如何正确撰写商业道歉电子邮件（+ 模板和示例）

知道如何正确撰写商业道歉电子邮件是企业建立良好客户关系需要学习的技能。

仅仅写一封简短的“对不起”信是不够的。

在我们生活的快节奏世界中； 很容易忘记一个简单的错误会给您的客户带来多大的不便。 对您来说似乎是一个小问题可能会给您的客户带来压力。

他们依赖于你，他们希望产品或服务几乎完美。 当出现问题时，他们希望您能够快速而明智地采取行动以保持这种信任。

否则，您的业务关系将变得紧张，最终您将失去客户。

然而，迅速采取行动并写一封道歉电子邮件可以让他们开心。

在本文中，您将学习如何做到这一点。

您将学习如何为几种不同的情况编写商业道歉电子邮件，我们将涵盖您需要了解的所有内容。

当您完成阅读时，您将拥有示例和模板来赢回客户的信任。

听起来不错？

太好了，让我们从为什么开始。

为什么在出现问题时道歉很重要？

我们都会犯错; 这是生活中不幸的保证。 然而，我们对错误的反应方式是我们与其他人的不同之处。

如果一家企业搞砸了订单并责怪每个人，但他们自己，那么显然，这不会受到客户的欢迎。 他们会生气、心烦意乱，并可能将业务转移到别处。

不仅。

他们还会告诉他们的朋友和同事他们在贵公司的糟糕经历，这将导致负面评价。

或者，如果企业认识到错误并与客户联系，道歉并提出让事情变得更好，这将为所有相关人员带来更好的结果。

客户会满意，业务仍然会得到客户的尊重。

你永远不应该低估向你的客户和顾客说对不起的力量； 它确实有很长的路要走，您的大多数客户都会欣赏出色的客户服务。

根据 Small Business Genius 的说法，95% 的消费者首先将您的客户服务视为他们是否想与您开展业务的重要部分。

这里还有一些道歉的好处。

1. 建立品牌忠诚度。 如果您迅速有效地道歉，您的客户通常会忠于您。
2. 它有助于业务。 通过道歉，您首先了解是什么让客户感到不安，并且您可以使用它来确保他们和其他客户不会再次发生这种体验。
3. 缓解紧张。 当有人道歉时，你会欣赏这种姿态——《今日心理学》报道说，向感到失望的人道歉会产生一种欣赏的治愈情绪。
4. 表示你在乎。 客户看到你正在采取行动并把事情做好。 道歉会建立信任和信心，即您的公司正在做正确的事情。

你如何专业地道歉？

在道歉时，您需要包括某些事情并做一些事情。 如果您想给人以专业和真诚的印象，请确保您的道歉电子邮件具有并执行以下操作：

• 快速行动：你最不想做的事情是让你的客户认为你只是在道歉，因为你不得不这样做，因为有很多关于缺乏沟通的抱怨。 通过快速行动并解决问题表明您处于领先地位。
• 地址标题打开：解释发生了什么，并让他们知道您遇到问题的原因。 不要推卸责任！
• 按名字称呼他们：通过电子邮件道歉时，个性化是必不可少的。 HubSpot 报告称，当电子邮件个性化时，99% 的营销人员拥有更好的客户关系。
• 真诚：设身处地为客户着想，意识到不幸事件将如何影响他们。 使用同理心，让他们知道您认识到道歉电子邮件中造成的不便和痛苦。
• 承担责任：公司犯了一个错误，要纠正它，你需要举起手来承认你做错了。 不要找任何借口，即使是有效的，告诉他们你做错了，想要改进。
• 让他们明白：你承认错了，并道歉； 现在你需要向他们展示你将如何让事情变得更好。 向他们展示隧道尽头的光明——这就是我们将为您做的事情等。

