9 个顶级商业沟通渠道和示例

从会议室到休息室，从高层总部到家庭办公室，共识很明确：良好的沟通是伟大企业的基石。

我们都希望提高消息传递的影响力，但由于渠道、技术和团队偏好如此之多，实现这一目标的关键是什么？

这一切都归结为这四个关键因素：理解细微差别和需求、明智地使用技术、管理团队如何合作以及人类心理学的基础知识。 领导者需要找到这些要素的正确组合才能取得成功。

让我们探索九个最佳数字通信渠道，这将有助于您的企业走上成功之路。

什么是业务沟通渠道？

业务沟通渠道是与组织内其他人共享信息和想法的方式。 它们通常被分类为外部或内部渠道，具体取决于消息的收件人。

外部渠道用于与公司外部的客户、合作伙伴、潜在客户和客户进行沟通。 内部渠道促进员工、领导层和其他团队成员之间的沟通。

沟通是保持生产力、公司文化和员工敬业度的关键。

只要看看这些事实：

• 超过95% 的员工认为沟通会影响他们在工作场所的效率。
• 超过80% 的美国员工将员工沟通视为在公司与员工之间建立信任的首要因素。
• 近70% 的员工表示，更好的沟通流程会提高生产力。

沟通方式的转变

业务通信渠道分为两个不同的类别：同步渠道和异步渠道。

同步通信是指信息交换实时发生，每个人都必须在场并专注于对话，以获得对手头任务的共同理解。 电话和会议是同步通信的示例。

异步通信是指抢先传递信息，以便每个人都可以独立于实时对话来使用信息并根据信息采取行动。 电子邮件、录制的视频和博客文章都是异步通信的示例。

结合这些沟通方法可以达到最佳效果。

随着在家工作的员工数量增加到 58% ，并且员工平均每周花费 20 个小时使用协作工具，有效的沟通是提高生产力的首要任务。

Grammarly 进行的研究表明，一个新的商业通信生态系统正在形成。 员工以书面形式进行沟通的比例增加了 18%，并且更喜欢使用异步沟通渠道。

业务沟通挑战

在另一个日益增长的趋势中，领导者注意到沟通不畅及其对利润的影响之间的联系，而沟通不善是由于生产力下降、错过最后期限和成本增加而造成的。

顶级商业沟通渠道和示例

从即时消息的速度到电子邮件的正式性以及VoIP 电话的效率，请探索以下我们最重要渠道的优缺点。

1）面对面沟通

面对面的交流可以促进联系并建立信任。

面对面的互动对于团队建设至关重要，对于重要会议也是不可或缺的，它允许人们以多种方式进行交流：倾听、口头交流和非语言交流。

由于面对面会议的高度参与性，人们会更加专心，不会受到电话和视频通话的干扰。

办公室会议、聚会和大型会议是与员工和联系人聚会的理想场所，可帮助您在日益纯数字化的员工队伍中建立人际关系。

面对面沟通的优点

• 牢固的关系：在建立持久的业务关系方面，面对面的联系是无与伦比的。
• 清晰的沟通：由于添加了非语言提示，减少了误解。
• 即时反馈：面对面的对话鼓励对讨论主题的快速反馈。

面对面沟通的缺点

• 成本：旅行、住宿、食物和娱乐的成本会迅速增加。
• 资源使用：与虚拟联系相比，安排面对面的会面更耗时。
• 地理限制：面对面的聚会对于全球团队和客户来说不方便。

2）视频会议

无论您的员工是在家工作还是与全球各地的客户互动，视频会议都是连接分布式团队的沟通渠道。

将其视为仅次于面对面交流的最佳方式。 它允许与会者捕捉面部线索、传达人类情感、进行眼神交流并了解某人的独特个性。

流行的视频会议软件包括 Zoom、Google Meet 和Nextiva 。 这些高性能工具可让团队进行视频会议、共享屏幕、与与会者进行实时聊天等。

视频会议的优点：

• 全球影响力：与世界各地的客户、合作伙伴、同事和客户建立联系。
• 节省时间和金钱：减少面对面会议（例如晚餐、酒店和咖啡）投入的资源数量。
• 可录制和转录：轻松录制或转录您的会议以供将来参考。
• 沟通的微妙之处：通过视频观察社交线索，避免误解并建立融洽的关系。

