改善协作、沟通和团队合作的 8 种最佳方法

如果您与来自全国各地的商业领袖坐下来询问他们成功的关键，很可能会反复提到工作场所协作。 工作场所协作通常被称为成功的指标，但这个术语的含义并不总是很清楚。

什么是工作场所的协作？

工作场所协作是指两个或多个人聚在一起解决共同问题。 工作场所的协作可能非常有效。 具有不同专业知识、观点和想法的个人可以集思广益，以找到创新的解决方案并实施他们的想法。 这很重要，因为它可以让公司更快、更有效地解决问题。

缺乏工作场所协作可能表明公司没有最大限度地发挥其潜力。 在 Fierce Inc. 的一项研究中，86% 的受访者表示，缺乏协作或沟通不畅是导致工作场所失败的原因。

协作有多种形式，例如增强现实技术，它允许购物者在不去商店的情况下“试戴”手表和眼镜等配饰。 在工作场所，即使是像移除指定座位这样简单的事情也可以增加员工互动并促进协作。

您的公司是否通过鼓励协作来最大限度地提高生产力？ 我们整理了八个技巧，帮助您改善工作场所的协作。

增强工作场所协作的 8 个技巧

1.利用替代沟通渠道

电子邮件可能仍然是在线工作交流的主要方式，但有大量证据表明它实际上会拖累生产力。

有了这些令人沮丧的数字，工作场所的生产力受到打击也就不足为奇了：

Slack 是专为工作团队设计的即时消息和协作系统。 Slack 通过使用渠道、直接消息和通知，以电子邮件无法做到的方式删除多余信息。 员工可以设置他们的 Slack 偏好，以便他们只获得他们需要的相关信息。 它使筛选大量消息的过程耗时更少。

近年来，Slack 的人气飙升，主要是因为它是电子邮件的有效替代品。 一项针对 Slack 用户的调查发现，使用该服务的团队的工作效率提高了 32%。 一个重要原因是团队将电子邮件使用量减少了 48.6%。

2.简化文件共享流程

如果您曾经不得不来回发送电子邮件附件进行编辑，您就会明白这个过程是多么令人沮丧和耗时。 一份有许多贡献者的文档可能会来回传递数十次，而收到一份旧版本的文档可能会使整个过程推迟数天甚至数周。

Dropbox 和 Box 等文件存储应用程序彻底改变了这一过程，因为它们允许公司将文件保存在云中并且只共享一个文档——消除了旧文件版本问题。

Dropbox 的文件同步功能即时更新共享文件。 它使来自不同位置的用户一起工作时始终拥有最新版本的文件。 如果您需要参考旧版本，用户可以在 30 天内恢复文件的旧版本。

与 Dropbox 一样，Box 也允许用户将存储在云中的数据镜像到他们的桌面上，以便于访问。 如果您在桌面上本地更改文件，它将与云同步并更新存储在您的 Box 帐户中的文件。

TrackVia 发现，使用云存储的公司认为该服务对其效率有积极影响。 47% 的受访公司表示云使他们的工作效率更高，40% 的公司表示云使他们更加灵活：

云简化了文件共享过程，每年有更多公司使用 Dropbox 和 Box 等服务。 通过消除旧文件和电子邮件附件的问题，云已成为协作的宝贵工具。

3.提高网络安全

当您想到协作时，首先想到的可能不是服务器的安全性。 但是从云端上传/下载的文件数量庞大，越来越多的员工带着自己的设备工作。 大量的网络使用量为黑客和恶意软件提供了越来越多的机会来访问您的系统。

网络攻击的规模、范围和中断都在增加。 这些对您的网络服务的攻击可能会给您的员工和客户带来重大问题。 今年早些时候袭击 150 多个国家的勒索软件攻击导致数以千计的设备离线，并使公司损失数万美元。 Ponemon Institute for HPE 2016 年的一份报告发现，每天数据泄露的平均成本为 21,155 美元！

建立强大的网络安全性很重要，因为您的员工通常不知道恶意软件的风险。 弗里德里希-亚历山大大学的一项研究指出，尽管 78% 的人声称他们知道电子邮件中未知链接的风险，但仍有 45% 的人点击了它们：

保持公司文件加密并防止黑客攻击是保持安全协作的重要关键。 采取必要的预防措施确保您公司的项目或数据安全，不要让您的公司的项目或数据容易受到威胁。

4.重叠区

密歇根大学的研究人员发现，使用空间设计来鼓励计划外的互动实际上提高了科学家的整体表现。 想要鼓励协作的设计师正在创建所谓的“重叠区”，员工之间进行计划外互动的机会会增加。

这些计划外的互动可以激发协作和创新，这正是史蒂夫·乔布斯 (Steve Jobs) 在规划皮克斯总部设计时的想法：

乔布斯将邮箱、会议室和自助餐厅搬到了中庭，这样剧本作者、艺术家和动画师就可以比其他地方更多地互动。 皮克斯是工作场所协作的最佳范例之一。 它迫使员工经常交叉，讨论项目和分享想法。

