什么是商务呼叫转接以及如何设置？

呼叫转移让企业从“响铃”那一刻起就抓住机会。

想象一下您是一名旅行推销员。 始终在旅途中，日复一日地与客户会面。 如果客户拨打您的办公室号码，您不能让他们进入语音信箱或挂断电话。

您的回应对于您与他们的关系至关重要。 呼叫转接功能可帮助您接听来电并确保它们到达正确的人员或设备。

无论是在车里还是在咖啡厅，您都可以放心接听商务电话。

什么是商务呼叫转移？

商务呼叫转移将来电转移到另一个本地号码或移动应用程序。 多个呼叫转接规则协同工作，可以组合起来以高效、准确地路由呼叫。

目的地可以是互联网协议语音 (VoIP) 号码、固定电话或电话号码、移动电话、虚拟电话系统、国际号码或自动助理。 呼叫转移让您无论身在何处，呼叫都会跟随您。

在VoIP 系统中，呼叫管理是即时的，可以防止客户遇到任何延迟。 当客户拨打您的免费电话或 VoIP 号码时，通信平台会接收呼叫，检查转接规则，并相应地转接呼叫。

基于云的电话服务会尊重您的偏好，在原始号码占线、离线或您的团队成员无法接听的典型情况下决定谁应该接听电话。

与传统的呼叫转移有何不同

基于 VoIP 的呼叫转接与传统的呼叫转接选项有很大不同。 选择前者将为您提供充足的灵活性、功能和定制能力。

传统的呼叫转接系统可能无法满足您公司的需求，但 VoIP 服务却不会。

以下是 VoIP 与传统呼叫转接的对比：

• 提供顺序响铃。 呼叫在到达目的地之前会在多个号码上响起。 例如，当有电话打来时，您的办公室电话先响铃，然后是您的手机响铃，如果您没空，则再响铃是您同事的办公桌响铃。
• 提供基于时间的路由功能。 根据一天中的时间将呼叫转接至号码。 例如，下班后的入站电话将转至您下班后的对应方。
• 有条件地转接呼叫。 根据线路状态或主叫号码等设定条件重定向呼叫。 例如，当重要客户拨打您的公司电话号码而您不在办公室时，您可以通过 VoIP 服务将其转接至您的个人号码或新号码。

传统的呼叫转移服务让客户端知道呼叫正在被转移。 Zendesk 2020 年的一项研究发现，部门之间的呼叫转移会激怒十分之七的客户。

Nextiva 等企业 VoIP 提供商可让呼叫转接变得快速、轻松，从而帮助您避免向客户提供此类体验。

业务呼叫转接的工作原理

商务呼叫转接通过三步流程来确保您接听重要电话：

1. 收到。 当有人拨打您的 VoIP 号码时，呼叫会通过 VoIP 服务提供商进行。 服务器准确地知道如何处理来电。 您可以根据业务需求对其进行编程。
2. 过程。 VoIP 提供商遵循一组规则来确定呼叫转接号码。 您可以随时转接电话或在无法接听时仅转接。 您的 VoIP 服务提供商会根据您的需求和偏好进行工作。
3. 连接。 通信平台将呼叫连接到设备、分机或外部电话线。 转接速度很快，呼叫者不会觉得有延迟。 但是，如果您设置了仅在您不接听时转接的规则，电话系统就会给您响铃。

对于更大规模的应用程序，例如在呼叫中心中，可以根据拨打的虚拟电话号码、自动助理选择和呼叫中心座席技能组来路由入站呼叫。 当呼叫中心代理不可用时，呼叫通常会被退回到呼叫队列中。

常见业务呼叫转接规则

对于大型企业和小型企业来说，转接呼叫的情况可能有所不同。

有些人可能会将其与呼叫路由、排队或交互式语音应答 (IVR) 配对，而另一些人则在度假和离开办公室时使用呼叫转接来重定向呼叫。

以下规则可帮助您根据您的偏好配置呼叫转接设置。

始终呼叫转移

您可以设置此规则以自动将所有来电转接至其他设备或号码。 当您长时间离开办公室（例如度假）时，该规则通常会有所帮助。

将 VoIP 设置为“始终呼叫前转”后，您可以用手机接听商务电话。

选择一个指定的号码，然后让您的 VoIP 服务提供商来处理其余的事情。 有些系统在转接呼叫时会通知原始号码。 您可以在 VoIP 界面上查看这些通知。

你可知道？ Nextiva 的 VoIP 允许您为用户、组或自动助理转接呼叫。 而且设置起来很容易——您自己看看吧。

选择性呼叫转移

根据设定的规则，您可以有选择地将单个呼叫路由到特定号码。

假设您要离开办公室几天，但想要确保接到主要客户的电话。 将他们的号码添加到 VoIP 并将他们的呼叫转接至您的手机。

借助 Nextiva 的 VoIP 呼叫转接，您可以在转接呼叫时收到回铃提醒。 它可以帮助您抓住潜在的有价值的机会，同时控制您对错过机会 (FOMO) 的恐惧。

以下是 Nextiva 如何帮助您转接特定客户的电话。

忙时呼叫转移

如果您正忙于另一个电话或只是需要一些停机时间，此规则有助于将呼叫重定向到另一个号码，甚至语音信箱。 当您禁用呼叫等待或商务电话系统处于请勿打扰 (DND) 模式时，它非常有用。

