商业沟通工具：团队成功的最佳解决方案

当简单的电子邮件、电话、聊天和会议可以推动您的业务发展时，卓越的通信工具是必须的。

那么，什么是理想的商务沟通平台呢？ 事实是，没有一种万能的解决方案，但有一些接近的解决方案。

从人工智能插件到异步功能和远程友好功能，通信工具的海洋浩瀚而拥挤。 这就是为什么我们收集了能够满足当今动态分布式工作环境需求的最佳产品。

这些工具正在引领潮流，并为使用它们的人提供帮助。 但首先，让我们看看为什么业务沟通如此重要。

为什么商业沟通很重要

业务沟通是组织内部和外部的信息流。 沟通促进团队、领导者和外部各方之间的协作，以实现公司目标。

有效的业务沟通可以建立信任、最大限度地提高生产力并提高团队中的员工保留率。 与此同时，沟通障碍往往是导致期望落空的原因。 这是双向的。

麦肯锡认为，沟通不畅会严重阻碍商业项目的成功。 一项调查显示， 44% 的高管将团队沟通障碍与项目延误和失败联系起来，18% 的高管将销售损失归咎于沟通不畅，有时损失高达数十万美元。 这些见解强调了有效沟通在业务成功中的关键作用以及与沟通故障相关的高成本。

相关： 2024 年商业沟通趋势

商务沟通的现状

为了选择正确的工具，我们首先要检查团队如何沟通。 根据 Project.co 的一项研究，团队沟通目前如下所示：

• 31% 使用电子邮件。
• 30% 使用 Slack 等团队消息传递工具。
• 15% 使用项目管理工具。
• 7% 通过电话沟通。
• 7% 面对面交流。

许多公司永久采用远程工作； 然而，这种设置会带来额外的沟通障碍，包括浪费时间、错过消息、倦怠、丢失文件、糟糕的客户体验和客户流失。

如果您是一名企业主，正在远程环境中应对通信管理挑战，那么您并不孤单。 去年，超过 70% 的企业采用了新工具来帮助组织、沟通和管理项目。

到 2024 年，企业将逐步采用统一的通信工具，以减少不确定性、改善决策并全面支持远程团队的需求。 这些工具集成了人工智能、异步通信和各种业务渠道，提供可靠、有效且有吸引力的方式来增强员工沟通。

相关：最好使用的商务沟通渠道是什么？

最受好评的商务沟通工具

1) 耐克斯蒂瓦

Nextiva 是 Gartner 奖项获得者，作为顶级商业通信平台脱颖而出。 Nextiva 将语音通话、团队消息传递、视频会议、呼叫中心功能和客户管理工具有效地结合到一个易于使用的平台中，帮助企业主控制他们的沟通渠道。

与 Nextiva 合作的企业可以轻松提供个性化、世界一流的客户服务，并与其团队无缝沟通，无论他们身在何处。

Nextiva 如何改善业务沟通

通过将多个渠道简化为一个平台，Nextiva 可以帮助企业节省时间、提供个性化的客户支持、更快地做出决策并避免代价高昂的沟通不畅。 使用 Nextiva 的统一通信系统，绝不会错过客户或员工的消息。

显着特点

• 一体化商务通信（VoIP 电话、团队消息、视频聊天等）
• 客户关系管理
• 桌面和移动应用程序（iOS 和 Android）
• AI 工作流程自动化和高级分析
• 社交媒体和声誉管理工具
• 联络中心解决方案和高级呼叫路由

客户评分： 4.5 分（满分 5 分）（2,908 条 G2 评论）

2）松弛

Slack 是团队消息应用的强大引擎，经常取代电子邮件成为业务团队的主要沟通渠道。 它还简化了员工沟通和文件共享，使信息分发变得容易。

Slack 的用户友好界面可以轻松管理多个对话并掌控沟通渠道，帮助团队保持井井有条并保持一致。

Slack 如何改善业务沟通

Slack 通过将所有业务团队消息传递、文件和工具集中在一个易于使用的消息传递平台中，消除了业务通信的痛苦。 Slack 取代了许多企业的电子邮件，提供了一种可以提供更好的组织、速度和安全性的工具。