重叠区域不必像皮克斯总部那样精心设计。 它们可以像共享楼梯或多个部门之间共享的室外空间一样简单。 目标是让不经常互动的员工更容易相互交谈。

5.轮用制

工作不再像文法学校那样，严格的规则决定了你坐在谁旁边。 例如，工作场所的协作现在发生在休息区、沙发和自助餐厅。 新的工作趋势表明，您不必被绑在办公桌前 8 小时就可以被视为高效员工。 进入轮用桌。

轮用办公是一种新趋势，员工不再必须强制分配座位。 员工没有指定的办公桌，而是在公共开放空间轮换。 现代工作场所协作是流动的，鼓励员工与他们通常不会在部门外聊天的其他人互动。

除了增加协作机会外，轮用办公桌还可以为公司节省资金。 咨询和设计公司 Strategy Plus 估计，办公室利用率在任何一天都达到 42% 的峰值。 英国工作空间管理公司 Condeco 发现，大多数企业认为他们的工作空间利用率为 60-70%：

除了推动员工更频繁地互动和协作之外，轮用办公桌还允许公司移除一些多余的空间。 从办公桌轮用制中节省的钱真的可以加起来——沃达丰的研究表明，这种做法每年可以为英国公司节省 340 亿英镑（或 43 万亿美元）。

6. 不要安于当前的软件

改善工作场所的团队合作和协作意味着不断寻找新的解决方案来解决公司的问题。 Google Docs 等技术可以提高您的业务效率，并改善您的员工、团队和客户之间的沟通。

点击后登陆页面设计是一个协作必不可少的过程，但沟通问题可能会使工作效率低下且耗时。 点击后登录页面的创建过程可能涉及许多利益相关者——编写内容的撰稿人、创建线框和自定义页面的设计师、监督该过程的经理以及希望听到他们的意见的客户。

显然，这不是一种无缝的沟通方式。

如果每个人都通过不同的渠道进行沟通，这可能会增加过多的时间并出现重大问题。 当撰稿人发送电子邮件附件、项目经理使用 Slack 进行交流而客户使用 Google Docs 时会发生什么情况？ 您会感到沮丧，因为没有集中的沟通场所和体验发布延迟。

Instapage Collaboration Solution 旨在通过简化点击后登录页面设计流程来应对这种低效的工作流程。 撰稿人、编辑、经理和客户都可以直接在页面上发表评论并实时接收反馈。

Instapage 平台还允许用户使用密码保护他们的页面并添加额外的安全层，因此只有某些决策者可以访问。 此外，评论提要允许进行对话，甚至不需要用户离开平台。

7. 视频会议让远程工作者保持参与

今年，盖洛普发布的一项调查显示，43% 的美国员工至少有一段时间在远程工作（比 2012 年上升了 4 个百分点）。 更多的员工正在使用灵活的时间表。 公司正在雇用更多远程工作的自由职业者，以在预算紧张的情况下完成专业工作。

但由于远程员工不在办公室，他们经常会错过肢体语言和非语言交流。 大多数交流都是非语言的，不与同事进行视觉互动的员工会感到孤立，工作效率也会降低。 这就是视频会议可以弥补这一差距的地方。

研究表明，视频会议可以让远程工作人员感觉与团队的联系更加紧密。 Polycom 表示，企业认为视频会议提供全面的好处：

• 94% 的受访者表示它提高了生产力
• 87% 的人声称它加快了决策速度
• 87% 的人确认它显着降低了差旅成本

随着越来越多的业务在多个地点和时区进行，视频会议平台可以实现更多协作和高效的工作流程也就不足为奇了。

8. 减少会议中的低效率

高管们认为 67% 的会议都是失败的。 这些低效率正在浪费您的业务时间和金钱。

每年，公司都会在毫无成效的会议上浪费超过 370 亿美元的时间。 中层管理人员将大约三分之一的时间花在会议上。 员工甚至每周花费多达四个小时来准备状态更新会议：

根据上图，一个组织 15% 的集体时间用于会议。 这是公司时间的重要组成部分，浪费它会降低生产力和协作机会。 企业应该考虑多任务处理和远程工作人员的孤立等问题，这两件事可能会导致会议效率低下。

多任务处理是导致会议效率低下的最大原因之一。 大约一半的员工承认从事不相关的项目，近 70% 的员工会查看他们的电子邮件。 远程工作人员在电话会议中常常感到孤立，因为大部分交流来自肢体语言和他们无法通过电话接收的非语言提示。

希望提高会议质量的公司应该尽量缩短会议时间，并专注于减少多任务处理。 远程工作人员应尽可能通过视频会议进行交流。 他们可以接受非语言暗示，并在视觉上与其他人交流。 事先设定明确的期望和议程有助于让每个人都参与到整个过程中。

立即开始改善您的工作场所协作

视频会议、数据共享和重叠区域只是公司采取措施改善协作的几种方式。

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