如何更高效地完成任务

效率是生产力的 10%。 我在为这篇博文做研究时偶然发现了这句话。 让我们详细说明一下。 效率意味着快速完成任务并把它们做好。 另一方面，为了提高工作效率，您需要始终如一地处理您的重要任务。 因此，在某种程度上，高效是您生产力的重要组成部分。

现在，当您似乎无法以更快的速度完成日常任务（不影响其质量）时，您可能会感到沮丧。 但是，好消息是您可以学习如何更高效地完成任务。

在本文中，您将了解：

• 高效工作意味着什么，
• 如何专注并完成工作，
• 如何在工作中更有效率和效率。

工作效率高是什么意思？

你熟悉那些打字很快，脸上带着自信笑容的电影场景吗？ 这些场景通常伴随着欢快的钢琴音乐。 当我想到效率时，我在脑海中看到了这张图片。

当谈到工作场所效率时，它涉及的不仅仅是前面提到的有趣的环境。 工作场所的效率意味着员工以适当的方式执行正确的任务，而不会浪费太多时间或精力。 通过这种方式，员工可以通过提供更多高质量的产品/服务来帮助他们的客户/客户。 因此，员工帮助他们的业务发展。 此外，高效的员工也很有生产力，因为他们知道如何管理他们的任务并按时正确地完成所有任务。

你怎样才能集中精力完成工作？

让我们看看无论您的工作职位如何，您都可以做些什么来保持专注并轻松完成工作。

短时间工作，然后快速休息

根据伊利诺伊大学的研究，“从一项任务中短暂转移注意力可以显着提高一个人长时间专注于该任务的能力。” 因此，当开始完成一项任务时，请务必在短时间内完成 20 到 30 分钟，然后短暂休息 5 分钟。

您可以尝试番茄工作法，它包括 25 分钟的工作会议（番茄工作）。 每节课结束后，休息 5 分钟。 完成四次工作后，您可以有更长的休息时间，大约 30 分钟。 如果您认为 25 分钟对于您的任务来说太短了，您可以通过 90 分钟的番茄来组织您的工作。

在这些番茄钟期间将注意力集中在任务上将提高您的效率。

跟随你的昼夜节律

昼夜节律是一个 24 小时的周期，它的名字来源于拉丁语“circa diem”，意思是“一天左右”。 昼夜节律调节您的精神和身体系统。 此外，您的专注能力取决于您的昼夜节律。 有些人在早上头脑清醒，而另一些人则在下午或晚上茁壮成长。

为了更有效地完成日常任务，您应该根据自己的昼夜节律安排一天。 如果您想更多地了解您的昼夜节律，请务必跟踪您的注意力至少两周。 例如，您可以在一天中以 1 到 10 的等级写下您的能量水平。 然后，将最重要的任务安排在最高警觉期。 把那些不太重要的任务留给你能量水平较低的时期。

拥抱走神和闲散

做白日梦可以有益并让你更有效率吗？ 令人惊讶的是，是的。

Manoush Zomorodi 在她的书《无聊而聪明：如何疏散你最有生产力和创造力的自我》中谈到了走神的重要性：

“当我们走神时，我们会激活一种叫做“默认模式”的东西，即我们解决问题和产生最佳想法的心理位置，并参与所谓的“自传式计划”，这就是我们理解我们的世界和我们的生活并设定未来的目标。”

她还指出，当我们抽空时，就是我们进行原创思考的时候。

因此，在做重复性任务或休息时让自己做 10 或 15 分钟的白日梦。 这样，您会想出新的方法来处理您的问题或复杂的任务，从而提高您的效率。 此外，在会议期间或处理具有挑战性的任务时，您将更加专注于工作。

除了走神之外，闲置对你也很有价值。 以下是散文家兼漫画家蒂姆·克雷德 (Tim Kreider) 在加州纽波特 (Cal Newport) 的著作《深度工作：在分心的世界中集中成功的规则》中解释闲散的好处：

