小企业主的 4 个暗数据挖掘见解

想象一下，您邀请数百名客人参加您家的聚会。 每位进入的客人都会在您前门内的一个盒子中放置一条关于他们自己的信息。

你想看看那个盒子里面吗？

绝大多数人会说，“是的”。

然而，小企业主每天都坚决地说“不”，他们没有挖掘和分析他们的暗数据。

对于小企业主来说，门口的那个隐喻盒子是一个数据的聚宝盆，等待为他们的业务提供可操作和有利可图的见解。

什么是小企业暗数据？

Gartner 最初创造了该术语并将暗数据定义为“组织在常规业务活动中收集、处理和存储的信息资产，但通常无法用于其他目的。”

现在想象一下，如果你把那个盒子留在前门，一个爱管闲事的邻居透过你的前窗往里看。 或者更糟糕的是，小偷闯入你的房子并偷走了你的盒子。 你从来没有机会发现里面是什么。

对于您的小型企业的记录管理人员来说，这个盒子充满了潜在的责任。

根据您的业务规模、存储信息的时间长度以及收集的数据量，一个“盒子”数据可能会增长为囤积式的一堆盒子，使您无法到达您的前面门。

一堆箱子是个问题，因为你对你收集的所有数据负有法律责任，无论你是否使用它。

根据 Ponemon Institute 2017 年的研究，每条敏感或机密信息被盗的记录都会给您的企业带来 141 美元的收入损失，全球每秒有 58 条记录被盗。 如果黑客获取多于一条记录（他们会这样做），这可能会增加。

此外，当审计人员在违规或投诉后调查您的数据管理历史时，不知道数据的存在或忽视使用您的数据不是可接受的借口。 最终，确保信息得到妥善处理、存储和处置是您的工作。 如果你不这样做，你将承担后果。 你问什么后果？

• 美国：根据 Lexology，虽然美国没有专门的数据保护法，但对数据处理不当的后果取决于大量的州和联邦法律，这些法律既有“金钱处罚、肯定义务……以及禁止未来违规行为的禁令” 。 “

• 欧盟： 2018 年 5 月，欧盟的通用数据保护条例 (GDPR) 将生效，与它的起源相反，它将改变美国企业处理数据的方式。 违反 GDPR 的罚款可能会使您的企业收入损失数百万欧元，具体取决于违规行为。

4 暗数据挖掘洞察

以下四个提示将帮助您利用数据并保护自己免受罚款和收入损失。 在我们的暗数据管理之旅中，我们将讨论：

• 挖掘——解决您对数据的担忧，并制定一份简单的指南，让您了解并开始使用您的数据。 此外，在您的工具选择过程中需要注意的关键暗数据挖掘软件功能。

• 管理——识别不同类型的暗数据以及您可以雇用/培训哪些工作和/或认证以开始使用您的暗数据。

• 安全性——如何在黑客密集的世界中处理您的暗数据的安全性，以及您在暗数据安全和治理工具中所需的关键功能。

• 沟通——一旦你照亮了你的黑暗数据并形成了洞察力，就该向最重要的人——你的利益相关者——展示你的工作了。

1.挖矿小贴士：不怕黑（数据）

“暗数据”这个名字令人生畏。 毕竟，坏事是从黑暗中冒出来的——妖怪、吸血鬼——你懂的。 但是大量的非结构化数据并不可怕。

是时候对你的暗数据有所了解了。

Gartner 研究总监 Alan Dayley 说：“无论您的组织收集哪种类型的暗数据，或者如何存储，使数据远离暗处的关键是确保您有一种方法可以将其从一个形成另一个并轻松地将其摄取到您使用的任何分析平台中。”

您的数据是非结构化的，现在似乎无法访问，但是通过对您的信息结构进行一些调整，您可以为您的业务发现大量新的可能性。

“通过利用围绕商业智能和 IT 工具的新技术，公司可以将结构化和非结构化数据集结合在一起，以提供高价值的结果。 如果做得正确，收益将很容易超过挖掘暗数据所涉及的成本，”Datumize 的作者说。

你如何开始对付你的暗数据怪物？

• 从小处着手。 选择一个您想在业务中详细了解的痛点，然后承诺提取和评估该数据。

• 审核您的所有数据源（传统和非传统）。

• 确定为寻找痛点解决方案提供最佳信息的数据源。

• 审核您的数据分析工具和技术。 这些不必花哨； 他们甚至可以是免费的。

• 使用您的新信息将您发现的痛点细化为一个较小的问题，甚至完全解决问题。

关键要点：不要让海量数据阻止您开始将其用于您的业务。 揭开其暗数据背后秘密的企业将比那些仍处于黑暗中的企业获得战略优势。

要开始更快地使用暗数据，请寻找具有以下功能的数据挖掘软件：

但请记住，就像你不能从石头上榨出水一样，你不能仅仅因为你把垃圾数据从黑暗中拉出来就变得有价值。 对数据的解释要讲究。

2.管理提示：不能单独处理暗数据

在没有帮助的情况下，有太多的暗数据无法正确管理。

哈佛商业评论在 2012 年估计，“沃尔玛每小时从其客户交易中收集超过 2.5 PB 的数据。”