沟通不再是冗长而混乱的电子邮件链，而是被组织成易于创建、搜索和加入的渠道。 每个渠道都有利于工作组聊天、员工参与和团队协作。

显着特点

• 具有文件共享功能的商务即时消息
• 可搜索的对话频道
• 与流行的生产力应用程序和工具直接集成
• 轻松邀请外部团队成员或客人

客户评分： 4.5 分（满分 5 分）（32,191 条 G2 评论）

3）概念

Notion 是一个一体化工作空间，它将笔记记录、项目管理、数据库、图像库和日历整合到一个简单直观的平台中。

从头开始，根据您的特定业务需求定制平台，或利用 Notion 的专业模板库取得良好的开端。 这种适应性使 Notion 成为小型企业主的热门选择，这些企业主想要一款具有成本效益且具有广泛应用的定制工具。

Notion 如何改善业务沟通

Notion 通过帮助团队在一个统一的空间中保持组织性来简化业务沟通。 其用于项目跟踪和任务委派的可定制工具为远程、混合或办公室团队提供了清晰度和责任感。

显着特点

• 综合笔记和文档应用程序
• 完全可定制的任务管理和数据库
• 具有日历和时间线视图的项目管理
• 共享和协作工具

客户评分： 4.7 分（满分 5 分）（5,031 条 G2 评论）

4) 体式

作为项目管理领域的领导者，Asana 以其时尚的用户界面、全面的工作流程和自动化功能以及资源管理功能而闻名。

借助 Asana，团队可以跨部门轻松管理所有项目、目标和职责，并交付高质量的工作。 随着预测性 AI 功能即将推出，使用 Asana 管理项目将会变得更好。

Asana 如何改善商务沟通

Asana 的项目管理功能为小型和大型团队提供任务、项目时间表和更新的完整视图。 其简化的界面确保每个人都在任务和职责上保持一致，从而减少了过多消息传递的需要并最大限度地减少了沟通不畅。

