什么是自动拨号软件？ （+ 迹象表明您已准备好）

任务切换，即使是在日常工作中，也可能非常耗时，而且坦率地说，有点无聊。 您的团队花费大量时间在应用程序之间进行点击，查找必要的信息，并在每次通话之前做一些准备工作。 现在，您可以自动执行许多此类任务。

通过加快外拨呼叫流程，您的团队可以接听更多电话并建立更多联系。 让您的团队专注于销售（而不是管理和物流）可以使每次通话和团队成员更加有效和高效。

您可能会考虑使用自动拨号器软件的原因有很多。 原因通常分为四个主要类别之一：

• 实现成本节约
• 提高销售效率
• 添加潜在客户生成臂
• 扩大外向销售团队

在这篇文章中，我们将带您了解自动拨号器软件的详细信息，以帮助您确定这是否是您业务的最佳下一步。

什么是自动拨号软件？

自动拨号器软件是一种专门的呼叫中心工具，常用于外拨销售角色、市场研究公司和催收机构，用于自动执行从预设列表中大规模拨打电话号码的过程。

在最基本的层面上，您可以使用软件从联系人数据库中提取数据并拨打电话，而无需任何人按下按钮。 这会带来诸如节省时间和成本、提高潜在客户管理效率和可扩展性等优势，因为无需误拨或寻找正确的联系人进行呼叫。

当与出站短信活动结合使用时，自动拨号器的性能非常好，因为客户可以在您开始外展之前做好接听您的电话的准备。

自动拨号器软件有多种型号，包括预测拨号、渐进拨号、强力拨号和预览拨号。 每种模式都有自己的自动拨号方法。 每个都有细微差别，使得某些更适合某些业务。 我们稍后会深入探讨所有这些。

在技​​术层面上，自动拨号是通过与客户关系管理系统 (CRM) 等客户数据库集成来访问和管理通话列表和客户信息而实现的。 例如，Salesforce 就是一个非常流行的集成。

自动拨号器的实际好处

当您正确使用自动拨号系统时，会给您的企业带来很多好处。 我们可以将它们分为四类：简单性、可扩展性、成本效益和生产力。

1. 简单

自动拨号器易于设置和使用，对于没有大量技术专业知识或学习时间的企业来说是一个不错的选择。 引入复杂的软件没有任何好处，如果软件难以使用，团队采用率就会很低。

您无需成为经验丰富的呼叫中心代理或精通销售技术即可使用自动拨号器。 设置完成后，该软件会在幕后完成所有操作，让您的销售代表的工作更加轻松。

他们所需要做的就是戴上耳机并开始与客户和潜在客户交谈。

2. 可扩展性

一旦您的自动拨号器取得了早期成功，您就可以将其推广给您的所有客服人员。 扩展很容易，因为大多数拨号器软件现在都是基于云的。 您所需要的只是每个用户的许可证。 不涉及任何硬件，因此它不占用任何空间或削减预算。

如果您是一个不断发展的联络中心、有季节性推广或正在扩展到新的地区，您可以使用自动拨号器软件来扩展您的运营，而无需进行技术部署或扩展培训。

3. 成本效益

不仅开始使用自动拨号器软件的成本相对较低，而且从第一天起您就可以期待可观的投资回报。

平均而言，员工每天在应用程序和窗口之间切换3,600次，从而导致手动错误和人为错误。 通过自动化拨号过程，您的运营成本和因人工效率低下而损失的时间会大幅下降。

出站呼叫流程的工作流程自动化还有一些额外的好处：

• 误拨已成为过去
• 不良联系人已存档
• 未接来电返回队列

所有这些都无需花费任何操作时间、成本或精力。

4. 生产力

预计座席空闲时间将大幅减少。 当您消除在呼叫之间寻找下一个联系人的管理时间时，客服人员可以花更多时间做他们擅长的事情：成功拨打电话并遵循高转换率的呼叫脚本。

通过确保每个人都可以在有空时立即拨打电话，自动拨号器可以消除停滞时间、简化操作并提高座席工作效率。

更多的通话时间意味着更多的销售、更多的研究和更好的客户服务。

自动拨号器的类型

有四种不同的拨号模式（或类型）可供选择：

1. 预测拨号器

预测拨号器可预测实时客服人员的可用性。 使用智能算法来预测客服人员何时可以接听电话，当客服人员“准备好”时，它会自动连接下一个呼叫。

这涉及平均通话时间、结束时间和座席状态等因素。 这些都影响到拨号器算法，以自动方式将座席与呼叫者连接起来。

预测拨号器功能有许多优点需要牢记。

• 一次拨打多个号码：一次拨打多个号码，旨在在完成之前的交互后将实时呼叫连接到可用的客服人员。
• 最大限度地减少座席空闲时间：确保座席花费最少的时间等待呼叫，从而最大限度地提高工作效率。
• 确保高呼叫量和连接率：通常用于大容量外拨活动，其中连接尽可能多的呼叫至关重要。

