如何开始跟踪你的时间

将时间跟踪纳入您的日常工作可能是一项挑战，就像任何对您来说仍然陌生的做法一样。 无论您是想每周将工作时间添加到时间表中，还是每天使用计时器跟踪时间，都很容易忘记这样做。 至少，一开始。

在本文中，我们提供了 10 个技巧，可帮助您开始定期跟踪时间并将此活动养成习惯。

1. 清楚为什么要跟踪时间

除非你决定为什么要提前跟踪时间，否则采用这种做法会更加困难——所以，首先考虑你的原因：

• 您想跟踪时间以更准确地向客户计费吗？

时间跟踪可以帮助您更轻松、更准确地向客户收费。 例如，如果您向客户收取每小时 20 美元的费用，并且您跟踪某个特定项目的 20 小时，您会立即知道您需要为该项目的工作收取 400 美元的费用。

• 您想跟踪时间以分析您的生产力吗？

时间跟踪可以帮助您了解您在应该从事项目工作时真正花费的时间。 例如，也许你只认为你每天花 8 个小时专注于你的项目工作。 但是，您的时间结果可能会显示您将 5 个小时的时间花在电子邮件、会议上，或者只是在手机上拖延时间。

• 您想跟踪时间以评估您的盈利能力吗？

时间跟踪可以帮助您将花费在项目上的时间与从中赚取的钱进行比较，以了解您的时间和努力是否真的得到了回报。 例如，如果您为 20 小时的工作开出 400 美元的账单，但在此期间您在工作设备和互联网使用上花费了 500 美元，那么您实际上花的比赚的多，因此需要相应地提高您的小时费率。

• 您的公司是否要求您在工作时跟踪时间？

这第四个原因与公司政策有关，这使您自己不想跟踪时间。 但是，仅仅因为您没有决定自己跟踪时间，并不意味着上述福利不适用于您。 您仍然可以帮助您的公司准确地为客户开具账单，还可以通过对您团队的生产力和盈利能力的报告分析来改进业务流程。

一旦您了解了为什么要或需要跟踪时间，采用这种做法就会容易得多。

2. 定义您的时间跟踪例程

为了培养跟踪时间的做法，你需要决定一个成功的时间跟踪例程对你来说是什么样的——以及你应该采取什么方法来实现它。

定义时间跟踪例程的基础知识

首先，考虑何时要跟踪时间。 你会在工作时做，还是在完成工作时做？ 答案将阐明您应该如何跟踪时间：

• 您想在工作时跟踪时间吗？ 你需要用计时器来做。
• 你想在下班后增加时间吗？ 您需要手动完成，为您的项目和任务添加持续时间。

如果您想通过首先选择方法来构建时间跟踪例程，这同样适用：

• 你想用计时器跟踪时间吗？ 您需要每天这样做，采取预防措施，确保您在开始和完成工作时记得启动和停止计时器。
• 您要手动添加时间吗？ 在完成任务、项目、工作日或工作周后，您就可以完成它。 此外，通过手动添加时间，您还可以提前添加时间。 如果您按计划工作并且觉得有必要在您的时间跟踪软件中添加“1 月 4 日星期一 8 小时”，那么这可能是您日常工作的合适补充——即使它是提前一周。

为您的时间跟踪例程定义其他详细信息

一旦您决定何时以及如何跟踪时间，您需要注意以下细节：

您将如何使用计时器来跟踪时间？

• 你会在短暂的休息时停止时间吗？
• 您会分别跟踪项目中的不同任务吗？

如果你手动添加时间，你什么时候做？

• 当你完成每项活动？
• 在工作日结束时？
• 或者，也许每个星期五？

您将添加哪些数据进行分类？

• 你会定义和添加项目吗？
• 你会定义和添加标签和任务吗？
• 您会添加项目、任务和标签的组合吗？

一旦你回答了这些问题，你就会更清楚地了解你正在寻求什么样的时间跟踪程序。

3. 开始小规模的时间跟踪程序

为了开始跟踪时间，或定期进行任何练习，你需要意志力。

根据研究，意志力就像一块肌肉——你一整天使用它的次数越多，它就会越疲劳。 但是，考虑到随着时间的推移，肌肉越用力越强，进一步的研究表明，你越能增强意志力，你就越能坚持自己的习惯。

