欠费：优点、缺点和技巧

考虑这样一个现实场景：一家零售店从批发供应商处订购了一批 500 个名牌包袋，并指定这些包袋应在计划促销的特定日期之前到达。

然而，行李比约定的交货日期晚了 3 天到达。 结果，零售商错过了促销窗口，导致销售额损失达 1,000 美元。 零售商对延误表示失望，要求批发商发送 1,000 美元的发票来补偿收入损失。

换句话说，零售商正在利用滞纳金作为从批发商那里收回收入损失的一种手段。

那么，滞纳金到底是什么？它们对您的业务有何影响？

在这篇博文中，我们将通过一些现实世界的例子来仔细研究什么是欠费以及它们如何运作。 我们还将重点介绍它们的缺点和优点，然后列出 6 种明智的策略，以最大程度地提高您通过退款获得成功的机会。

什么是欠费？

欠费是指一方（例如零售商或承包商）因另一方（例如批发供应商或分包商）的行为或错误而蒙受损失时向另一方（例如批发供应商或分包商）发送的账单。

然而，要收取拖欠费用，双方应签订具有法律约束力的合同，明确哪些情况会产生拖欠费用。

作者 Louis P. Miramontes 和 Huge L. Rice 在其名为《Construction Accounting Deskbook》的书中将建筑背景下的欠费定义为：

“根据协议，由一方执行的工作或产生的费用应由收款方执行或产生的费用。 业主向总承包商收取费用，总承包商向分包商收取费用。”

滞纳金虽然常见于建筑行业，但在零售、制造和金融行业也很常见。

例如，如果开发人员延迟项目或软件存在缺陷，雇用软件开发人员的公司可以收取滞纳金。

如果客户未能按时缴纳会费，信用卡公司可以向客户收取滞纳金。 在信用卡方面，您可能还遇到过“退款”一词。

如果您想知道退款和欠费是否是同义词，我们不会责怪您。 以下部分将阐明该主题。

欠费和退款：有什么区别？

与多个行业使用的欠费不同，退款通常用于信用卡行业。 据联邦贸易委员会称，退款流程旨在保护消费者免受欺诈、不必要或不正确的信用卡收费。

为了更多地了解滞纳金和退款之间的区别，我们联系了 Keirstone Limited 的 AATQB（会计技术人员协会合格簿记员）Francis Fabrizi。

法布里兹表示，这些条款之间的区别在于谁提出指控以及谁解决指控。 反对拖欠费用，其中责任方（商家、供应商、客户或分包商） 直接向要求退款的一方付款，退款通常只有在争议解决失败后才由银行解决：

“当客户已经尝试直接与商家解决问题但未成功时，退款通常用于解决商家和客户之间的纠纷。”

Fabrizi 通过示例解释了退款通常如何运作。 假设客户使用信用卡从商店购买产品，并发现该产品有缺陷。 随后，他们要求商家退还货款，但商家拒绝退款。 客户现在向银行提出投诉，银行向客户发出退款以退还金额。

银行随后向商家追回这笔款项。

同样，客户也可以对其信用卡发卡机构发出的不正确或不需要的费用提出异议。 在这种情况下，发卡银行（发行信用卡的银行）会在调查此事时暂时撤销费用。

欠费如何运作？

让我们以建筑行业的例子来看看欠费在实践中是如何运作的。

建筑承包商（一方）与分包商（另一方）就建筑物的电气布线签订协议。

如果分包商未能在约定的时间内完成工作，则会导致项目延误，因为其他任务取决于电力工作的完成。 这些延误可能会给承包商带来额外的成本，他们可能需要比原计划保留更长时间的劳动力。

