使用这 10 个简单技巧在您的日常工作任务中创建秩序

安排我们的日常工作时间表不仅仅是制定更严格的时间段并积极地坚持下去。 无论我们多么自律，都有无数的因素（包括分心）可以让我们失望。 是时候停止尝试使用我们一遍又一遍看到的公式，并将其视为主观事物。 要真正学习如何组织日常任务，我们需要找到一种为我们量身定制的方法。

我们已尽最大努力研究十个技巧，这些技巧将指导您找到最适合您的方法。 这意味着学习如何确定优先级、如何处理失败以及如何珍惜时间。

提示 #1：创建适合您的订单

绝对首要的是了解自己。

盲目地遵循指示，或使用生产力教练预先制定的模板和计划并期待出色的结果是没有用的。 仅仅因为他们为他们工作并不意味着它会为你工作。

如果你是那种早上难以完成复杂任务的人，但你可以在下午轻松完成任务，不要强迫自己进入“早起的鸟儿”例行程序。 相反，围绕你的生物钟计划你的日常任务。

悉尼大学商学院的 Stefan Volk 博士是探索办公室生产力和生物钟之间错综复杂联系的众多研究人员之一。 他声称，我们身体的节奏在一天中确实有多个高潮和低谷，但只有一个生产力高峰期。 如果你在你的时间表之外工作，世界上没有能让你更有效率的时间表。 例如：

• 早上型的人可能会陷入最警觉的做琐事的陷阱——电子邮件、电话、会议、评论等。当重要的任务开始时，他们已经过了他们的黄金时期。
• 晚上型的人会强迫自己尽快完成大而集中的任务，因为长期以来人们一直误认为早上适合繁重的工作。 他们最终会感到疲倦和注意力不集中，并且很自然地会在工作马虎时责备自己。

也许最著名的时间表倡导者迈克尔布鲁斯博士建议先了解您的类型，以充分利用您的工作日。

提示#2：现实一点，设定切合实际的目标

我们都犯了同样的错误，那就是高估了我们的奉献精神。

你有多少次听到有人说他们要戒糖了，却看到他们在三天后买了一块糖果？ 当被问及这件事时，这个人变得防御，感到失败，并声称要么已经放弃，要么他们将在下周重新开始。 如此循环重复。

每个称职的生产力教练都会告诉你，具体的目标和容易理解的任务是要走的路。 例如：

代替：

明天之前写一份 5 页的草稿；

尝试使用：

8 AM – 10 AM 研究主题

上午 11 点至下午 1 点 写前两页

1:15 PM – 3 PM 写下后两页

下午 3:30 – 下午 4:30 写最后一页。

区别很明显。 第一个例子展示了我们大多数人是如何在工作日程中写下任务的：我们知道我们需要做什么，以及什么时候做。 我们把细节留给自己解决，这最终导致了一个混乱、杂乱无章的日程安排。

但是，如果我们按组件分解更大的任务，我们会立即引入顺序。 仅凭这一行为，我们就可以计算出每一步需要多少时间，这是非常宝贵的信息。

例如，在整个计算过程中，您可以意识到您将没有时间完成计划完成的任务。 因此，您可以立即委派它或转移到明天。 但是，如果您使用第一种方法，您可能会意识到，只有在委派或推迟任务为时已晚时，您才会意识到没有时间完成该任务。

其他一些例子：

提示#3：接受失败作为学习过程的一部分

与之前的建议保持一致——保持低期望。

希望尽快发生剧烈变化是从一开始就失败的。 相反，请记住以下几点：

• 第一周将是您与时间表争论不休，进行必要的更改；
• 第一周结束时将分析您的进度（成功和失败），并更改下周的时间表；
• 第二周，您将按照修改后的时间表工作；
• 第二周结束时将再次分析进度等。
• 第三周会有更大的进步，核心变化会更加固化。