因此，与其从一开始就从头到脚地练习时间跟踪，不如从小处着手。

与其用计时器跟踪所有项目的时间和休息时间，不如向所有时间条目添加任务和标签，然后每周生成几种类型的报告，而是从定期手动添加时间开始：

• 在每个工作日结束时，花 5 分钟手动添加当天在特定项目上花费的时间（例如，“项目 A”为 3 小时，“项目 B”为 5 小时）。
• 暂时不要为添加任务或标签、定期生成报告或使用计时器跟踪每个单独活动的时间而烦恼。

根据 2009 年发表在《欧洲社会心理学杂志》上的一项研究，养成一个新习惯平均需要 66 天，最短需要 18 天。

因此，请对自己保持耐心，直到您开始定期遵循基本的时间跟踪程序，而无需多加考虑。

4.逐步引入时间跟踪的新方面

一旦您习惯了以较小的规模跟踪时间，就该扩展您的例程了。 例如，一旦您每天手动添加时间成为常态，您就可以开始：

• 增加休息时间
• 用计时器跟踪时间
• 为您的时间条目添加更多详细信息，例如任务和标签

此外，检查您的时间跟踪软件中的额外功能，并确定您希望在未来开始在您的日常工作中实施哪些其他元素。

努力一次适应每个功能，直到您将其自然地融入您的工作流程中。

如果您是一名经理，希望在您的团队中实施时间跟踪例程，那么同样的建议也适用——不要一次介绍时间跟踪的所有方面，并在团队调整时保持耐心。

5. 定义奖励系统以激励时间跟踪

生产力书籍《生产力计划》的作者克里斯贝利建议，每次成功养成一个好习惯时，你都会给自己奖励一个“习惯点”。 您也可以实施这样的奖励系统来鼓励自己追求时间跟踪的实践。

假设您有一个使用计时器跟踪项目时间、单独跟踪休息时间以及定期定义项目、任务和标签的做法——以下是您如何为流程的每个部分定义“习惯点”的方法：

• 开始工作时启动计时器： 5 分
• 在运行时间条目中添加描述、项目、任务和标签： 5 分
• 每次休息时停止计时器： 5 分
• 恢复项目工作时启动计时器： 5 分
• 为新项目启动计时器或休息，每次停止前一个项目的计时器： 5 分
• 在一天结束时停止最后一个计时器： 5 分

总共是每天 30 分——您可以在笔记本或电子表格中保留一份您每天用来评估结果的清单。

当您获得最高分时，一定要“兑现”这些积分——奖励对于培养习惯很重要，因为它们代表了一种外在的动力，旨在帮助您推进日常工作。

例如，每天勾选所有项目并获得 30 分，就可以在下班时看一集自己喜欢的电视节目或沐浴香氛。

6.将时间跟踪与您已有的练习联系起来

如果你已经有一个既定的工作程序，你可以将时间跟踪与现有的工作习惯联系起来——甚至使用你的时间跟踪器来跟踪你执行上述习惯所花费的时间。

例如，如果您倾向于在上午 9:00 开始工作时第一次回复电子邮件，然后在下午 4:30 开始第二次，那么在您完成一天的工作之前，将此练习与时间跟踪结合使用.

如果您在工作时跟踪时间，请在上午 9:00 打开第一封电子邮件之前启动计时器，并在下午 5:00 回复当天的最后一封电子邮件时停止计时器。 这同样适用于手动时间跟踪 - 只需在工作日结束时完成电子邮件工作后添加您的工作时间。

如果您想开始使用时间跟踪软件，最好将它与您使用的其他软件配对 - 时间跟踪软件通常提供与人们已经定期使用的流行应用程序的集成，所以这应该不成问题。

例如，如果您使用 Trello 来管理您的项目并跟踪您完成任务的进度，您可以寻找时间跟踪扩展程序，它将在您的 Trello 卡片中添加一个时间跟踪按钮。

假设您已经习惯在名为“待办事项”、“进行中”和“完成”的列之间移动 Trello 卡片，以表明您的任务进度。

当您将卡片从“待办事项”列移动到“进行中”列时，只需将该活动与单击时间跟踪按钮的活动配对即可。

同样，通过在卡片中设置时间跟踪按钮，您还可以更轻松地记住在将卡片从“进行中”列移动到“完成”列时停止计时器。

7. 标记您成功执行时间跟踪程序的日子

在您仍在建立时间跟踪实践的最初几个月中，有一个日历可以跟踪您的努力。 这个建议源于流行的生产力和时间管理技术，称为“Seinfeld 方法” ，您应该按如下方式实施：