在这种情况下，承包商可以将这些额外的劳动力成本作为欠费支付给分包商。

一般来说，欠费有助于：

• 公平分配成本，
• 促进问责制，  
• 促进争议解决，以及
• 加强项目管理。

通过让各方对其行为负责，欠费可以促进透明度和财务公平。

现在，您可能想知道欠费是否是一项合法权利。 下一节重点讨论欠费的法律方面。

欠费是合法权利吗？

由于没有与欠费相关的具体法律，因此通常由两方之间的合同进行规范，例如：

• 承包商和分包商，
• 零售商和批发商，
• 信用卡公司和消费者，或
• 制造商和经销商。

双方同意的正确起草的合同具有法律约束力。 这意味着，如果一方违反合同条款，另一方有权采取行动，例如追回费用或提起法律诉讼。

然而，在建筑行业，有一些法律（例如《即时付款法》）会间接影响拖欠费用。 《即时付款法》确保承包商和分包商按时收到付款。

许多州（科罗拉多州、德克萨斯州、纽约州、伊利诺伊州、马里兰州和南卡罗来纳州等）都采用了信托基金模式，业主支付给承包商的资金以信托方式持有。 承包商只能使用信托基金向分包商支付所完成的工作费用。

换句话说，承包商不能扣留信托基金作为分包商在另一份合同中执行的任何缺陷工作的拖欠费用。

值得注意的是，大多数美国州法律都赋予承包商或分包商在另一方未能履行约定任务时拒绝付款的权利。 例如，如果分包商未能按照约定提供正确的材料，导致建筑物存在缺陷，承包商可以向分包商收取欠款。

现在，您可能想知道一方可以索取多少欠费。

根据《国家法律评论》，追索费用的一方（在上例中为承包商）只能收取相当于其纠正错误工作所花费的金额。

什么是欠费示例？

索回欠费的一些常见原因包括：

• 延误，
• 财产损失，
• 材料或工艺有缺陷，以及
• 工作现场不遵守安全和健康法规。

我们将讨论每种情况的实际示例，以帮助您更好地了解欠费如何运作。

示例#1：因延误而收取费用

在上一节中，您了解了未能按时完成工作如何导致拖欠费用。 如果供应商延迟交货或客户未能及时支付所购买的服务或商品的费用，也可能会产生滞纳金。

此外，当持卡人未能按时信用卡付款时，信用卡公司还可以收取滞纳金。 这些费用是对不遵守协议中规定的付款到期日的处罚。

当另一方延迟付款时，批发和零售卖家也可以使用欠费。 例如，XYZ 是调味品批发商。 John 经营一家零售店，定期从 XYZ 购买调味品，因此批发店每月向 John 发送发票。

然而，7 月份，XYZ 像往常一样向约翰交付了调味品，但错过了一些商品的账单。 因此，XYZ 的所有者将这些物品作为拖欠费用添加到他们 8 月份发送给 John 的账单中。

示例#2：财产损失追缴费用

这些费用是一方因另一方造成财产损失而产生的费用。 这些费用通常会向责任方开具发票，并用于收回修复损坏的费用。

例如，如果酒店客人对酒店房间造成损坏，例如家具损坏或财物遭到破坏，酒店可以收取退款，以收回维修或更换损坏物品的费用。

示例#3：因工艺不当而欠费

欠费的常见原因之一是工艺不良。

Shea Connelly Development (SCD) 聘请 Revive 作为两个建筑项目的分包商，一个位于 Park Place，另一个位于 Glendale。

SCD 声称 Revive 在 Park Place 的工作不符合标准，因此他们从该项目中解雇了 Revive。 SCD 表示，他们不得不聘请另一家分包商来纠正 Revive 在 Park Place 项目中的低质量工作。 因此，他们将从欠 Revive 的任何付款中扣除修复 Revive 工作所花费的金额。

这是房地产行业的另一个场景。 假设业主聘请了一家物业管理公司来维护他们的公寓楼。 双方之间的合同规定了一定的责任和质量标准。

业主对公寓楼进行例行检查后发现，公寓楼存在安全设备损坏、建筑外墙损坏未修复等问题。

业主联系物业公司反映问题，要求物业公司限期整改。 但尽管多次提醒，该公司却没有这样做。

业主通过聘请另一家公司来纠正问题，并计算解决问题的成本。 然后业主将这些费用作为欠费向物业管理公司收取。

示例#4：因安全问题追缴费用

假设食品供应商与食品加工公司签订了合同，以提供最高质量的某些食品成分。

供应商交付原料，由于是第一批原料，食品加工公司进行了彻底的质量检查。 该公司发现某些成分受到污染，可能对健康造成危害。

食品加工公司收取滞纳金，以支付进行质量检查和处置受污染产品的费用。

因安全问题而产生的欠费在建筑行业也很常见。

总部位于伦敦的承包商 Multiplex Construction Europe Ltd 聘请了 Bathgate Realizations Civil Engineering Limited（一家建筑项目混凝土工程分包商）。

