣、条款和条件、可交付成果以及其他代价高昂的商业提案错误中出现错误。 在发送给潜在客户或客户之前，必须有一个批准程序来确保所有文件都是准确和最新的。

混乱

缺乏批准过程会导致缺乏组织。 如果没有明确的步骤来概述文件是如何在内部传播、审查和批准的，那么延迟、遗忘或不正确材料的可能性就更大。 由于批准请求被埋在经理的收件箱中，因此失去交易的感觉并不好。

缺乏透明度

审计跟踪可以帮助您了解审批在哪里被挂起，以及谁对整个管道中的内容负责。 但是，如果没有正式的批准流程和正确的提案工具，就会严重缺乏透明度，从而使您无法获得所需的洞察力。

如何创建高效的审批工作流程

审批工作流程可以像您做的那样简单或复杂。 但无论您采用何种方法，每个审批工作流程都应实现两个目的：保持所有销售文件的准确性，并确保所有文件都得到有效审查和批准，以避免阻碍销售流程。

1. 创建销售文件

    使用我们教给您的有关如何编写业务提案、创建提案或其他销售文件的所有内容来构建您的审批流程。

    2. 确立责任

      确定批准文件的人（或多人）以及他们负责的方面。 在文档进入销售流程的下一步之前，确定每个利益相关者需要什么。

      3.设置权限

        定义每个用户应具有的权限级别。 通过将用户指定为查看者、编辑者或管理员，您可以控制谁能够编辑、拒绝或批准文档，并确保正确的团队成员具有他们所需的可见性和访问权限。

        4. 创建时间线

          确定与销售文件相关的任何相关截止日期。 这将帮助您设定期望并保持您的工作流程移动，以防止代表和经理的积压。

          5.设置警报和通知

            自动警报和通知可以帮助您在整个销售渠道中跟踪销售文件的状态。 选择何时发送警报（即批准、拒绝、更新请求、状态更新等）以及发送给谁。

            6. 记录和沟通

              使用正确的工具（如 Proposify），您可以在批准过程的每个步骤中查看文档和用户历史记录。 这可以帮助您识别和解决问题区域，以加快您的工作流程。

              简化审批工作流程的好处

              通过简化的审批流程，您的团队将有能力提供一致、准确的销售文件，而无需担心小细节或偷工减料来达成交易。

              一致性

              无需再担心将文件发送到哪里以供批准或在多个部门之间反复提交，直到他们签署为止。 正式的批准流程意味着销售工作流程每次看起来都一样。 此外，您可以设置调整阈值，以确保客户之间的文档没有显着差异。

              准确性

              有了既定的角色和职责，所有重要的决策者都可以在文件发送之前查看并签署文件。 这确保了多个利益相关者可以验证信息的准确性，从而减少错误或遗漏的空间。

              效率

              简化的审批工作流程确保决策者能够有效地审查和批准相关文件，从而使签署变得容易。 管理人员可以选择他们需要批准的文件，而不是要求批准所有文件，这样他们就可以只关注重要的细节。

              借助通知、警报和移动可访问性，审阅者可以即时访问文档并随时随地进行审批。 无需再等待经理返回办公桌或希望文档不会卡在他们的积压工作中。

              透明度

              告别销售过程中的黑匣子。 通过简化的审批工作流程，您可以深入了解整个管道，从而确定哪些有效，哪些无效。 复杂的审批细节可以帮助您追究团队的责任并减少障碍，从而使您的销售流程顺利进行。

              结论

              批准是任何有效销售周期的必要组成部分，但它们确实会减慢整个过程。 正确的提案软件将使您能够简化审批工作流程，以减少瓶颈，同时保持一致性并提高透明度。 此外，效率的提高可以帮助您减少提案时间，以便您可以专注于与客户建立关系。