简化客户沟通和计费

已发表: 2023-09-14

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客户沟通和计费是业务健康的重要组成部分，但完善这些流程并不容易。事实上，46% 的企业因沟通不畅而失去客户，77% 的客户遇到过影响其对企业信任的账单问题。

如果您想避免成为该统计数据的一部分，则需要简化这两个过程。本指南将帮助您仅使用 Joist 和我们自己的 Flock 写作团队的建议。

如何简化您的计费和客户沟通流程

简化您的计费和客户沟通流程可能需要一些时间和一些重组，但您将受益于增加的利润和更好的客户关系。

如果您希望本文中的解决方案的其余部分适合您，那么创建计费文化非常重要。如果您创建一个允许您收取费用的结构，并且您在必要时并不羞于索要费用，那么您就能够保持您的业务向前发展。

这并不意味着追逐你的客户。 Joist的系统内置了“发送付款提醒”功能，允许您在发票上发送预先写好的礼貌消息请求。

这不仅可以简化任何来回，还可以表明您是认真的。如果您不强调这些合同条款或滞纳金的重要性（稍后会详细介绍），它们就不会构成威胁。但为了确保提供后续行动，您需要让您的员工参与其中。

请务必对您的员工进行有关发票和后续工作如何运作的培训。解释说客户及时付款等于业务更稳定，这对员工的薪水很重要。

发票应用作沟通工具，而不是作为单独的文件。提供一个不具约束力的客户期望范围可以消除混乱并塑造期望。

在 Flock，我们建议使用我们的产品来传达发票上应该包含和不应该包含的内容，因为这可能会根据客户的不同而变化。您可以在 Flock 中专门为此目的创建一个通道。然后，您可以在 Flock 中交换发票或账单文件供项目经理查看。一旦最终确定，您就可以放心地将其发送给客户。

如果您想要一些发票信息的最佳实践，这里有一些：

在提供发票之前，应通过合同或书面消息讨论任何详细信息，例如费用结构、剩余费用、提供的工作或额外的附加服务。

企业在开具发票时面临的最大问题之一是期望不匹配。如果您曾经有客户更改过项目范围，或者对为什么要为特定项目收费而感到困惑，那么明显的罪魁祸首是缺乏沟通。

Joist 建议发送形式发票，这是一份初步报价或估算，概述了尚未提供的商品和服务。这可以准确地向客户展示您打算做什么以及客户预计支付的费用。最终，这消除了很多混乱。

然而，93% 的客户服务团队表示客户的期望比以前更高，因此您需要非常清楚地以书面形式提供的内容。

您的合同是让每个人都参与进来所需的最重要的文件。使用合同概述计费做法、各方是谁、他们的责任和角色、工作范围、建议的时间表以及您的费用结构。

引导客户完成合同符合您的最大利益。如果他们有问题，你可以回答他们。如果他们尝试更改范围，您可以声明您需要向他们收费。

每个企业都有这样的客户，他们口头同意了你的条款，签署了合同，但仍然对他们能做什么或不能做什么感到困惑。无论是无知还是有目的的行为，结果都是一样的：双方都浪费时间和金钱，并且造成大量延误。

当发生延误时，第一步是向客户提出上诉。如果他们无法签署决定，请告诉他们让第三方为他们做这件事。如果计费时间表不适合客户，请询问他们其他时间是否更合适。但是，每个项目只执行一次。有些客户会利用这个机会提出更多要求。相反，请回顾一下您的协议条款。

正如乔斯特所说，你绝对应该尽你所能为你的客户做正确的事，但如果这始终是你自己承担费用的话，那就不行了。您仍然有生意要经营，并且您完全有权利收取滞纳金或拒绝客户建立健康关系的请求。

正确的发票和资金管理是齐头并进的。如果您想关注现金管理、固定资产管理和库存，所有这些都有助于更好地开具发票，您将需要专业的会计软件。但您应该选择哪种解决方案？

我们的文章：“小型企业会计工具和软件指南”可以为您提供有关哪种会计软件最适合您的业务的建议。 QuickBooks、FreshBooks 和 Xero 都是不错的选择，不仅仅是因为它们负责您的工资和采购。

由于会计软件实现了您业务的关键组成部分的自动化，因此您将有更多时间用于客户沟通和计费。专业会计软件还可以连接到您的发票软件，从而使您更轻松地跟踪企业的现金流。

Joist 和 Flock 的作者都了解维持有效的客户沟通和计费流程意味着什么。有了专家的综合建议，您将能够给客户留下深刻的印象，减少逾期账单，并提高您的利润。