Multiplex 还聘请了另一家分包商 BRM Construction 来设计用于 Bathgate 混凝土施工的滑模设备（连续浇注和成型混凝土的建筑设备）。

后来，Multiplex 终止了与已破产的 Bathgate 的合同，并聘请了新的分包商。 在检查了迄今为止完成的工作后，新分包商表示滑模钻机和混凝土工程都有缺陷且不安全。

Multiplex 声称，BRM 和 Bathgate 支付了超过 1200 万英镑（约 1460 万美元）的更换这些不安全设备和混凝土工程的费用。

欠费的优点

在某些情况下，欠费可能有很多优势，尤其是在需要及时解决问题的建筑和合同关系中。 以下是使用欠费的一些最常见的优点。

优势#1：欠费有助于成本回收

SOFTRAX 高级副总裁兼总经理 Tom Zauli 表示，欠费的最大好处是可以帮助公司收回原本可能流失的收入：

“追缴费用的主要好处是，该流程可以让公司收回原本会损失的收入。”

如果分包商或供应商未能履行其义务，欠费可以提供一定程度的保护。 这些费用是补偿成本的一种方式，在复杂的项目中，成本可能高达数百万美元。

为了增加追回欠费的机会，请务必及时准确地向其他方开具发票。

优势#2：欠费促进问责制和责任

欠费可以通过阻止违反合同和阻止不合格的工作来帮助促进问责制。 这鼓励所有相关方——无论是供应商、分包商、信用卡发卡机构还是客户——采取负责任的行动以避免欠费。

例如，食品制造商与零售商签订合同，按时供应食品。 由于包含了欠费条款，制造商知道如果他们不提供优质产品或未能按时交货，他们将受到欠费的打击。

因此，制造商需要格外小心，以避免延误或质量问题。

同样，零售商了解需要认真监控产品质量并跟踪解决延迟或有缺陷产品的费用（如果有）。 这种警惕性确保了如果对方未能履行其义务，他们可以合法地追索欠款。

优势#3：欠费可以改善项目管理

通过跟踪和记录拖欠费用，项目业主和会计师可以深入了解应收账款和应付账款总额。 应收账款是指客户欠公司的钱，应付账款是公司欠供应商或债权人的钱。

项目业主还可以注意到由于供应商或分包商的错误或遗漏而导致成本上升的领域。 然后，他们可以解决这些领域的问题，以优化项目成本管理。

优势#4：欠费有助于防止纠纷

Tom Zauli 认为，欠费可以在防止商业世界中常见的纠纷起因方面发挥至关重要的作用：

• 工作质量差，
• 项目放弃，
• 欺诈活动，以及
• 付款相关问题。

汤姆引用建筑行业的例子解释说，拖欠费用会阻止分包商做最好的工作：

“作为一种威慑措施，分包商的合同中需要包含欠费，最好是分包商承认存在欠费的可能性。 结果如何，欠费条款可以让分包商按时完成紧迫的最后期限，因为他们意识到自己的任何延误都会导致欠费。”

