6 个客户服务电子邮件模板，可在 2022 年为您节省时间

已发表: 2022-02-01

电子邮件以不可估量的方式使我们的生活变得如此轻松，但要正确处理它仍然很棘手，因为语气和意图并不总是能以书面形式准确传达。 这是客户服务电子邮件模板可以提供很大帮助的地方。 毕竟，您永远不希望您的电子邮件以错误的方式传播并让您的公司感到尴尬，或者在您试图做的只是提供帮助时让公众看起来很糟糕。

作为客户服务专业人员，正确获取客户电子邮件非常重要。确保您遵循正确的客户服务协议是成功的一半；另一半正在制作不会在翻译中丢失的完美电子邮件。电子邮件模板很棒，因为它们不仅可以节省您回复客户电子邮件的时间，而且还以专业的方式预先措辞，传达您需要传达的信息，同时清楚、礼貌和同情客户的问题。

为什么正确发送客户服务电子邮件至关重要

编写客户服务电子邮件就是要在压力下保持礼貌、尊重和亲切的同时导航和解决困难的情况。

在高压情况下编写清晰、简洁和深思熟虑的电子邮件可能会很棘手，同时要注意时间（毕竟客户服务票务队列移动得很快！），但正确地完成它是至关重要的。

措辞不佳的电子邮件不仅可能会失去客户的忠诚度，而且如果发布在社交媒体上，还会在数百万客户（和潜在客户）面前对您的业务产生负面评价。简而言之，您的企业无法发送糟糕的客户电子邮件。

这就是为什么学习如何编写好模板很重要，而使用模板是其中的关键。

电子邮件如何被误解或“在翻译中丢失”

有时，很难通过书面形式传达我们真正想说的话。也许写这封电子邮件的人是想忏悔，但他们的话对读者来说听起来很虚伪，或者漠不关心，即使这不是他们的本意。例如，当您实际上所做的只是试图节省他们阅读长电子邮件的时间时，人们可能会认为一条短消息是生硬或粗鲁的。

不幸的是，由于不能总是通过电子邮件清楚地传达语气，这可能会导致误解。为了谨慎起见，您可以做的最好的事情是遵循客户服务最佳实践，以及使用将这些最佳实践放入措辞谨慎的电子邮件中的电子邮件模板。

客户服务电子邮件模板提示清单

要创建出色的客户服务电子邮件模板，首先，您需要确保它们都遵循关键的客户服务最佳实践。您写的每封客户电子邮件都应该：

按名称称呼您的客户。

一个人的名字对他们来说非常重要，所以用他们的名字称呼那个人意味着您的客户服务电子邮件更加个性化，并立即让客户觉得您是在真正回应他们的独特问题，而不仅仅是粘贴套用信函。不用说，但请确保正确拼写他们的名字！

清楚客户的问题和需求。

仔细阅读以确保您真正了解客户的需求。例如，他们想要退款、更换，还是仅仅承认他们的问题？客户是否感到沮丧？这可能需要一些主观性和字里行间的阅读，但您要确保您阅读清楚，以确保您准确理解客户试图告诉您的内容，以便您可以有效地解决问题。

确保您拥有所有正确的信息。

只有在您完全了解客户的问题和必要的解决方案后，您才能向客户发送回复。如果您缺少任何信息，最好在回复客户之前询问组织中的其他人。毕竟，您不想发送不正确的响应或基于不完整信息的响应。

表现出同理心。

每个客户都希望得到倾听和赞赏。他们希望感受到公司关心他们的经历，并正在采取措施解决他们遇到的问题。这就是为什么，即使您可能总是试图提高电子邮件的效率，但确保您以能够花时间表达同理心的方式写作也很重要。

锻炼友好的专业精神。

在善解人意和过度熟悉客户之间有一条很好的界限。确保您的语气友好、乐观且以解决方案为导向，但请记住在您和客户之间保持专业距离。你永远不想让任何人感到不舒服。

6个很棒的客户服务电子邮件模板

既然我们已经讨论了编写良好的客户服务电子邮件的重要性以及您希望包含在其中的关键客户服务问题，这里有六个常见场景示例，其中精心编写的客户服务电子邮件模板可以真正派上用场，节省您的时间。

我们提供了一些建议的电子邮件模板，您可以将其用作为每个场景创建自己的模板的起点：

1.折扣请求模板回复

当交易中的事情没有 100% 正确或符合他们的期望时，客户要求折扣的情况并不少见。折扣当然可以成为满足客户并在情况不对时继续建立忠诚度的好方法。

也就是说，在某些情况下，能够根据请求提供客户折扣对企业来说并不总是可行或具有成本效益。通常，这是客户主动要求折扣，但没有负面问题需要缓解的情况。

在这种情况下，当客户要求公司无法提供的折扣时，以下电子邮件响应模板可能会很有用：

嗨 [first_name]，
非常感谢您与 [公司名称] 的业务！
感谢您与我们联系，了解我们有哪些可用选项。目前，我们很遗憾无法提供任何折扣或特别优惠。
我们使用最优质的材料和卓越的设计为我们的客户提供物超所值的产品，我们希望您在收到的每件产品中都能看到这一点。
再次感谢，我们祝您一切顺利。
最好的祝愿，
[agent_firstname]

2.特殊要求模板电子邮件

有时，客户会向您发送电子邮件，要求您提供贵公司不提供的特殊设计功能或定制。在这些情况下，您始终希望确保客户了解，尽管您重视他们的业务，但遗憾的是，根据政策，此类请求是不可能的。

