会议季节准备：充分利用贸易展览

会议季即将来临。 实际上，这个所谓的“季节”现在是全年无休的事情。 总有一些事情需要计划、旅行或参加。

我们都承认会议可能有点让人不知所措。 毕竟人多，活动多，选择多。 但是，只要稍作规划和制定战略，就完全有可能从您的会议季中获得很多价值 ‒ 甚至在此过程中获得顺畅愉快的体验。 以下是如何充分利用它。

策划活动

首先，让我们看看策划贸易展览会或会议是什么感觉。 无论您是在为现有客户举办小型内部演出，还是在举办具有国际吸引力的大型活动，您都需要保持大量盘子在空中旋转才能成功规划。 您的要求并不多，只要出色的演讲者、一流的场地、高知名度的时段、有效的宣传、美味的食物、令人难忘的赃物、行业领先的主题演讲，最重要的是，座无虚席。 此外，您希望与会者的体验是无缝的和令人惊叹的。 ……转念一想，你要求的太多了。 但这就是召开伟大会议的方式。

那么，您如何为您的会议获得所有这些好东西呢？ 以下是一些有用的提示：

• 集思广益，从小到大——正如我之前所说，集思广益是我最喜欢的活动之一。 我喜欢坐在白板或白纸前做梦。 计划活动时，您会梦想成真，无论大小。 让我们面对现实吧，一些与会者只出现在主舞台上的免费赠品和主题演讲时刻。 是的，你想要吸引那些人的引人注目的东西，但你也想处理更小、更琐碎的细节。 请记住，小细节加起来会产生很大的影响。 在会议季的高峰期，您将与其他贸易展竞争注册 - 对细节的关注可以成就或破坏您的会议！
• 预算——接下来，是时候用数字把你的梦想变成现实了。 你需要多少钱才能工作？ 这可以帮助您深入了解您的想法并将具体计划放在一起。 就像一支足球队最好不要把所有的钱都花在一个明星球员身上一样，注意不要把预算花在一个“大哇”的演讲者或一个时刻上。 您想要全面提供丰富、全面的活动。
• 记录计划——使用电子表格、笔记本或列表。 这么多清单。 确保将它们勾选。 营销自动化可以在这方面提供帮助——通过帮助您跟踪已经完成的事情和接下来要做的事情。 （稍后会详细介绍。）
• 回头看看——一旦您认为自己有了可靠的计划，就退后一步。 字面上地。 查看书籍以检查您过去所做的事情。 什么有效，什么无效？ 您有客户调查或其他反馈吗？ 用它来通知或确认你的课程、计划、日程、地点、食物——一切。 如果您没有收集数据，请从今年开始。 明年你会感谢未来的自己。
• 依靠营销自动化——在活动策划领域，营销自动化可以成为您最亲密的盟友之一。 从细分受众到发送电子邮件邀请，您可以自动执行一些更多的管理任务，并将精力集中在其他地方。
• 招募——计划好活动、确定日期并确定场地后，就可以开始吸引与会者了。 您可以使用电子邮件、社交媒体、博客、直邮……等等。 捕获那些与会者并让他们注册。 营销自动化确实是您的好帮手，它可以帮助您从战术上解决活动策划的管理问题，这样您就可以更快更智能地利用您的信息出门。
• 培养——一旦人们报名参加，就通过有针对性的更新他们感兴趣的活动细节，持续吸引他们的兴趣，例如专门针对他们兴趣的会议（参见：细分）。 您还需要发送显示诱人抽奖的提醒，例如主旨演讲人或会议娱乐活动（食物、音乐等）。 如何以及何时披露这些细节的节奏由您决定——事实上，这可能值得一整篇单独的博客文章。 但让您的听众了解情况并参与其中是关键。

