5种避免建筑项目文档混乱的最佳软件工具

如果您没有使用正确的工具，管理建设项目文件可能会成为行政负担。

承包商和建筑公司，警告：如果您认为获得许可证并批准合同和设计是您在文档方面职责的终结，请再想一想。

让您的项目文件杂乱无章地损害您的运营效率，这并不明显。 这对您的业务不利。

根据 PlanGrid 和咨询集团 FMI 的一份报告，预计 2018 年建筑业将损失约 1770 亿美元的劳动力成本，原因是花在寻找项目数据（修订图纸、材料切割表和其他信息）等活动上的时间.

对于一般的中型建筑公司而言，每年的损失估计超过 20 亿美元。

幸运的是，有一些施工管理软件解决方案可以提供专门的功能来帮助您的企业改进文档管理流程。 我们汇总了 Capterra 用户高度评价的五种施工管理工具的这份报告。

以下是使用软件管理建筑项目文件的主要好处：

• 提高可追溯性：将相关文档组织在一个中心位置，使其易于搜索。
• 提高文档的准确性：最大限度地减少手动数据输入导致的错误。
• 避免合规性问题：维护更新且可搜索的合同协议、许可和认证存储库。
• 改善团队协作：允许团队更快地记录和共享项目相关信息。

要入选本报告，这些工具必须具有高于平均水平的总体评分（至少 4.5 分（满分 5 分）并提供相关的文档管理功能。

在此处阅读有关我们选择方法的更多信息。

用于管理建筑项目文件的 5 个最佳软件工具（按字母顺序排列）

1. 指派员

易用性评分： 5.0/5 客服评价： 5.0/5 综合评价： 5.0/5

Assignar 提供文档管理功能，帮助企业在一个位置存储和跟踪与合规性相关的信息，例如认证和许可证。 该工具会发送有关即将到期或已经到期的合规性认证的自动警报。

当您可能需要它时：不遵守 OSHA 标准的成本可能会让您每次违反至少 5,000 美元，而且 OSHA 并不是建筑企业必须遵守的唯一监管机构。 在一个法规变化频繁的行业中，跟上不断变化的合规要求是一项关键挑战。

Assignar 可以帮助您维护一个集中的信息存储库，例如员工/分包商许可证、经验和认证。 该工具还会提醒您认证到期，以帮助确保您的员工遵守劳动法和安全标准。

在 Assignar 中跟踪合规性（来源）

2. 共建

易用性评分： 4.5/5 客服评价： 5.0/5 综合评价： 4.5/5

CoConstruct 旨在帮助您创建、跟踪和组织管理项目财务所需的文档。 这些不仅包括明显的财务文件，例如项目预算和发票，还包括时间表，这些文件在财务流程中得到了扩展的使用。

当您可能需要它时：随着您的建筑业务的增长，您最终将需要一个特定于行业的会计工具来集中和简化项目的财务流程和文件。 但是，此时，您的企业的会计需求可能很简单，可以通过提供模板的工具来满足，该工具可以快速创建、管理和跟踪财务文档，例如 CoConstruct。

该工具的预算跟踪模板可帮助用户跟踪初始估算并将其与实际项目成本进行比较。 同样，其时间表模板允许用户记录员工在任务上花费的时间，这最终有助于他们生成可计费的工时报告以发送给客户。

跟踪在 CoConstruct 项目中花费的时间（来源）

3. Dashpivot

易用性评分： 5.0/5 客服评价： 4.5/5 综合评价： 5.0/5

Dashpivot 是一种建筑项目管理工具，提供用于捕获和组织工地数据的功能。 它的数字表格支持照片和视频文件上传，因此现场工作人员可以在一个中心位置收集、上传和维护与项目相关的数据。

当您可能需要时：手动处理工地数据不仅耗时，而且还使您更容易受到数据收集错误的影响。

例如，记录变更单的现场操作人员可能没有提及客户要求的确切或完整的修改集。 根据 TrackVia 对 500 多名建筑和工程专业人士进行的一项调查，65% 的管理人员认为手动流程会导致变更和工作订单至少在某些时候被遗漏。

为了更准确地捕获施工现场数据，您可以利用 Dashpivot 等工具，它允许您创建数字表格/调查，作为员工的标准化模板。 例如，您可以创建一个“变更单”模板，以确保您的现场工作人员在记录变更单时不会遗漏任何必要的信息。

使用 Dashpivot 创建数字表单（来源）

4. 估计火箭

易用性评分： 4.5/5 客服评价： 5.0/5 综合评价： 5.0/5

Estimate Rocket 可帮助承包商创建对管理项目很重要的文档，例如项目成本估算和投标建议书。 该工具提供内置模板，可帮助承包商设计具有专业外观的文档并减少成本计算时的错误。

何时需要：无论您是哪种类型的承包商，您都不可避免地需要创建和管理投标书和施工估算等文件。 仓促创建的成本估算报告可能存在计算错误、数据重复或遗漏以及其他可能导致您失去合同的估算错误。

Estimate Rocket 提供的模板可以帮助您计算成本估算，同时避免数据输入错误。 您可以添加所需的材料数量和尺寸，并自动计算人工和材料成本。

使用 Estimate Rocket 创建成本估算报告（来源）

5. JobNimbus

易用性评分： 4.5/5 客服评价： 4.5/5 综合评价： 4.5/5

JobNimbus 是一种施工管理解决方案，使承包商可以创建一个包含所有项目相关文件（包括法律合同和债券）的集中库。 其他文档管理功能包括文件共享和电子签名。

何时需要：创建和维护合同协议的最新记录是每个建筑企业的一项关键任务。

这就是 JobNimbus 等工具可以提供帮助的地方。 使用此工具，您可以创建一个中央存储库来跟踪与特定客户、分包商或供应商共享和接收的所有文档。

您还可以从利益相关者那里获取电子签名来批准合同，从而使合同管理过程更快、更全面。

JobNimbus 中合同文件的跟踪状态（来源）

结论和后续步骤

虽然上面提到的五个工具在 Capterra 上得到了用户的高度评价，但它们可能不一定能满足您的所有业务需求。

要查看更多解决方案，请访问我们的施工管理软件类别页面。 在那里，您可以应用自定义过滤器，以便根据支持的用户数量、定价模型和部署选项等参数将产品列入候选名单。

方法

要入围，产品必须满足以下标准：

• 产品必须提供以下文档管理功能：
  • 云文档存储和归档在一个中心位置
  • 具有扫描和上传文档的能力的文档捕获
  • 全文搜索，使用户可以搜索和检索文档
• 产品需要在 Capterra 上至少获得 20 条用户评论（在过去两年内发布）。
• 产品必须具有很高的“推荐可能性”评级（Capterra 上的平均推荐评级至少为 10 分中的 9 分）。