当您发送此类回复时，您希望表现得圆滑，因为您不希望您的客户因为提出他们的要求而感到羞怯或被拒绝，但同时您必须传达为什么无法满足这样的要求：

嗨 [first_name]，
感谢您与我们取得联系并分享您的想法！不幸的是，我们目前没有办法做到这一点，但这是我们未来正在考虑的事情。
随着我们不断更新我们的定制产品，我们一定会采纳您的反馈意见。
请确保留在我们的邮件列表中，以便在定制或新功能方面发生变化时，您可以第一个知道。
最好的祝愿，
[agent_firstname]

3.帮助请求客服邮件模板

最常见的是，您只需要一个基本模板来帮助响应您的平均帮助请求。在这种情况下，客户正在寻找问题的解决方案，并且模板可以为客户提供保证，让他们知道问题正在得到解决。

这是最基本的模板类型，但您的工具包中肯定需要这个模板，因为这种通用查询很频繁。使用模板回复可确保您的语言保持专业和善解人意，同时节省您一遍又一遍地输入相同消息的时间。

嗨 [first_name]，
感谢您与我们联系。得知您在使用 [产品/功能] 时遇到的麻烦，我深感抱歉。我们的团队正在尽我们所能尽快解决这个问题。 [列出必要时采取的解决步骤。]
为确保我们以最佳方式为您提供支持，我们只需要您提供一些额外信息。你能告诉我们[信息]吗？
同时，您可以采取以下一些措施来帮助解决问题 [在此处插入常见的故障排除步骤]。请让我们知道这些是否有助于解决问题；否则，我们将尽快与解决方案联系。

最好的祝愿，
[agent_firstname]

4.愤怒的客户邮件模板

愤怒的客户可能是雷区！在回应之前，重要的是不要把客户的愤怒放在个人身上。即使对于最有经验的客户服务专业人士来说，这肯定也是一个挑战，它有助于记住，有时愤怒的客户电子邮件是在情绪高涨的时刻发送的。

其他时候，客户可能只是度过了糟糕的一天，并正在消除他们对客户服务的挫败感。即使客户的不满是有道理的，愤怒也不应该影响您自己的反应。在您的回答中，您应该始终保持冷静、镇定、冷静和专业：

嗨 [first_name]，
感谢您通过 [公司名称] 与我们联系。首先，让我说，得知您的体验不佳，我们感到非常抱歉。
我们完全理解您的担忧，我们的团队正在审查情况以确定我们如何为您提供最佳解决方案。

请多多包涵，我们会尽快与您联系以解决您的疑虑。
最好的祝愿，
[agent_firstname]

您想将愤怒的客户转变为满意的客户，而做到这一点的最佳方法是通过专业精神。

让客户知道他们被倾听，同情他们并承诺提供解决方案。大多数人都想知道他们正在被倾听和帮助。如果你能在不陷入情感交流的情况下做到这一点，那么你就走在了正确的轨道上。

5.产品客服邮件模板有问题

对任何公司来说，产品问题都可能很严重，尤其是在涉及安全因素的情况下。因此，重要的是要非常认真地对待客户关于有缺陷的产品的信息，并对每一条信息进行调查，以确保该故障不是一个可能导致消费者危险的普遍问题。

在您进行调查时，您可以使用模板让您的客户知道您正在认真对待他们的问题：

嗨 [first_name]，
感谢您联系我们，让我们知道 [问题]。得知您对我们的一种产品有过这种体验，我们深感遗憾。
请注意，我们在生产经过测试和试用的产品时会非常谨慎。因此，我们非常重视我们产品的问题。您能否向我们提供一些额外的信息[要求的信息，例如序列号、有关故障的更多信息等]？
我们目前正在优先调查此问题，并将尽快回复您并提供解决方案。在此期间，请停止使用该产品。
最好的祝愿，
[agent_firstname]

当客户对有缺陷的产品有问题时，根据故障，可能值得将问题上报给管理层。必须认真对待有缺陷的产品，并标记给相关的产品部门，以确保它们不会在产品的未来迭代中持续存在。

同时，在向客户要求对有缺陷的产品进行赔偿时，最好是寄送替换产品或退款。

6.糟糕的客户服务电子邮件模板

每个企业都应该接受最高水平的客户服务培训，但我们都是人，毫无疑问，当客户觉得他们收到的服务不合格时，情况就会发生。

在这些情况下，您总是想为糟糕的服务道歉，并通过这次提供优质的服务使其变得更好：

嗨 [first_name]，
感谢您与我们联系。客户满意度对我们非常重要，得知我们在这方面没有达到您的期望，我感到非常遗憾。对于您在使用我们的服务时遇到的问题，我们深表歉意，并已安排将 [退款/折扣] 应用到您的帐户。
我们当然希望您将来能再次与我们开展业务，并让我们向您展示我们众所周知的出色客户体验。
最好的祝愿，
[agent_firstname]

表现出同理心、道歉并提供退还他们的经验是您可以恭敬地结束这种情况的最佳方式，同时有望减轻客户流失和声誉损害。

最后的想法

个性化您的客户服务方法很重要。每个客户问题都是独一无二的，因此，您需要以应有的特定关注来对待每个问题。这意味着毫无疑问，您需要个性化您发送给客户的每封电子邮件，这些模板应该作为一个很好的起点。

您可以通过定制自己的模板来更进一步，以包含您公司的品牌“声音”，确保其精神在每条消息中都体现出来，然后进一步定制以满足每个独特客户查询的需求。

但是，您选择这样做，使用模板是节省时间的好方法，同时提供高标准的响应式、可靠的客户服务。

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