做一个知情的买家：了解商业软件的真实成本
已发表: 2022-05-07不只是你——商业软件的预算很复杂。 我们是来分解它的。
注意：本文旨在让我们的读者了解美国的商业相关问题。 它绝不旨在提供财务建议或认可特定的行动方案。 有关您的具体情况的建议，请咨询您的会计师或财务顾问。
在理想的世界中，购买软件就像购买几乎所有其他东西一样简单。 有一个固定的价格，你付钱，就是这样——你拥有软件！
但是，如果您已经开始为您的企业研究不同的软件选项，那么您已经知道这并不是那么简单。 软件供应商不仅采用截然不同的定价模型，而且还隐藏了拥有和运营系统所固有的额外成本。
根据 2019 年 Capterra 对小型企业软件购买趋势的调查，对成本超出预算的担忧是投资商业软件的最大内部障碍。 除非您知道拥有软件的真实成本，否则超出预算的风险是非常真实的。
（为避免超出预算，请在此处查看我们的总拥有成本计算器。）
在这里，我们将分解构成拥有商业软件总成本的五个主要组成部分。 目标？ 澄清软件成本，以便您对软件购买决定充满信心。
单击下面的链接可直接跳转到该部分：
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成本构成 #1：软件许可证本身
成本构成#2：硬件
成本构成#3：实施
成本构成#4：培训
成本构成#5：支持
成本构成 #1：软件许可证本身
软件许可证（实际拥有和使用软件的成本）具有双重荣誉，即占软件价格的很大一部分，并且很难确定成本，因为随着您的业务扩展，它会随着时间的推移而发生巨大的变化。
您将遇到两种主要的软件许可定价模式：永久定价和订阅定价。
使用永久定价，您可以先支付一个价格无限期地拥有该软件（即永久拥有，因此得名）。 这种定价模型的使用时间最长，通常用于“本地”部署的软件，这意味着它被下载并存储在您企业的本地计算机或服务器上。
H&R Block 是永续定价的一个例子。 您可以一次性支付 89.95 美元购买这款小型企业报税软件。
通过订阅定价，您需要支付每月或每年的订阅费才能使用该软件。 如果您停止付款或不续签合同，您将失去使用该软件的能力。 这种定价模式较新、更流行，并且经常用于通过云部署的软件（这种部署模式也称为“软件即服务”或“SaaS”）。 这意味着它托管在软件供应商自己的服务器上，并由客户通过互联网访问。
记住：
软件供应商通常提供按月或按年订阅的选项，年度选项总体上更便宜，以吸引您签订更长的合同。 但是，较低的成本并不是给定的。 算一算，看看哪种付款计划更适合您的情况。
Basecamp 是统一订阅定价的一个例子。 您可以以每月 99 美元的价格购买此项目管理系统。
您还可以遇到其他三种类型的订阅定价，费用因不同因素而异：消费定价、规模定价和用户定价。
- 基于消费的定价将您的订阅费与您实际使用该软件或其相关服务的数量联系起来。 Cheddar 是一个计费平台，使用基于消费的定价，每月收费 99 美元，外加根据通过系统进行多少交易的费用。
- 基于规模的定价将您的订阅费用与您组织的规模联系起来，例如您拥有多少员工或客户。 人力资源部门的软件平台 WebHR 使用基于规模的定价。 对于拥有 150 名员工的公司，WebHR 每月向每位员工收取 1.85 美元的费用。
- 基于用户的定价将您的订阅费与您使用该软件的人数联系起来。 Onshape，工程设计软件，使用基于用户的定价； 他们的“专业”计划每位用户每年花费 2,100 美元。
记住：
了解命名用户定价和并发用户定价之间的区别非常重要。 使用指定用户定价，每个用户都有自己的登录名，所有用户都可以同时使用该软件。 使用并发用户定价，您可以获得任何人都可以使用的固定数量的登录，但只能同时登录该固定数量。
如果您有一个 20 人的团队需要同时使用该软件，您应该为 20 名用户使用指定用户定价。 但是，如果您的 20 人中只有 5 人需要同时使用该软件，那么为五个用户选择并发用户定价可能会更便宜。
在大多数情况下，您将被束缚在您选择的软件定价模型上。 软件供应商很少会为其产品提供永久和订阅选项。
尽管如此，如果您确实可以选择，或者如果您将永久产品与订阅产品进行比较，请权衡每种产品的优缺点，以确定哪种模式最适合您的业务。
成本构成#2：硬件