通过 VoIP 服务，呼叫者不会收到忙音，因为系统会快速将他们重定向到另一个合适的设备，无论是 iPhone、Android 还是任何其他设备。

无人接听时转接电话

您可以将 VoIP 服务提供商配置为在设定的响铃次数内无人接听时将呼叫转接至另一个号码。 它有助于防止呼叫者进入语音信箱并将他们与另一个人联系起来。

未接听的电话很容易给呼叫者带来糟糕的体验。 大约67% 的客户因无法联系到支持团队而沮丧地挂断电话。

当您有意识地尝试避免此类体验时，您的客户会感到得到更多支持。

以下是在 Nextiva 的 VoIP 上设置此规则的示例。 响铃三声后转接呼叫。

案例研究：了解88.7 The Bridge如何利用 Nextiva 加强呼叫转接并简化其通信管理。

无法接通时呼叫转移

有些事情是你无法控制的。 如果您的整个支持或成功系统因中断而关闭，您会怎么做？

如果原来的号码离线，您可以将呼叫转移到其他号码。 这可以帮助您始终如一地提供支持，即使在测试环境下也是如此。

位置转发

当某个位置发生中断时，在同一地理位置重定向客户就变得很棘手。 通过位置转发，您可以配置 VoIP 将某个区域内的所有呼叫转移到具有不同本地区域代码的其他办公室的设备。

呼叫转移有哪些业务优势？

呼叫转接有助于最大限度地提高生产力，尤其是当公司采用混合工作环境时。 它没有留下任何空间让呼叫溜过去。

以下是它为企业提供的其他一些显着优势。

• 方便。 您可以通过任何电话接听电话，让企业全天候畅通无阻。 当您的某些销售或支持人员停机时，您可以通过将呼叫重定向至团队的其他成员来为客户提供服务。
• 灵活性。 路由规则允许您根据自己的喜好调整 VoIP 服务提供商。 例如，系统根据一天中的时间或呼叫者 ID 转接呼叫。
• 支持分布式劳动力。 当团队分散在全球各地时，VoIP 呼叫转接可帮助您联系合适的人员，无论他们的物理位置如何。 您的 IT 或管理团队不需要将注意力转移到分配呼叫上。 VoIP 可以为您做到这一点，让 IT 团队更高效地完成他们最擅长的工作。
• 防止错失良机。 您的团队可能会停工，但这不适用于企业。 在帮助客户时退居二线可能会影响您的业务增长。 您无法承受客户的未接来电。 这些呼叫允许面向客户的团队在呼叫者表现出兴趣时与他们互动。 VoIP 呼叫转移有助于利用此类机会。
• 改善客户服务。 只有部分客户在解决买家和用户的疑问和问题时有耐心。 在这种情况下，您需要确保他们受到监督。 VoIP 将这些呼叫重定向到可用的座席，而无需多次转接或安排回叫。

案例研究： EagleRider使用 Nextiva 提供卓越的客户服务。 如果原始号码离线或无人接听，该软件可以帮助 EagleRider 将呼叫转发给他们在拉斯维加斯的团队。

增强呼叫转接的 VoIP 功能

通信管理需要更多的能力和功能来创建无缝的内部工作流程。 这些功能在简化公司整体业务通信管理时派上用场。

同时响铃

同时响铃会增加面向客户的团队接听电话的机会。 当人们呼叫时，每个已注册的设备都会同时响铃。 请记住，这不仅仅是办公室电话；而是电话。 这是您设置的每台设备。

通过同时响铃，您更有可能从其中一台已注册的设备快速接听电话。 例如，您的客服人员可以选择是通过桌面电话还是移动电话接听电话。

语音邮件到电子邮件的转录

VoIP 服务提供商将语音邮件消息转换为文本，同时将其发送到电子邮件收件箱。 它有助于记录保存，并让团队快速扫描语音邮件内容，而无需收听完整的音频。 它节省时间。 团队可以将节省的时间投入到进一步提高支持质量的活动中。

此外，可共享的语音邮件内容有助于团队更好地协调和协作。 即使不止一个人与客户互动，这也能保持上下文的一致性。

高级呼叫路由

高级呼叫路由将呼叫转给更有能力解决特定客户询问的人员。 您可以根据主叫方 ID 或一天中的时间等因素调整呼叫路由规则。

然而，能否提供有能力的支持专家可能会有所不同。 如果您利用呼叫转移技术将呼叫重定向至另一位专家，将会有所帮助。

Nextiva 的 VoIP 可让您创建更复杂的呼叫流程路径，以有效管理每个呼叫。

呼叫队列

每个面向客户的团队以不同的方式吸引客户。 当每个人都忙时，VoIP 软件会将来电添加到队列中。 它提供可定制的等待音乐或消息，鼓励呼叫者保持耐心。

将呼叫排队与呼叫转接相结合，将呼叫路由到下一个可以有效满足客户需求和用例的可用代表。

交互式语音应答 (IVR) 系统

IVR 系统允许呼叫者自行选择他们需要的部门或服务。 您可以将其与呼叫转移结合起来，将呼叫者路由到最适合其独特需求的业务线路或个人电话线路。 它不需要人工干预。

系统会自动将呼叫者转接到能够为他们提供支持的人员，为他们创造出色的体验。

立即开始转接业务电话

即使您的团队停运，呼叫转接也能保证您的业务正常运转。 它的灵活性可满足您的业务和客户需求，因此您不会错过任何一个节拍。

Nextiva 成为顶级商务电话系统是有原因的。 它提供呼叫路由、呼叫录音、呼叫队列和 IVR 等高级功能。 它易于设置和使用，使其成为超过 150,000家公司的热门选择。

从您开始使用 Nextiva 的那一刻起，您就会得到全力支持。 业务呼叫转接非常简单，您可以随时更改。

升级到最适合您企业的电话服务。 了解您的团队如何使用 Nextiva 更智能地工作。 立即获取免费、无义务的报价。