视频会议的缺点：

• 连接要求：与会者必须拥有强大的互联网连接才能获得高质量、可靠的会议。
• 不太个性化：虚拟会议不如面对面会议那么个性化。
• 屏幕疲劳：虚拟会议超载可能会导致屏幕疲劳。 常见症状包括眼睛疲劳、头痛和注意力不集中。

3) 电话

电话是快速、直接、即时的沟通方式。 它们既个性化又实用，非常适合您需要答案的时候。

它们帮助团队直接关注电子邮件线程，避免安排虚拟会议的麻烦，同时仍然为连接提供人性化元素。 这就是为什么67% 的移动工作人员表示，通过拨打简单的电话即可提高工作效率并解决问题。

作为商务沟通的无名英雄，电话通话相对简单。 参与者需要使用传统的固定电话、手机或 VoIP 服务。

打电话的优点

• 个人风格：允许声音变化和停顿等微妙之处。
• 快速便捷：非常适合紧急沟通或简单且需要特定人员输入的问题。
• 辅助功能：大多数人已经可以使用手机。
• 低成本：电话系统经济实惠， VoIP 可为企业节省高达 60% 的费用。

打电话的缺点

• 缺乏人情味：无法使用肢体语言和眼神交流等非语言交流线索。
• 无视觉效果：缺乏视觉背景可能会导致对语气或消息的误解。

相关文章

什么是虚拟电话系统及其工作原理？

4）短信

短信是快速、高效且不引人注目的通信形式。 它们是快速团队更新、简单问题和不需要长时间响应的“仅供参考”时刻的理想选择。

由于 SMS 的开放率高达 98%，企业也越来越多地采用SMS作为与客户的主要沟通渠道。 这种高参与率使得短信对于许多公司来说是理所当然的事情，其中​​ 90% 的公司报告短信营销活动取得了成功。

开始使用这种形式的通信时，只需一个基本的短信应用程序（例如 WhatsApp、Facebook Messenger）、手机上的标准消息应用程序或基于 VoIP 的服务（例如 Nextiva 的服务）即可。

短信的优点

• 速度、效率和可访问性：消息传递实时进行，改善与团队的协作并与客户建立联系。 更重要的是，几乎每个人都可以使用带有短信应用程序的手机。
• 干扰最小：电话和虚拟会议经常会扰乱一个人的工作流程。 短信对他们的日程安排的干扰最小。
• 记录保存功能：与电话不同，短信允许您保存对话的详细档案。

短信的缺点

• 缺乏细微差别：很容易误解语气、含义和现代短信缩写。
• 非正式沟通：它可能并不适合所有商业消息，尤其是高风险的沟通。
• 可能会感到打扰：一天中的某些时间太多短信可能会让某些人感到打扰。

5）录制视频

虚拟会议通常缺乏正确传达信息所需的时间和深度； 录制的视频可以帮助填补空白。

通过录制带有或不带有视觉效果的视频，您可以传达需要涵盖的所有要点，同时允许接收者保留录制内容以供长期参考。

视频曾经是一种制作和编辑复杂的媒体，但现在，借助 YouTube、Vidyard 和 Loom 等革命性的编辑和托管平台，您可以在几秒钟内快速制作和共享视频。

录制视频的优点

• 方便：只需录制一次消息即可与任意数量的收件人共享。 收件人可以按照自己的时间表观看视频。
• 可重用性：制作一个视频，并根据需要多次发送或编辑。 它非常适合教育目的。
• 个性化：自定义录音以包含观看者的独特参考，增加信任并提高信息的有效性。