汤姆还强调了“清晰、及时的沟通”对于解决需要追究费用的问题的重要性。

除此之外，我们应该强调文件作为解决争议工具的重要性——双方都需要清楚地起草合同条款，并仔细记录任何不足的工作。

例如，如果一方能够彻底记录责任方的工作缺陷，则可以证明征收此类费用的理由是合理的。

如果存在与欠费相关的法律纠纷，准确而全面的文件可以帮助双方证实其主张。

优势#5：欠费有助于纠正质量问题

正如我们在上面所看到的，拖欠费用可以对低质量的工作起到威慑作用。

这些费用还提供了解决和纠正以下方面质量问题或缺陷的机制：

• 做工，
• 材料，或
• 遵守合同要求。

这可以帮助确保项目满足所需的质量和标准。 通过使用欠费作为阻止低质量工作的工具，项目经理可以最大限度地降低质量成本（公司为确保其产品或服务质量而产生的总成本）。

欠费的缺点

欠费确实有一些缺点，可能会影响合同双方。 以下是欠费的一些最常见的缺点。

缺点#1：欠费可能导致争议

您可能还记得前面有关福利的部分，我们强调了欠费如何帮助解决争议。 提到它们也可能成为争议的根源，这似乎是矛盾的。

然而，这两种说法的准确性取决于：

• 有关欠费的合同条款的明确性，
• 有关欠费的文档是否完整，以及
• 欠费的实施方式。

在金融行业，与信用卡扣费（或退款）相关的纠纷很常见，退款率为0.60%。 这意味着 1,000 笔信用卡交易中有 6 笔存在争议。

Fabrizi 认为，鉴于欠费可能导致法律纠纷并影响业务关系，因此只有在尝试其他解决或预防纠纷的方法后才应将其作为最后手段：

“值得注意的是，欠费可能会在双方之间造成负面和敌对的关系，导致不信任和怨恨。 他们还可能受到法律争议和质疑，特别是如果他们没有足够的证据或文件支持，或者他们违反了合同条款或适用的法律和法规。”

如您所见，细致的文档记录是防止此类纠纷的关键。

缺点#2：欠费可能难以收回

滞纳金难以收回的原因有很多，例如：

• 延迟收取欠费账单：如果在当前计费周期内未发送欠费，接收方可能会感到意外。 在这种情况下，后者可能不记得欠费的原因或不准备支付这些费用。
• 文件不充分：缺乏文件（或文件维护不善）可能会使主张欠费的一方难以证明其主张。 如果收件人就欠费提起诉讼，这一点尤其重要。 一般来说，证明另一方拖欠欠费的责任由索赔人（向另一方主张欠费的一方）承担。
• 缺乏沟通：如果拖欠费用的接收者只有在收到账单时才知道费用，那么他们能够立即支付金额的可能性很低。

此外，由于欠费经常存在争议，追偿可能是一个复杂的过程，并且往往会涉及漫长的法律斗争。

缺点#3：欠费可能被滥用

滥用欠费的可能性很高，特别是当合同条款含糊或起草不当时。

一方可能会通过夸大成本、在没有证据的情况下指控工作质量差或增加原始协议之外的额外费用来滥用欠费。

这是滥用欠费的另一种方式。 一些承包商雇用相同的分包商来签订多个合同。 这些承包商在合同中添加非法条款，规定如果分包商在一份合同中完成了缺陷工作，则所有其他合同都将收取欠费。

这意味着，如果分包商在当前项目上执行的工作有缺陷，承包商可以对其分包商为承包商执行的所有其他项目征收滞纳金。

在某些情况下，欠费被用作报复的一种形式。 如果一方对另一方的表现或行为不满意，他们可以诉诸追回指控作为惩罚措施，即使指控不合理。

缺点#4：欠费可能成为利润杀手

如果欠费接收方拒绝付款，则收取这些费用的一方最终可能必须承担这些费用。

例如，如果供应商拒绝向零售商支付延迟交货的费用，则零售商必须承担这些费用。

即使供应商或分包商确实同意支付拖欠费用，主张拖欠费用的人也会在追讨付款的过程中损失时间和金钱。 冗长的争议解决流程可能会给追回费用的一方带来财务压力，从而影响项目时间表和预算。