参加活动

作为贸易展览或会议的与会者，您也必须计划——比如参加哪些会议以及活动中要做哪些事情。 以下提示可帮助您最大限度地扩大会议季，并充分利用您决定参加的贸易展。

• 设定目标——要事第一。 你为什么要参加？ 我最近和一个朋友谈论可能参加一个全国性的会议，但对于是否花钱去参加，我犹豫不决。 她分享了明智的智慧：“确保你有一个议程——至少有一件你不想参加的关键事情。 没有那个，你就迷路了。”一年前参加过同一个会议而没有计划，我可以告诉你这是一个很好的建议。 在那次活动中，我漫无目的地四处游荡，不确定要参加哪些小组讨论或参加哪些活动。当然，我学到了一些东西，但我本可以从中得到更多——更多的收获——如果我能有一个实际的目标。那么，你这次会议的目标是什么？ 你为什么要参加？ 这个目标可以是有限的，也可以是崇高的，只要你喜欢。 一些目标包括寻找新的商业伙伴、达成交易或收集五张新名片。 这些只是几个例子。 我建议你花时间写下你自己的目标，并明确你想要实现的目标。
• 计划你的日程——这是上述的表亲。 一旦你有了目标，就要深入细节。 看看谁在会议上发言或有展位。 我是这样做的：
  • 首先，我阅读会议日程并突出显示我感兴趣的小组或演讲者。
  • 接下来，我拿出一张纸或调出一份谷歌文档，开始将我的愿望清单绘制成日子，看看筹码落在哪里。 我记下了他们的日期、时间和地点。
  • 接下来我将此列表视为每日日历视图。 这是一个重要的直觉检查时刻，因为我可以看看是否真的有可能参加我想参加的所有活动。 由于墨菲定律通常在这里发挥作用，我经常发现自己被重叠的事件所吸引。 这是我需要评估什么是真正可以参加的时候，然后相应地调整我的日程安排。 我是否必须做出让步——以一种伟大的方式换取另一种伟大的事物？ 我是否只是为了“保持忙碌”而充实一天，但没有什么能真正引起我的兴趣？ 这是另一个我可能决定参加或不参加的时刻。
  • 如果事情看起来相当平衡，那么我会通过注册参加来拉动扳机。 我总是提前（如果可能的话）报名参加特别感兴趣的会议。

注意：我知道你可能无法决定是否去——例如，如果你的公司要求你参加某个会议。 但希望您至少可以选择让您感兴趣或帮助您学习新知识的特定课程。

• 寻求交易——在你踏上活动之前，检查一下你可以节省一些钱的地方。 许多会议提供早鸟注册。 如果您是“业内人士”或志愿者，您甚至可以免费参加。 问组织者。 同样，在预订住宿时，请寻求住宿和交通方面的优惠。 例如，许多活动策划者与酒店经营者和航空公司合作。一旦你到达现场，这里有一些待办事项：
• 有策略地参加小组讨论‒ 许多贸易展览或行业活动都提供分组会议。 很难选择您想听的内容。 如果您对重叠的几件事感兴趣，请尝试同时参与两者——例如，一个 30 分钟，另一个 30 分钟。
• 不要跳过主题演讲——主要活动是大揭秘——“大惊喜”——发生的地方。 你可能不会从中得到很多战术建议，但你可能会感到鼓舞而离开。 一个额外的好处是，这些也是很好的饮水机讨论主题，因此您可以在聚会上打破僵局。
• 请跳过主题演讲——我知道，我只是自相矛盾。 但有时你只是需要休息一下。 主题演讲可以是那些自然的休息时间之一。 这些主要活动通常会被记录下来供以后查看，或者至少在博客上记录下来，因此您可以稍后获得“Cliffs Notes”版本，而不是利用那个主题演讲时间来交流、休息或完成一些“真正的”工作。
• 佩戴您的徽章——在活动进行期间，在城里各处佩戴您的会议徽章。 尽管您可能会觉得在公共场合佩戴名牌（只有我？），但它可能会带来回报，因为许多本地企业为会议参加者提供折扣。 而且，这是确定谁在城里参加活动并在星巴克或 Lyft 排队等候时进行社交对话的好方法。
• 参加派对——几乎每场会议都有一个（如果不是几个）大的待办事项来庆祝与会者。 尽管在一段时间内取消这些活动可能很诱人，但事实是这些派对是建立联系的自然场所。 你永远不知道你会和谁擦肩而过。
• 照顾好自己——这个提示经常被遗忘，但却非常重要！ 给自己留点时间，小睡 10 分钟，早点睡，跳上酒店健身房的跑步机，不要过量饮酒或吃甜食。 你甚至可以考虑战略性地留在“校外”，远离会议，休息一下。

这是一个包装！

我很想知道您最喜欢的一些会议，或者您在这个会议季的旅行日程安排。 这是即将举行的营销活动的相当全面的列表。 如果您在伦敦地区，请考虑参加我们的 Act-On i <3 营销活动。 在此处获取更多详细信息。