录制视频的缺点

• 缺乏互动：视频缺乏形成牢固关系所需的双向参与和真实性。
• 需要时间：更复杂的录音可能需要更多时间来制作、拍摄和编辑。
• 需要编辑技能：无论您是使用手机还是制作精美的视频，都可能需要编辑技能才能获得恰到好处的最终剪辑。

6) 团队聊天

团队聊天平台已取代电子邮件成为许多团队的主要沟通方式，财富 100 强公司中有 65% 依赖这些应用程序作为其业务通信技术堆栈的一部分。

团队消息平台不像电子邮件那么正式，可以在线营造团队氛围，促进快速发展的商业文化，并提高协作能力。

Microsoft Teams、Slack 和 Nextiva 等领先工具是需要聊天、共享信息和文件并保持业务快速运转的团队的数字中心。

团队聊天的优点

• 即时通信：与短信非常相似，团队聊天有助于快速响应通信和请求。
• 改进协作：轻松实时共享文件、评论和想法。
• 移动性：通过桌面和移动应用程序，可以随时随地访问现代团队聊天工具。

团队聊天的缺点

• 非正式沟通：与电子邮件不同，团队聊天被视为一种不太正式的沟通渠道，并且可能显得不太专业。
• 分散注意力的通知：持续不断的通知会影响日常工作效率。
• 丢失消息：在较大的团队中，由于每日通知数量较多，因此可能会丢失消息。

7) 电子邮件

电子邮件是业务通信中可靠的数字化主力，员工平均每天接收 74 封电子邮件并发送 26 封电子邮件。

书面渠道非常适合发送详细消息、与正式联系人沟通以及保留业务相关对话的清晰记录。

尽管电子邮件安全性已大大提高，但不建议通过电子邮件发送敏感的商业信息。

反对电子邮件的证据可能是压倒性的：80% 的全球组织经历了电子邮件网络钓鱼攻击的增加，到 2022 年， 92% 的组织成为这些陷阱的受害者。

Gmail、Outlook 和 Yahoo Mail 等经典工具是巨大的电子邮件平台，为各种规模的企业提供安全可靠的功能。

电子邮件的优点

• 无障碍：电子邮件适用于各种常见设备，使其成为一种灵活便捷的通信形式。
• 广泛使用：电子邮件是一种普遍接受的数字商务通信形式，几乎每个人都喜欢它。
• 专业：电子邮件被视为一种正式且专业的通信方式，适用于所有类型的商务信函。

电子邮件的缺点

• 不安全：工作人员很容易成为网络钓鱼攻击和其他电子邮件诈骗的受害者，从而危及敏感的业务信息。
• 不需要的：企业收件箱经常被垃圾邮件淹没。
• 不安全：如果没有适当的加密，电子邮件很容易受到未经授权的拦截，并使敏感的业务信息面临风险。

8）社交媒体

社交媒体是一个重要的沟通渠道，可以让企业在网上激发和培养新的关系。

无论您是与新客户建立联系、在评论中与潜在客户互动，还是通过直接消息进行较长时间的对话，社交媒体对话都是企业建立信任、传达品牌价值和与受众互动的另一种方式。

对于许多企业来说，LinkedIn、X、Facebook、Instagram 和 TikTok 等社交媒体平台使他们能够与新型客户建立联系。 更重要的是，渠道的随意性增加了平台独有的真实成分。

社交媒体的优点

• 直接参与：通过社交媒体页面直接联系目标客户或客户，绕过连接障碍。
• 品牌和权威建设：创建内容和对话来巩固您的权威并向广大受众传达您的品牌故事。
• 全球影响力：与世界各地的现有和潜在客户及客户互动。

社交媒体的缺点

• 受到公众强烈反对：评论中的负面对话可能会适得其反，造成公共关系噩梦。
• 资源密集型：社交媒体需要源源不断的内容来提高和保持受众的知名度。
• 可见性低：令人困惑的社交媒体算法可能会阻止您的内容到达正确的受众。

