设置您的远程团队以取得成功——制定有效的远程工作政策
已发表: 2022-05-06
一旦您为您的企业考虑了远程工作模式并开始雇用远程摇滚明星，您需要为他们如何协同工作以实现业务目标制定指导方针。
您的远程员工会遇到团队中并非每个人都立即知道答案的问题。 我什么时候可以上网？ 我可以使用自己的设备吗？ 我有加班费吗？
全面的远程工作政策为新员工回答了这些问题，并为整个公司充当了现成的估算者。 它定义了敬业度规则，并有助于为雇主和员工设定正确的期望。
以下是贵公司远程工作政策中需要解决的六件事：
- 指定时区重叠的工作时间
- 为异步协作做好准备
- 添加信息安全指南
- 对薪酬和福利设定明确的期望
- 为组织制定行为准则
- 满足合规性和监管要求
指定时区重叠的工作时间
数量和特异性是这里发挥作用的两个动力。 您希望您的远程员工在任何一天工作多少小时？ 更重要的是，您希望他们工作几小时？
根据业务需求，您可以设置严格的时间表或让员工自行决定他们的工作时间。 一些偏远的公司甚至为了衡量结果而忽略了工作小时数。
AY Technologies 的 Amin Yazdani 认为第二个问题更具挑战性：“我应该什么时候有空？ 是我自己的时区，还是公司的中心时区，或者两者兼而有之？”
资料来源：Pixabay
对于遍布全球的团队来说，特定时间的可用性可能是一个问题，而实时协作可能是一个挑战。 更重要的是，如果您的团队成员相隔 12 小时以上的时差。 例如，在一个由纽约和上海的成员组成的团队中，他们中的一些人会在其他人开始新的一天时上床睡觉！
GrooveHQ 的 Alex Turnbull 有一个简单的解决方案来应对这一挑战。 每天至少找到一个所有团队成员可以实时协作的特定时间。
贵公司的远程工作政策应指定远程员工应该工作的时间。 职能小组可能有自己的节奏，但您需要让每个人每天同时在线几个小时（有时即使在同一办公室工作的团队中也是一个挑战！）或确保员工在不同时间顺利交接区。
明确指定远程团队的工作时间。 如果他们跨时区分布，请确保他们的工作时间有一些重叠。
为异步协作做好准备
在跨越太多时区的远程团队中，实时协作显然是一种奢侈。 虽然创建具有时区重叠的时间表会有所帮助，但这并不总是可行的。 解决方案？ 通过计划和沟通，专注于团队内部的异步（async）协作。
由于时区差异导致的等待依赖可能令人沮丧，因此您的远程工作策略应该对处理任务和异步跟进设定明确的期望。 这涉及为可用性和不可用性设置基本规则，并尊重每个团队成员的时间。
此外，您的远程工作策略应指定用于实时和异步协作的工具——团队聊天、视频会议、项目管理、问题跟踪等。
CloserIQ 创始人兼首席执行官 Jordan Wan 强调了专用团队聊天平台的重要性：
“它是远程工作最有效的工具之一。 即使某些成员在地球的另一端，这样的工具也可以让团队合作成为可能。”
资料来源：羊群
在 Trello 和 AY Technologies，视频会议在实现一对一通信方面发挥着重要作用。 Amin Yazdani 引用了相对缺乏面对面互动的原因，这是在这些情况下视频通话比聊天或电子邮件更可取的原因。
对异步处理任务和后续行动设定明确的期望。 指定用于实时和异步协作的工具。
添加信息安全指南
由于远程团队在私人和公共网络（家庭、咖啡馆、联合办公空间等）中工作，因此保护公司的信息系统免受未经授权的访问始终是一个挑战。 要解决此问题，请创建信息安全指南并将其添加到您的远程工作策略中。
资料来源：Pexels
GitHub 有 BYOD（自带设备）政策，但坚持特定的安全和保障措施，例如安全密码和永远在线的防火墙。 另一方面，LiquidSpace 和 SitePen 为其远程员工提供安全设备。 无论您选择哪种方式，在您的远程工作政策中详细说明它们有助于确保每个人都知道该做什么。
创建信息安全指南，包括为所有远程员工提供安全硬件或坚持在员工拥有的设备上实施特定的保护措施。
对薪酬和福利设定明确的期望
普华永道、美国农业部、施乐和索迪斯等提供远程工作选项的大公司表示，办公室职位与其远程职位之间的薪酬或福利不应有重大差异。
但是您在为远程团队设置薪酬等级方面确实具有一定的灵活性。 例如，您可以考虑远程员工的地理位置。 纽约或洛杉矶的生活成本明显高于里士满（印第安纳州）或哈林根（德克萨斯州）。
这里有几个因素需要考虑：
- 核心工时补偿
- 加班政策
- 员工福利
- 公司负债
- 网费、IT用品、共享办公空间等的报销政策
Remote.co 对远程员工渴望的福利提出了一些有趣的建议，包括带薪假期和公司务虚会。 有吸引力的员工福利在帮助企业留住熟练的远程员工方面大有帮助。
如果远程员工在家中受伤，工伤责任可能适用于企业。 在宾夕法尼亚州，法院维持了远程员工在家工作时因受伤而获得赔偿的权利。 在建立远程公司时，请咨询您的法律团队以了解您的全部责任范围。
为远程员工设定明确的薪酬和福利期望。 为了吸引和留住顶尖人才，您可能需要加倍努力，为远程员工的需求提供量身定制的福利。
为组织制定行为准则
文化背景和敏感性的差异通常是远程团队的优势。 但是，它们也可能导致误解和冲突，尤其是当它们的大部分通信都是异步的时。 建立内部和外部沟通的行为准则可以防止由于“虚拟距离”而可能出现的任何破坏性失礼。
例如，Infosys 的行为准则涵盖了从工作场所行为和关系到解决利益冲突的方方面面。 Workable.com 有一个更简单的模板，可能非常适合您。
为组织（包括远程员工）制定行为准则，以防止任何文化误解。
满足合规性和监管要求
您当地的就业法可能未明确涵盖远程工作，因此您需要就合规性法规咨询法律专家。 还有与在线通信相关的法律不断演变的问题，例如欧盟的 GDPR。 由于远程办公是远程工作的核心，这些法律的规定可能适用于您的企业。
与您的法律团队合作编写一份文档，让您的远程员工了解在彼此之间和/或在企业外部创建、使用和共享数据时需要牢记什么。
在制定远程工作政策时检查当地法律以确保合规。 最近的欧盟 GDPR 等在线数据和隐私法与远程工作非常相关。
定制您的远程工作方法
您的远程工作政策需要根据您独特的业务需求进行定制。 围绕工作时间、协作工具、安全指南、薪酬和福利、行为准则和合规要求解决这些问题是开始这样做的好方法！