您可能还喜欢如何创建预测拨号器活动

2.预览拨号器

在预览拨号器中，软件会在连接呼叫之前弹出有关下一个联系人的信息（通过 CRM 集成）。 这使得客服人员能够个性化他们的方法并为接下来的对话做好准备。 它类似于来电时的Call Pop ，但方向相反。

与预测拨号不同，启动呼叫的权力由座席负责，从而有足够的时间准备好与客户充分互动。

预览拨号器有一些明显的优点。

• 减少放弃的呼叫：最大限度地减少呼叫接通时客服人员无法接通的可能性，从而改善客户体验。
• 适合复杂的通话：非常适合需要准备或座席人员必须自行判断的情况。
• 留出时间进行个性化通话：留出更多时间了解以前的客户互动并了解基本的公司信息。

3. 电源拨号器

电源拨号器使用顺序拨号。 这意味着它会从联系人列表中按顺序拨打号码。 该列表可以通过手工或计算机预先填充或者从第三方购买。

当您将联系人加载到软件中时，它会寻找准备接听下一个呼叫的座席。

• 连接到可用的座席：仅将呼叫连接到可以应答的座席。
• 简单高效：易于设置和使用，适合基本的外拨活动。 如果您过去使用过点击通话软件，那就有点像那样。
• 减少放弃的呼叫：确保客服人员在连接呼叫之前做好准备，从而最大限度地减少放弃。

4.渐进式拨号器

渐进式拨号器结合了预览和强力拨号器的元素。 客服人员可以在呼叫前访问信息，然后拨号器会自动连接呼叫。

渐进式拨号器很受欢迎，因为它们提供了代理控制和连接速度的混合。

• 允许有限的座席控制：与预览拨号器的完全控制不同，座席在呼叫连接之前有一个短暂的时间来查看信息。
• 平衡效率和控制：保持高效的呼叫流程，同时为客服人员提供一些准备时间。
• 适合中等数量的活动：处理中等数量的呼叫，并在速度和座席准备情况之间取得平衡。

为什么您可能想要避免预测拨号器

在你开始行动之前，重要的是要了解什么时候使用预测拨号器没有好处。

《电话消费者保护法》(TCPA)限制在未经消费者同意的情况下向消费者推销自动拨号器。

如果预测拨号器在准备好之前将座席连接到实时呼叫，则可能会无意中违反 TCPA。 这不仅会导致通话中断和指标下降，还会导致潜在的法律后果：

使用预测拨号器时，公司可能会意外地产生大量放弃的呼叫。 这是如何发生的？

想象一下这个……

您在洗衣服时接到来电。 你的电话响了； 你打招呼。

但没有人回复，因为电话的另一端连接到的客服人员尚未准备好。

你挂断电话，因为看起来没人在。

对你来说最重要的是这个电话浪费了你几秒钟的时间。 你继续你的一天。

但对于这种情况不断发生的企业，你可以打赌他们的放弃呼叫率会迅速攀升至规定的 3% 以上。

解决这个问题的一种方法是自动播放预先录制的消息。 然而，这并不是一个好的客户体验，并且也可能会导致快速挂断。

运行自动拨号活动时需要注意的其他事项包括：

• 当访问语音邮件、答录机或IVR时，性能会下降。
• 智能手机和手机网络正在积极筛选和阻止可疑来电者。
• 您每次拨打电话时都必须提供准确的来电显示。
• 确保您有办法记录电话和选择退出/请勿致电请求。

另一个需要注意的问题是，预测拨号器可能会意外拨打请勿呼叫登记处的号码，这可能会导致罚款和处罚。 为了避免这种情况，在使用预测拨号器之前，您必须根据 DNC 注册表认真清理联系人列表。