9) 博客

博客是探索业务相关主题、展示专业知识以及在最忠实的顾客、客户或员工之间建立社区的独特方式。

您可以通过首先选择与您的业务相关的利基来开始博客。 编写能够吸引目标受众、解决他们最大的挑战或灌输更大社区意识的内容。

企业可以探索的博客示例包括公司博客和内部团队博客。

博客的优点

• 思想领导力：很少有沟通渠道能像长篇博客内容那样建立权威。
• 在线可见度：具有有效 SEO 策略的公共博客将提高您的网站对 Google 等搜索平台的吸引力。
• 潜在客户生成：价值驱动的博客具有有说服力的号召性用语，可以成为您企业的潜在客户生成策略的有效工具。

博客的缺点

• 资源密集型：一致的博客需要每周制作长篇内容，制作成本高昂且耗时。
• 缓慢的结果：看到高质量内容的结果可能需要几周甚至几个月的时间。
• 内容量：发展博客需要每周持续输出一致的内容。

选择最佳的沟通方式

选择一种或多种通信工具时，请在做出选择之前考虑一些因素。 问你自己：

• 您和收件人对沟通渠道的信任程度如何？
• 您的信息的预期影响是什么？
• 是否存在隐私和安全问题？
• 您希望多快送达？

记下您的目标，但也要考虑所选的媒介和消息组合可能会如何影响您的收件人。 您会收到您所期待的答复吗？ 它会对您的业务关系产生积极还是消极影响？

评估这些关键点有助于在塑造公司沟通方面做出决策。

信任和熟悉

考虑您和您的收件人对所选渠道的熟悉程度。 您经常使用的通用媒介可以增强信任，并可能导致日后更有效的沟通。

消息影响

每个平台在传达语气、紧迫性、清晰度、专业性和权威性时都有其优势和局限性。 您的消息语气与您选择的频道相符吗？

保留电子邮件或面对面交流的敏感主题，并通过即时消息传递快速更新。

隐私和安全

您分享的信息有多敏感？ 提供加密、双因素身份验证和严格数据保护的平台对于机密通信至关重要。

这对于处理敏感个人数据、知识产权或财务细节的公司尤其重要。

速度和可扩展性

交货速度有时会决定一笔生意的成败。 在某些业务案例中，访问鼓励即时性和响应性的渠道至关重要。

对于可扩展性来说也是如此。 小型企业一开始可能只使用电子邮件就能运作良好。 随着他们的成长，更复杂的平台可能更能满足他们复杂的需求。

对于跨多个时区工作的全球团队来说，优先考虑异步通信工具的平台可能效果最好。

商务沟通的最佳实践

随着越来越多的公司采用全球远程工作的可能性，现代通信最佳实践正在不断变化。

以下是办公室、混合和远程优先公司可以采用的三种最佳实践来管理其通信并同时提高生产力：

• 跨多个渠道分发您的消息：拥有不同类型的沟通渠道可以增加消息的影响力，满足团队更多不同的沟通需求，并使您的消息和收件人与正确的渠道保持一致。
• 使用单一业务通信平台：选择一体化业务通信平台可以减轻管理多个平台的安全和隐私需求的压力。 通过将所有业务通信集中在一个中央中心来提高参与度和工作效率。
• 选择异步通信以提高效率：异步通信工具（电子邮件、录制视频、团队聊天、聊天机器人等）允许团队成员或客户按照自己的节奏消费和回复消息，使工作变得更加愉快。

简化沟通的最佳解决方案

为您的企业选择最佳的沟通渠道并不是选择最闪亮的工具，而是为您的特定需求确定理想的渠道组合。

正确的沟通渠道和项目管理工具因企业而异。 需要考虑的一些关键点包括隐私和安全要求以及交付速度。

选择太多工具也不是理想的选择。

这就是为什么像 Nextiva 这样的一体化平台是管理业务通信的绝佳选择。 凭借一个集中平台中的多种渠道，Nextiva 简化了管理企业海量对话的任务。

随着倦怠率的上升和企业健康被优先考虑，异步通信工具现在变得至关重要。 允许团队成员按照自己的节奏消费信息并回复消息，减少干扰并提高工作效率——对每个人来说都是双赢！

经常问的问题