金融分析师 Ben Cole 如何使用 Clockify 进行时间限制

很多人都在拼命逃避纳税，更不用说对金融业充满热情了。

然而，一些聪明的头脑有处理数字和沉浸在所有金融事物中的诀窍。 ERP Connect Consulting 的总裁 Ben Cole 就是其中之一。

您可能想知道我们是如何想到这个话题的，尤其是 Ben。 好吧，他最近在他的一篇社交媒体帖子中提到了 Clockify。

反过来，这让我们很想知道他是如何在他所在部门的耗时、永无止境的待办事项列表中组织起来的。 尤其是考虑到他离开了一家规模庞大、信誉卓著的公司去创办自己的公司。

所以，我们做了我们一直做的事—— 我们收集了所有的方法和原因，并与该人本人坐下来问了所有这些问题：

• 为什么本选择自己当老板，
• 他如何处理日常工作，
• Ben 在他的工作中有什么时间阻塞，以及
• 为什么他已经使用 Clockify 2 年了。

让我们开始吧！

Ben Cole：一窥金融分析师的生活

Ben 喜欢将自己描述为忙碌、忙碌、忙碌的金融专业人士。 这并不是他夸大了他的工作量。 相反，他经营着一家成功的公司，拥有近十几名员工，需要照顾许多客户。

简而言之，Ben Cole 是 ERP Connect Consulting 的总裁，其中ERP代表企业资源规划。 这是行业术语，表示他们创建的软件：

• 计划，
• 预算，以及
• 报告公司的财务结果。

今天，本在德克萨斯州达拉斯工作和生活。 然而，他拥有丰富的职业生涯。 那么，让我们快速回顾一下他目前的努力之前发生了什么。

Ben 毕业于德雷克大学，获得金融和信息系统双学位。 从那以后，他一直沉浸在金融世界中。

“我于 2016 年开始涉足 ERP 领域。我在一家大型公共会计师事务所工作了 5 年，然后在德克萨斯州奥斯汀的一家小型初创公司工作。”

但 Ben 不是典型的几乎无法维持工作与生活平衡的金融技术人员。 事实上，他与即将结婚的未婚妻关系稳定，几个月后他就要结婚了。

同样重要的是，与他以前的工作不同，他现在可以决定他想在工作环境中灌输的价值观。 根据 Ben 的说法，最重要的公司价值观包括：

• 质量，
• 透明度，和
• 效率。

但无论如何，你可能想知道他为什么决定辞去大公司的工作，成为自己的老板，并建立自己的事业。

让我们找出答案！

为什么本成为个体经营者

与他的一些同龄人不同，本认为他可以自己成长得更快——而不是成为一家知名公司的一部分。 正是这种信念使他走上了一条不同的道路。

“促使我跳槽的主要原因是我所处的环境。对于所有公司类型的交易，都有所有的制衡； 你必须等待轮到你才能得到你想要的晋升或加薪。”

相比之下，本的公司采用的是直接薪酬模式。 简而言之，这种模式意味着员工根据他们生产的东西获得报酬——也就是说，他们根据他们为公司带来的东西来赚取报酬。 但是，更值得注意的是，Ben 相信这种方法有助于发展团队以充分发挥其潜力并培养持久的技能——这些技能将使每个人的工作前景都经得起未来考验：

“如果一切都不顺利，[公司业务] 没有成功，我仍然具备为我之前工作过的任何类型的公司工作的技能和技术知识。”

Ben 如何处理他的日常工作量

大多数成功人士都有一个系统，可以让他们成功。

同样，Ben 是一位忙碌的金融专业人士，每天需要处理多项任务和项目。 但没有两天是一样的。

“老实说，每天都有点不同。 今天早上我醒来，为了让血液流动而进行了快速锻炼； 并进行了一次内部电话会议，要求审查我们应用程序的一些开发部分。”

但是，在他完成了整个上午的回顾和充满活力的活动之后会发生什么？

“今天下午晚些时候，我接到了几个客户电话，另一个项目本周开始。 我认为最重要的是顺应变化并灵活地倾向于最高优先级的项目。”

由于他的工作量很大，我们很想了解 Ben 在他的工作日中最突出的绊脚石。

“我认为最大的障碍是意外。 所以，现在，我今天还有 6 或 7 个会议。 但你永远不知道什么时候有人会打电话来需要一些东西。”

除了源源不断的传入请求，Ben 还得凑合着使用我们称之为时间的有限资源。 因此，他认为必须将重要的事物与其他事物区分开来。

“时间永远是你最大的资产。 你没有得到更多； 真正能够确定这些项目的优先级，看看你现在需要做什么，什么可以等待，真正努力不偏离轨道。”