• 在你的工作场所挂一个日历。
• 无论您的时间跟踪例程需要什么，每天当您按照规定执行时，都为那一天打一个“X”。
• 如果您每天跟踪时间，带有“X”的天数将会增加。
• 很快，您将建立一个标有“X”的日子链，这将展示您对时间跟踪的承诺，并激励您避免错过一天，从而“打破链条”。

当然，如果您确实错过了一天，请不要担心。

根据詹姆斯·克利尔的说法，如果你尽快回到正轨，养成习惯中的个别错误并没有多大意义。 因此，如果您忘记使用计时器跟踪一天的时间，这并不意味着您之前对练习的所有承诺都是徒劳的。

首先，您始终可以手动添加错过的时间。

其次，你总是可以更好地按照明天的预期来执行你的时间跟踪程序。

8.创造一个鼓励你跟踪时间的工作环境

有助于确保您跟踪时间的最佳预防措施是建立一个鼓励您从工作日开始就进行练习的环境。

首先，您可以将您的时间跟踪软件的网站设置为启动页面，即启动浏览器时首先出现的那个。 如果您在 Google Chrome 中工作，则只需执行几个步骤即可启用此功能：

• 单击 Chrome 浏览器页面顶部的三个点以获取更多选项
• 选择“设置”
• 在“启动时”下，选择“打开特定页面或一组页面”
• 单击“添加新页面”并输入 https://clockify.me/

现在，每次打开浏览器时，系统都会提示您考虑跟踪项目、任务甚至某些日常活动的时间。

作为另一种解决方案，您还可以跨设备安装时间跟踪应用程序，这样每次打开设备时，您的桌面和/或手机上都会显示该应用程序的图标。 仅在您的工作文件夹和文件旁边出现该应用程序就可以进一步提醒您应该跟踪时间。

9. 寻找责任伙伴

美国培训与发展协会的研究表明，如果人们向另一个人承诺，他们实现目标的可能性会增加 65%。 此外，同一项研究表明，如果人们与问责制伙伴定期召开会议讨论某个目标，他们成功实现目标的可能性会高出 95%。

正如您可能猜到的那样，您可以在您所做的任何事情中实施这种问责制做法，包括时间跟踪：

• 如果你是一名员工，你可以采取主动，在你的同事中找到一个问责伙伴。
• 如果您是负责跟踪时间的人员的经理，您可以自己分配这些合作伙伴。

无论哪种方式，问责制合作伙伴都可以在周末定期举行 10 分钟的会议，以评估他们是否遵守规定的时间跟踪程序，甚至讨论一些改进的想法。

10. 如果你在管理层，为时间跟踪树立个人榜样

如果您是一名经理，并试图将时间跟踪纳入团队的日常工作，那么鼓励他们培养这种做法的最佳方法就是为他们树立个人榜样。 毕竟，除非经理愿意努力跟踪工作时间，否则期望这种习惯能与团队保持一致是否现实？

首先，考虑您要建立的时间跟踪例程。 向您的团队解释您的期望，并宣布您也将以同样的方式跟踪时间——并信守诺言：

• 您是否希望您的团队不仅跟踪项目时间，还跟踪与项目相关的任务？ 在跟踪时间时，请确保您还区分了您正在处理的与项目相关的任务。
• 您是否希望团队将标签添加到您已经向客户开具发票的时间条目中，以便在您的时间跟踪存档中将它们标记为此类？ 确保始终将“发票”标签添加到您自己的时间条目中。

通过与您的团队一起跟踪时间，您将使他们更愿意自己采用这种做法。

包起来

与您希望将其纳入日常活动的任何练习一样，培养跟踪时间的习惯需要一些耐心。 一旦您了解了为什么要首先跟踪时间以及您希望培养什么样的例程，请从基础开始，并逐步引入其他时间跟踪元素。 建立一个鼓励你跟踪时间的工作环境，不要忘记跟踪你的进步，奖励你的成功，并确保你对实践负责。 还建议经理以身作则，并与他们的团队一起跟踪时间。 由于所有列出的努力和举措，时间跟踪可能会成为您日常工作中的常规自然元素。