”懒惰不仅仅是一种假期、一种放纵或一种恶习； 它对大脑就像维生素 D 对身体一样不可或缺，如果没有它，我们就会遭受像佝偻病一样毁容的精神折磨……矛盾的是，它是完成任何工作所必需的。”

但是，如果你太忙了，你似乎不能浪费任何时间闲着呢？ 以下是 Cal Newport 在本书中提出的建议。

”在工作日结束时，将工作问题的考虑推迟到第二天早上——不要在晚餐后检查电子邮件，不要在脑海中回放对话，不要计划如何应对即将到来的挑战； 彻底关闭工作思维。”

纽波特补充说，停工的好处之一是“停工有助于补充深度工作所需的能量。” 而且，正如纽波特所定义的，深度工作是“优化你表现的工作类型”。

如何在工作中更有效率和效率？

如前所述，效率和有效性之间存在差异。 当你有效率时，你会以一种快速而有条理的方式完成你的任务。 另一方面，当你有效时，你会得到想要的结果。 正如您可以想象的那样，当涉及到您的工作任务时，您需要在这两个领域都表现出色。 让我们来看看在工作中高效和有效的最实用技巧。

首先将注意力集中在最重要的任务上

在每一天的开始，想想当天最重要的任务。 此外，尽量现实一点，写下最多三个你必须在一天结束前完成的任务。

心中有一个明确的目标并摆在您面前，这将帮助您保持正确的轨道并提高您的效率和生产力。

试试艾森豪威尔矩阵法

学习优先级的最有用的方法之一是尝试艾森豪威尔矩阵技术。 这种时间管理方法将帮助您区分重要和不重要的任务。

艾森豪威尔矩阵法包括四个时间象限：

1. 重要而紧迫的任务，
2. 重要但不紧急的任务，
3. 不重要但紧急的任务，
4. 不重要也不紧急的任务。

所以，第一象限的任务是你的优先事项。 完成它们后，从第二象限处理它们。 说到第三象限，你应该把这些任务委派给你的同事。 最后，应该消除第四象限的任务。

由于这种方法可以帮助您更清楚地了解您的工作日，因此艾森豪威尔矩阵技术也可以改善您的时间管理。 因此，您的任务将更加高效和高效。

花一些时间进行深入的工作

前面提到的深度工作在涉及要求苛刻的任务或对您的工作职位至关重要的任务时起着至关重要的作用。 当您需要完成这些任务时，您需要集中注意力，并应不惜一切代价避免分心。

例如，由于我是一名内容作家，我的深度工作包括写博客。 为了能够进入深度工作的心态，我更喜欢听一些古典音乐或电影配乐。 这些音乐流派帮助我保持高效并完成博客的写作。

现在，如果你在保持注意力和深入工作方面遇到困难，纽波特建议以下深度工作仪式：

• 选择您将在哪里工作以及工作多长时间。 您需要为您的深度工作时间找到一个安静的位置。 此外，如果可能的话，将您（家庭）办公室的特定部分专门用于深度工作。 例如，如果您在家工作，可以选择会议室、安静的图书馆或舒适的扶手椅。 在您开始工作之前，请考虑您需要在该区域停留多长时间才能完成任务。
• 决定你将如何工作。 为您的深度工作期间设定具体目标。 例如，如果您正在写一篇文章，您可以调整在深度工作期间必须完成的字数或副标题的数量。 此外，您还可以在开始工作后打开网站拦截器，以防止社交媒体或新闻分散自己的注意力。
• 选择您将如何支持您的工作。 您的深度工作习惯还应该涵盖您在工作时需要的所有必需品。 例如，一杯咖啡或点心，以防你饿了。 另外，选择合适的照明和舒适的椅子。