这为我们向 Ben 发送的下一个问题奠定了基础。 你猜对了：优先级！

Ben 关于设置优先级的想法

为了让他开始从事他所在行业（以及任何其他行业）中可以说是最重要的事情，我们谈到了区分优先事项和非优先事项。

“我是一个有待办事项清单的人。 有时，待办事项列表甚至会失控。 我的待办事项清单通常有 20 或 30 项。”

但是 Ben 有办法解决对他的时间越来越多的需求。

“我总是尝试使用称为‘今日前三名’的[概念]。” 我从字面上写下我今天想完成的 3 件事。 一天结束时，我会看看[并问自己]：我的一天成功吗？ 做到这三点就成功了。 我不知道会发生什么 [但我总是] 高度关注并优先考虑前 3 名。”

Ben 说，当他完成那些最重要的任务并创建反馈循环时，他会很高兴。 然而，有趣的是，他更喜欢在便利贴上记下他的重要事项。

“我非常支持在纸上写下来，因为它真的会迫使你去做——无论是前 3 名还是前 5 名。我认为这就像设定目标。 如果你把目标定得太大，以至于你知道自己永远无法实现，那它们就不是真正的目标，对吧？”

他认为专业人士需要对他们的目标持现实态度，因为做某事却没有取得任何进展……这又有什么意义呢？

在 Ben 故事的最后一章中，我们讨论了一些经过时间考验的生产力技术以及 Clockify 如何适应。

追踪时间：改变 Ben 工作生活的游戏规则

金融专家和一家成长型公司的总裁的生活可能会很累。 去搞清楚！

但严重的是，Ben 必须为重要的事情安排时间，并处理次要的小事情。 一整天，每一天。为了始终保持高效，Ben 需要高效且有效地处理他的工作量。 而且他也没有声称兼顾个人和职业抱负是在公园里散步。 恰恰相反。

“‘我会说，在[我的个人生活和职业生活]中最大的重叠是我非常忙。 无论是尝试创造新产品或吸引新客户，还是只是想跟上我的个人生活，因为我有一个未婚妻，我们有一只猫和一只狗； [并且]我喜欢打高尔夫球，也喜欢滑雪。”

如此多的压力和混乱的治疗方法？ 与其他平台一起，Ben 发现 Clockify 是一种实用工具，可以帮助他在一天结束时感觉自己已经完成了很多工作。

不管怎样，这是 LinkedIn 帖子的预览，它激发了我们采访 Ben 的兴趣。

不出所料，我们很好奇 Ben 是如何遇到 Clockify 的，以及他的团队在过去 2 年中使用我们的时间阻塞应用程序获得的好处。

Ben 是如何发现 Clockify 的

近十年来，Ben 一直在金融领域蓬勃发展，使用许多强大的工具来改进工作流程。 但他表示，在选择 Clockify 之前，他不好意思提及自己选择的时间跟踪平台。 剧透警报——是 Excel。

“我开始创业后大约 3 个月，我们开始使用 Clockify。 我的一位同事向我介绍了该工具。 他有一个 Clockify 与 Business Central 集成的原型。”

最重要的是，有用的集成（Clockify 和 Business Central 之间）让 Ben 意识到 Clockify 可以成为他工作中的游戏规则改变者。

为什么 Ben 认为 Clockify 可以节省大量时间

Ben 觉得他很快就采用了 Clockify，因为他当时是一个单人团队。 但他认为，任何大型员工都可以很容易地接受这个工具——只要你尽早开始入职流程。

“我最重要的事情是在您需要之前实施这些工具，因为让其他人上手要容易得多。 如果你有 10 名员工都在 Excel 中工作，然后你试图让他们去 Clockify——这仍然是可能的，而且可能不太困难——但[事先做到]要容易得多。”

通过 80 多个集成，Clockify 可与各种应用程序无缝协作。 Ben 说，他对与 Business Central 的集成每周为他节省时间感到非常高兴。

“它可以无缝运行，现在每周可以为我节省 4 个小时。 [以我们团队目前的规模]，我可能需要一整天的时间[手动完成]。 我知道这需要 4 个小时，因为过去只有我在 Excel 中做这件事时需要 2 个小时。 从那以后我们已经有 10 次 Xed 了。”

除了为 Ben 节省大量时间外，Clockify 还使他可以轻松地在平台内创建发票并将其发送给客户。

“我无法想象我们的组织没有 Clockify，因为它需要所有时间条目并将它们直接放入我的财务系统的发票中。 然后我只需点击一个按钮，它就会将我所有的发票通过电子邮件发送给我的客户。”