从这个角度来看，“1 PB 是 1 万亿字节，或相当于大约 2000 万个文件柜的文本价值。”

那是一大堆数据，那是六年前的事了。

Prowess 更清楚地说明了您的黑暗数据框中可能包含的内容：

非结构化或原始数据包括原始文本、短信、电子邮件（例如内部组织电子邮件）、视频（例如监控录像）、音频（例如呼叫中心录音）、图像文件、来自物联网 (IoT) 的数据传感器和地理（地理位置）数据。 假设数据没有被分析，暗数据也可以包括结构化数据。

您作为小型企业收集的数据量明显少于沃尔玛，但您仍然有责任确保您的数据符合所有相关法律法规。

“Gartner 预测，到 2021 年，超过 80% 的组织将无法制定跨孤岛的统一数据安全策略，从而导致潜在的不合规、安全漏洞和财务责任。”

您不想因可以避免的罚款而蒙受损失，那么您将如何管理您的暗数据？

通过培训您的团队并雇用合适的人员，将暗数据管理构建到您的记录管理基础架构中。

正确处理您的暗数据意味着培养一个团队，该团队首先准备好并接受过有关暗数据的教育，然后用工具武装他们来处理您的数据以提交。 例如，考虑雇用一名记录经理 (RM)，或培训一名现有员工来完成这项工作。 记录管理人员了解监管存储信息的联邦和州法律，并且监管失误的可能性随着收集的数据量的增加而增加。

然后，为他们提供正确的文档管理软件来跟踪您的所有数据。

凭借出色的 RM 或首席合规官 (CCO)，尽管有源源不断的数据流，也可以有效地实施风险管理协议。

关键要点：为您的记录管理和合规团队补充了解法规并知道如何处理您的暗数据的成员。 这些监管专家可以防止罚款堆积，并帮助阐明如何将暗数据结构化为可管理的部分。

寻找具有这些头衔或证书的个人：

3. 安全提示：您的暗数据使您的业务面临风险

根据 IBM 的研究，超过 80% 的数据是暗数据，因此未被使用。

已识别的数据已经被监控和保护（我们希望如此）。

想想你的暗数据带来的网络安全风险。 “眼不见，心不烦”的心态意味着您不关注的数据不安全，因此对黑客更开放……这意味着数据窃贼的口袋里有更多的钱。

M-Files 的 Mika Javanainen 表示：“以不安全和未受保护的机密内容形式出现的暗数据也会产生安全风险，如果未经授权的个人无意访问，可能会导致法律和财务责任。”

考虑一下贵公司可能存储的有关客户或业务交易的有价值信息的数量，这些信息属于暗数据空白。 黑客知道它就在那里，他们知道你没有在看。

轻松采摘。

关键要点：找到可以构建数据的数据治理解决方案和数据安全解决方案，以识别黑客的潜在目标。 只有将两者完美结合，小型企业才能避免违规罚款并保护其公司的数据。

寻找提供以下功能的数据治理和数据安全软件解决方案：

4. 沟通技巧：告诉你的利益相关者你发现了什么

您已经确定了您的暗数据，并且您正在了解有关您的用户的重要信息。

伟大的！ 但现在呢？

现在，您必须以可理解和可操作的方式将这些数据呈现给相关利益相关者。 这意味着使数据“易于”理解和使用。 例如，您的利益相关者更容易理解其中哪些？

为什么你应该通过 Dundas 使用数据可视化

• 您的营销团队——包括从您的 CMO 到社交媒体团队的所有从事营销策略工作的人。 来自您的暗数据的洞察力可以帮助他们定位他们的广告系列。

• 您的财务团队——财务风险经理可以告诉您，如果您被黑客入侵，您将遭受多少损失，这可以帮助您制定“B 计划”作为“数据评估”的一部分，并可以将您的数据添加到您的资产负债表中. 财务团队成员还可以帮助您计算存储数据的成本，并帮助您为根据暗数据挖掘策略制定的任何新策略制定预算。

• 您的信息安全团队——您希望您的 IT 团队知道您现在拥有多少数据，以便他们维护您的数据安全。

关键要点：开始使用您的暗数据来为您的一些业务决策提供信息。 使用数据可视化工具将数据传达给您的团队。 通过确保您具有以下数据可视化功能，让您的营销和销售团队的关键成员可以访问您的暗数据：

创建暗数据挖掘和管理策略的时间是昨天

根据 IDC 的《2025 年数据时代》报告，“到 2025 年，全球数据圈将增长到 163 泽字节（即 1 万亿千兆字节）。 这是 2016 年产生的 16.1 ZB 数据的十倍。”

即使您的小型企业只占该数据的一小部分，仍然需要妥善存储和处理大量信息。 作为值得信赖的企业主，您需要将数据治理纳入您的团队结构和交易。

通过不仔细查看您的暗数据来考虑您缺少的见解。 您真的可以忽略这些信息，尤其是知道您的竞争对手已经在关注这些信息吗？

现在唯一的问题是，您将如何使用您的暗数据赶上并克服竞争？

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