所以它会一周到一周。 每次你都会看到新的地方需要改进。 会弹出新问题、影响您日程安排的意外情况（个人问题、其他人的任务、休息日、错过的最后期限等）。

所以开始对自己和你的日程安排更加宽容。 标准化失败。 否则，你会把每一个错误都解释为你没有取得进步，而事实恰恰相反。

提示#4：在你有时间的时候调整你的日程安排

与流行的看法相反，您不应该寻找“一天中有更多时间”的方法。

我们都有 24 小时，不多也不少。 倦怠是人们努力工作的直接结果，他们认为严格、有纪律的日程安排和无休止的小任务自动化会给他们更多的时间。

您要做的是学习如何确定优先级。 因为即使我们每天都有相同的时间来完成一定数量的任务，但并不是所有的任务都是一样的。

有些会比其他的更重要，而有些则可以完全消除。

要正确采用这种心态，您必须尝试我们的下一个建议。

提示 #5：学习优先级

最成功的优先排序方法之一是艾森豪威尔矩阵。

它是一个框架，用于确定哪些任务对实现目标最重要，哪些任务会减慢您的进度。

使用艾森豪威尔矩阵，您可以根据四个标准对任务进行排序：

• 紧急且重要——立即行动（紧急呼叫、火灾、受伤等）
• 紧急但不重要——委派给某人（安排会议、支付账单、做家务等）
• 重要但不紧急——稍后再做（长期目标）
• 不重要和不紧急的——消除（浪费时间的活动）

任务优先级遵循这个简单的示意图：

这个图表和更多内容可以在我们详细的分步指南中找到，了解如何使用艾森豪威尔矩阵来组织您的日常任务。

一旦你知道你的优先事项是什么，制定有序的时间表就变得更容易了。 结合全天了解您的能量水平，您将能够在您最有效率的时候设置最优先的任务。

提示 #6：预测干扰

我们经常讨论处理分心的不同方法。 但这一次，我们想指出在干扰发生之前了解和预测干扰的重要性。

您知道有很多日常事件会占用您一天的时间。 消除它们以便它们不影响您的工作日程的最佳方法是尽早为它们做好准备。

一些例子：

• 在家工作的人可能会遇到一些问题，例如，需要修理一些东西（管道电力），但紧凑的日程安排几乎没有时间与修理工在一起。 您可以通过让他们在您有不太重要的任务或让朋友或家人代替您看到他们的时候来为分心做准备。
• 有些人被要求在工作日抽出时间来监督学员。 为分心做准备的一种方法是在一天中给学员两个时间段来提问。 白天，他们在工作时收集问题，到了开会时，他们可以询问任何问题。 这样一来，您就不会在工作高峰期被拉扯，并且给受训者时间自己寻找解决方案。
• 如果您在特别忙碌的一天召开会议，并且无法委派它，您可以通过在最后做一个常见问题解答来缩短会议时间。 预测最常见的问题并立即回答。 然后，您可以在第二天为任何未解决的问题安排另一个较短的会议。

这一切都归结为了解您接下来每一天的工作时间表。 每项任务都有潜在的干扰，因此提前准备比当场阻止它更有用。

提示#7：清空你的脑袋

在谈到分心的话题时，我们应该讨论我们的大脑有多爱它们，即使它们会导致严重的不快乐，正如 Killingsworth 和 Gilbert 所研究的那样。 同一篇论文讨论了大量接受调查的人如何证实了这样一种猜测，即走神和分心最终会导致悲伤、紧张和感觉不足。

除了将所有通知静音之外，还有一件有用的事情是随时将笔和纸放在身边。 如果你的思绪开始想着计划明天的午餐，或者想和朋友一起喝咖啡，请拿起那支笔立即写下来。 写下午餐的想法，或咖啡馆聚会的可能聊天话题。