Ben 最喜欢的 Clockify 功能

Clockify 为个人和企业提供了许多方便的功能，可以轻松改进工作流程。 从跟踪时间到报告和导出数据，Clockify 让您更有效地管理您的时间。

那么，让我们看看 Ben 在与客户和团队成员合作时发现哪些功能最有帮助。

功能 #1：时间限制 + 日历集成

Ben 说，日历阻塞对他繁忙的日程安排来说是一个很好的安排。

“我有这个会议，我可以将其标记为管理会议，然后我可能要举行的下一个会议是收费的客户会议。 所以，[能够]使用它是有帮助的，在一天结束时——进入 Clockify 并从字面上单击每个日历事件。”

更重要的是，日历视图功能允许 Ben 的团队透明地工作并获得他们的任务、活动和事件的清晰图像。 除此之外，Clockify 让他的公司更快、更轻松地获得报酬——零摩擦。

“基本上，将其转换为可计费的客户时间条目或管理条目——Clockify 会跟踪每个人的工作时间。 所以日历绝对是我使用的第一件事。”

然而，视觉上吸引人的活动布局并不是 Ben 唯一喜欢 Clockify 的地方。 他还使用日历作为时间块计划器和生产力强国。

有趣的是，Ben 通过在他的日历上创建 30 分钟的块来快速存储即将发生的事件或任务。 他使用简单的描述，如X、Y、Z 客户端。 这为他创造了奇迹！

更重要的是，Ben 将日历视图用作第二个大脑，因为它允许他和他的团队根据需要跟踪许多不同的事情。

“在疯狂的一天，很难记住你参加过的 15 场不同的会议。 相反，它们已经在我的日历上了。 我只是去点击它们。”

总的来说，Ben 对 Clockify 很满意，因为它每个月为他和他的企业节省了几十个小时。

功能 #2：进出打卡

Clockify 让 Ben 的团队避免做最烦人的事情之一——计时。 因此，我们请他在现实生活中给我们两分钱。

“对于从事专业服务的任何人来说，您最不喜欢的事情就是随时进入时间。 您最不想做的就是花 15 分钟手动输入所有时间。 因此，Clockify 使我和用户端的流程化变得非常容易。”

借助此功能，Ben 可以轻松跟踪员工出勤情况并获取签到和签退报告。 但最重要的是，他的团队可以方便地在任何设备上在线或离线计时。

功能 #3：自动提醒

Ben 可以做其他更重要的事情，而不是追着他的团队成员做时间记录。 如何？ 好吧，Clockify 为他完成了这项工作，并向团队成员发送自动提醒。

“Clockify 具有提醒人们提交时间的强大功能。 所以，我不必跟进任何人。 Clockify 为我做到了这一点，就人们投入时间的速度而言，我看到了非常好的回报。”

要像 Ben 每天一样设置提醒，您需要做的就是选择您的：

• 工作时间和工作日，以及
• 您希望 Clockify 向您发送提醒的时间。

就是这样！

功能 #4：报告

Ben 乐于谈论的另一个巧妙功能是 Clockify 报告。 此添加帮助他的团队管理项目并了解每个人最近都在做什么。

除了避免浪费时间外，独特的 Clockify 报告功能还让 Ben 通过在整齐的报告中获取跟踪时间（甚至计费时间）的完整摘要，了解他的团队在哪里以及如何花费时间。 您的团队需要做的就是使用实时跟踪器记录时间或在时间表中手动记录时间。

Ben 解释了这些报告如何让他能够掌控公司庞大的工作量。

“如果有人在星期一没有任何时间[打卡]，我可以看到； 从项目管理的角度来看，它帮助我说“你不再那么频繁地使用了”。

周二早上，Ben 可以查看周一的报告，了解谁在做什么以及做了多长时间。 如果他注意到一些员工在某些任务中表现不佳，他可以换档并分配不同的项目。

总结：使用工具专注于最重要的任务

采访本真是太棒了！ 如果你仔细观察，你会发现他从丰富的经验中分享的一些主题和简短的教训。

因此，这里有一些您可以在生活和工作中使用的要点：

• 如果你认为一家公司阻碍了你的成长，请退出，
• 即时完善您的技能，为您的工作前景提供未来保障，
• 建立价值观以推动员工的行为和绩效，
• 跟踪员工花在任务上以获得最大利益的时间，
• 依靠工具而不是依靠人来记住事物，并且
• 自动化工作流程以获得长期成功。

无论如何，我们很高兴 Clockify 帮助 Ben 和他的团队提高了他们的工作效率。

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