我们可以查看 Arcadis 的一项研究数据，以了解成本和时间表。

研究发现，虽然2020年建筑行业纠纷的平均价值达到5426万美元，但这些纠纷的解决时间为13.4个月。

有关如何成功处理欠费的提示

无论您是企业主、项目经理还是希望向另一方追缴欠款的供应商，您都可以通过这些技巧最大限度地提高追偿机会。

技巧#1：起草一份万无一失的合同

大多数关于欠费的争议都是由于合同起草不当或对合同内容缺乏了解而引起的。

因此，收回欠费的第一步是起草一份万无一失的合同，明确规定：

• 工作范围，
• 预期的质量标准，
• 时间表，以及
• 付款条件。

最重要的是，概述可以申请欠费的条件（例如低质量材料或未能清理工作现场）、发放欠费的流程以及相关费用。

提示#2：确保持续沟通

通过保持稳定的沟通，您可以避免误解并改善与供应商/分包商的关系。 持续的沟通还可以增加追回欠费（如果有）的机会。

根据情况安排与供应商、分包商或其他第三方的定期项目会议，以审查进度、解决疑虑并讨论可能导致欠费的问题。

汤姆·扎利 (Tom Zauli) 表示，公开沟通还有助于防止在发送欠费账单时出现令人不快的意外情况。

“在欠费流程的所有部分，公司应与客户/受影响方进行公开、主动的沟通，包括产生费用的原因。 沟通将有助于设定期望、阻止问题升级并保持客户关系完好。”

提示#3：定期进行质量检查

定期质量检查有助于确保工作按照规定的标准进行。

此外，如果您发现任何缺陷，您可以创建正式的缺陷报告并与责任方共享。 如果责任方未在规定的时间内纠正缺陷，您可以使用报告作为欠费索赔的依据。

提示#4：记录一切

详细记录所有与项目相关的活动，例如工作进度、变更单和质量检查结果。

拍摄照片以记录各个阶段的工作状态，尤其是在对工作质量或合规性存在疑虑时。

该文档对于支持任何欠费非常重要。

最重要的是，不要忘记记录您与分包商或供应商的沟通，包括以后可能无法准确回忆的口头协议。

提示＃5：采取逐步的方法来索回欠款

尽管没有具体的法律来规范欠费，但了解索取欠费时应遵循的步骤非常重要。 这可以提高您在发生争议时获得赔偿的机会。

在建筑行业，《国家法律评论》建议索赔者应首先向供应商或分包商提供工程缺陷的书面通知。 该通知应详细描述与服务或材料相关的所有问题。

这个过程也适用于其他行业和环境。

如果合同规定了责任方纠正这些缺陷的时间段，请确保您为他们提供这样做的机会。

如果尽管您发出通知，责任方仍未采取行动，请务必以书面形式告知他们您将采取哪些纠正措施来解决工作缺陷。

在进行整改工作时，为责任方提供在场的机会，同时确保记录整改过程。 例如，您可以拍摄所进行的维修工作的照片或视频。

整改完成后，向责任方提供所有相关发票、成本估算和其他文件。

提示#6：及时跟踪拖欠费用并开具发票

未能及时开具欠费发票可能会导致责任方忘记未缴费用。 Tom Zauli 强调及时、准确计费的重要性，以最大限度地提高追回欠费的机会：

“我鼓励所有公司确保所有计费均正确、按时完成，并在计费过程中实施适当的自动化和控制。”

确保发票准确且及时的一种方法是使用时间跟踪和发票工具，例如 Clockify。

Clockify 允许您为可能需要收取滞纳金的每个合同或分包合同创建项目。 这有助于准确跟踪时间和费用。

每当您在 Clockify 中执行与特定项目或任务相关的工作时，您都可以添加时间条目（计费和非计费工作）。 时间条目可以包括解决缺陷、返工或与欠费相关的任何其他活动所花费的时间。

除了跟踪时间之外，使用 Clockify，您还可以记录您从事的每个项目的费用。 对于每项费用，您可以添加详细的注释，描述所执行的工作、欠费原因以及任何相关的支持信息，例如收据。 费用可能包括材料成本、分包商成本或与欠费问题直接相关的任何其他费用。

该文件对于证实欠费至关重要。

稍后，您将能够在发票中列出所有费用。

此外，您还可以生成与每个项目或分包合同相关的自定义报告。 这些报告可以作为所发生的时间和费用的全面记录，从而更容易提出明确的欠费案例。

结论：文档和成本跟踪是退款成功的关键

欠费可能是企业跟踪财务状况并确保每个人都承担责任的好方法。 您可以使用欠费来防止或解决争议并增强项目管理。

但是，需要注意的是，应负责任地使用它们，并牢记合同义务和适用法律。

最终，欠费的有效性取决于起草清晰的合同、细致的文件和成本跟踪。

通过遵循我们上面列出的提示，您可以通过欠费提高成功率。

尽管如此，我们还是鼓励您在将欠费纳入您的业务策略之前寻求法律建议。

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