道歉电子邮件模板和示例

您现在知道为什么在出现问题时道歉很重要，以及真诚地说对不起可以给您带来什么好处。

我们还讨论了专业道歉的关键方面以及道歉电子邮件中应包含的内容。

为了帮助您，我在下面列出了 8 封不同的道歉电子邮件。 它们包括您在业务中可能遇到的不同场景和问题的模板和真实示例。

向所有客户道歉

如果您遇到影响整个客户群的问题，那么您将需要向您的每一位客户发送一封电子邮件。

在像 Encharge 这样的营销自动化平台中，您可以将您的受众作为用户资料，并且您可以向所有客户发送一次性广播电子邮件。

下面的模板为软件产品的停机时间道歉，但您可以更改措辞以适合您的服务或产品。

这个问题给整个客户群带来了不便。

主题行示例：

• 我们要道歉 {{person.firstName}}
• 真诚的道歉{{person.firstName}}
• 我们很抱歉{{person.firstName}}

上面的模板在主题行和电子邮件正文中使用了个性化。 它解决了问题并向客户保证问题已经结束。

它还提供了一种善意的姿态，并提供了一份完整报告的链接，该报告解释了所发生的事情。

大多数阅读这封电子邮件的人都会让公司从怀疑中受益，并尊重他们与他们联系。

这是来自 Agolia 的一个示例，他们使用简短的电子邮件解决公司的停机问题。

向一位客户发送道歉电子邮件

接下来是一个模板，用于因投诉或仅影响他们的问题向一位客户发送道歉电子邮件。

此模板为向客户发送不正确的付款信息表示歉意：

主题示例：

• 请接受我们的道歉{{person.firstName}}
• 抱歉给您带来不便{{person.firstName}}
• {{person.firstName}}的道歉通知

电子邮件正文：

如果与您的品牌声音不符，您的道歉电子邮件不必是正式和枯燥的。 这是一封来自化妆品品牌 Bumble And Bumble 的带有折扣（作为象征性姿态）的道歉电子邮件的浅色示例。 请注意带有“boo-boo”的单词 play 以及他们的品牌名称，该名称也以两个 B 开头。

错误信息道歉邮件

这个简短的道歉模板非常适合在向一位或多位客户说抱歉时使用。

没有推卸责任，他们正在采取措施赢回他们的信任。

主题示例：

• {{person.firstName}}我们要道歉
• {{person.firstName}}真诚的道歉
• {{person.firstName}}我们真的很抱歉

电子邮件正文：

发送了错误的电子邮件？ 这不是世界末日。 事实上，这是一个展示您的品牌个性并向您的客户保证下次您会做对的机会。 就像 Filter Easy 中的这个例子：

为糟糕的服务道歉

糟糕的服务是许多客户和客户与他们正在使用的商业服务断绝联系的原因。

您需要向您的客户保证这是一次性的问题，并且您愿意加倍努力为他们做得更好。

此模板用于在客户收到不良服务后进行跟进。

主题行示例：

• 我们不能道歉 {{person.firstName}}
• {{person.firstName}} 我们道歉
• 最深切的歉意{{person.firstName}}

电子邮件正文：

来自名字

来自电子邮件

{{person.firstName}}我们道歉

嘿{{person.firstName}} ，

对于过去几周您从我们公司获得的糟糕服务，我想与您联系并道歉。

我理解这一定给您带来的挫败感和不便，并向您保证不会再发生这种情况。

我们已采取必要的措施，还退还了您过去一个月的订阅费。

为了保持我们的沟通渠道畅通，我想向您提供我的手机号码，所以如果您以后有任何问题，请直接给我打电话，我很乐意为您解答。

再次，对任何不便表示歉意。

温暖的问候

our name 。

有很多方法可以开始就服务质量差的道歉电子邮件。 以下来自 Evernote 的示例使用了一种不同的方法来通知客户事情会发生变化。 它是诚实的、深刻的和个人的。

迟交道歉

延迟交货会给您的客户带来压力和极大的不便。 通常，客户会请假坐下来等待交货，而当交货未到达时，他们会生气和沮丧，这是可以理解的。

您需要道歉并让事情变得更好，否则他们将来会在其他地方购物。

主题示例：

• 为延迟交付道歉 {{person.firstName}}
• {{person.firstName}} 抱歉迟到了
• 抱歉我们迟到了{{person.firstName}}