很明显，考虑到运行您购买的软件的硬件成本仍然很重要。 这对于本地部署尤其重要，因为这不仅需要购买服务器来托管软件，还需要购买使用正确操作系统的新设备。 换句话说：如果您使用 Mac，但您想要的软件仅适用于 Windows，那么这将是一笔巨大的成本。
因为它们可以通过 Web 浏览器访问，所以 SaaS 部署提供了更多的硬件灵活性。 计算机、平板电脑或智能手机都可以使用。 公司还可以通过允许员工在家中携带自己的设备来节省硬件成本（尽管这应该与全面的自带设备 (BYOD) 政策相结合，以减少 IT 漏洞）。
某些类别的软件也需要额外购买硬件。 例如，生物识别考勤系统使用一个人的指纹或其他唯一标识符来确保某人是他们声称的那个人。 这些平台需要专门的硬件才能准确地注册生物特征。
uAttend在其网站上销售与其软件兼容的时钟（来源）
一些供应商可能会要求您将他们的相关硬件与他们的软件一起使用，或者您可以自由地货比三家。
成本构成#3：实施
供应商可以在您购买时收取一次性费用，以实施该软件并使其在您的业务中正常运行。 除了基本的安装和设置外，实施成本还可以满足以下需求：
- 自定义软件
- 从以前的系统迁移数据
- 与当前系统集成
如果您可以自己处理实施软件，供应商可能会免除此费用。 例如，如果您需要帮助，企业资源规划 (ERP) 平台 Odoo 提供免费的自助服务实施选项以及付费选项。
Odoo 的实现选项（来源）
一般的经验法则是，本地系统的实施成本高于基于云的系统。 更复杂的系统的实施成本也高于基本应用程序。
在某些情况下，您在实施上的花费可能与实际的软件许可证一样多（如果不是更多的话）。 向供应商询问其实施选项的详细信息以及相应的预算费用。
成本构成#4：培训
尽管软件许可成本通常包括访问帮助指南和支持论坛，但供应商也可能会针对额外的培训收取单独的可选费用。 根据您选择的软件的复杂性以及它对您的业务的重要性，这种培训可能是一项值得的投资，因此您的员工可以快速熟悉该平台。
培训可以以多种形式提供，其成本范围：
- 将员工送到供应商培训站点
- 将培训师带到您的公司
- 虚拟网络研讨会
- 自定进度的电子学习课程
知名软件供应商也可能会提供用户可以获得的认证，以表明他们对平台很了解。 例如，Salesforce 提供各种认证，费用从 200 美元到 6,000 美元不等。
Salesforce管理员认证列表（来源）
无论您喜欢哪种培训选项，请务必不仅为初始用户制定预算，还为必须在未来学习该系统的新员工制定预算。
成本构成#5：支持
有时计入许可证成本，持续支持也可以是一项单独的费用，包括维护、升级，甚至是高级形式的客户服务。
例如，Adobe 客户可以选择加入 Adobe 白金维护和支持计划，该计划提供优先的 24/7 客户支持，年费约为许可成本的 20%。
支持还可能包括咨询选项，将您与客户代表配对，定期会面以了解目标以及如何从软件中获得最大价值。 HubSpot 是一个营销系统，提供四种不同的咨询选项，每月费用从 400 美元到 1,600 美元不等。
HubSpot 的咨询选项（来源）
根据他们提供的支持服务，您的供应商可能会承担一些您无法处理的重大管理负担（例如，一些工资单软件供应商可以为您处理贵公司的工资单需求）。
权衡在内部完成这些任务的成本与将它们外包给软件供应商的成本。
节省软件的最后提示
软件定价从来没有出现在供应商网站上那么简单。 隐性成本十分猖獗，除非您考虑到它们，否则您会发现自己超出了软件预算。
了解构成商业软件真实成本的所有要素将帮助您准备和控制成本。
这些最终提示可以进一步降低您的整体价格标签：
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注意：本文中提到的软件供应商仅用于说明各种软件定价模型，不作为认可或推荐。 这些定价策略并不是这些公司独有的，并且由许多其他软件供应商提供。
Capterra 2019 年小型企业软件购买趋势调查的信息
Capterra 在 2019 年 9 月至 2019 年 10 月期间对 129 名美国中小企业领导者进行了这项调查。 公司按规模筛选出拥有 2-249 名员工且企业年收入低于 1 亿美元的公司。 他们必须在过去 12 个月内以 5,000 美元或以上的价格购买至少一款软件。 还要求受访者至少是办公室经理，影响其组织中的软件购买决策。