显着特点

• 综合项目管理工具
• 可定制的项目视图（例如看板）和权限
• 流行的应用程序集成（例如，Miro 白板集成）
• 项目模板和仪表板

客户评分： 4.3 分（满分 5 分）（9,550 条 G2 评论）

5) 百会一

Zoho One 通常被称为业务操作系统，它将销售、营销、支持、会计、运营和人力资源应用程序集成到一个平台中。

有超过 55 个应用程序可供选择，企业主可以根据自己的特定需求完全定制该平台。 Zoho 旨在消除部门之间的障碍并提高运营效率。

Zoho One 如何改善业务沟通

Zoho One 将沟通、项目管理、CRM、财务和集成人力资源工具整合到一个平台中，从而实现跨业务部门更好的协调和信息流动。

显着特点

• 提供超过 55 种 CRM、销售和营销工具的一体化平台
• 协作功能和生产力功能
• 财务和人力资源管理工具
• 可定制和可扩展的工具

客户评分： 4.4 分（满分 5 分）（19,129 条 G2 评论）

6) 织机

Loom 使团队能够轻松录制互动视频并与队友和客户分享。 这个独特的工具可以帮助团队解决问题、提供反馈并提高生产力。

视频共享的异步特性和人性化的接触提高了分布式团队内的注意力、清晰度和联系。

Loom 如何改善业务沟通

Loom 提供易于使用的屏幕和视频录制工具，提供一种个性化且引人入胜的方式来共享信息和反馈，特别是对于远程团队而言。

Loom 可用于录制网络研讨会、通过详细的视频反馈回复消息以及在公司范围内分发重复信息。

显着特点

• 易于使用的双屏视频录制和分享
• 转录和隐藏式字幕功能
• 互动观众反应和见解
• 与流行的生产力工具直接集成

客户评分： 4.7 分（满分 5 分）（1,827 条 G2 评论）

选择最适合您业务的沟通工具

️ 基于云并且设置快速

基于云的工具可以从任何地方轻松访问，非常适合分布式和跨国公司通过云存储进行通信和共享文件。

选择需要最少配置并集成到现有基础设施中的工具可以防止停机并让您的团队快速入门。

️ 提供异步和实时通信功能的混合

您选择的通信平台应具有异步（例如电子邮件和团队消息传递）和实时通信功能（例如视频会议工具和即时消息应用程序）的组合。 这种混合可以满足不同的工作方式和项目需求，同时确保团队沟通方式的灵活性，尤其是在混合工作模式中。

异步通信旨在最大限度地减少干扰和通知，使接收者能够不间断地工作。

随着虚拟会议的流行，团队渴望更多的异步工作格式。 2023 年的一项研究发现， 42% 的知识工作者希望更多地采用这种工作方式，而只有 14% 的人希望减少这种工作方式。 异步工作的其他显着优势包括能够最大限度地减少倦怠、增强团队信心并提高生产力。

此外，擅长异步工作的公司可以使用相关数据来提高人工智能驱动的效率。

️解决实际业务需求

考虑每个工具的实用性，并关注其基本功能，因为它们与您团队的特定需求相关，而不是被额外的花哨的东西分散注意力。 当然，新的人工智能功能可能听起来很前沿、很酷，但如果你最常用的功能缺乏你需要的功能，那么是否值得更换呢？

无论您是在管理项目、集思广益还是进行在线会议，每种工具都应该增强这些任务，而不是使它们复杂化。

️ 与现有应用程序集成

如果您是一家成熟的企业，您可能已经拥有一些您不想放弃的团队沟通工具。 确保任何新平台都能与您的企业已经使用的应用程序和工具轻松集成。

只需从点对点软件评论网站 G2 获取即可：集成显着减少了花在处理单独工具上的时间并提高了生产力。 Nextiva 可轻松与 Zoho、Salesforce、HubSpot、Zendesk、Microsoft Outlook、Google Workspace、Microsoft Teams 和 Oracle Sales Cloud 等流行工具集成。

️ 提供移动和桌面应用程序

如今，许多团队可以在任何地方工作。 选择与您的团队一样移动的工具将以适合团队成员的方式提高生产力。 移动和桌面应用程序确保他们可以在家中、咖啡店或工作场所保持联系并保持高效。 弥合家庭、办公室和移动工作空间之间的差距一如既往地重要。

️ 有灵活的定价计划

正确的工具提供可随您的业务扩展的定价选项。 寻找灵活的定价计划，在较低层提供基本功能，同时为大型团队提供更高级的功能。 随着您的业务增长，避免切换到另一种新工具的麻烦。 从一开始就选择一个能够适应并满足您不断变化的需求的产品。

借助 Nextiva 提高生产力并加快工作速度

在过去的一年里，客户和市场的需求不断增加，我们对通信平台的期望远远超出了我们十年前的设想。

沟通工具是增强团队合作和提高企业生产力的关键。

正确的工具可以提供清晰度、增强决策并完全支持远程工作的新混合模式。 展望未来，人工智能将在彻底改变外部和内部通信方面发挥更大的作用，提供更智能、更直观和日益自动化的连接和协作方式。

讨论的每个工具——Nextiva、Slack、Notion、Asana、Zoho One 和 Loom——都带来了独特的功能。 这些平台处于增强业务通信的最前沿，并且随着人工智能的进步，它们只会变得更加高效、具有预测性和个性化。

当您探索业务沟通策略的最佳可能性时，选择正确的工具非常重要。 Nextiva 是一个基于云的统一平台，能够满足小型企业的通信需求并随着团队的成长而适应。 了解 Nextiva 如何改变您的业务沟通。

通讯工具常见问题解答