了解更多常见问题解答：有关预测拨号器的常见问题解答

为您的业务选择合适的自动拨号器

如果您确定自动拨号器适合您，下一步就是找到合适的自动拨号器。 查看本节中的要点以帮助缩小您的选择范围。

评估您的需求

采访利益相关者和用户，全面了解您的独特需求。 将这些与您的技术和业务需求结合起来形成一个候选名单。

至少考虑以下几点：

• 通话音量
• 代理可用性
• 活动目标
• 遵守
• 预算

了解您的需求后，请根据优先级对它们进行排序。 分配P1、P2、P3等，排名或者使用MoSCoW方法：

• 男：必须有
• 生：应该有
• 丙：可以有
• W：现在没有

在决定不同类型的自动拨号器以及选择哪个供应商时，您的最终列表将非常有帮助。

在评估您对自动拨号器的需求时，请记住考虑外拨呼叫中心的所有用例。

研究拨号器类型

您可以从以下自动拨号器类型中进行选择：

• 预测性
• 预览
• 力量
• 进步

将功能和可用性与您的业务和用户相匹配将帮助您充分利用所购买的自动拨号器。

确保用户在没有预览的情况下也能放心，检查您是否可以上传自己的数据，并确保您不会面临违反 TCPA 准则的风险。

当您知道需要哪种类型的拨号器后，就该权衡不同的自动拨号器功能和定价套餐了。

比较功能和价格

你应该寻找一个好的交易。 如果您有明确的预算限制，请确保在搜索过程中尽早发现并记录这些限制。 这可以帮助您淘汰不削减的提供商。

各种提供商可能会提供拨号器作为更广泛的呼叫或联络中心平台的一部分。 如果您是正式的联络中心运营商，请检查您当前的供应商是否在您当前的功能范围内提供自动拨号器软件。 如果不支持，请检查他们是否支持您的商务电话系统和潜在的自动拨号器的集成。

除了集成之外，请务必寻找您的小型企业或企业独有的任何特定呼叫中心功能。 例如，您可能需要通话录音来满足合规性要求，或者需要通话监控来保证质量。

也可能是时候审查整个呼叫中心解决方案了。 也许您正在考虑第一次迁移到云端，或者您正在考虑全渠道？ 利用这段时间回顾一下部门或企业所需的所有功能。

阅读评论并寻求参考

评论网站的存在是为了让您更容易做出决定。 如果某个供应商的评价持续不佳，那就是一个危险信号。 您刚刚进一步缩小了候选名单。

同样，大量的好评也是一个很好的信号。

如果您是行业社区的成员或与同行和竞争对手一起参加活动，请询问他们对所使用的自动拨号器类型的意见。

同样，当与供应商谈论他们的拨号器解决方案时，请检查像您这样的企业的案例研究。 如果找不到，请询问参考客户。 在大多数情况下，供应商会很乐意将您与现有客户联系起来，以便他们可以推动交易。

尝试免费试用或演示

他们说证据就在布丁中。 必须尝试一下自动拨号器的大小。 几乎每个供应商都会提供概念验证，或者至少，他们应该提供透明的销售演示。 如果没有，则不建议购买。

这里的好处是，没有太多需要演示或测试的内容，因此不需要很长的等待时间来确定一种解决方案是否有效。

与某些 SaaS 技术不同，您不太可能需要提供银行卡详细信息才能进行试用。 您可以快速完成功能测试并找到最后几个可供选择的供应商。

选择信誉良好的供应商

不要仅仅相信供应商网站上声称他们提供“最好的自动拨号软件”或说“我们的客户喜欢我们”。 选择业务合作伙伴时，请花时间评估最重要的事情。

一些流行的提供商包括Five9 、 RingCentral和Nextiva （即我们）。

选择自动拨号器供应商时要注意的事项：

• 优质的客户服务：查看评论网站、推荐和奖项
• 与您相匹配的客户支持时间：如果您跨时区运营，则 24/7
• 最近的中断：检查频率和修复时间
• 有保证的 SLA： 99.99% 的可用性是标准的预期正常运行时间
• 使用拨号器的经验：检查这对他们来说是一个大产品还是一个旁白
• 完全集成的服务：评估他们是否提供整体联络中心解决方案

将此作为您的基本清单，以做出最终决定。

将自动拨号器与 Nextiva 结合使用

Nextiva 勾选了信誉良好的供应商清单上的所有方框，并很乐意邀请​​您尝试我们的拨号器选项。

作为我们功能齐全的联络中心的一部分，在一个平台上提供自动拨号、处置跟踪和强大业务集成的最佳工作流程，我们帮助进行了无数次部署，并看到了一些出色的实施。

在开始之前，您需要了解一些信息。

1. Nextiva 允许自动拨号器（通过我们的SIP 中继服务），只要它们用于合法目的并且呼叫比率不超过每秒一次呼叫。
2. 如果您的拨号软件有比率设置，您将需要对其进行调整，以满足 Nextiva 的要求。

都检查出来了吗？