电子邮件正文：

上面的电子邮件是您发送的模板电子邮件的后续邮件，其中包含新的交付详细信息。

来自 7 Bridges 的模板电子邮件示例如下：

CEO就严重事件道歉

如果发生严重事件，那么您将需要正面解决问题。

这封道歉电子邮件需要稍长一些，并且应该链接到您网站上的一个页面，解释发生的事情以及公司正在采取哪些措施来解决问题。

下面的模板表示歉意，并对为保持客户更新所做的更多工作承担全部责任。

主题示例：

• {{person.firstName}} CEO 的道歉
• {{person.firstName}} 总经理致歉
• {{person.firstName}} MD 诚挚的道歉

电子邮件正文：

看看以下来自 Slack 的示例——他们发出的电子邮件涉及严重的安全漏洞：

不要忘记，在这种情况下，您需要主动告知用户是否应该采取任何措施来解决问题。 在下面的后续示例中，Slack 通过要求他们重置密码来确保所有用户帐户的安全：

为错误的发票道歉

没有人愿意支付超过他们必须支付的费用，因此当发票金额不正确时，客户会生气和困惑是可以理解的。

如果您迅速采取行动以减轻客户的担忧，这将有所帮助。

主题示例：

• 诚挚的歉意{{person.firstName}}
• 我们需要道歉 {{person.firstName}}
• 我们犯了一个错误{{person.firstName}}

电子邮件正文：

为逾期付款道歉

使用此模板为逾期付款道歉。 您可以将其发送给您的供应商或您的员工。

当付款迟到时，人们会变得急躁，这是一种自然的反应，所以要迅速采取行动，让他们放心。

主题示例：

• 逾期付款道歉{{person.firstName}}
• 抱歉延迟付款 {{person.firstName}}
• {{person.firstName}}请接受我的道歉

电子邮件正文：

写商业道歉邮件时要避免的5个错误

人们写道歉邮件时不可避免地会犯错误——有些是显而易见的； 有些不是。

看看下面，看看你的电子邮件是否犯了同样的错误：

错误#1：对不起，但是

写一封道歉的电子邮件不应该包含以下内容：

“我很抱歉，但。”

这句话会淡化道歉，让你之前说的话显得不重要。

如前所述，您应该举手并为错误承担全部责任。

错误二：责备他人

这个错误与第一个错误有关，因为责备他人不是承担责任。

当事情出错时，永远不要责怪其他人或环境。 是的，有一小部分事情是你无法控制的，但即便如此，玩“责备”游戏也不会给你带来任何好处。

您的客户也不会受到打扰。 他们想要的只是让你告诉他们问题已经结束。

错误＃3：为时已晚

始终尝试尽早道歉。 太晚了会激怒您的客户，他们会认为您的道歉是空洞的。

他们还会认为你只是因为抱怨你没有回应而道歉。

错误#4：听起来不真诚

你需要真诚地道歉。

带着衷心的担忧和失望写一封道歉邮件，让他们觉得你真的为所发生的事情感到抱歉。

错误#5：不提供激励

如果你写一封真诚的道歉，表达你对所发生的事情的遗憾和关心，他们很有可能会给你一次机会。

如果您向他们提供与您在一起的动力，例如折扣代码或服务升级，那么您将更多地增加宽恕的机会。

关于如何写商业道歉电子邮件的底线

您现在了解如何撰写商务道歉电子邮件，并且您拥有所需的一切。

本文中的信息使您可以为几乎所有事件写一封道歉电子邮件。

是的，您可能需要添加几行并编辑一些单词，但总的来说，模板和示例就是您所需要的。

在道歉之前，请记住行动迅速，真诚，并始终尝试了解您的客户和客户的感受。

如果你这样做，他们很有可能会给你第二次机会。