这些只是让您的深度工作仪式更加舒适和有效的一些想法。 您可以随时修改仪式，使其更适合您和您的任务。

避免多任务处理

当您同时执行两项任务时，您实际上是在这些任务之间切换您的注意力。 这称为上下文切换，因为您从一项任务快速跳转到另一项任务，所以您似乎在同时执行两项任务。

但是，多任务处理并不像看起来那么有效。 当您将注意力集中在一项任务上，然后迅速转向另一项任务时，您的大脑需要更多的时间和精力来加载和重新加载上下文。

这就是为什么你应该避免多任务处理。 相反，一次专注于一项任务会让你更有效率。

但是，当您忙于工作并且除了多任务之外别无选择时，请按照我们关于如何在不降低工作效率的情况下切换项目和任务的提示进行操作。

将较大的任务解析为较小的任务

让我们面对现实吧：知道您必须完成一项需要大量时间和精力的复杂任务，您将不会有动力开始工作。 因此，与其一整天都有较大的任务，不如将其分解为较小的任务。

例如，您需要为博客文章制作插图。 通过将此任务解析为更小的部分，您将获得以下任务：

1. 制作初稿，
2. 与内容作者联系以讨论初稿，
3. 如果需要，进行更改，
4. 添加徽标或任何类似细节，以及
5. 为项目管理工具附上插图。

一旦你完成了第一个任务，你就会有动力继续下去。 因此，完成一项更大的任务将更容易管理。

此外，您还可以使用 Clockify 将项目分解为更小的任务。 这种类型的任务处理很方便，因为您可以像待办事项列表一样组织您的项目。 然后，在完成任务后立即将它们标记为已完成。 此外，拥有这样的时间表也可以帮助您跟踪客户的项目和任务。

限制您花在电子邮件上的时间

正如 Asana 的报告“工作剖析指数”中所述，回复不断的电子邮件和消息是员工工作迟到的主要原因。 很可能，每当您看到或听到电子邮件通知时，您都会有查看它的冲动。 但是，事后重新集中注意力并不总是那么容易。

除非您的工作要求您保持活跃并尽快回复消息，否则请尽量限制您花在电子邮件上的时间。 例如，您可以在工作日的开始和结束时检查您的电子邮件。

除了这个选项之外，在写电子邮件时尝试更具体。 通过这样做，与您的同事或合作伙伴的沟通将更加精确，因此您将避免来回发送电子邮件。 因此，您不会被电子邮件分心，这将帮助您提高效率和生产力。

自动执行重复任务

重复任务是定期发生的任务，例如，每天、每周一次或每月一次。 这些可以是诸如回复电子邮件和参加会议之类的活动。

为了节省您花在重复性任务上的时间，您应该使用任务跟踪器应用程序来监控它们。 然后，您将确切地知道您每天用于重复性任务的时间。 因此，您将能够自动化其中一些任务。

例如，您可以使用 Clockify 为您的项目创建模板。 如果您和您的团队通常处理需要相同任务集的项目，这将非常实用。 制作模板后，您可以将其用于将来的任何类似项目。

说到电子邮件管理，您应该开始使用标签对邮件进行分类。 标签是收件箱中的某种文件夹。 例如，您可以添加“重要”标签，以便您可以随时轻松访问此文件夹，同时忽略其他消息。 处理好收件箱后，您将能够只专注于工作并提高效率和生产力。

想想你的健康和充电的需要

当你饿了或困了，你将无法思考和高效。 所以，永远不要低估睡个好觉或吃早餐的重要性。

事实上，有一些特定类型的食物对您的脑力非常有益，从而提高您的生产力。 这是一种超级食物，我们已经有一个专门讨论可以提高生产力的超级食物零食的博客。

除了吃饭和睡觉，一定要经常锻炼。 即使你不是它的粉丝，你也至少可以每天下班后散步。 你很快就会意识到这个例行程序如何帮助你从工作中恢复精力和放松。

结论

高效地完成任务意味着正确、及时地完成它们。 为此，您需要只将注意力集中在您的作业上，并避免分心。

你是怎样做的？ 通过短期工作或遵循您的昼夜节律。 确保你的大脑也需要一些停机时间，所以请随意走神。 这项活动肯定会提高你的效率。

此外，如果您想同时提高效率和生产力，本文介绍了一些您可以尝试的方便技巧。