更好的 BI 报告的 7 个最佳实践

BI 报告是任何 BI 实施中最重要的方面之一。 如果设置不当，这些报告可能会造成混乱，甚至在某些情况下会误导他们自己的最终用户。 换句话说，该系统可能对最需要它的人没有意义。

另一方面，精心设计的 BI 报告和仪表板可以帮助您快速获得关键见解并发现数据中的隐藏模式。

在为您的组织设计 BI 报告时，请记住以下七件事，以最大限度地提高报告的回报。

1. 确定报告要求

第一步是为您的报告列出所有利益相关者、决策者和最终用户的详尽清单。 这将使您清楚地了解可交付成果的目标受众。

安排与相关利益相关者的面谈（通过面对面会议、电话或 Skype），以从他们那里收集所有报告要求。 这些会议应该包括所有将定期查看您的 BI 报告的高管、经理和数据分析师。

您可能无法同时与所有利益相关者会面。 在这种情况下，请避免使用书面规范或电子邮件。 相反，安排一系列面对面的会议并跟进每个用户组，以完全确定所有需求。 这将帮助您发现冲突甚至矛盾的需求并提前解决，从而节省大量时间。

2. 确定每个 BI 报告的 KPI 和指标

接下来，创建要在每个 BI 可交付成果上显示的 KPI 和指标的列表。

安排与相关利益相关者的访谈，以了解他们希望在报告中看到的内容。

大多数企业已经制定了报告流程。 只是用户对它不满意，要么是因为它没有提供所需的信息，要么是因为它是一个容易出错的 Excel 工作簿系统，需要手动准备或使用临时脚本。

关键是分析他们当前的报告系统，以了解他们当前正在跟踪的内容，并确定需要改进的领域。 避免直接询问他们希望在报告中看到什么。 它只会让最终用户感到困惑。

如有任何疑虑，请返回利益相关者讨论可能的后续步骤。 这将需要两到三个迭代，但最终您的用户将对您的 BI 报告中的预期内容有一个很好的了解。

3. 为每个指标选择正确的可视化

人们在视觉呈现信息时最常犯的错误之一是使用错误的图表或可视化。 它不仅传达了错误的信息，而且在某些情况下，甚至可能导致混乱。

这是两个显示相同信息的图表。 你觉得哪个更直观？

选择支持基础数据的可视化

在第一个图表中，查看者必然会在图表图例和饼图之间来回浪费时间。

另一方面，即使不查看实际数字，第二张图表也可以轻松发现销售趋势。

对于每个指标，必须选择支持数据中基础消息的可视化。

下面是一个流程图，可帮助您决定使用哪种可视化来呈现您的 KPI 和指标，具体取决于它们包含的信息类型。

为您的数据找到合适的图表（来源）

4. 布置 BI 报告中的报告元素

一旦您确定了要在报告中显示什么（指标）以及如何显示（哪种可视化），就该以易于理解的方式安排它们来设计您的报告模型了。

我们从各种眼动追踪研究中得知，当人类阅读网页时，我们的眼睛从页面的左上角开始。 当我们阅读页面内容时，我们的眼睛会从左向右移动，形成 F 形或 Z 形图案。

关键是利用这种自然的阅读模式来以直观的方式呈现信息。 在报告的左上角显示最重要和最紧急的信息。 低优先级和变化缓慢的信息应显示在报告的下半部分。

在报告的左上角显示重要和紧急信息

以下是设计不佳的 BI 仪表板的示例：

设计不佳的 BI 仪表板

前两个图表（“按年初至今收入排名前 10 位的客户”和“按年龄组划分的用户数量”）不会经常变化。

另一方面，“每月注册”和“每日指标”等频繁变化的表格被放置在底部。

因此，最终用户每天查看此报告时，必须先浏览前两个图表，它们大部分时间看起来都一样，然后才能看到定期变化的信息。

5.突出关键信息

BI 报告包含大量信息，并且很快就会在视觉上分散注意力。 使用视觉提示引导软件用户找到正确的数字和趋势。

使用正确的颜色是在 BI 报告和仪表板上突出显示关键信息的有效方法。

例如，当您查看以下仪表板时，您的眼睛会看向哪里？

使用颜色来吸引报告用户对关键信息的关注

也许您查看了右下角的饼图或左上角区域的折线图，因为它们的颜色。 这正是这张图表应该激励你去做的事情。 话虽如此，请避免使用太多颜色，因为它会导致视觉噪音。

同样重要的是要记住，有些颜色比其他颜色更引人注目。 因此，如果它使特定图表或可视化脱颖而出，那么根据格式塔原则，我们会更加关注该报告组件并尝试找出它为何不同。

例如，下面的两个图表显示了相同的信息：

使用颜色突出显示图形或图表中的信息

但是，第一个图表中的附加颜色不提供任何附加信息。 相反，它们让我们思考“绿色是否意味着十月发生了好事？”

在第二个图表中，使用单一颜色告诉我们所有条形都测量相同的指标（即销售额）。 它还有助于我们了解销售趋势并进行比较。

因此，关键是策略性地使用颜色来突出显示 BI 报告中的关键信息，并抑制不重要/不紧急的信息。

6. 将相关的 KPI 和指标组合在一起

由于 BI 报告用于获取见解并采取行动，因此它们帮助最终用户快速在数据中建立联系非常重要。

最有效的方法之一是将相关信息分组并将这些信息放在一起。 看看下面的仪表板：

将相关信息组合在一起以显示连接

在上述仪表板中，图表的颜色和位置可以让您快速了解和比较相关信息：

1. 第一行包含有关整体指标的信息，例如收入、利润、市场份额
2. 第二行显示有关单个产品的销售指标
3. 第三行呈现区域销售信息

同样，如果您将相关信息放在很远的地方，可能会导致混淆并使用户难以看到联系。

7. 在模型上签字

一旦您对模型感到满意，请返回利益相关者并获得他们的批准，因为他们将定期使用您的报告。

确保他们了解您的报告中提供的信息，以及如何使用它们。 例如，如果您的报告具有下拉、归档和向下钻取等交互式功能，那么请确保最终用户知道如何使用它们来获取他们需要的信息。

这是一个迭代过程，可能需要数周甚至数月的时间，因为利益相关者可能不确定他们希望在报告中看到什么，或者他们希望如何呈现。 建议限制报告审查会议的数量并提前沟通。 例如，我们通常在一到两个月的时间内与客户进行多达三个报告审查迭代。

最重要的是，为您的模型获得正式的书面签字，以便您可以开始构建实际报告。 这将帮助您避免可能会延迟您的项目的不必要的迭代。 否则，您将在整个实施过程中不断收到变更请求。

把它包起来

精心设计的 BI 报告使最终用户能够轻松获得他们需要的信息以更好地完成工作——无论是监控日常运营、运行临时分析以调查问题，还是探索数据以寻找新的增长机会。

关键是要了解你的目标受众——他们是谁，他们面临什么问题，他们想要什么信息，以及他们将如何使用这些信息。 弄清楚这一点后，以使最终用户能够快速得出见解并做出决策的方式呈现信息。