因为只要这些想法还留在你的脑海里，它们就会一直漂浮在那里，不时地回来把你从工作中拉出来。

记住您需要在商店购买的东西、您必须发送的电子邮件、您必须联系的人或要阅读的文章也是如此……不要立即跳去做那些小事——把它写下来，并且保存以备后用。

否则，你的大脑会习惯于迎合它引发的每一个小警报。 在不知不觉中，您已经花了一个小时完成当天对您毫无用处的琐碎任务。

提示#8：只衡量重要的事情

也许您听说过这样的说法：“得到衡量，得到管理”。

但你知道它已被证明是错误的吗？ 甚至归咎于错误的人？

我们喜欢使用时间跟踪器来组织我们的工作日历。 他们为我们提供了关于我们的时间去哪里、我们的一天过得如何以及哪些领域需要改进的详细信息。 随着我们变得更有条理，他们帮助正确地向客户计费，甚至制作报告以跟踪进度。

然而，在制定更好的日常任务列表的过程中，人们可能会忍不住去记下发生的每一件小事。 每 5 分钟的休息时间、每通电话、收件箱清理、喝咖啡休息时间等。在这些情况下，衡量每一个休息时间不会让你更善于组织。

您应该跟踪的最重要的事情是重要的任务。 那些影响你的长期计划的。

现在，当我们注意到浪费时间正在成为我们工作日程中的一个问题时，我们确实必须跟踪休息时间。 但是对于所有其他意图和目的，知道您与水管工通话所花费的时间几乎不会改善您的日常工作流程。

请注意哪些活动实际上需要跟踪，因为并非所有时间都同等重要。

提示 #9：跟踪进度

为了发生永久性的变化（并坚持下去），您需要有动力继续前进。 最好的动力无疑是看看你已经走了多远。 它在我们的血液中，我们情不自禁——这就是为什么我们喜欢那些健身前后的照片和生活方式照片。

进步让我们不断前进，因为我们可以看到已经发生了更好的变化。 努力并不觉得徒劳。

我们的生产力也是如此。 在数字艺术家社区中，有一个简短的趋势，即每当他们画出他们想要改进的某些东西时，都会填写在纸上绘制的量表。 到一周、两周或一个月结束时，他们将填写进度表。

许多开发人员以几乎相同的方式将进度跟踪游戏化。 有许多应用程序可以帮助您遵循日常习惯，并在指定时间段后提供报告。

投资进度跟踪应用程序（或简单地记下您设法跟踪您的日程安排的每一天）将对您的动力产生积极影响。

在 Clockify，我们汇总了 29 个最佳时间跟踪实践的列表，详细说明了您可以或应该跟踪的内容以准确衡量进度。

提示 #10：逐渐引入变化

无论您决定采取什么改变，请确保您逐步进行，并在一段时间内进行扩展。 记住关于为自己设定现实目标和期望的讨论，以及不知所措是多么容易。

从你想尝试的一种习惯开始。 例如，仅在第一周，您就可以合并以下内容之一：

• 在上午 10 点和下午 2 点之前，在午餐前转移所有最苛刻的任务；
• 每天将待办事项清单减少到 5-10 个；
• 整理你的优先事项并调整日程安排，等等。

其中任何一个都将是您生产力转变的良好开端。 然而，同时做这三个是超负荷的。 因为如果您专注于单个更改，则更容易跟踪和衡量它是否真的产生了积极的变化。 另外，当需要注意的事情较少时，更容易保持动力。

外卖

更好地组织工作任务可以很快实现，但掌握这项技能需要一段时间。 要记住的重要一点是找到一个特别适合您的框架或方法。 如果这意味着您需要经历数周的反复试验，那么这是一件好事，因为它允许快速丢弃不起作用的方法。 与其固执己见，认为问题出在自己身上，不如尝试其他人，直到找到完美的自己。

因此，最好的建议是给这些技巧一个机会，并将它们用作找到正确方法的指南，让您的工作生活变得无限轻松。